11 جزءًا من رسالة بريد إلكتروني (موضحة ومع أمثلة)

أصبح البريد الإلكتروني أداة أساسية في أيامنا هذه بفضل السماح لنا بإرسال الرسائل بسرعة وعلى الفور.

لا تسمح منصات المراسلة الإلكترونية فقط بإرسال نص مكتوب إلى من نوجهه ، ولكن أيضًا كما أنها توفر خيار إرفاق مستندات وعناصر وسائط متعددة أخرى مثل الموسيقى ومقاطع الفيديو والعروض التقديمية.

هناك العديد أجزاء البريد الإلكتروني، والتي سنراجعها أدناه.

• مقالات لها صلة: "28 نوعا من الاتصالات وخصائصها"

خصائص البريد الإلكتروني

البريد الإلكتروني ، ويسمى أيضًا البريد الإلكتروني (البريد الإلكتروني) ، هو خدمة إنترنت يسمح لك بإرسال واستقبال الرسائل النصية وملفات الوسائط المتعددة بين المستخدمين من جميع أنحاء العالمية. الملفات التي يمكن إرسالها من جميع الأنواع ، مثل المقطوعات الموسيقية والصور ومقاطع الفيديو والمستندات... وبفضل هذا ، إلى جانب سرعتها و من السهل أن يتم استشارتك في أي وقت ، فقد أصبحت رسائل البريد الإلكتروني هي الوسيلة الرئيسية للاتصال في الحالي.

لإرسال واستقبال رسائل البريد الإلكتروني ، من الضروري أن يكون لديك حساب على إحدى الصفحات التي تقدم هذا النوع من الخدمة ، بالإضافة إلى إمكانية الوصول إلى الإنترنت.

تسمح الغالبية العظمى من هذه الصفحات بإجراء الحسابات مجانًا وتستند التكنولوجيا التي تقف وراءها إلى بروتوكول يسمى SMTD ، والذي يستخدم أيضًا لأنظمة أخرى. أكثر صفحات البريد الإلكتروني استخدامًا اليوم هي Gmail و Yahoo! البريد و Outlook.com.

بينما في الحياة الواقعية ، يكون لدى المستخدمين عناوين بريد إلكتروني فعلية ، والتي يمكن أن تكون لدينا العنوان أو مكتبنا ، في العالم الافتراضي ، يتعين علينا استخدام عنوان بريد إلكتروني مكتوب و رقمي. لا يمكن تكرار هذا العنوان داخل الشبكة ، وعادة ما يتكون من مجموعة من الكلمات (اسم المستخدم) مصحوبًا برمز @ (في) ثم الاسم الذي ينشئ الامتداد صافي.

لا يتعين على الشخص الذي يتم إرسال الرسالة إليه تسجيل الدخول في الوقت الحالي حتى يتمكن من ذلك استلامها ، ولا نحتاج إلى الاتصال طوال الوقت إذا أردنا استلام الرسائل التي يرسلونها إلينا الأخرين. طالما تم إرسال الرسالة إلى عنوان البريد الإلكتروني الصحيح ، فإن الشخص الذي نريد أن تصله سيصل إليك ، ما لم يحدد حسابك الخاص الرسالة على أنها بريد عشوائي (بريد غير هام) وتضعها في مجلد البريد الخاص بك غير مرغوب فيه.

مثل بريد العمر ، يتطلب البريد الإلكتروني ملء سلسلة من البيانات حتى يمكن إرسالها. بنفس الطريقة التي نضع بها في الرسالة التقليدية عنوان المرسل ، أو مغلفًا به نص مكتوب أو صور ، ورسائل البريد الإلكتروني تتطلب البيانات الإلكترونية أن نضعها لمن نرسلها ، وماذا نريد أن نقول وما إذا كنا نرفق عناصر أخرى أم لا. يعتمد طول وشكل نص الرسالة على المستخدم والسياق.

الأجزاء الرئيسية لرسائل البريد الإلكتروني

الأجزاء الرئيسية للبريد الإلكتروني هي كما يلي:

رأس

رأس هي مجموعة من الأسطر التي تظهر فيها المعلومات الرئيسية لإرسال الرسالة. في هذا الجزء يمكنك قراءة عناوين البريد الإلكتروني لكل من مرسل الرسالة (المرسل) والمستلم (المستلم) ، بالإضافة إلى تاريخ ووقت إرسالها. يوجد العنوان أعلى نافذة البريد الإلكتروني الذي نكتبه ويتكون من الأجزاء التالية.

1. مرسل

عادة في رأس الجزء المرسل تأتي في شكل مساحة فارغة مقدمة بكلمة "من:". هذه هي المنطقة التي يوجد بها عنوان البريد الإلكتروني للشخص الذي يرسل الرسالة.

