8 характеристик офіційного листа (пояснення)

Як правило, офіційний лист буде адресовано особі з повноваженнями або певним ступенем ієрархії, з можливістю вплинути на певний аспект нашого життя. З цієї причини важливо знати, як правильно писати.

У цій статті ми побачимо найбільш релевантні характеристики офіційного листа що ви повинні представити цей тип письма, вказавши різні частини, з яких він складається, і, нарешті, ми наведемо кілька прикладів типів офіційного листа та коли їх використовувати.

• Пов'язана стаття: «Шість видів організаційної комунікації»

Що таке офіційний лист?

Офіційний лист – це тип письмового повідомлення, яке ми пишемо з наміром надіслати до органу влади відомі чи невідомі, але завжди з необхідністю підтримувати офіційне ставлення. Для того, щоб офіційний лист був добре написаний, він повинен поважати та відповідати мінімальним стандартам якості, структури та мови.

Зазвичай це типи листів ті, які використовуються для спілкування в професійній та академічній сфері, представляючи як вимогу, щоб висловлені в цьому ідеї були чіткими і зрозумілими.

Як правило, мета або мета офіційного листа буде інформативним, тобто передати інформацію, яку ми хочемо представити як об’єктивну. Тому дуже важливо, щоб інформація, яку ми представляємо, була чіткою та короткою, що полегшує спілкування. Давайте подивимося, як це зробити.

• Вас може зацікавити: «Як скласти успішне резюме за 8 кроків»

Основні характеристики, яким має відповідати офіційний лист

Характеристики, які ми наведемо та пояснимо нижче, не є винятковими для офіційних листів, можуть з’являтися в інших видах письма, якщо вони є своєю основною метою, щоб дати чітке повідомлення та стислий.

1. Це в інформаційних цілях

У більшості випадків головною метою офіційних листів є інформування, тобто надати нову текстову інформацію на якийсь аспект, відомий чи невідомий особі, яка його отримує.

Як ми зазначали раніше, ці картки використовуються в основному в професійній та освітній сферах. Таким чином, метою буде передача інформації формальним способом, а не з метою встановлення особистого контакту з іншою особою або з метою генерування конкретних емоцій.

• Пов'язана стаття: «Емоційна психологія: основні теорії емоцій»

2. Використання офіційної та шанобливої ​​мови

Офіційні листи, як ми згадували раніше, зазвичай адресуються владній особі. Тому буде важливо, щоб ми використовували офіційну та поважну мову, дотримуючись ряду культурно встановлених норм.

Незалежно від мети листа, його слід писати ввічливо, використовуючи хороші форми ввічливість і дипломатичність, оскільки таким чином ми з більшою ймовірністю досягнемо наміченої мети за допомогою написання та надсилання це

Так само, також використання третьої особи рекомендується для посилання на одержувача і таким чином досягти більш формального формулювання. Замість слова «Я рекомендую вам» було б краще використовувати вираз «Я рекомендую вас». Незважаючи на це, якщо це не зловживання першою особою, його також можна використовувати в деяких випадках, його використання в офіційних листах не заборонено.

Як ми вже говорили раніше, офіційний лист може бути адресований комусь, кого ми знаємо, наприклад, нашому керівнику, або принаймні всупереч комусь невідомому, наприклад, людині, яка обирає працівників компанії, де ми хочемо бути найнятий. Але незалежно від того, відомий одержувач чи ні, чи наскільки ми впевнені з ним, офіційний лист має бути написаний з використанням формальних термінів.

• Вас може зацікавити: «Розвиток грамотності: теорії та втручання»

3. Повідомлення потрібно пояснити точно

Щоб повідомлення було зрозумілим важливо передати головну ідею, вибрати єдину мету, яка має бути досягнута шляхом відправлення листа. Таким чином і по відношенню до попереднього пункту ми уникнемо непотрібних фраз або змісту, наповнювача і того, що відволікає від основної думки.

З огляду на те, що необхідно передати складну або більш обширну інформацію, краще буде стиснути та узагальнити зміст, щоб повідомлення було точним і відповідало відповідній меті.

• Вас може зацікавити: «10 основних комунікаційних навичок»

4. Формальні листи короткі, короткі

Пам’ятаючи, що метою офіційних листів є передати повідомлення чітко та коротко, необхідно, щоб і лист, і використані абзаци і речення були короткими і якомога коротшими.

