15 ofis işlevi (ve özellikleri)

Her organizasyonda şirketin ilerleyebilmesi için bir dizi faaliyetin yürütülmesi gereklidir, önerilen hedefleri karşılayabilmenin ve uzmanlaştığı ürün ve hizmetleri sunabilmenin yanı sıra.

Bir şirket içinde gerçekleştirilen yüzlerce işlevden bahsedebilsek de, gerçek şu ki, bunları daha genel işlevler halinde gruplandırırsak, bunların yalnızca iki haftası vardır.

Sonra ne olduklarını keşfedeceğiz ana ofis fonksiyonları ve herhangi bir organizasyonun tamamı için önemi nedir?

• İlgili makale: "İş ve organizasyon psikolojisi: geleceği olan bir meslek"

15 ofis işlevi (özellikler ve çalışma alanları)

Her organizasyonda farklı işlevleri yerine getiren birkaç çalışan vardır. Her biri kendi alanında uzmanlaşmıştır ve kuruluşta gerçekleştirdikleri işlevi yerine getirmek için az çok yüksek ve gerekli olan bir tür eğitim gerektirebilir. İşlevleri çok çeşitlidir ve yönetim, envanter, finansal yönetim, çalışan seçimi veya posta dağıtımı gibi konuları ele alır.

Örgütler, parçalarından herhangi biri düzgün çalışmadığında, bütünün başarısız olacağı veya daha az işlevsel olacağı organizmalar olarak tanımlanabilir.

. Bu nedenle, şirket çalışanlarının görevleri yerine getirirken kendilerinden beklenen becerilere hakim olmaları çok önemlidir. kendilerine verilen, iyi sözlü iletişimden, organizasyon becerilerinden, belge yazımından ve bilgisinden yararlanarak Ofis otomasyonu. Bu becerilerin tümü, aşağıda inceleyeceğimiz ilk 15 ofis işleviyle ilgilidir.

1. Planlama

Planlama, bir organizasyondaki en önemli görev olduğu için listemizin başında yer almaktadır. Bu Beklenen iş planını açıkça belirleyerek şirkette hangi yöntemlerin ve organizasyonel yapıların uygulanacağını tanımlamayı ifade eder..

İş planında ana hatlarıyla belirtilen yöntemleri belirlemeye ve dağıtmaya yardımcı olan teknolojik araçlar olmasına rağmen, personel üyeleri arasındaki görevler, iyi bir planlama. Doğru adımla başlamazsanız, kuruluşun ulaşmak istediği iş hedeflerine ulaşmak zordur.

Planlamayı yürütmekten sorumlu kişilerin net bir iş vizyonuna sahip olması gerekir.Şirket içindeki hiyerarşinin ne olduğunu ve kendilerinden istenen hedefler için yeterli olduğuna inanılan üyelerin güçlü ve zayıf yönlerini derinlemesine bilmenin yanı sıra.

2. Belgelerin redaksiyonu

Her ofiste çok şey yazılır. Şirket çalışanları için en çok zaman alan görevlerden biri rapor ve belge yazmaktır. tutanak bırakmanın yanı sıra önemli konuşmaların ve toplantıların deşifresi gibi kendileri. Denetimler ve envanter incelemeleri gibi hususlar da düzenlenir ve kaydedilir.

Belgelerin hazırlanmasında Ayrıca, çalışanlara yardımcı olacak kılavuzların ve protokollerin geliştirilmesini de içerir., acemiler ve gaziler, kendilerinden istenen her ders veya görevde ne yapmaları gerektiğini anlamak için. Ayrıca arka plan, ilerleme, sonuçlar, avantajlar ve için önemli ölçüde önemli olan somut bir durumda bir yöntemin veya diğerinin uygulanmasının dezavantajları şirket.

• İlginizi çekebilir: "Psikoloji size daha iyi yazmanız için 6 ipucu veriyor"

3. Toplantılara katılmak

Ünlü iş toplantıları olmayan bir şirket nedir? Her organizasyonda, bir çalışma ekibinin üyeleri arasında toplantılar yapılır. fikir alışverişinde bulunmak, sunumları paylaşmak, devam eden projeler hakkında raporlar ve raporlar sunmak.

Bu toplantılar, bir hedefe ulaşmak veya belirli bir projenin tamamlanması için ortak bakış açılarını ortaya koymak ve bakış açılarını hizalamak amacıyla yapılır. Çalışanların aynı amaca ulaşmak için izlemeleri gereken yönü koordineli bir şekilde ve aralarında gereksiz yere tekrar etmeksizin belirlemeye çalışırlar. Bu nedenle toplantılar her biri için roller, görevler ve son tarihler atar.

