Ділове спілкування: види, особливості та поширені помилки

Ми живемо в суспільстві, в якому значна частина ринку праці налаштована на бізнес-середовище. Будь то великі транснаціональні компанії, МСП, сімейні підприємства чи навіть окремі послуги, усі вони повинні враховувати, що важливий елемент адже її виживання — це злагодженість в організації та зв'язок між її частинами, щоб об'єднати зусилля і йти до мети загальний.

У цьому сенсі ми можемо це стверджувати Ділове спілкування є одним із ключових елементів організації, особливо якщо він має певну складність, працює належним чином і може адаптуватися та виживати. І саме про таке спілкування ми будемо говорити в цій статті.

• Пов'язана стаття: "Психологія праці та організації: професія з майбутнім"

Що таке ділове спілкування?

Ділове спілкування розуміється як сукупність процесів, що здійснюються компанією або її частиною для того, щоб компанія подорожувала інформації, як внутрішньо між різними відділами або посадами компанії, так і якщо ми говоримо про комунікацію компанії з Зовнішній вигляд.

Важливо мати на увазі, що, за загальним правилом, таке спілкування передбачає не тільки можливість видачі інформації, а й факт її отримання:

ми стикаємося з взаємним обміном даними.

Хороше ділове спілкування допомагає всім членам компанії залишатися мотивованими і бути мотивованими дії можуть бути відомі, зменшуючи невпевненість як працівників, так і керівників щодо стану так само. Це також полегшує взаємодію та покращує робоче середовище, на додаток до підвищення продуктивності та дозволу вам більш оптимально реагувати на будь-які випадки.

Загальні цілі

Цілі ділового спілкування легко зрозумілі. Внутрішньо, з одного боку, це дозволяє створювати узгоджену організацію та отримувати інформацію та результати її різні відділи або працівники, а також те, що цілі та корпоративне бачення компанії можуть бути створені та передані.

Також полегшує розуміння того, чого очікують від кожного працівника, а також розуміння реалій, з якими доводиться зіткнутися кожному з них. Це також полегшує всім працювати в одному напрямку, а також освоює нові способи виконання власних обов’язків.

На рівні спілкування із зовнішнім світом ділове спілкування має важливе значення для того, щоб контактувати з середовищем і сформувати позитивний імідж самої компанії, а також для того, щоб проаналізувати цільову аудиторію та оцінити її потреби. Це також дозволяє навчитися залучати потенційних клієнтів і оцінювати зміни, властиві динамічному суспільству і рідина, в якій ми живемо, щось фундаментальне для того, щоб передбачити і зіткнутися з можливими труднощами і бути в змозі адаптуватися до половина.

Для того, щоб комунікація була ефективною, необхідно, щоб і сама компанія створила для неї ефективні канали. оскільки своїми діями підсилює передачу інформації, генеруючи засоби для спілкування і в додаток активно працювати, щоб не було невизначеності щодо того, що запитують і шукають в організації.

Також важливо працювати як над формальними, так і неформальними аспектами, а також оцінювати потреби та думки різних працівників. Також важливою є емпатія, а також гарне регулювання та планування механізмів спілкування.

• Вам може бути цікаво: "Фірмовий стиль: що це таке і як він визначає організації"

Різні види ділового спілкування

Не всі компанії та організації спілкуються однаково, і є різні типології та класифікації ділового спілкування на основі різних критеріїв.

1. Внутрішній і зовнішній

Перший з них - це той, який встановлює відмінність між внутрішнім і зовнішнім спілкуванням, першим є той, який відбувається між різних відділів і працівників самої компанії, а другий спрямований на встановлення зв'язку з половина.

2. Двонаправлений і однонаправлений

Так само ми також можемо знайти стилі ділового спілкування з більшим чи меншим рівнем інтерактивності, будучи в змозі знайти з найбільш поширених двонаправлений зв'язок, у якому відправник і одержувач взаємодіють та обмінюються інформацією до однонаправленого, в якому надсилається лише одне повідомлення, зазвичай з владних позицій до одержувача, який не має можливості відповісти.

3. Висхідні, спадні та горизонтальні

У внутрішніх ділових комунікаціях організації можна знайти три основні типи функція точки, з якої починається інформація, і позиція між відправником і одержувачем спілкування. Ми говоримо про низхідну комунікацію, коли комунікативний акт здійснюється від емітента з вищою позицією, ніж у одержувача.

Коли підлеглий передає повідомлення своєму начальнику, ми говоримо про висхідну комунікацію. В обох випадках ми зіткнулися б із типом вертикальної комунікації, тобто спілкуванням, у якому суб’єкти, які підтримують комунікативний акт, мають нерівноправні стосунки з точки зору влади (між ними існує ієрархія).

Іншим чудовим типом комунікації є горизонтальне спілкування, яке встановлюється між особами, які займають однакову посаду та знаходяться на одному рівні ієрархії.

