11 частин електронного листа (пояснення та приклади)

Електронна пошта сьогодні стала основним інструментом завдяки тому, що ми можемо надсилати повідомлення швидко та миттєво.

Платформи електронних повідомлень дозволяють не лише надсилати письмовий текст тому, до кого ми звертаємось, але й вони також пропонують можливість додавання інших документів та мультимедійних елементів, таких як музика, відео та презентації.

Їх декілька частини електронного листа, який ми розглянемо нижче.

• Пов’язана стаття: "28 типів спілкування та їх характеристики"

Характеристики електронної пошти

Електронна пошта, яку також називають електронною поштою (електронною поштою), - це послуга Інтернету дозволяє надсилати та отримувати текстові повідомлення та мультимедійні файли між користувачами з усіх частин світ. Файли, які можна надсилати, мають усі види, такі як музичні доріжки, зображення, відео, документи... і саме завдяки цьому, разом із їх швидкістю та з ними легко проконсультуватися в будь-який час, оскільки електронні листи стали головним засобом спілкування в сьогодення.

Для того, щоб надсилати та отримувати електронні листи, необхідно мати обліковий запис на одній із сторінок, що пропонує цей вид послуг, крім доступу до Інтернету. Переважна більшість цих сторінок дозволяє створювати облікові записи безкоштовно а технологія, яка стоїть за ними, базується на протоколі SMTD, який також використовується для інших систем. Сьогодні найбільш використовуваними електронними сторінками є Gmail, Yahoo! поштою та Outlook.com.

У реальному житті користувачі мають фізичні адреси електронної пошти, які можуть бути нашими адресу або наш офіс, у віртуальному світі ми повинні використовувати письмову адресу електронної пошти та цифровий. Цю адресу не можна повторити в мережі, і вона, як правило, складається з набору слів (ім'я користувача), що супроводжується символом @ (at), а потім іменем, що встановлює чистий.

Особа, якій надсилається повідомлення, не повинна бути авторизованою на даний момент, щоб мати можливість отримувати його, і нам не потрібно постійно зв’язуватися, якщо ми хочемо отримувати повідомлення, які вони нам надсилають інші. Поки повідомлення надсилається на правильну електронну адресу, особа, до якої ми хочемо, щоб воно зв’язалося, зв’яжеться з вами, якщо ваш власний обліковий запис не ідентифікує повідомлення як СПАМ (небажану пошту) і не зберігає його у вашій поштовій папці небажаний.

Як і пошта життя, електронна вимагає заповнення ряду даних, щоб їх можна було відправити. Так само, як у традиційному листі ми вкладаємо зворотну адресу, відправника, конверт із написаним текстом або фотографіями, електронні листи Електроніка вимагає від нас вказати, кому ми її надсилаємо, що ми хочемо сказати і чи не додаємо ми інших елементів. Довжина та формальність тексту повідомлення залежатиме від користувача та контексту.

Основні частини електронних листів

Основні частини електронної пошти такі:

Заголовок

Заголовок - це набір рядків, у яких відображається основна інформація для надсилання повідомлення. Саме в цій частині ви можете прочитати електронні адреси як відправника повідомлення (відправника), так і одержувача (одержувача), а також дату та час його відправлення. Заголовок знаходиться у верхній частині вікна електронного листа, який ми пишемо, і складається з наступних частин.

1. Відправник

Зазвичай у заголовку частина відправника він поставляється у вигляді порожнього місця, представленого словом "Від:". Це область, де знаходиться електронна адреса того, хто надсилає повідомлення.

2. Адресат

Частина одержувача - це пробіл у заголовку, який воно починається багато разів словом "Кому:" і в ньому ви вказуєте електронну адресу, на яку адресується повідомлення. Цей елемент є важливим у електронному листі, оскільки, як і в будь-якому листі, необхідно знати, кому він надсилається.

У випадку, якщо електронна адреса, яка була написана, є недійсною, неправильно написана або не існує, більшість служб обміну миттєвими повідомленнями мають функція, яка попереджає нас про те, що повідомлення не вдалося надіслати через проблему з одержувачем. В інших випадках повідомлення надсилається, але нікуди не надходить.

3. CC або Bcc

У цьому ж розділі "Одержувач", в кінці, є ініціали "CC" і "CCO". Ці два варіанти є необов’язковими і служать для запису інших адрес електронної пошти, на яких ви хочете, щоб вони отримали копію електронного листа, який буде надіслано.

Параметр CC означає "з копією", показуючи всі адреси всім одержувачам, тобто всі люди, які отримують повідомлення, матимуть доступ до електронних листів решти людей, які отримали той самий текст.

Варіант СК, що означає «із сліпим копіюванням», передбачає надсилання того ж повідомлення кільком людям, що і у випадку з КК, але з особливістю того, що Адреса електронної пошти людей, які отримали той самий електронний лист, не відображається.

4. Дата

У більшості служб електронних повідомлень увімкнена функція, яка показує, коли і в який день було надіслано повідомлення.

5. Отримав підтвердження

Деякі служби мають такі функції повідомляє, чи надійшло надіслане повідомлення особою, якій було адресовано.

6. Кнопки відповіді та пересилання

У заголовку може бути кнопка з написом "Відповісти", яка рятує нас від необхідності писати знову адреса електронної пошти особи, яка надсилає нам повідомлення, щоб надіслати відповідь, а кнопка "Повторно відправити" надсилає те саме повідомлення ще раз на ту саму адресу або іншим, якщо ми додали нові адреси пошти.

7. Роман

У "Тема" - це те, куди повинен помістити редактор електронного листа заголовок або тему, яка пов’язана з тілом повідомленняабо коротко поясніть причину його надсилання. Ця фраза дозволить людині, яка її отримає, дізнатися, про що йдеться у пошті, перед тим, як її відкрити.

