Офіційне спілкування: що це таке і які його характеристики

Ми всі знаємо різні стилі спілкування, і ми використовуємо той чи інший спосіб залежно від контексту, в якому ми знаходимось.

Однією з найважливіших є формальна комунікація. У цих абзацах ми можемо дізнатися все про цей стиль, відкрити рамки, в яких він є зазвичай використовують і які його основні характеристики та переваги порівняно з іншими моделями спілкування.

• Пов'язана стаття: "Соціально-емоційні навички: характеристики, функції та приклади"

Що таке офіційне спілкування і які його характеристики

Офіційне спілкування - це комунікативний стиль, який використовується у професійному та інституційному контекстах. Це регульований метод, в якому розмовні слова заборонені, оскільки використовуваний тон завжди повинен бути культурним та асептичним. Так само ми можемо також назвати офіційну комунікацію потоком інформації, що відбувається між різними ешелонів в ієрархії організації, і це буде оформлено в наборі правил, які ми згадували.

Потік офіційного спілкування може відбуватися усно або письмово. Як правило, коротко врегульовані взаємодії проводяться в усній розмові. Однак комунікації, які вимагають більш широкої або складної інформації, зазвичай вибираються для здійснення написати та передати їх співрозмовникам вибраними засобами (циркуляри, електронні листи, поштові листи, пам’ятка тощо.

Ще однією характеристикою формального спілкування є те працює за протоколами, відомими відправникам та одержувачам, які є частиною організації, в якій відбувається цей процес спілкування. Ці протоколи передбачають, наприклад, шляхи, які мають проходити повідомлення в межах ієрархії. Таким чином, працівник буде знати, що він повинен надіслати певну інформацію своєму керівнику, а він, у свою чергу, повинен передати інформацію своєму начальнику, але вони не можуть пропустити проміжний крок.

Тобто кожен член організації, який бере участь у цьому офіційному спілкуванні Ви повинні заздалегідь знати, яке повідомлення має бути адресовано якій людині, у якій формі це слід зробити і яким шляхом ця інформація має йти щоб правильно дістатися до пункту призначення.

Види формального спілкування

Залежно від адреси, яку ми використовуємо для передачі інформації, ми можемо встановити до чотирьох різних типів офіційного спілкування. Давайте розглянемо їх усі докладніше.

1. Формальне спілкування вгору

Перебуваючи в організації, працівник намагається спілкуватися з одним із своїх менеджерів, або тим, хто безпосередньо вище, або тим, хто вище за нього, ми б говорили про вищу формальну комунікацію. Це форма передачі повідомлення вертикального типу з напрямком знизу вгору. Прикладом повідомлень, які можна надсилати в цьому режимі, можуть бути звіти, які були запити, але також запити щодо конкретної справи і навіть скарги, які вони хочуть залишити патентів.

2. Офіційний низхідний зв'язок

Протилежний до попереднього випадок був би випадком низхідного формального спілкування. У цій моделі інформація також передається вертикально, але цього разу вона передається зверху вниз. Інакше кажучи, це керівники та менеджери, які передають інформацію працівникам під їх відповідальністю. Вони можуть надіслати, наприклад, вказівки щодо завдань, які необхідно виконати, і як вони повинні це робити. Вони можуть зробити це усно або письмово, залежно від інформації, яку вони хочуть надіслати.

3. Формальна горизонтальна комунікація

Не вся формальна комунікація в організації спрямована на людей на іншому ієрархічному рівні. Коли повідомлення надсилається іншому працівнику, який займає той самий ранг, ми говоримо про горизонтальне формальне спілкування, оскільки потік інформації спрямований збоку.

Ця модель чітко простежується на засіданнях різних керівників відділів, оскільки вони є спілкуються декілька осіб з незалежних розділів, але всі вони знаходяться в тій самій позиції, що і керівники або менеджерів.

4. Діагональне офіційне спілкування

Існує менш поширений тип офіційного спілкування, який все ще може відбуватися, і він діагональний. Такий спосіб існував би коли двоє співрозмовників належать до різних відділів, але також до різних ієрархічних рівнів.

Може бути так, що керівнику певного підрозділу компанії необхідно передати інформацію працівникам, які не відповідають за їх виконання, але перебувають у нижньому ешелоні структури компанії. Це був би приклад діагонального формального випадку спілкування.

• Вам може бути цікаво: "8 елементів спілкування: характеристики та приклади"

Сильні сторони цього комунікативного стилю

Офіційне спілкування має ряд переваг перед неформальним. Ми збираємось побачити найважливіші.