2. المرسل إليه

الجزء المستلم هو مساحة فارغة في رأس ذلك يبدأ عدة مرات بالكلمة "إلى:" وفيه تضع عنوان البريد الإلكتروني الذي يتم توجيه الرسالة إليه. هذا العنصر ضروري في البريد الإلكتروني لأنه ، كما هو الحال في أي حرف ، من الضروري معرفة من يتم إرساله.

في حال كان عنوان البريد الإلكتروني الذي تم كتابته غير صالح أو به أخطاء إملائية أو غير موجود ، فإن معظم خدمات المراسلة الفورية بها ميزة تحذرنا من عدم إمكانية إرسال الرسالة بسبب مشكلة مع المستلم. في حالات أخرى ، يتم إرسال الرسالة ولكنها لا تذهب إلى أي مكان.

3. CC أو BCC

في نفس قسم "المستلم" ، في النهاية ، توجد الأحرف الأولى "CC" و "CCO". هذان الخياران اختياريان ويتم استخدامهما لكتابة عناوين البريد الإلكتروني الأخرى التي تريد جعلها تتلقى نسخة البريد الإلكتروني التي سيتم إرسالها.

يعني خيار CC "مع نسخة" ، تظهر جميع العناوين لجميع المستلمين، أي أن جميع الأشخاص الذين يتلقون الرسالة سيتمكنون من الوصول إلى رسائل البريد الإلكتروني لبقية الأشخاص الذين تلقوا نفس النص.

خيار نسخة مخفية الوجهة ، والذي يعني "نسخة مخفية" ، يعني إرسال نفس الرسالة إلى عدة أشخاص كما في حالة نسخة مخفية الوجهة ، ولكن مع خصوصية ذلك لا يتم عرض عنوان البريد الإلكتروني للأشخاص الذين تلقوا نفس البريد الإلكتروني.

4. تاريخ

تحتوي معظم خدمات المراسلة الإلكترونية على ميزة مُمكَّنة تُظهر وقت إرسال الرسالة واليوم الذي تم إرساله.

5. تم استلام التأكيد

بعض الخدمات لها وظيفة يتيح لك معرفة ما إذا تم استلام الرسالة المرسلة من قبل الشخص الذي تم توجيهها إليه.

6. أزرار الرد وإعادة التوجيه

في الرأس قد يكون هناك زر يقول "رد" ، والتي يحفظنا من الاضطرار إلى الكتابة مرة أخرى عنوان البريد الإلكتروني للشخص الذي يرسل لنا رسالة لإرسال الرد إليه ، أثناء الزر ترسل "إعادة الإرسال" نفس الرسالة مرة أخرى إلى نفس العنوان أو للآخرين في حالة إضافة عناوين جديدة من البريد.

7. الموضوع

في "الموضوع" هو المكان الذي يجب أن يضعه محرر البريد الإلكتروني عنوان أو موضوع مرتبط بنص الرسالة، أو اشرح بإيجاز سبب إرسالها. ستسمح هذه العبارة للشخص الذي يستلمها بمعرفة موضوع البريد قبل فتحه.

• قد تكون مهتمًا بـ: "نص إعلامي: التعريف والأنواع والخصائص"

نافذة تحرير الرسائل

بعد العنوان لدينا الجزء الذي سنكتب فيه نص الرسالة بالإضافة إلى إرفاق الملفات أو التوقيع في حال أردنا ذلك.

8. نص الرسالة

الجسم هو الجزء المنقّح من الرسالة ويمكن أن يكون بالطول الذي نريده. إنه المكان الذي سنكتب فيه جميع الأسباب التي تجعلنا نكتب وما نريد أن نقوله لمتلقي الرسالة.

9. شريط أدوات التحرير

تم تمكين شريط أدوات التحرير في معظم خدمات المراسلة الإلكترونية ، يجعل قسم كتابة نص الرسالة له وظائف مماثلة لوظائف معالج النصوص التقليدي. بفضل هذا الشريط يمكننا تغيير حجم الحرف ، واللون ، والخط ، والتسطير ، والخط العريض ، وتنظيم النص في شكل نقطي ...

10. الملفات المرفقة

اختياريا ، يمكن أن تكون الرسالة مصحوبة بمرفقات ، أي عناصر وسائط متعددة أو مستندات أخرى بتنسيقات مختلفة، مثل PDF أو Word. سيتعين على المستلم تنزيل هذه الملفات من أجل فتحها ويمكن أن تكون من جميع الأنواع: الصور ومقاطع الفيديو والمستندات والمجلدات والعروض التقديمية والمسارات الموسيقية وجداول البيانات ...

على الرغم من أنه يمكنك إرسال أكثر من رسالة في نفس البريد الإلكتروني ، إلا أنه سيتعين عليك مراعاة مقدار المساحة تشغل ، وفي حالة تجاوز السعة المسموح بها عن طريق البريد ، يجب مشاركتها في أخرى رسائل.