• Вас можуть зацікавити: "Інформативний текст: визначення, типи та характеристики"

Вікно редагування повідомлень

Після заголовка маємо частина, в якій ми будемо писати тіло повідомлення на додаток до вкладання файлів або підписання на випадок, якщо ми цього захочемо.

8. Тіло повідомлення

Тіло - це відредагована частина повідомлення, і воно може тривати скільки завгодно довго. Саме там ми напишемо всі причини, чому ми пишемо, і те, що ми хочемо сказати одержувачу повідомлення.

9. Редагування панелі інструментів

У більшості служб електронних повідомлень увімкнена панель інструментів редагування, яка робить розділ для написання тіла повідомлення функціональними можливостями, подібними до функцій звичайного текстового процесора. Завдяки цій панелі ми можемо змінювати розмір літери, колір, шрифт, підкреслювати, робити жирним шрифтом, упорядковувати текст у маркери ...

10. Вкладені файли

За бажанням повідомлення може супроводжуватися вкладеннями, тобто мультимедійними елементами або іншими документами в різних форматах, наприклад PDF або Word. Ці файли повинні бути завантажені одержувачем, щоб відкрити їх, і вони можуть бути різного роду: фотографії, відео, документи, папки, презентації, музичні композиції, електронні таблиці ...

Хоча ви можете надіслати більше одного в одному електронному листі, вам доведеться врахувати, скільки місця займають і, у разі перевищення місткості, дозволеної поштою, їх доведеться ділити в інших повідомлення.

У кінці вікна редагування повідомлень є кнопка для прикріплення документів, в якій, якщо ми клацнемо, з’явиться невелике вікно, де ми зможемо шукати потрібний файл на нашому ПК. Інший варіант - перетягнути те, що ми хочемо вкласти, і помістити його в тіло повідомлення, де воно буде автоматично завантажено.

11. Фірма

Нарешті, внизу електронного листа ми маємо підпис, необов’язкова функція, яку можна попередньо запрограмувати. Цей підпис може містити наше ім’я, електронну адресу, назву організації, в якій ми працюємо, крім того, щоб поставити персональний підпис із фразами та смайликами.

Рекомендується використовувати цей простір, щоб розміщувати ту саму інформацію, яку містила б візитна картка, особливо вказуючи ім’я, контактний телефон, посаду та компанію, в якій ви працюєте, якщо ви отримуєте електронну пошту професійний.

Основні аспекти в тексті повідомлення

Частина нашого електронного листа, яка передає найбільше інформації, є, без сумніву, тілом повідомлення. Необхідно взяти до уваги низку аспектів, про які слід подбати під час написання електронного листа, особливо якщо повідомлення, яке ми збираємось надіслати, стосується когось важливого і вимагає більш офіційної реєстрації.

1. Привітання

Привітання - це перша частина повідомлення, і важливо, щоб воно було присутнім, якщо воно є формальним, оскільки це перше, що прочитає наш одержувач. Вираз, який ми використовуємо для початку тексту повідомлення, багато в чому залежатиме від того, до кого ми звертаємось.

Деякі офіційні вирази, які ми можемо використовувати:

• Шановні панове
• Шановний Президенте
• Шановний пане / пані.
• Дорогий сер

Менш формальними виразами є:

• Привіт усім!
• Привіт, NAME
• Вітаю,
• Доброго ранку / дня / вечора

2. Зміст повідомлення

Після привітання ми почали поясніть ідею або обґрунтовану причину, чому ми звертаємось до одержувача. Тут ви вказуєте все, що хочете передати людині, якій надіслали повідомлення. Як ми вже коментували, його розширення дуже варіативне і залежить від контексту та того, що ви хочете повідомити.

У випадку робочої електронної пошти рекомендується, щоб це повідомлення було коротким і стислим, досягаючи суті якомога швидше, але зберігаючи офіційні та сердечні записи, особливо якщо ми говоримо зі своїми бос.

Незалежно від реєстру, який ми використовуємо, важливо подбати про граматику, розділові знаки, правопис та інші аспекти адекватності. Можливо, ми звертаємось до друга або до когось, кому ми дуже довіряємо, але щоб переконатися, що ми правильно розуміємо одне одного, дуже важливо подбати про ці аспекти.

3. Звільнений

Нарешті, в заключній частині основи повідомлення ми можемо попрощатись, особливо якщо це офіційне повідомлення чи воно спрямоване до когось важливого. Це дуже важливо що повідомлення закінчується гарним закриттям, що відповідає конкретному запису та контексту. Це прощання має відбутися після обговорення всіх пунктів, про які хотілося.

Деякі вирази розставання:

• Перш за все, спасибі.
• З найкращими побажаннями
• Сердечно,
• З повагою,
• Дякую за ваш час.
• До побачення.
• До зустрічі.
• Мої найкращі побажання.

Рекомендується давати ім’я відправника на прощання, хоча це може не знадобитися залежно від ситуації. Наприклад, якщо це постійний обмін електронними листами, у якому ви відповідаєте на попереднє повідомлення та бесіда була встановлена ​​у вигляді нитки, не потрібно буде вводити ім'я у всі повідомлення.

Бібліографічні посилання:

• Ваш словник (s. е.) Основні частини електронного повідомлення та адреси. Ваш словник. Взято з: https://reference.yourdictionary.com/resources/basic-parts-of-an-email-message-and-address.html
• Синтаксис. (s.f.) Анатомія повідомлення електронної пошти. На сайті Syntaxis.com. Взято з https://www.syntaxis.com/anatomy-of-an-email-message