الوظائف المكتبية الـ 15 (وخصائصها)

من الضروري في كل مؤسسة تنفيذ سلسلة من الأنشطة لكي تمضي الشركة قدما ، بالإضافة إلى قدرتها على تحقيق الأهداف المقترحة وتقديم المنتجات والخدمات التي تتخصص فيها.

على الرغم من أننا يمكن أن نتحدث عن مئات الوظائف التي يتم تنفيذها داخل الشركة ، إلا أن الحقيقة هي أنه لا يوجد سوى أسبوعين منها إذا قمنا بتجميعها في وظائف عامة أكثر.

بعد ذلك سوف نكتشف ما هم عليه وظائف المكتب الرئيسي وما هي أهميته لكامل أي منظمة.

• مقالات لها صلة: "سيكولوجية العمل والمنظمات: مهنة لها مستقبل"

الوظائف المكتبية الـ 15 (الميزات ومساحات العمل)

يوجد في كل مؤسسة العديد من الموظفين الذين يمارسون وظائف مختلفة. كل واحد منهم متخصص في مجاله ، والذي قد يتطلب نوعًا من التدريب مرتفع إلى حد ما وضروري لتنفيذ الوظيفة التي يؤدونها في المنظمة. وظائفها متنوعة للغاية ، وتتناول جوانب مثل الإدارة ، والمخزون ، والإدارة المالية ، واختيار الموظفين أو توزيع البريد.

يمكن وصف المنظمات بأنها كائنات حية إذا كان أي من أجزائها لا يعمل بشكل صحيح ، فإن الكل سيفشل أو يكون أقل فاعلية. هذا هو السبب في أنه من الضروري أن يتقن عمال الشركة المهارات المتوقعة منهم عند تنفيذ المهام المخصصة لهم ، والاستفادة من الاتصال الشفوي الجيد ، والمهارات التنظيمية ، وكتابة الوثائق والمعرفة أتمتة المكاتب. تتعلق كل هذه المهارات بأعلى 15 وظيفة مكتبية سنلقي نظرة عليها أدناه.

1. تخطيط

يأتي التخطيط على رأس قائمتنا لأنه أهم مهمة داخل المنظمة. هذه إنه يعني تحديد الأساليب والهياكل التنظيمية التي سيتم تنفيذها في الشركة ، ووضع خطة العمل المتوقعة بوضوح.

على الرغم من وجود أدوات تكنولوجية تساعد في تحديد الأساليب الموضحة في خطة العمل وتوزيعها المهام بين الموظفين ، فمن الضروري أن يكون جيدا تخطيط. إذا لم تبدأ بشكل صحيح ، فمن الصعب تحقيق أهداف العمل التي تريد المنظمة تحقيقها.

يجب أن يكون لدى الأشخاص المسؤولين عن تنفيذ التخطيط رؤية عمل واضحةبالإضافة إلى التعمق في معرفة ما هو التسلسل الهرمي داخل الشركة ونقاط القوة والضعف لدى الأعضاء الذين يُعتقد أنهم مناسبون للأهداف المطلوبة منهم.

2. تنقيح الوثائق

الكثير مكتوب في كل مكتب. تعد كتابة التقارير والمستندات من أكثر المهام التي تستغرق وقتًا طويلاً بالنسبة للعاملين في الشركة مثل نسخ المحادثات والاجتماعات المهمة ، بالإضافة إلى ترك محاضر أنفسهم. يتم أيضًا إعداد وتسجيل جوانب مثل عمليات التفتيش ومراجعات المخزون.

في صياغة الوثائق كما يتضمن تطوير أدلة وبروتوكولات لمساعدة العمال، المبتدئين والمحاربين القدامى ، لفهم ما يجب عليهم فعله في كل دورة أو مهمة مطلوبة منهم. يمكنهم أيضًا تفصيل جوانب مثل الخلفية والتقدم والنتائج والمزايا و مساوئ تطبيق طريقة أو أخرى في موقف ملموس مهم بشكل كبير لـ شركة.