Тому рекомендується використовувати листи з невеликою кількістю абзаців, щоб уникнути цього одержувач нудьгує, втрачає увагу чи інтерес, і таким чином ми досягаємо мети, яку ми є пошук.

5. Передана інформація повинна бути зрозумілою

Якщо ми хочемо, щоб одержувач зрозумів написане в листі повідомлення важливо, щоб висловлені слова, терміни, фрази та ідеї не були заплутаними або невиправдано двозначними, що заважає розумінню та мети листа. Таким чином, нашою метою буде написати чіткий текст, у якому можна інтерпретувати лише одну ідею чи повідомлення, не викликаючи багаторазових інтерпретацій.

Необхідно досягти двох типів ясності. З одного боку, представлена ​​видима ясність що стосується чіткого подання письма, з гарним почерком, якщо ми пишемо від руки та дотримуючись відповідної структури письма.

З іншого боку, необхідно дотримуватися семантичної чіткості: використовуйте фрази та ідеї, які мають сенс, уникаючи тих, які можуть генерувати більше ніж одну можливу інтерпретацію, або тих, які є неоднозначними.

6. Адекватна корекція

Ще один дуже важливий аспект, який слід враховувати, коли ми пишемо офіційні листи, маючи на увазі, що вони адресовані владною особою і яка мета повідомлення, яке ми надсилаємо, це правильність як граматики, так і лексичний.

Граматична корекція пов’язана з недопущенням граматичних помилок, що розуміється як набір мовних правил, що регулюють її використання, а також з допущенням орфографічних помилок; нам доведеться бути особливо уважними і перевірити перед відправкою листа.

З іншого боку, також необхідно добре використовувати словниковий запас, адекватно використовувати відповідні слова та словниковий запас. без того, щоб це було грубим або надто розмовним.

Так само важливо, щоб лексикон був адаптований як до типу повідомлення, так і до одержувача, і щоб представити послідовність і доречність у межах однієї літери (наприклад, переконайтеся, що дієслово має часи матч).

Розділові знаки також потрібно використовувати належним чином що, з одного боку, читання легше і приємніше, а з іншого, що повідомлення зрозуміло в а ясно.

• Вас може зацікавити: «Психологія праці та організації: професія з майбутнім»

7. Простий вираз

Не висловлюватися у вульгарній формі не означає використовувати лише культурні або надмірно технічні слова, якщо це не потрібно оскільки таким чином можна втратити мету подання чіткого і зрозумілого повідомлення.

Таким чином, ми можемо використовувати слова та терміни повсякденного вживання, але не втрачаючи з поля зору, кому адресований лист.

8. Структура та частини офіційного листа

Формальний лист має складатися з таких частин: фірмовий бланк розташований з лівого боку і вказує на дані особи, яка надіслала листа; одержувач, посилається на дані особи, якій ми надіслали лист; місце та дата написання з'являться у верхньому правому куті, спочатку вказавши місто, а потім дату; у заголовку, ми будемо звертатися до одержувача в поважній формі, використовуючи ввічливі та офіційні терміни, такі як «шановний пане. і повне ім’я «завжди після двокрапки.

Після заголовка з'явиться вступ, де буде стислий згадка про мету листа; тіло, місце, де буде розгорнуто основне повідомлення листа, є найбільш об'ємною частиною; прощання або закриття, використовуючи дружні та ввічливі терміни, такі як «щиро» або «сердечний привітання »і, нарешті, підпис, де зазвичай з'являється ім'я та посада особи, яка надсилає листа.

Зазвичай структура офіційного листа містить елементи протоколу. Під елементами протоколу ми маємо на увазі, наприклад, представити, посилатися на професійну посаду, яку займають або виконують як відправник, так і одержувач.

Види офіційних листів

У цьому розділі ми зробимо посилання на деякі типи офіційних листів відповідно до мети або завдань, яких ми хочемо досягти за допомогою них:

• Офіційна заява про звільнення: коли ми хочемо залишити роботу, на якій ми перебуваємо.
• Офіційний лист скарги, щоб повідомити про будь-яку скаргу чи незгоду.
• Офіційний лист подяки, щоб висловити подяку.
• Офіційний лист-прохання з метою прохання про щось.
• Офіційний лист-запрошення, як запрошення на подію.
• Офіційний супровідний лист, як правило, представлений разом із навчальною програмою, в якій виражаються навички, навчання та досвід, а також те, чому ми зацікавлені у вакансіях.