กฎของพาร์กินสัน: ทำไมเราใช้เวลานานกว่าที่เรามี

ผู้อ่านหลายคนจะสังเกตเห็นว่าบางครั้งพวกเขาใช้เวลานานกว่าจะบรรลุภารกิจง่ายๆ ที่ดูเหมือนง่าย

สิ่งนี้เกิดขึ้นได้อย่างไร? แน่นอนว่ามันแม่นยำเพราะพวกเขามีเวลามากที่จะทำมัน เราจะได้รู้ว่าปรากฏการณ์ประหลาดนี้ประกอบด้วยกฎพาร์กินสันอย่างไรและคำอธิบายที่เป็นไปได้เบื้องหลังกลไกนี้คืออะไร

• บทความที่เกี่ยวข้อง: "จิตวิทยาการทำงานและองค์กร อาชีพกับอนาคต"

กฎของพาร์กินสันคืออะไร?

กฎของพาร์กินสันคือคำแถลงโดย คนที่ต้องทำภารกิจและมีเวลาที่จะทำมันมักจะใช้เวลานั้นอย่างเต็มที่เท่าไหร่ก็เกินพอที่จะทำกิจกรรมได้ กล่าวอีกนัยหนึ่งงานที่จะทำจะล่าช้าเพื่อให้พอดีกับกรอบเวลาเต็มที่มีอยู่

เป็นแนวคิดที่พัฒนาโดยผู้เขียน Cyril Northcote Parkinson จึงเป็นที่มาของชื่อในปี 1955. ตอนแรกเขาสร้างมันขึ้นมาสำหรับบทความที่เขาตีพิมพ์ในนิตยสาร The Economist รายสัปดาห์ แต่ผลกระทบนั้นสำคัญมาก เขาจึงตัดสินใจตีพิมพ์ผลงานฉบับสมบูรณ์เพื่อพัฒนาปรากฏการณ์นี้ในเชิงลึก เล่มนี้มีชื่อว่า กฎพาร์กินสัน: การแสวงหาความก้าวหน้า ในหนังสือเล่มนี้ ไซริลเริ่มต้นจากประสบการณ์ของเขาเองในฐานะสมาชิกคนหนึ่งของข้าราชการพลเรือนอังกฤษ

ตัวอย่างหนึ่งที่ผู้เขียนพยายามอธิบายกฎของพาร์กินสันพูดถึงกรณีของหญิงชราคนหนึ่ง โดยไม่มีข้อผูกมัดใด ๆ ในชีวิตประจำวันของเธอซึ่งใช้เวลาของเธอ ถึงจุดหนึ่งผู้หญิงคนนั้นตัดสินใจเขียนจดหมายถึงหลานสาวของเธอ เป็นงานที่ดูเหมือนง่าย และผู้หญิงอย่างที่เราพูดไปนั้นไม่มีอะไรทำอีกแล้ว

อย่างไรก็ตาม การไม่มีงานอื่นให้ดูแลและรู้ว่าคุณมีวันนี้อย่างแน่นอน เสร็จสิ้นในการเขียนจดหมายซึ่งทำให้ต้องใช้เวลาเต็มวันในการเขียนให้เสร็จ มันเป็นไปได้ยังไงกัน? เพราะคุณรู้ว่าคุณสามารถที่จะล่าช้าได้ มันเป็นวงจรอุบาทว์ คนๆ นั้นใช้เวลานานขึ้นเพราะพวกเขารู้ว่ามันอาจใช้เวลานานกว่านั้น.

ตัวอย่างนักเรียน

ตัวอย่างข้างต้นแสดงให้เห็นอย่างสมบูรณ์ถึงแก่นแท้ของกฎพาร์กินสัน แต่เป็นปรากฏการณ์ที่สามารถสังเกตได้ อย่างง่ายดายในหลายโครงการภายในบริษัท และแน่นอน ในผู้เชี่ยวชาญของกฎหมายนี้: นักศึกษา อย่างน้อยก็บ้าง จากพวกเขา. เป็นเรื่องปกติที่สถานการณ์ที่คล้ายกับต่อไปนี้จะเกิดขึ้น ศาสตราจารย์มอบหมายโครงการวิจัยให้กับนักเรียนของเขาและให้กำหนดเวลาสามสัปดาห์แก่พวกเขา

เวลาเหมาะสมกับงานที่ได้รับมอบหมาย แต่ถึงกระนั้น ก็ยังทำให้เกิดการประท้วงจากนักเรียนหลายคนโดยอ้างว่ามีเวลาน้อยเกินไปและต้องการมากกว่านี้จึงจะสามารถทำงานได้อย่างถูกต้อง สมมติว่าครูไม่ยอมและกำหนดเวลาไว้ นักเรียนจะมีสามสัปดาห์ บางคนจะเริ่มงานโดยเร็วที่สุดและจะแจกจ่ายภาระในครั้งนั้น

