Bir e-postanın 11 bölümü (açıklanmış ve örneklerle birlikte)

E-posta, hızlı ve anında mesaj göndermemize izin verdiği için günümüzde temel bir araç haline geldi.

Elektronik mesajlaşma platformları, sadece muhatap olduğumuz kişiye yazılı bir metin göndermemize değil, aynı zamanda ayrıca müzik, video ve sunumlar gibi diğer belgeleri ve multimedya öğelerini ekleme seçeneği de sunarlar.

Bir kaç tane var bir e-postanın bölümleri, aşağıda inceleyeceğiz.

• İlgili makale: "28 iletişim türü ve özellikleri"

E-postanın özellikleri

E-posta (elektronik posta) olarak da adlandırılan e-posta, bir İnternet hizmetidir. dünyanın her yerinden kullanıcılar arasında metin mesajları ve multimedya dosyaları gönderip almanıza olanak tanır. dünya. Gönderilebilecek dosyalar müzik parçaları, resimler, videolar, belgeler gibi her türdendir... ve bu sayede hızları ve e-postaların dünyadaki ana iletişim aracı haline geldiği her an kendisine danışılma kolaylığı mevcut.

E-posta göndermek ve almak için, İnternet erişimine ek olarak, bu tür hizmet sunan sayfalardan birinde bir hesabınızın olması gerekir.

Bu sayfaların büyük çoğunluğu hesapların ücretsiz yapılmasına izin veriyor ve bunların arkasındaki teknoloji, diğer sistemler için de kullanılan SMTD adlı bir protokole dayanmaktadır. Bugün en çok kullanılan e-posta sayfaları Gmail, Yahoo! posta ve Outlook.com.

Gerçek hayatta kullanıcıların fiziksel e-posta adresleri varken, bu bizim adresimiz veya ofisimiz, sanal dünyada yazılı bir e-posta adresi kullanmamız ve dijital. Bu adres ağ içinde tekrarlanamaz ve genellikle bir dizi kelimeden oluşur. (kullanıcı adı) ile birlikte bir @ simgesi (at) ve ardından ağ.

Mesajın gönderildiği kişinin mesaj gönderebilmesi için o anda oturum açması gerekmez. bize gönderdikleri mesajları almak istiyorsak, her zaman bağlı olmamıza da gerek yok. diğerleri. Mesaj doğru e-posta adresine gönderildiği sürece, ulaşmasını istediğimiz kişi size ulaşacaktır, kendi hesabınız mesajı SPAM (istenmeyen posta) olarak tanımlayıp posta klasörünüzde dosyalamadıkça istenmeyen.

Bir ömür boyu posta gibi, elektronik posta da gönderilebilmesi için bir dizi verinin doldurulmasını gerektirir. Geleneksel bir mektupta, iade adresini, göndereni, yazılı metin veya fotoğraf içeren bir zarfı, e-postaları koyduğumuz şekilde. Elektronik veriler, onu kime gönderdiğimizi, ne söylemek istediğimizi ve diğer unsurları ekleyip eklemememizi gerektirir. Mesajın gövdesinin uzunluğu ve formalitesi, kullanıcıya ve içeriğe bağlı olacaktır..

E-postaların ana bölümleri

E-postanın ana bölümleri aşağıdaki gibidir:

başlık

Başlık mesajı göndermek için ana bilgilerin göründüğü bir dizi satırdır.. Bu bölümde hem mesajın göndericisinin (gönderen) hem de alıcının (alıcının) e-posta adreslerini, ayrıca gönderildiği tarih ve saati okuyabilirsiniz. Başlık, yazdığımız e-postanın penceresinin en üstünde yer alır ve aşağıdaki bölümlerden oluşur.

1. Gönderen

Genellikle başlıkta gönderen kısım "Kimden:" kelimesiyle sunulan boş bir alan şeklinde gelir.. Mesajı gönderen kişinin e-posta adresinin bulunduğu alandır.

2. muhatap

Alıcı kısmı, başlıktaki boş bir alandır. birçok kez "Kime:" kelimesiyle başlar. ve içine mesajın gönderildiği e-posta adresini yazarsınız. Bu unsur, herhangi bir mektupta olduğu gibi, bir e-postada da esastır, çünkü kime gönderildiğini bilmek gerekir.