• قد تكون مهتمًا بـ: "علم النفس يعطيك 6 نصائح لكتابة أفضل"

3. حضور الاجتماعات

ما هي شركة بدون اجتماعات عمل مشهورة؟ في كل منظمة ، يتم عقد اجتماعات بين أعضاء فريق العمل ، حيث تبادل الأفكار ، وتبادل العروض التقديمية ، وتقديم التقارير والتقارير حول المشاريع الجارية.

يتم عقد هذه الاجتماعات بهدف وضع وجهات نظر مشتركة ومواءمة وجهات نظرهم لتحقيق هدف أو إكمال مشروع معين. يحاولون تحديد الاتجاه الذي يجب على العمال اتباعه من أجل العمل نحو نفس الهدف ، بطريقة منسقة وبدون تكرار المهام بينهم بلا داع. لهذا السبب ، تحدد الاجتماعات الأدوار والمهام والمواعيد النهائية لكل منها.

يتم تسجيل ما يتم التعليق عليه في الاجتماعات بالدقائق أو بالدقائق للإيداع. يتم تحديد وتيرة ومدة وجوانب المناقشة من قبل المنظمة نفسها والحاضرين في الاجتماع. على سبيل المثال ، هناك شركات تعقد اجتماعاتها يوميًا ، بينما في شركات أخرى تكون أسبوعية ، كل أسبوعين ، شهريًا... سيعتمد تواتر الاجتماعات على احتياجات كل شركة وما تتم مناقشته فيهم.

• قد تكون مهتمًا بـ: "الأنواع الستة للاتصال التنظيمي"

4. جدولة الاجتماع

الاجتماع ، شخصيًا أو عبر الإنترنت ، هو مجرد غيض من فيض. يوجد خلف كل منهم الكثير من التحضير واستثمار الوقت والموارد لتوضيح ما سيتم الحديث عنه أو ما الذي سيتم القيام به فيها.

قد يبدو الأمر بسيطًا ، لكنه يتوقف عن كونه كذلك إذا اعتقدنا أنه يتعين على الشخص المسؤول عن تحديد مواعيد مثل هذه الاجتماعات أن يفعل ذلك كن على دراية بالمشروع الذي ستتم مناقشته ، ومن هم الأشخاص المهتمون بالحضور وأوقات حضورهم حسنا.

لا تقتصر جدولة الاجتماعات على تحديد المكان والزمان والحضور فحسب ، ولكن أيضًا تأكد من أن الحاضرين سيكونون قادرين على الحضور وأن الوقت المختار لا يتزامن مع المهام أو حتى الاجتماعات الأخرى الأكثر أهمية. بالإضافة إلى ذلك ، فإنه ينطوي على تحديد ما إذا كان الموضوع الذي تريد التحدث عنه مهمًا بما يكفي ليتم تغطيته في ملف الاجتماع ، سواء شخصيًا أو عبر الإنترنت ، حيث لا يرغب أحد في عقد اجتماعات بشأن أشياء يمكن مناقشتها عن طريق الدردشة أو البريد الإلكتروني الكتروني.

• قد تكون مهتمًا بـ: "إدارة الوقت: 13 نصيحة للاستفادة من ساعات اليوم"

5. مراجعة البريد الإلكتروني التنظيمية

وظيفة مكتبية أخرى هي التحقق من البريد الإلكتروني للمؤسسة. في البداية يبدو الأمر بسيطًا ، ويبدو أنه يتضمن فقط فتح رسائل البريد الإلكتروني التي نتلقاها من مستويات مختلفة من الشركة التي نعمل بها. ومع ذلك فالحقيقة أنها من الأنشطة التي يمكن أن تستغرق منا أطول وقت ، وهناك دراسات تشير إلى أننا ننفق في المتوسط بمعدل 20.5 ساعة في الأسبوع للقيام بهذه المهمة.