Toplantılarda yapılan yorumlar, dosyalanmak üzere tutanak veya tutanak olarak kayıt altına alınır.. Sıklığı, süresi ve tartışılacak yönleri kuruluşun kendisi ve toplantı katılımcıları tarafından belirlenir. Örneğin toplantıların günlük, bazılarında ise haftalık olarak yapıldığı şirketler var. iki haftada bir, ayda bir... Toplantıların sıklığı, her şirketin ihtiyaçlarına ve neyin tartışıldığına bağlı olacaktır. onların içinde.

• İlginizi çekebilir: "6 tür örgütsel iletişim"

4. Toplantı planlaması

Yüz yüze veya çevrimiçi toplantı, buzdağının sadece görünen kısmı. Her birinin arkasında ne konuşulacağını veya nelerin yapılacağını netleştirmek için çok fazla hazırlık, zaman ve kaynak yatırımı var.

Basit görünebilir, ancak bu tür toplantıları planlamaktan sorumlu olan kişinin, Tartışılacak projeden, katılmak isteyenlerin kimler olduğundan ve saat kaçta olduklarından haberdar olun. kuyu.

Toplantıları planlamak sadece yer, zaman ve katılımcılara karar vermek anlamına gelmez, aynı zamanda Katılımcıların katılabileceklerinden ve seçilen zamanın görevlerle veya diğer daha önemli toplantılarla çakışmadığından emin olun. Buna ek olarak, konuşmak istediğiniz konunun bir başlık altında ele alınacak kadar önemli olup olmadığına karar vermeyi içerir. kimse sohbet veya e-posta yoluyla tartışılabilecek şeyler için toplantı yapmak istemediğinden, yüz yüze veya çevrimiçi toplantı elektronik.

• İlginizi çekebilir: "Zaman yönetimi: Günün saatlerinden yararlanmak için 13 ipucu"

5. Kurumsal e-posta incelemesi

Başka bir ofis işlevi, kuruluşun e-postasını kontrol etmektir. İlk başta kulağa basit geliyor, sadece çalıştığımız şirketin farklı düzeylerinden aldığımız e-postaları açmayı içeriyor gibi görünüyor. Ancak gerçek şu ki, bizi en uzun süre alabilecek aktivitelerden biri ve ortalama olarak harcadığımızı gösteren çalışmalar var. bu görevi yapmak için haftada ortalama 20.5 saat.

Şirketimiz tarafından gönderilen e-postalar, önemli noktalara işaret ederek derinlemesine okunmalıdır. patronumuz veya iş arkadaşlarımızın bize söylediği ve hiçbir mesajın yanlış yere konmadığının farkında olunması önemli. Onlara da cevap vermeliyiz, çünkü cevap vermemek çok profesyonel veya samimi değil. Hem bir üstten hem de bir üstten böyle bir mesaj aldığımız için minnettarlık veya en ufak bir yorum ast.

• İlgili makale: "Bir e-postanın 11 bölümü (açıklanmış ve örneklerle birlikte)"

6. Şirket postasının dağıtımı

Şirkette posta dağıtımı, çok fazla sorumluluk içermesine rağmen, kapsamlı bir eğitimin gerekli olmadığı bir görevdir. Büyük bir aciliyet duygusuna, iyi bir organizasyona sahip olmanız ve şirket içindeki tüm önemli departmanları, ofisleri ve pozisyonları bilmeniz gerekir. bilgileri sizin için uygun olan kişilere ve en kısa sürede ulaştırmak.

Kuruluşunuzun çalışanlarının bekleyebileceği belgeler ve diğer öğeler arasında tedarikçi faturaları, mektuplar bulunur. bir devlet kurumundan, kredi kartlarından, tasarımlardan, folyolardan, grafik kartları ve malzemeler gibi elektronik cihazlardan gelen yanıt kuzenler.

7. Lojistik

Lojistik Şirketle ilgili tüm malların hem şirkete varışları hem de başkalarına ayrılışı ve depolanması ile ilgili tüm eşyaların taşınması ile ilgilidir..

Bu işlev aynı zamanda sağlayıcılarla etkileşim kurmayı da içerir, böylece tarafından sunulan ürün ve hizmetlerin imalatında temel hammaddeleri dağıtır. organizasyon. Lojistikle ilgilenen kişi, üretimin devam etmesi için şirketin ihtiyaç duyduğu her şeye sahip olmasını sağlamayı amaçlar.

8. çağrı cevaplama

Telefon en çok kullanılan iletişim araçlarından biri olmaya devam ediyor ve iş dünyası da buna yabancı değil. Çağrı yanıtlama, herhangi bir kuruluşta temel bir işlevdir. müşteriler, tedarikçiler veya kendi iş arkadaşlarınızla iletişim kurma şekliniz.

Bu işlev göründüğü kadar basit değildir. Doğru şekilde uygulamak için, özellikle potansiyel müşteriler için belirli bir derecede protokol gereklidir. birçoğu için ilk iletişim şekli, hem şirketi arayanlar hem de tekliflerini bildirmek için çağrılanlar (Pazarlamacı). Nezaket kurallarına saygı gösterilmeli, kurumsal bir ton korunmalı ve ses ve kelime hacmi izlenmelidir.