4. Офіційні та неформальні

Нарешті, слід зазначити, що в діловому спілкуванні ми можемо виявити існування двох різних типів комунікаційних каналів: формального та неформального. У першому зазвичай розглядаються технічні аспекти та ті, що стосуються самих завдань, що є типом поважного спілкування, орієнтованого на розум і мету компанії.

Однак у неформальному спілкуванні зазвичай встановлюються більш гнучкі та природні комунікації, принципово зосереджений на міжособистісних стосунках і часто є тим, що найбільше впливає на самопочуття на роботі. Останнє сильно варіюється в залежності від того, хто його виконує, і може виходити за межі робочого місця, оскільки його важко контролювати організацією.

Можливі загрози гарному спілкуванню

Підтримувати ефективне ділове спілкування важливо, але це непросто. І це те, що наявність високого рівня мінливості в ситуаціях, які можуть виникнути, а також існування непорозуміння, зловживання та труднощі в комунікаціях компанії.

1. Відсутність консистенції

Одним із факторів, які найбільше впливають на те, чи є повідомлення дійсно корисними, є довіра до емітента та уважність до з одержувачем повідомлення Прикладом цього може бути існування дисонансів між тим, що сказано і зробленим, не підтримуючи емітентів спосіб дій відповідно до виданих повідомлень.

Останнє може статися з будь-яким із працівників компанії, незалежно від їхньої ієрархічної посади або якщо вони спілкуються з начальником, підлеглим чи хтось на тому ж рівні ієрархії, що спричиняє серйозні наслідки для обох суб’єктів (що залежно від ситуації може закінчитися погано розглядається або навіть звільняється), а також для організації (що створює нижчий рівень довіри до людини і в разі займання високої посади навіть у організація).

Таким же чином і, наприклад, у випадку великих компаній з великою кількістю відділів, якщо є розбіжності між авторитетними чи референтними особами всередині компанії мабуть Може виникнути ситуація, коли робітник насправді не знає, яким керівництвом слідувати, щось, що може викликати розчарування та недовіру.

Так само, необхідно бути дуже обережним з інтерпретацією повідомлень, оскільки існує Амбівалентність може призвести до того, що різні відділи або працівники інтерпретують речі навпаки. Ділове спілкування прагне якраз гарантувати організованість і внутрішню узгодженість, щоб повідомлення незрозумілі та з різними інтерпретаціями можуть викликати появу невизначеності та сумнівів у одержувачів повідомлення.

2. Відсутність емоційного зв’язку

Іншу проблему можна знайти в тому, як відбувається спілкування. Наприклад, у деяких організаціях можуть виникнути труднощі зі створенням відчуття прив’язки на емоційному рівні, яке в працівники можуть викликати низьку прихильність і продуктивність, а у користувачів - відсутність інтересу та пошук іншого альтернативи. Треба цінувати все, що робиться, і навіть те, що ні, в основному комунікативне.

Таким чином, важливе не тільки саме повідомлення, а й спосіб його передачі: він не однаковий також електронна пошта не дає таких відчуттів, як особиста зустріч чи пошук справжнього контакту.

3. Нерозуміння контексту

Це також слід цінувати адаптація до поточної ситуації та суспільний прогрес, а також особливості самої ситуації. Наприклад, у все більш глобалізованому суспільстві і в якому нові технології дозволяють негайно спілкуватися з широким колом кількості людей одночасно, може знадобитися проаналізувати та інвестувати в комунікаційну політику, яка враховує силу соціальні мережі та як правильно передати потрібну інформацію, крім оцінки контакту з потенційними клієнтами з інших регіонів світу.

Так само необхідно оцінити власну ситуацію компанії, щоб не робити більше що вони можуть охопити, оскільки необхідно враховувати ситуацію в цілому компанія.

Іншою проблемою може бути зміст повідомлень, які випромінюються: можливо, хоча комунікація існує, вона не передає або не передає вміст, який потрібно було б передати. Можливо, він зосереджується на досить додаткових аспектах і ігнорує, наприклад, орієнтацію або цілі, які повинна мати певна посада, або які сприймають як належне існування знання, яке ніколи не було явним.

4. Ізоляція і відсутність спілкування

Нарешті, можливо, найважливішою проблемою, яку можна екстраполювати з усіх попередніх, є можливість відсутності справжнього спілкування.

Найяскравішим прикладом є стабільне та безперервне використання одностороннього зв’язку, яке може породжують ситуацію застою і нерозуміння того, що відбувається в організація. На щастя, сьогодні він найменше використовується саме тому, що він найменш ефективний і корисний.

Це також можливо що різні посади не мають належних механізмів для зв’язку навіть якби їхня думка була почута, є менше шансів отримати зворотній зв'язок або навіть те, що різні частини компанії не мають контакту один з одним. Таку взаємодію необхідно активно стимулювати.