อย่างไรก็ตาม คนอื่นๆ จะปล่อยไว้จนนาทีสุดท้ายและจะใช้เวลาในวันสุดท้ายเป็นภาระหนักอึ้ง เพราะรู้สึกว่าเวลากำลังจะหมดลงแล้ว และยังมีงานอีกส่วนหนึ่งที่ต้องทำ เมื่อถึงวันครบกำหนด ส่วนใหญ่จะทำงานเสร็จแล้ว อาจสรุปรายละเอียดล่าสุดในวันเดียวกันก่อนถึงเส้นตาย พวกเขาจะขยายงานปรับตามเวลาที่มีตามกฎของพาร์กินสัน

แต่ตอนนี้ขอให้เราคิดถึงความเป็นไปได้ที่ครูจะทำตามข้อเรียกร้องของนักเรียนและขยายระยะเวลาออกไป ไม่น้อยกว่าจนจบภาคเรียน ตอนนี้นักเรียนจะมีเวลาสี่เดือนเต็มเพื่อทำงานที่สามารถทำได้อย่างสมบูรณ์ภายในสามสัปดาห์ดังที่เราได้เห็นแล้ว อะไรจะเกิดขึ้น?

นักเรียนบางคนสามารถเริ่มทำงานได้เมื่อก่อนหน้านี้ เช่นเดียวกันกับในกรณีอื่น ๆ หากเพียงเพื่อสร้างจังหวะการแปรงครั้งแรก อย่างไรก็ตาม หลายคนคงเลือกเลื่อนไปเรื่อย ๆ เพราะจะได้รู้ว่ามีเวลาว่างกำหนดโดยกฎของพาร์กินสันเช่นกัน

แต่เวลาล่วงไปอย่างไม่ลดละ และก็ถึงเวลาแน่นอน เมื่อเหลือเวลาอีกไม่ถึงสามสัปดาห์ในการส่งมอบ ซึ่งเป็นกำหนดเวลาเริ่มต้น และนักเรียนหลายคนจะตระหนักว่าพวกเขายังไม่ได้เริ่มงานที่พวกเขารู้สึกว่าต้องการมากกว่าสามคนนั้น สัปดาห์ เมื่อถึงจุดนั้นพวกเขาจะเริ่มทำงานเป็นชิ้น ๆ เพื่อให้สามารถส่งงานได้ตรงเวลา

ข้อสรุปที่เราสามารถทำได้ด้วยตัวอย่างนี้คือ ในความเป็นจริง เวลาที่เสนอเพื่อส่งมอบงานนั้นไม่เคยมีความสำคัญ เพราะผลลัพธ์ที่ตามมาก็เหมือนกันทุกประการ สมมติฐานทั้งสอง: กฎของพาร์กินสันทำให้นักเรียนแจกจ่ายการบ้านตราบเท่าที่ยังมีอยู่ ถึงวันครบกำหนดภายใต้เงื่อนไขบางประการ คล้ายคลึงกัน

• คุณอาจสนใจ: "กฎการผลิตที่สำคัญที่สุด 3 ข้อ (และกุญแจทางจิตวิทยา)"

กฎของพาร์กินสันในระบบราชการ

อีกประเด็นหนึ่งที่ไซริลมุ่งเน้นในการอธิบายกฎของพาร์กินสันก็คือระบบราชการ ตามที่ผู้เขียนกล่าว ระบบราชการเป็นอีกองค์ประกอบหนึ่งที่มีการขยายตัวอย่างต่อเนื่อง ไม่ว่าจำนวนงานที่ต้องทำจะคงอยู่หรือลดลงก็ตาม.

เพื่ออธิบายปรากฏการณ์นี้ เขาได้ยกตัวอย่างกรณีจริงที่เขาสังเกตเห็นระหว่างงานวิจัยในฐานะนักประวัติศาสตร์กองทัพเรือ พาร์กินสันตระหนักว่ากองทัพเรืออังกฤษในเวลาเพียงทศวรรษครึ่งนับตั้งแต่ปี 1914 ได้สูญเสียกองเรือทั้งหมดสองในสามของทั้งหมด

ในทำนองเดียวกัน จำนวนลูกเรือลดลงหนึ่งในสามในช่วงเวลาเดียวกัน บางคนอาจคิดว่าเมื่อเผชิญกับการลดลงของทรัพยากรในสาขาเฉพาะนี้ จำนวนข้าราชการและ ข้าราชการที่รับผิดชอบภาคส่วนนี้อาจได้รับผลกระทบด้วย ดังนั้นจึงลดจำนวนลงอย่างน้อย ส่วนหนึ่ง อย่างไรก็ตาม ความเป็นจริงแตกต่างกันมาก

ไม่เพียงแต่จำนวนข้าราชการที่รับผิดชอบกิจการเรือของอังกฤษไม่ได้ลดลงเท่านั้น แต่ยังได้รับคัดเลือกเพิ่มอีกด้วยโดยเฉพาะอย่างยิ่งเพิ่มขึ้น 6% ในแต่ละปีที่มีการศึกษากระบวนการนี้ เป็นไปได้อย่างไรที่เมื่อเผชิญกับการลดลงอย่างมากในกองเรือและลูกเรือที่เกี่ยวข้อง งานธุรการไม่เพียงไม่ลดลง แต่ยังเพิ่มขึ้นด้วย

