İş analizi: nedir, ne içindir ve sürecin aşamaları

Bir şirketin en uygun şekilde çalışabilmesi için ne yaptığını ve ne kadar ileri gidebileceğini bilmesi gerekir. herhangi bir eğitim eksikliği varsa veya rakip şirketler çalışanlarından daha fazla gereksinim isterse. işçiler.

İş pozisyonunun doğru analizi, insan kaynakları departmanının en iyiyi işe almasına ve seçmesine olanak tanır. şirket için adaylar, her birinin sahip olduğu yetkinliklerin, görevlerin, yeteneklerin ve ihtiyaçların neler olduğunu bilmenin yanı sıra konum.

Sonraki İş analizinin ne olduğunu anlayalım, önemi nedir, hangi türleri vardır ve nasıl yapılır.

• İlgili makale: "Yönetim Bilimleri: nedir, özellikleri ve işlevleri"

İş analizi nedir?

Bir iş analizi şunlardan oluşur: teklif edilecek işin veya şirkette derinlemesine bilmek ve geliştirmek istediğiniz belirli bir pozisyonun araştırılması. Bu tür analizlerle, kim yaparsa yapsın, gerekli becerilerin bilinmesi amaçlanmaktadır. en uygun adayı seçmek için gerekli tüm kriterleri oluşturarak daha iyi performans gösterebilir. uygun.

Tipik olarak, bu tür analizler İnsan Kaynakları departmanının sorumluluğundadır.diğer görevlerin yanı sıra, kendisi için en uygun çalışanları işe alma ve seçme misyonuna sahip olan gerektiğinde eğitimlerini güncellemelerini sağlamanın yanı sıra şirketi oluşturan Şirketler, içindeki her bir pozisyon için uygun insanlar olmadan düzgün çalışmaz, bu nedenle bu departman, her iş için hangi gereksinimlerin gerekli olduğunu bilmelidir.

Spesifik iş analiz edildikten sonra, nelerden oluştuğunun kesin bir tanımını yapmak olağandır. Bu, iş teklifini ve istenen adayın profilini tanımlamanın yanı sıra, onu gerçekleştirmek için gerekli görülen gereksinimlerin oluşturulmasını kolaylaştırır. Ek olarak, işlerin her birini sınırlandırarak ve belirterek şirket, her bir pozisyonun bir bütün olarak organizasyona ne kattığını bularak eksiksiz bir organizasyon şeması çizebilecektir.

Bu tür analizlerin avantajları

İş analizi sırasında elde edilen tüm verilerin derlenmesi karar vermede yardımcı olur, ayrıca münferit işlerin ve bir bütün olarak şirketin performansı için daha yararlı ve verimli yöntem ve tekniklerin doğrulanmasına izin verir ayarlamak. Dolayısıyla bu tür analizlerle Personel seçiminde daha doğru kararlar verebilirsiniz., çalışanların performansını değerlendirebilmenin ve kimin terfi ettirilmesi, tutulması, rütbesinin düşürülmesi veya kovulması gerektiğini belirlemenin yanı sıra.

İş analizinin bize sağladığı en net avantajlar arasında şunlar yer almaktadır:

1. kuruluşun yapısı

Bu tür bir analiz sayesinde mümkün kuruluşun görevlerinin en temel birimlere nasıl ayrıldığını bilir: bölümler, bölümler, departmanlar, işçiler veya çalışma grupları gibi iş birimleri...

2. İşlerin yapısı

Adından da anlaşılacağı gibi, bu tür bir analiz, işin kendisinin, özellikle de yapısının nasıl olduğunu bilmemizi sağlar. bize haber verir işler, işlere ve iş aralıklarına göre nasıl gruplandırılmalıdır?şirket için kullanışlılık ve işlev açısından hangi pozisyonların benzer olduğunu bilmenin yanı sıra.

3. yetki derecesi

İş analizi ile şunları yapabiliriz: şirketin organizasyon şemasını ve buna bağlı olarak hangi pozisyonların diğerlerinden üstün olduğunu bilmek. Her pozisyonun yetki derecesini ve karar verme sürecine katılımını bilmeyi sağlar.

4. performans kriteri

Performans kriterleri bilmek için referanstır organizasyon içindeki hiyerarşik raporlama ilişkileri, pozisyonların sayısı ve türleri. Yani, belirli bir pozisyonun çalışmasının, otorite açısından onun üstünde veya altında olup olmadığına, bir başkasının onu ne kadar iyi yaptığına ne ölçüde bağlı olduğunu bilmemizi sağlar.

5. Çalışan fazlalığı

İş pozisyonunu analiz ederek, pratik olarak aynı işlevi yerine getiren veya var olmaya devam etmelerine izin vermeyecek kadar benzer olan pozisyonları tespit edebiliriz. bu araç tekrarı önlemek için iki işi bir araya getirmenin veya işlevlerini değiştirmenizin gerekip gerekmediğine karar vermenize olanak tanır.