يوجد زر لإرفاق المستندات في نهاية نافذة تحرير الرسالة ، والتي إذا نقرنا عليها ، ستظهر نافذة صغيرة يمكننا من خلالها البحث عن الملف المطلوب على جهاز الكمبيوتر الخاص بنا. خيار آخر هو سحب ما نريد إرفاقه ووضعه في نص الرسالة ، حيث سيتم تحميله تلقائيًا.

11. مؤسسة

أخيرًا ، في الجزء السفلي من البريد الإلكتروني لدينا التوقيع ، ميزة اختيارية يمكن برمجتها مسبقًا. يمكن أن يتضمن هذا التوقيع الاسم وعنوان البريد الإلكتروني واسم المنظمة التي نعمل بها ، بالإضافة إلى وضع توقيع شخصي مع العبارات والرموز.

يوصى باستخدام هذه المساحة لوضع نفس المعلومات التي قد تحملها بطاقة العمل ، على وجه الخصوص وضع الاسم وهاتف جهة الاتصال والوظيفة والشركة التي تعمل بها في حالة كونك بريدًا إلكترونيًا المحترفين.

الجوانب الأساسية في نص الرسالة

الجزء من بريدنا الإلكتروني الذي ينقل معظم المعلومات هو بلا شك نص الرسالة. من الضروري مراعاة سلسلة من الجوانب التي يجب مراعاتها عند كتابة رسالة بريد إلكتروني ، خاصةً إذا كانت الرسالة التي سنرسلها تخص شخصًا مهمًا وتتطلب تسجيلًا أكثر رسمية.

1. تحيات

التحية هي الجزء الأول من الرسالة ومن الضروري أن تكون موجودة إذا كانت رسمية، لأنه أول شيء سيقرأه المتلقي. يعتمد التعبير الذي نستخدمه لبدء نص الرسالة كثيرًا على من نتحدث إليه.

بعض التعبيرات الرسمية التي يمكننا استخدامها هي:

• السادة الكرام
• عزيزي الرئيس
• عزيزي السيد / السيدة.
• عزيزي السيد

التعبيرات الأقل رسمية هي:

• مرحبا بالجميع!
• مرحبًا NAME
• تحيات،
• صباح الخير / بعد الظهر / المساء

2. محتوى الرسالة

بعد التحية بدأنا شرح الفكرة أو السبب الشامل لمخاطبة المتلقي. تشير هنا إلى كل ما تريد نقله إلى الشخص الذي ترسل إليه الرسالة. كما علقنا ، فإن امتداده متغير للغاية ويعتمد على السياق وما تريد توصيله.

في حالة البريد الإلكتروني للعمل ، يوصى بأن تكون هذه الرسالة مختصرة وموجزة ، وتصل إلى الهدف في أسرع وقت ممكن ولكن مع الاحتفاظ بسجل رسمي وودي ، خاصة إذا كنا نتحدث مع رئيس.

بغض النظر عن السجل الذي نستخدمه ، من الضروري الاهتمام بالقواعد وعلامات الترقيم والتهجئة وغيرها من جوانب الملاءمة. قد نتعامل مع صديق أو شخص نثق به كثيرًا ، ولكن للتأكد من أننا نفهم بعضنا البعض بشكل صحيح ، من المهم جدًا الاهتمام بهذه الجوانب.

3. مطرود

أخيرًا ، في الجزء الأخير من نص الرسالة ، يمكننا أن نقول وداعًا ، خاصةً إذا كانت رسالة رسمية أو كانت موجهة إلى شخص مهم. انه مهم جدا أن تنتهي الرسالة بإختتام جيد ومناسب للسجل والسياق المحددين. يجب أن يعطى هذا الوداع بعد الحديث عن كل النقاط المطلوبة.

بعض التعبيرات الفاصلة هي:

• بادئ ذي بدء ، شكرًا.
• مع أطيب التحيات
• بحرارة
• بإخلاص،
• شكرا على وقتك.
• وداعا.
• اراك قريبا.
• أطيب تمنياتي.

يوصى بإعطاء اسم المرسل عند الوداع ، على الرغم من أن هذا قد لا يكون ضروريًا حسب الموقف. على سبيل المثال ، إذا كان تبادلًا مستمرًا لرسائل البريد الإلكتروني ، حيث تقوم بالرد على الرسالة السابقة و تم إنشاء محادثة في شكل سلسلة رسائل ، فلن يكون من الضروري وضع الاسم بالكامل رسائل.

المراجع الببليوغرافية:

• القاموس الخاص بك و) الأجزاء الأساسية لرسالة البريد الإلكتروني والعنوان. قاموسك. مأخوذ من: https://reference.yourdictionary.com/resources/basic-parts-of-an-email-message-and-address.html
• بناء الجملة. (s.f.) تشريح رسالة بريد إلكتروني. في Syntaxis.com. مأخوذ من https://www.syntaxis.com/anatomy-of-an-email-message