Telefondan sorumlu olan kişi, ister tedarikçi ister müşteri olsun, konuştuğu kişinin ne söylediğinin farkında olmalıdır. Bu işlev gerçekleştirilirken, tele pazarlamacı, muhatabıyla ilgili ne kadar daha fazla bilginin daha iyi olduğunu yazmalıdır., şirketin potansiyel bir müşteri veya ilginç bir tedarikçi ile iletişim veritabanını genişletmek için.

• İlgili makale: "Niceliksel yönetim okulu: ne olduğu ve özellikleri"

9. Müşteri desteği

Müşteri servisi fiziksel olarak hizmet veren müşterilerden oluşur Kuruluş tarafından sunulan bir hizmet veya ürün hakkında sahip oldukları soru ve şüphelerle ilgili olarak.

Hastaya uygulanan tedaviye bağlı olduğundan, şirketlerdeki en hassas işlevlerden biridir. Müşteriler, ürün veya hizmetlerle ilgili şüphelerini veya şikayetlerini çözmenin ne kadar etkili olduğunu ve tatmin olacaklarını ya da değil.

• İlginizi çekebilir: "Süpermarketlerin daha fazla para harcamanızı sağlamak için kullandığı 12 psikolojik numara"

10. Dosya organizasyonu

Dosyaların organizasyonu, ister kağıt ister dijital formatta yapılsın, şirketlerde önemli bir husustur.

Öyle ya da böyle, Şirketteki tüm faaliyetler, faturalar, tutanaklar, notlar, tutanaklar, satış raporları, basılı raporlar gibi tutulması gereken bir tür belge üretir ... Bu bilgiler, önem düzeyine ve gelecekte başvurulması muhtemel olup olmadığına bağlı olarak kataloglanmalı, arşivlenmeli ve korunmalıdır.

11. Belgeleri yazdırma ve kopyalama

Belgeleri yazdırmak, sadece fiziksel formatta olması için gerekli olan dosyaları yazdırmak ve onları doğru işçilere götür.

Belgeleri yazdırmak da gerekebileceğinden, bu işlev dosyaları düzenleme işleviyle birleştirilmiştir. yedek bir fiziksel kopya için dijital olarak önceden depolanır ve sitede kaydedilir uygun.

12. Personel seçim

Hiçbir şirket, ya kendileri ayrılmaya karar verdikleri, işten atıldıkları ya da basitçe öldükleri için çalışanlarını kalıcı olarak elinde tutmaz. İnsanlar gelir ve gider ve en iyi şekilde çalışabilmeleri için yeni çalışanları işe almanız gerekir. Personel seçimi, olası adaylar arasından geleceğin işçilerinin seçilmesinden oluşur..

İşe alımla ilgili görevler, adaylarla görüşmeli, özgeçmişlerine bakmalı, parmak izlerini araştırmalı ve referanslarının doğru olduğunu teyit etmeliyiz.

• İlgili makale: "Personel seçimi: En iyi çalışanı seçmenin 10 anahtarı"

13. Envanter

envanter işlevi Şirketin hangi kaynaklara sahip olduğunu ve işlevlerini düzgün bir şekilde yerine getirebilmesi için belirli bir nesneye veya öğeye ihtiyacı olup olmadığını bulmayı içerir.. Envanter görevlisi, ofis malzemeleri, ekipman, mobilya, temizlik malzemeleri veya başka herhangi bir öğenin eksik olup olmadığını bulmaktan sorumludur.

Başarısızlıklar veya hasarlar gibi kaynakların gelir ve harcamaları hakkında bilgi vermek de envanterin bir parçasıdır. bazılarına sahip olmuşsa veya ofis malzemeleri alan işçiler olduğuna dair bir şüphe varsa ev. Bütün bunlar, kaynakların durumunu ve varsa kıtlığı karşısında ortaya çıkan olası ihtiyaçları detaylandıran bir rapora kaydedilecektir.

14. Finans yönetimi

Finans yönetimi kuruluş tarafından ele alınan paranın beklenen yaşam döngüsünü karşıladığından emin olmaktan ibarettir., şirketin ihtiyaç duyduğu ve sunduğu ürün ve hizmetleri alıp satmak ve akıllıca yatırım yapmak. Bu aynı zamanda tüm faturaların kaydedilmesi, uygun kişilere gönderilmesi, kayıt altına alınması ve gerekli idari ödemelerin yapılması anlamına gelir.

15. Yönetim

İdare derken yasal konular ve bürokrasi gibi evrak işleriyle daha ilgili konular. Modelleri dikkate almanın yanı sıra şirketin hangi yasal hususlara uyması gerektiğini çok iyi bilmesi gerekir. ve faaliyetlerinin doğruluğunu teyit etmek için doldurulacak ve devlet idaresine sunulacak belgeler yasal.