15 офісних функцій (та їх характеристики)

У кожній організації необхідно проводити ряд заходів, щоб компанія рухалася вперед, на додаток до можливості досягти запропонованих цілей та запропонувати продукти та послуги, на яких вона спеціалізується.

Хоча ми можемо говорити про сотні функцій, які виконуються всередині компанії, насправді така ситуація полягає в тому, що їх всього два тижні, якщо об’єднати їх у більш загальні функції.

Далі ми дізнаємось, що вони собою являють функції головного офісу і яке її значення для всієї організації.

• Пов'язана стаття: «Психологія праці та організацій: професія з майбутнім»

15 офісних функцій (функції та робочі області)

У кожній організації є кілька співробітників, які виконують різні функції. Кожен з них спеціалізується у своїй галузі, що може потребувати певного типу навчання більш -менш високого рівня, необхідного для виконання функції, яку вони виконують в організації. Його функції дуже різноманітні і стосуються таких аспектів, як адміністрування, інвентаризація, фінансовий менеджмент, підбір працівників або розсилка пошти.

Організації можна охарактеризувати як організми, у яких, якщо будь -яка з їх частин не працює належним чином, ціла вийде з ладу або буде менш функціональною. Ось чому важливо, щоб працівники компанії оволоділи навичками, очікуваними від них під час виконання завдань закріплені за ними, використовуючи гарне усне спілкування, організаторські здібності, написання документів та знання автоматизація офісів. Усі ці навички стосуються 15 найкращих офісних функцій, які ми розглянемо нижче.

1. Планування

Планування знаходиться у верхній частині нашого списку, оскільки це найважливіше завдання в організації. Це Це передбачає визначення того, які методи та організаційні структури будуть здійснюватися в компанії, чітко визначаючи очікуваний бізнес -план.

Хоча є технологічні інструменти, які допомагають конкретизувати методи, викладені в бізнес -плані, і розповсюджувати їх завдань серед співробітників, важливо, щоб хороший планування. Якщо ви починаєте не з правої ноги, важко досягти бізнес -цілей, яких хоче досягти організація.

Люди, які відповідають за здійснення планування, повинні мати чітке бачення бізнесуНа додаток до глибокого знання того, що таке ієрархія в компанії та сильні та слабкі сторони членів, які вважаються адекватними для поставлених перед ними цілей.

2. Редакція документів

У кожному офісі багато написано. Одне з найбільш трудомістких завдань для працівників компанії-написання звітів та документів такі як транскрипція важливих розмов та зустрічей, на додаток до залишення протоколів себе. Також складаються та записуються такі аспекти, як перевірки та огляди запасів.

При складанні документів Він також включає розробку посібників та протоколів допомоги працівникам, новачки та ветерани, щоб зрозуміти, що вони повинні робити у кожному курсі чи завданні, яке від них вимагається. Вони також можуть деталізувати такі аспекти, як історія, прогрес, результати, переваги та недоліки застосування того чи іншого методу в конкретній ситуації, істотно важливі для компанії.

• Вам може бути цікаво: "Психологія дає вам 6 порад, як краще писати"

3. Відвідуйте наради

Яка компанія без відомих ділових зустрічей? У кожній організації зустрічі проводяться між членами робочого колективу, в якому обмінюватися ідеями, ділитися презентаціями, представляти звіти та звіти про поточні проекти.

Ці зустрічі проводяться з метою викладання спільних точок зору та узгодження їхніх цілей щодо досягнення мети або завершення конкретного проекту. Вони намагаються встановити напрямок, якого працівники повинні дотримуватися, щоб працювати над досягненням тієї ж мети, скоординовано і без зайвого повторення завдань між собою. З цієї причини на зустрічах призначаються ролі, завдання та терміни виконання кожної з них.

Те, що коментується на зустрічах, записується в протоколи або хвилини для подання. Його частоту, тривалість та аспекти, які необхідно обговорити, визначає сама організація та учасники наради. Наприклад, є компанії, в яких зустрічі проводяться щодня, а в інших - щотижня, раз на два тижні, щомісяця... Періодичність зустрічей буде залежати від потреб кожної компанії та того, що обговорюється у них.