1. Стандартизація

Використання цього методу забезпечує рівність у всіх комунікаційних процесах організації, щоб усі учасники могли знати, як діяти при передачі інформації, обираючи правильний шлях і спосіб, і водночас усі вони безперечно знають, як інтерпретувати повідомлення, які до них доходять. Це стандартизована модель, яка дозволяє чітко розуміти правила та процедури.

2. Без помилок

Факт використання заздалегідь встановлених правил і завжди дотримання однакових процедур має додаткову перевагу, і полягає в тому, що він не дозволяє генерувати помилки, крім людських помилок, які можуть бути допущені поза зазначеним правила. Важливо те, що слідуючи зазначеним протоколам, інформація повинна безперешкодно надходити через організацію та не викликати сумнівів у співрозмовників.

3. Відбиток лапи

Офіційне спілкування має ще одну явну перевагу, яка полягає в тому, що всі взаємодії, що відбуваються у письмовій формі зберігаються в архіві і тому можуть бути переглянуті в будь -який час щоб мати можливість отримати конкретну інформацію.

Логічно, цього не відбувається з офіційним усним спілкуванням, але ми вже згадували, що цей тип взаємодії відбувається для надсилання дуже стислих повідомлень. Усі, які мають певний рівень складності, повинні бути передані письмово, а отже, будуть зареєстровані.

Формальні слабкі сторони спілкування

Логічно, що не всі якості формального спілкування є позитивними. Ми також повинні знати про деякі недоліки.

1. Вартість часу

Факт дотримання досить жорстких протоколів іноді означає, що формальна комунікація передбачає непотрібна втрата часу на передачу інформації, яку насправді можна зробити за набагато коротший час. Це випадок тих нескінченних зустрічей, на яких повідомлення передається серед відвідувачів неефективно, коли Насправді це можна зробити більш прямо, але це означатиме відмову від стандартизованих каналів комунікації організації.

2. Холодність

Офіційне спілкування змушує повідомлення передаватись холоднокровно, часто без дотику людини що робить взаємодію теплішою і робить це спілкування набагато більш безособовим, ніж неформальний стиль. Крім того, ця жорсткість правил також значно обмежує комунікативний стиль відправника, іноді дегуманізуючи передачу повідомлення і змусити приймач сприймати це тепліше.

3. Спантеличеність

Правила офіційного спілкування не повинні дозволяти цього, але іноді навколо прийнятого повідомлення неминуче виникає певна плутанина. Це відбувається, коли передача інформації вимагає кількох стрибків між різними співрозмовниками, що породжує можливість що в кожному з цих пунктів вихідне повідомлення спотворюється, а отримане в кінцевому підсумку не є точно таким, як спочатку.

Шляхи вдосконалення

Офіційна комунікація має можливості для вдосконалення, і для цього існує кілька рекомендацій, які можуть зробити цей спосіб передачі інформації всередині компаній більш ефективним. Ось деякі з них.

1. Обмежте формалізм

Очевидно, що офіційне спілкування вимагає декору у випромінюванні повідомлення, але іноді цей надлишок формальних виразів може викликати надзвичайно серйозний тон приймач може інтерпретувати як негативний, коли повідомлення може бути нейтральним і навіть виходити на лінію навпроти. Наприклад, менеджер відділу може надіслати електронний лист своїм підлеглим, щоб розповісти про його виконання, що в принципі добре, але використовують настільки серйозний тон, що вони інтерпретують його в a негативний.

2. Перегляд

Ця рекомендація має стосуватися будь -якого типу спілкування, але набагато більше формального. Перед надсиланням важливо переглянути тексти, тому що іноді поспіх може призвести до серії помилок у правописі, граматиці або навіть змісту, що може спричинити проблеми в інтерпретації повідомлення, а це може мати серйозні наслідки в межах організація. Уявіть, наприклад, що ми доручаємо робітнику відвантажити 5000 одиниць продукції, а не 500.

3. Прийом

Ефективне правило - попросити одержувача підтвердити, що ви правильно отримали повідомлення. В даний час В електронних листах є інструменти, які інформують нас, коли одержувач отримає нашу електронну пошту, тому в таких випадках нам навіть не потрібно явно просити такого підтвердження.

4. Правильне використання

Остання рекомендація буде використовувати офіційне спілкування лише з організаційних питань. Будь -які питання поза компанією не слід вирішувати таким чином, а спробуйте надіслати особисте повідомлення через інституційний канал не принесе більше ніж проблеми, оскільки це не канал відповідний.

Бібліографічні посилання:

• Андраде, Х. (2005). Внутрішня організаційна комунікація: процес, дисципліна та техніка. Нетбібло.
• Рохас, Д. (1994). Виконавчі техніки спілкування. Інтерамерікана McGraw-Hill.
• Саймон, Х.А., Гомес, Дж. (1993). Спілкування. Адміністративна поведінка.