ไซริลพัฒนากฎของพาร์กินสันในกรณีเหล่านี้ผ่านกลไกสองอย่างซึ่งเป็นกลไกที่จะเสริมสร้างผลกระทบของปรากฏการณ์นี้ในบริบทของระบบราชการ ประการแรกหมายถึงการเพิ่มขึ้นอย่างต่อเนื่องของลูกน้องของข้าราชการแต่ละฝ่าย หลักการที่สองเป็นผลมาจากข้อแรกและหมายถึงปริมาณงานที่ข้าราชการบางคนสร้างขึ้นเพื่อผู้อื่น

เห็นได้ชัดว่ายิ่งมีข้าราชการอยู่ในระบบมากเท่าไร ก็ยิ่งมีขั้นตอนและเอกสารมากขึ้นเท่านั้นที่พวกเขาจะสร้างไปสู่ระดับล่างถัดไป กล่าวอีกนัยหนึ่ง มีความขัดแย้งที่เมื่อมีพนักงานจำนวนมากขึ้น ระดับของงานที่พวกเขาสร้างขึ้นและที่ต้องจัดการจึงสูงขึ้น

ปรากฏการณ์นี้ได้รับการศึกษาในระดับคณิตศาสตร์ สรุปได้ว่า ถ้าพีระมิดของข้าราชการเติบโตต่อเนื่องถึง 6% ก็ถึงเวลาที่มันจะพังลงโดยทุ่มเททรัพยากรทั้งหมดเพื่อรักษาการบริหารงานของตนเองโดยไม่สามารถรับมือกับงานที่จะผลิตได้

กฎของพาร์กินสัน

แม้ว่าไซริลเริ่มก่อตั้งกฎที่เรียกว่าพาร์กินสัน แต่ความจริงก็คือ ต่อมาในหนังสือพ้องเสียง เขาได้กล่าวถึงกฎสามข้อที่แตกต่างกันซึ่งเป็นสิ่งที่เรากำลังจะหมุนต่อไป

1. การขยายงาน

เราได้เชื่อมโยงกฎข้อแรกของพาร์กินสันเหล่านี้แล้ว เป็นหลักการที่จะขยายงานที่จะทำจนครบช่วงเวลาทั้งหมดที่ได้รับมอบหมายให้เสร็จสิ้น ดังนั้น, งานเดียวกันอาจใช้เวลาหนึ่งสัปดาห์หรือหนึ่งเดือนในการดำเนินการ สมมติว่าเป็นอย่างใดอย่างหนึ่งตามระยะเวลาที่เรามี.

2. การขยายตัวของค่าใช้จ่าย

แต่กฎของพาร์กินสันไม่ได้จำกัดอยู่แค่การทำงานเท่านั้น นำไปปรับใช้กับค่าใช้จ่ายได้อีกด้วย ในแง่นี้ เราจะสังเกตว่าค่าใช้จ่ายที่นิติบุคคลหนึ่งมีจะเพิ่มขึ้นจนกว่าพวกเขาจะครอบคลุมจำนวนรายได้ที่มีอยู่ทั้งหมด. ดังนั้นหากเรามีรายได้มากขึ้น มีแนวโน้มว่าทันทีหลังจากนั้น เราจะสร้างรายจ่ายเพิ่มขึ้น

หลักการนี้มีผลบังคับใช้เช่นเดียวกับหลักการก่อนหน้านี้ ทั้งสำหรับองค์กรและเพื่อบุคคล

3. ความเกี่ยวข้องน้อยลง เวลามากขึ้น

ในที่สุด ในกฎของพาร์กินสัน เราสังเกตเห็นปรากฏการณ์ประหลาดอีกอย่างหนึ่ง นั่นคือ เรามักจะใช้เวลากับงานมากขึ้น ยิ่งไม่เกี่ยวข้องมากขึ้น ดังนั้น ยิ่งงานมีความเกี่ยวข้องมากเท่าใด เราก็ยิ่งใช้เวลากับงานน้อยลงเท่านั้น มีความสัมพันธ์ตามสัดส่วนผกผัน

การอ้างอิงบรรณานุกรม:

• Gutierrez, G.J., คูเวลิส, พี. (1991). กฎหมายพาร์กินสันและผลกระทบต่อการจัดการโครงการ วิทยาศาสตร์การจัดการ.
• พาร์กินสัน, ซี. (1955). กฎของพาร์กินสัน นักเศรษฐศาสตร์. ลอนดอน.
• พาร์กินสัน, ซี., ออสบอร์น, อาร์.ซี. (1957). กฎหมายพาร์กินสันและการศึกษาอื่น ๆ ในการบริหาร โฮตัน มิฟฟลิน.
• พาร์กินสัน, ซี. (2002). กฎพาร์กินสัน หรือการแสวงหาความก้าวหน้า เพนกวินโมเดิร์นคลาสสิก