• Вам може бути цікаво: «6 типів організаційного спілкування»

4. Розклад зустрічей

Зустріч особисто або в Інтернеті - це лише верхівка айсберга. За кожним із них стоїть велика підготовка, інвестування часу та ресурсів, щоб з’ясувати, про що буде говоритись чи що в них робитимуть.

Це може здатися простим, але це перестає бути, якщо ми вважаємо, що той, хто відповідає за планування таких зустрічей, повинен бути в курсі проекту, який буде обговорюватися, хто є людьми, яким цікаво брати участь і в який час вони проходять добре.

Планування зустрічей передбачає не лише визначення місця, часу та відвідувачів, а й переконайтесь, що відвідувачі зможуть бути присутніми та що вибраний час не збігається із завданнями чи іншими, навіть більш важливими зустрічами. Крім того, це передбачає вирішення того, чи тема, про яку ви хочете поговорити, є настільки важливою, щоб бути висвітленою в а особисті або онлайн -зустрічі, оскільки ніхто не хоче проводити зустрічі з питань, які можна обговорити в чаті або електронною поштою електронний.

• Вам може бути цікаво: "Управління часом: 13 порад, щоб скористатися годинами дня"

5. Організаційний огляд електронної пошти

Ще одна функція офісу - перевірка електронної пошти організації. Спочатку це звучить просто, здається, що це стосується лише відкриття листів, які ми отримуємо від різних рівнів компанії, де ми працюємо. Однак правда в тому, що це одна з видів діяльності, яка може зайняти у нас найдовше, і є дослідження, які показують, що в середньому ми витрачаємо виконує це завдання в середньому 20,5 годин на тиждень.

Електронні листи, надіслані нашою компанією, повинні бути глибоко прочитані із зазначенням важливих аспектів що наш начальник або колеги говорять нам і знайте, що жодне повідомлення не є помилковим важливі. Ми також повинні на них відповісти, оскільки не надто професійно чи сердечно не дати відповіді вдячність або найменший коментар, що ми отримали таке повідомлення як від вищого, так і від підлеглий.

• Пов'язана стаття: "11 частин електронного листа (пояснено і з прикладами)"

6. Розповсюдження корпоративної пошти

Розповсюдження пошти у компанії - це завдання, для якого не потрібна велика підготовка, хоча це передбачає велику відповідальність. Ви повинні мати чудове відчуття терміновості, гарну організацію та знати всі важливі відділи, офіси та посади в компанії доставити інформацію людям, які зручні для вас, і якомога швидше.

Документи та інші предмети, на які можуть чекати працівники вашої організації, включають рахунки -фактури постачальників, листи відповідь від урядового органу, кредитні картки, дизайни, фоліо, електронні пристрої, такі як графічні картки та матеріали двоюрідні брати.

7. Логістика

Логістика Це пов’язано з транспортуванням усіх товарів, пов’язаних з компанією, як з їх прибуттям на підприємство, так і з їх від’їздом до інших та зберіганням..

Ця функція також включає взаємодію з провайдерами, щоб ми могли розподіляти необхідну сировину у виробництві продуктів та послуг, пропонованих організація. Той, хто займається логістикою, прагне переконатися, що компанія має все необхідне для підтримки виробництва.

8. Відповідь на дзвінок

Телефон продовжує залишатися одним з найбільш використовуваних засобів комунікації, і світ бізнесу не чужий цьому. Відповідь на дзвінки є фундаментальною функцією будь -якої організації спосіб спілкування з клієнтами, постачальниками або між власними колегами.

Ця функція не така проста, як здається. Щоб правильно його виконувати, потрібна певна ступінь протоколу, оскільки, особливо для потенційних клієнтів, це перша форма спілкування для багатьох з них, як тих, хто дзвонить у компанію, так і тих, кому телефонують, щоб повідомити їм про свої пропозиції (телемаркетинг). Потрібно поважати правила ввічливості, підтримувати інституційний тон і стежити за гучністю голосу та словниковим запасом.