يجب قراءة رسائل البريد الإلكتروني المرسلة من شركتنا بعمق ، مع الإشارة إلى الجوانب المهمة أن يخبرنا رئيسنا أو زملائنا وأن تدرك أنه لا توجد رسالة في غير محلها الأهمية. يجب علينا أيضًا أن نجيب عليهم ، لأنه ليس من الاحتراف أو الود للغاية عدم إعطاء إجابة امتنان أو أدنى تعليق على أننا تلقينا مثل هذه الرسالة من كل من رئيس و a المرؤوس.

• مقالات لها صلة: "الأجزاء الـ 11 من رسالة البريد الإلكتروني (موضحة ومع أمثلة)"

6. توزيع بريد الشركة

يعد توزيع البريد في الشركة مهمة لا تتطلب تدريبًا مكثفًا ، على الرغم من أنها تنطوي على الكثير من المسؤولية. يجب أن يكون لديك شعور كبير بالإلحاح والتنظيم الجيد ومعرفة جميع الإدارات والمكاتب والمناصب الهامة داخل الشركة تسليم المعلومات إلى الأشخاص المناسبين لك وبأسرع وقت ممكن.

تتضمن المستندات والعناصر الأخرى التي قد ينتظرها موظفو مؤسستك فواتير المورد وخطاباته استجابة من جهة حكومية ، بطاقات ائتمان ، تصميمات ، أوراق ، أجهزة إلكترونية مثل بطاقات الرسوم والمواد بنات العم.

7. الخدمات اللوجستية

الخدمات اللوجستية يتعلق الأمر بنقل كافة البضائع المتعلقة بالشركة سواء وصولها للشركة أو مغادرتها للغير أو تخزينها..

تتضمن هذه الوظيفة أيضًا التفاعل مع مقدمي الخدمات حتى نتمكن من ذلك الاستغناء عن المواد الخام الأساسية في تصنيع المنتجات والخدمات التي تقدمها منظمة. كل من يتولى الخدمات اللوجستية يهدف إلى التأكد من أن الشركة لديها كل ما تحتاجه لمواصلة الإنتاج.

8. الرد على المكالمات

لا يزال الهاتف أحد أكثر وسائل الاتصال استخدامًا وعالم الأعمال ليس غريباً على ذلك. الرد على المكالمات هو وظيفة أساسية في أي منظمة الطريقة التي تتواصل بها مع العملاء أو الموردين أو بين زملائك في العمل.

هذه الوظيفة ليست بسيطة كما تبدو. لممارستها بشكل صحيح ، هناك حاجة إلى درجة معينة من البروتوكول ، خاصة بالنسبة للعملاء المحتملين ، هذا هو أول شكل من أشكال الاتصال للعديد منهم ، سواء أولئك الذين يتصلون بالشركة أو الذين يتم استدعاؤهم لإبلاغهم بعروضهم (مسوق عبر الهاتف). يجب احترام قواعد المجاملة ، ويجب الحفاظ على اللهجة المؤسسية ، ويجب مراقبة حجم الصوت والمفردات.

يجب أن يكون الشخص المسؤول عن الهاتف على دراية بما يقوله الشخص الذي يتحدث معه ، سواء كان موردًا أو عميلًا. أثناء تنفيذ هذه الوظيفة ، يجب على المسوق عبر الهاتف تدوين مقدار المعلومات الأكثر ارتباطًا بشكل أفضل بمحاوره، من أجل توسيع قاعدة بيانات الاتصال بالشركة مع عميل محتمل أو مورد مثير للاهتمام.

• مقالات لها صلة: "المدرسة الكمية للإدارة: ما هي ، وخصائصها"

9. دعم العملاء

خدمة الزبائن يتكون من خدمة العملاء فعليًا فيما يتعلق بالأسئلة والشكوك التي لديهم حول خدمة أو منتج تقدمه المنظمة.