• İlginizi çekebilir: "Kantitatif Yönetim Okulu: nedir ve özellikleri"

İş analizi türleri

Gerçekleştirilebilecek çeşitli iş analizi türleri vardır. Birbirlerini dışlamazlar, aksine, işlevlerin tam olarak ne olduğunu belirtmek için hepsi gereklidir, şirketteki her pozisyonun gereksinimleri ve yetkinlikleri, zamana ve araçlara bağlı olmakla birlikte, yalnızca bir tipe sahip olmaya karar verebilirsiniz. analizin. Ana olanlar aşağıdaki dört tanesidir:

1. Görev Tabanlı Analiz

Görev bazlı iş analizi En eski ve en klasik. Temel olarak, hangi becerilere, eğitime ve becerilere sahip olduklarına veya sahip olmaları gerektiğine bakılmaksızın, işçilerin hangi görevleri yerine getirdiklerini bulmaktan oluşur. Bu model, şirketteki her bir pozisyonla ilgili görev, görev ve sorumlulukları tanımlamayı ve oluşturmayı amaçlamaktadır.

2. Yetkinlik bazlı analiz

Yetkinliklerin analizi şunlara odaklanır: işi yapmak için gereken beceriler.

3. Güçlü Yönlere Dayalı Analiz

Güçlü yönlere dayalı analiz, çalışanların en çok keyif aldıkları veya özellikle iyi performans gösterdikleri eylemler. Bu, işçileri pozisyonu seçmeye iten motivasyonları veya onları bu pozisyonu yürütmeye teşvik eden arzuyu arama meselesidir.

4. Kişilik Temelli Analiz

Kesinlikle biraz daha karmaşık olsa da, böyle bir pozisyonu yürütmek için en uygun kişilik özelliklerini arayan bir iş analizi yapılabilir. En işlevsiz özellikler de analiz edilebilir, yani söz konusu iş için sorun kaynağı olanlar.

Bilginin nereden çıkarılacağı

İş analizi, bilimsel yöntemi takip etmeye çalışan bir araçtır. Analizi örgütsel gerçekliğin sadık bir temsili haline getirmek için mümkün olan en objektif ve güvenilir bilgi kaynaklarına ve tekniklere dayanmaktadır.

Çalışanın gerçekleştirdiği görevler, bunları nasıl yaptıkları ve istihdamlarıyla ilgili davranışlar gibi veriler işin kendisinden çıkarılır. Ancak Bu gözlemlerin ötesinde, gerekli tüm bilgileri elde edebilmek için çeşitli teknikler vardır..

• Röportajlar ve tartışma grupları.
• Anketler
• Gözlem veya kendini gözlemleme.
• Dokümantasyon, performans değerlendirmesi ve eski iş teklifleri yoluyla analiz.
• Kritik Olay Metodolojisi

İş analizinin geliştirilmesi

Ardından, bir iş analizinin nasıl geliştirileceğini ve izlenecek adımları göreceğiz. Bu tür bir analize devam ederken, kişinin hangi yönlerin olması gerektiğini bilmesi önemlidir. kuruluştaki kişilerin onlara sağlayabileceği belge ve bilgilerin yönetilme şekli. bilgi.

1. görevleri ayarla

Sürecin ilk kısmı aşağıdakilerden oluşur: işçiler tarafından gerçekleştirilen görevleri analiz etmek. En eski ve aynı zamanda en temel iş analizi türüdür. Kapsamlı bir iş analizi yapabilmek için örgüt içinde ne tür görevlerin ve bunların nasıl yürütüldüğünün bilinmesi gerekir. Bu nedenle, bu adımda bilgi toplamak için kendinize aşağıdaki soruları sormanız gerekir:

• Çalışan ne yapar?
• Olduğu gibi?
• Bunu ne için yapıyor?
• Bunu neden yapıyor?

Her iş pozisyonu için bu soruları cevaplamaya çalışmak Organizasyonda gerçekleştirilen görevlerin bir listesini yazabiliriz.. Örneğin bir garsonun işini analiz etmek istersek şu iki görevle ilgili kendimize şu soruları sorabiliriz: yiyecek-içecek getirmek ve masayı temizlemek.

Yiyecek ve içecek getirilmesi durumunda, garson bunları sipariş eden müşteriye getirebilmek için bir tepsi kullanır. Bunun nedeni, müşterinin sipariş ettiğini tüketmekten memnun kalmasıyla ilgilenmemizdir.

Masanın temizlenmesi durumunda garson bunu bir bez, dezenfektan ve diğer temizlik ürünleri ile yaparak masanın diğer müşteriler tarafından da kullanılabilecek durumda olmasını sağlar. Bunun nedeni ise Sağlık Bakanlığı tarafından belirlenen hijyen standartlarına uyulmamasının yanı sıra memnuniyetsiz müşteri şikayetlerinin önüne geçilmesidir.

2. İş görev ve sorumlulukları

Kuruluş içinde hangi görevlerin gerçekleştirildiğini öğrendikten sonra farklı işlevler altında gruplandırılmışlardır. Yalnızca bir işlevi yerine getiren görevler olabilir, diğerleri oldukça farklı olabilir. birbirine ancak aynı amaca hizmet eden ve sırayla farklı işlevleri yerine getiren bir göreve organizasyon.