Той, хто відповідає за телефон, повинен знати, про що говорить особа, з якою вони спілкуються, будь то постачальник чи клієнт. Поки ця функція виконується, телемаркетинг повинен записати, наскільки більше інформації краще стосується його співрозмовника, з метою розширення бази даних контактів компанії з потенційним клієнтом або цікавим постачальником.

• Пов'язана стаття: "Кількісна школа адміністрування: що це таке і характеристики"

9. Служба підтримки клієнтів

Обслуговування клієнтів складається з фізично обслуговуючих клієнтів стосовно їхніх запитань та сумнівів щодо послуг чи продуктів, які пропонує організація.

Це одна з найбільш чутливих функцій у компаніях, оскільки в залежності від того, яке лікування надається Клієнти, і наскільки ефективно вирішувати їх сумніви чи скарги щодо продуктів чи послуг, будуть задоволені чи ні.

• Вам може бути цікаво: "12 психологічних хитрощів, які використовують супермаркети, щоб змусити вас витрачати більше грошей"

10. Організація файлів

Організація файлів є ключовим аспектом у компаніях, будь то паперовий або цифровий формат.

Так чи інакше, Вся діяльність у компанії породжує певний тип документів, які необхідно зберігати, такі як рахунки -фактури, протоколи, примітки, протоколи, звіти про продажі, друковані звіти ... Цю інформацію слід каталогізувати, архівувати та зберігати, залежно від рівня її важливості та наявності ймовірності звернення до неї у майбутньому.

11. Друк та копіювання документів

Друк документів - це лише друк файлів, необхідних для їх розміщення у фізичному форматі та доставити їх до потрібних працівників.

Ця функція поєднується з функцією організації файлів, оскільки також може знадобитися друк документів попередньо збережені в цифровому вигляді для заміни фізичної копії та збереження на сайті підходить.

12. Підбір персоналу

Жодна компанія не утримує своїх працівників назавжди, тому що вони самі вирішують піти, звільняються або просто помирають. Люди приходять і йдуть, і вам потрібно найняти нових співробітників, щоб вони могли працювати якнайкраще. Відбір персоналу полягає у виборі майбутніх працівників з числа можливих кандидатів.

Завдання, пов'язані з набором персоналу, ми повинні взяти у співбесід кандидатів, подивитися на їх резюме, дослідити їх відбитки пальців і підтвердити, що їх посилання правдиві.

• Пов'язана стаття: «Підбір персоналу: 10 ключів до вибору найкращого працівника»

13. Інвентаризація

Функція інвентаризації Він передбачає з’ясування ресурсів, якими володіє компанія, і чи потрібен їй якийсь конкретний об’єкт чи елемент для належного виконання своїх функцій. Інвентаризатор несе відповідальність за з'ясування того, чи не вистачає канцелярського приладдя, обладнання, меблів, засобів для чищення чи будь -якого іншого предмета.

Це також частина інвентаризації для інформування про доходи та витрати ресурсів, такі як провали чи збитки мали деякі з них або якщо є підозра, що є працівники, які доставляють канцелярське приладдя додому. Все це буде зафіксовано у звіті, де детально описується ситуація з ресурсами та можливі потреби, що виникли в умовах їх нестачі, якщо така була.

14. Управління фінансами

Управління фінансами полягає в тому, щоб переконатися, що гроші, якими володіє організація, відповідають її очікуваному життєвому циклу, купівля та продаж продуктів та послуг, які потрібні та пропонують компанії, та розумні інвестиції. Це також передбачає збереження всіх рахунків -фактур, надсилання їх відповідним особам, їх реєстрацію та здійснення необхідних адміністративних платежів.

15. Адміністрування

Під адміністрацією ми маємо на увазі питання, більше пов'язані з діловодством, такі як юридичні питання та бюрократія. Крім того, щоб враховувати моделі, компанія повинна добре знати, яким юридичним аспектам вона повинна відповідати та документи, які необхідно заповнити та представити державній адміністрації для підтвердження їхньої діяльності юридичний.