Yazılan e-posta adresinin geçerli olmaması, yanlış yazılmış olması veya mevcut olmaması durumunda, anlık mesajlaşma servislerinin çoğu, alıcıyla ilgili bir sorun nedeniyle mesajın gönderilemediğini bildiren bir özellik. Diğer durumlarda, mesaj gönderilir ancak hiçbir yere gitmez.

3. CC veya BCC

Aynı "Alıcı" bölümünün sonunda, "CC" ve "CCO" baş harfleri bulunur. Bu iki seçenek isteğe bağlıdır ve gönderilecek e-postanın kopyasını almalarını istediğiniz diğer e-posta adreslerini yazmak için kullanılır.

CC seçeneği, tüm adresleri tüm alıcılara gösteren "bir kopya ile" anlamına gelir., yani mesajı alan tüm kişiler, aynı metni alan diğer kişilerin e-postalarına erişebilecek.

"Kör kopya ile" anlamına gelen BCC seçeneği, CC örneğinde olduğu gibi aynı mesajı birkaç kişiye göndermeyi ifade eder, ancak özellikle şu şekildedir: aynı e-postayı alan kişilerin e-posta adresi görüntülenmiyor.

4. Tarih

Çoğu elektronik mesajlaşma servisi, mesajın saat kaçta ve hangi gün gönderildiğini gösteren etkinleştirilmiş bir özelliğe sahiptir.

5. Alınan onay

Bazı hizmetlerin bir işlevi vardır. gönderilen mesajın alınıp alınmadığını size bildirir hitap ettiği kişi tarafından.

6. Yanıtla ve ilet düğmeleri

Başlıkta "Yanıtla" yazan bir düğme olabilir; bizi tekrar yazmak zorunda kalmaktan kurtarıyor Bize mesaj gönderen kişinin e-posta adresi kendisine cevap göndermek için buton iken "Yeniden gönder", aynı mesajı tekrar aynı adrese veya yeni adresler eklememiz durumunda başkalarına gönderir. posta.

7. Mesele

"Konu" bölümünde, e-posta düzenleyicisinin yazması gereken yer mesajın gövdesiyle ilgili bir başlık veya konuveya gönderme nedenini kısaca açıklayın. Bu ifade, onu alan kişinin postayı açmadan önce ne hakkında olduğunu bilmesini sağlar.

• İlginizi çekebilir: "Bilgilendirici metin: tanımı, türleri ve özellikleri"

Mesaj düzenleme penceresi

başlıktan sonra elimizde dosya ekleme veya imzalamaya ek olarak mesajın gövdesini yazacağımız kısım istersek durumda.

8. Mesaj gövdesi

Gövde, mesajın düzeltilmiş kısmıdır ve istediğimiz kadar uzun olabilir. Yazmamızın tüm nedenlerini ve mesajın alıcısına söylemek istediklerimizi burada yazacağız.

9. Araç çubuğu düzenleme

Çoğu elektronik mesajlaşma hizmetinin etkinleştirilmiş bir düzenleme araç çubuğu vardır. İletinin gövdesini yazma bölümünün geleneksel bir kelime işlemcininkine benzer işlevlere sahip olmasını sağlar. Bu çubuk sayesinde harfin boyutunu, rengini, yazı tipini değiştirebilir, altını çizebilir, kalınlaştırabilir, metni madde imleri halinde düzenleyebiliriz ...

10. Ekli dosyalar

İsteğe bağlı olarak, mesaja ekler, yani multimedya öğeleri veya farklı formatlardaki diğer belgeler eşlik edebilir., PDF veya Word gibi. Bu dosyaların açılabilmesi için alıcı tarafından indirilmesi gerekir ve bunlar her türden olabilir: fotoğraflar, videolar, belgeler, klasörler, sunumlar, müzik parçaları, elektronik tablolar ...

Aynı e-postada birden fazla gönderebilmenize rağmen, ne kadar alan olduğunu hesaba katmanız gerekecek. işgal edecek ve postanın izin verdiği kapasitenin aşılması durumunda başka yerlerde paylaşılması gerekecektir. mesajlar.

Mesaj düzenleme penceresinin sonunda belgeleri eklemek için bir düğme vardır, buna tıklarsak, PC'mizde istenen dosyayı arayabileceğimiz küçük bir pencere görünecektir. Başka bir seçenek de, eklemek istediğimiz şeyi sürükleyip, otomatik olarak yükleneceği mesajın gövdesine koymaktır.