Garson örneğini alırsak, müşterilere yemek getirmenin "müşteri hizmetleri" fonksiyonu kapsamında olduğunu düşünebiliriz, temizliğin ana işlevi "kurum hijyeni" olsa da, müşteri hizmetleriyle de ilgili olabilir. müşteri.

Organizasyonda gerçekleştirilen görevlerin işlevleri belirlendikten sonra, Aynı kurum içinde sorumluluk derecelerine göre düzenlenirler.. Diğerlerinden çok daha önemli olan sorumluluklardan bahsedecek olursak bir ölçekte tasnif edilebilirler. Pek çok durumda, görevlerin çoğu, eşit derecede yüksek önceliğe sahip olabilecekleri benzer derecede bir sorumluluk içerir.

3. Bilgi ve deneyimler

İşin analizi sırasında temel bir husus, işi gerçekleştirmek için gerekli deneyim ve bilginin değerlendirilmesidir. Böylece İşin görevlerini yerine getirmek için tavsiye edilen veya talep edilen beceri, yetenek ve eğitimler değerlendirilir..

Birçok durumda bu gerekli bilginin oluşturulması kolaydır. Örneğin bir klinikte doktor olarak çalışabilmek için talep edilecek eğitim tıp diploması ve tercihen yüksek lisans veya yüksek lisans derecesi olacaktır. Ancak diğer durumlarda, işi yürütmek için gereken nitelikler o kadar net değildir. Örneğin, bir süpermarkette çalışmak için gıda işleme sertifikası veya mesleki eğitim isteyebilirler, ancak bu her zaman böyle değildir.

İş analizi sırasında istenilen eğitimin ne olduğunu bilebilmek ideal olan doğrudan çalışanlara ve yöneticilere gitmektir.. Görüşlerini veya deneyimlerini, hangi derecelere sahip olduklarını, nelerin istendiğini ve daha önce çalıştıkları şirketlerde neler gördüklerini vereceklerdir. Rakip firmaların çalışanlarından ne istediğini bilmek çok faydalıdır çünkü bu şekilde Bu sayede, eğitim eksikliği nedeniyle şirketin kendi alanında güç kaybetmesini önleyeceğiz. işçiler.

4. İş analizi becerileri

Bu noktada çalışanlarınızın yeteneklerine göre iş analizi yapmanız önemlidir. Burada çok faydalı üç teknik kullanılabilir., tamamlanabilir.

4. 1. Yöneticilerle röportaj

Yöneticiler, organizasyon içinde önemli bir figürdür, çünkü onlar işi ilk elden bilen ve hangi becerilerin gerekli olduğunu bilen görevleri düzgün bir şekilde gerçekleştirmek için.

4.2. Performans değerlendirmesi

İyi bir çalışanı, işini iyi yapmayan bir çalışandan hangi becerilerin ayırdığını çıkarır.

4.3. kritik olaylar

bu teknikle iş pozisyonundaki bu anahtar davranışlar belirlenir, başarıyı veya başarısızlığı belirleyenler organizasyonun. Hangi davranışların şirketin performansına fayda veya zarar verebileceğini bulur ve bunları çoğaltmak veya ortadan kaldırmak amaçlanır.

5. Net hedeflere sahip olmak

Hangi teknik kullanılırsa kullanılsın ideal olan üçünün birden kullanılmasıdır, Temel olan, kullanımı ile aşağıdaki soruları cevaplamanın mümkün olmasıdır.:

• İyi ve kötü bir çalışan arasındaki fark nedir?
• Neden bazı çalışanlar görevleri diğerlerinden daha iyi gerçekleştirebiliyor?
• Bir görevi yerine getirmesi için bir çalışanı işe alacak olsaydınız, neye bakardınız?
• Yetkinlikleri doğru bir şekilde oluşturmak için başka bir şey gerekli mi?

Her durumda, her şirketin, işgal ettikleri pozisyona bağlı olarak çalışanları için ideal becerilerin ne olduğu konusunda kendi fikrine sahip olduğu unutulmamalıdır, yani bu çok öznel bir adımdır.

Gerekli becerilerdeki bu değişkenlik, şirketin birinden diğerine büyük farklılıklar gösteren organizasyon kültüründen büyük ölçüde etkilenir. Ek olarak, her şirketin farklı bir müşterisi vardır, bu nedenle bir şirketteki pozisyonların analizinden elde edilen kriterler bir başkası için yararlı olmayabilir.

Bibliyografik referanslar:

• Martín-Valverde, A., Rodríguez-Sañudo Gutiérrez, F. Garcia Murcia, J. (1996). İş hukuku. Madrid: Teknos.
• M. Peiro, J. (1996). Örgüt Psikolojisi. Madrid: UNED.
• Leal Millán, A., Román Onsalo, M., Alfaro de Prado Sagrera, A., Rodríguez Félix, L. (2002). Çalışma ilişkilerinde insan faktörü, Yön ve Yönetim El Kitabı: Piramit.