11. firma

Son olarak, e-postanın altında imzamız var, önceden programlanabilen isteğe bağlı bir özellik. Bu imza, kelime öbekleri ve ifadelerle kişiselleştirilmiş bir imza koymanın yanı sıra adımızı, e-posta adresimizi, çalıştığımız kuruluşun adını içerebilir.

Bu alanı, özellikle bir kartvizitin taşıyacağı bilgilerin aynısını koymak için kullanmanız önerilir. e-posta olması durumunda çalıştığınız isim, iletişim telefonu, pozisyon ve şirket bilgilerinin yazılması profesyonel.

Mesajın gövdesindeki temel unsurlar

E-postamızın en fazla bilgiyi ileten kısmı, hiç şüphesiz mesajın gövdesidir. Bir e-posta yazarken, özellikle göndereceğimiz mesaj önemli biri içinse ve daha resmi bir kayıt gerektiriyorsa, bir dizi hususu dikkate almak gerekir.

1. Selamlar

Selamlama, mesajın ilk kısmıdır ve eğer resmi bir mesaj ise mevcut olması esastır., alıcımızın okuyacağı ilk şey olduğu için. Mesaj metnini başlatmak için kullandığımız ifade, büyük ölçüde kiminle konuştuğumuza bağlı olacaktır.

Kullanabileceğimiz bazı resmi ifadeler şunlardır:

• Değerli Baylar
• sevgili Başkan
• Sevgili Bay / Bayan.
• Sevgili bayım

Daha az resmi ifadeler şunlardır:

• Herkese merhaba!
• Merhaba, NAME
• Selamlar,
• Günaydın / öğleden sonra / akşam

2. Mesaj içeriği

Selamlaştıktan sonra başladık alıcımıza hitap etmemizin fikrini veya kapsamlı nedenini açıklayın. Burada mesajı gönderdiğiniz kişiye iletmek istediğiniz her şeyi belirtirsiniz. Yorumladığımız gibi, uzantısı çok değişkendir ve bağlama ve ne iletmek istediğinize bağlıdır.

Bir iş e-postası durumunda, bu mesajın kısa ve öz olması, konuya ulaşması önerilir. mümkün olduğunca çabuk, ancak resmi ve samimi bir kayıt tutmak, özellikle de bizimle konuşuyorsak patron.

Kullandığımız kayıt defterinden bağımsız olarak, dilbilgisine, noktalama işaretlerine, yazım kurallarına ve yeterliliğin diğer yönlerine dikkat etmek önemlidir. Çok güvendiğimiz bir arkadaşa veya birine hitap ediyor olabiliriz, ancak birbirimizi doğru anladığımızdan emin olmak için bu hususlara dikkat etmek çok önemlidir.

3. İşten çıkarmak

Son olarak, mesajın gövdesinin son bölümünde, özellikle resmi bir mesajsa veya önemli birine yönlendirilmişse veda edebiliriz. Bu çok önemli mesajın, belirli kayıt ve bağlama uygun, iyi bir kapanışla sona erdiğini. Bu veda, istenen tüm noktalar konuşulduktan sonra verilmelidir.

Bazı ayrılık ifadeleri şunlardır:

• Öncelikle teşekkürler.
• Saygılarımla
• içtenlikle,
• İçtenlikle,
• Zaman ayırdığınız için teşekkürler.
• Hoşçakal.
• Yakında görüşürüz.
• En iyi dileklerimle.

Duruma göre gerekli olmasa da vedalarda gönderenin adının verilmesi tavsiye edilir. Örneğin, önceki mesaja yanıt verdiğiniz ve bir konu şeklinde bir konuşma kuruldu, adının tamamını koymak gerekli olmayacak mesajlar.

Bibliyografik referanslar:

• Sözlüğünüz (s. f.) Bir E-posta Mesajının ve Adresin Temel Bölümleri. Senin sözlüğün. Dan alınan: https://reference.yourdictionary.com/resources/basic-parts-of-an-email-message-and-address.html
• Sözdizimi. (s.f.) Bir e-posta mesajının anatomisi. Syntaxis.com'da. Dan alınan https://www.syntaxis.com/anatomy-of-an-email-message