إنها واحدة من أكثر الوظائف حساسية في الشركات ، نظرًا لاعتمادها على العلاج الذي يتم تقديمه له العملاء ومدى فعالية حل شكوكهم أو شكاواهم حول المنتجات أو الخدمات ، سيكونون راضين أم لا.

• قد تكون مهتمًا بـ: "12 حيلة نفسية تستخدمها محلات السوبر ماركت لتجعلك تنفق المزيد من المال"

10. تنظيم الملف

يعد تنظيم الملفات جانبًا أساسيًا في الشركات ، سواء كان ذلك في شكل ورقي أو رقمي.

بشكل او بأخر، يُنشئ كل نشاط في الشركة نوعًا من المستندات التي يجب الاحتفاظ بها مثل الفواتير والدقائق والملاحظات والدقائق وتقارير المبيعات والتقارير المطبوعة ... يجب فهرسة هذه المعلومات وأرشفتها وصيانتها ، اعتمادًا على مستوى أهميتها وما إذا كان من المحتمل الرجوع إليها في المستقبل.

11. طباعة ونسخ المستندات

طباعة المستندات هي فقط ذلك ، طباعة الملفات الضرورية للحصول عليها بتنسيق مادي و توصيلهم إلى العمال المناسبين.

تقترن هذه الوظيفة بوظيفة تنظيم الملفات ، حيث قد يكون من الضروري أيضًا طباعة المستندات مخزنة مسبقًا رقميًا للحصول على نسخة مادية بديلة وحفظها في الموقع متكافئ.

12. اختيار الموظفين

لا توجد شركة تحتفظ بعامليها بشكل دائم ، إما لأنهم قرروا المغادرة أو طردوا أو ببساطة يموتون. يأتي الناس ويذهبون ، وتحتاج إلى تعيين موظفين جدد حتى يتمكنوا من العمل بأفضل ما لديهم. يتكون اختيار الموظفين من اختيار عمال المستقبل من بين المرشحين المحتملين.

المهام المتعلقة بالتوظيف ، يتعين علينا إجراء مقابلات مع المرشحين ، والنظر في سيرهم الذاتية ، والتحقيق في بصمات أصابعهم والتأكد من صحة مراجعهم.

• مقالات لها صلة: "اختيار الموظفين: 10 مفاتيح لاختيار أفضل موظف"

13. المخزون

وظيفة الجرد إنه ينطوي على معرفة الموارد التي تمتلكها الشركة وما إذا كانت بحاجة إلى أي كائن أو عنصر معين لتتمكن من تنفيذ وظائفها بشكل صحيح. مسؤول الجرد مسؤول عن معرفة ما إذا كانت اللوازم المكتبية أو المعدات أو الأثاث أو مستلزمات التنظيف أو أي عنصر آخر مفقودًا.

كما أنه جزء من المخزون للإبلاغ عن الدخل ونفقات الموارد ، مثل حالات الفشل أو الأضرار كان لديهم بعض منهم أو إذا كان هناك شك في أن هناك عمال يأخذون اللوازم المكتبية إلى منزل. سيتم تسجيل كل هذا في تقرير يوضح بالتفصيل حالة الموارد والاحتياجات المحتملة التي حدثت في مواجهة ندرتها ، إن وجدت.

14. الإدارة المالية

الإدارة المالية يتكون من التأكد من أن الأموال التي تتعامل معها المنظمة تفي بدورة حياتها المتوقعةشراء وبيع المنتجات والخدمات التي تحتاجها الشركة وتعرضها والاستثمار بحكمة. وهذا يعني أيضًا حفظ جميع الفواتير وإرسالها إلى الأشخاص المناسبين وتسجيلها وإجراء الدفعات الإدارية اللازمة.

15. الادارة

نعني بالإدارة القضايا الأكثر ارتباطًا بالأعمال الورقية ، مثل القضايا القانونية والبيروقراطية. من الضروري أن تعرف الشركة جيدًا الجوانب القانونية التي يجب أن تمتثل لها ، بالإضافة إلى مراعاة النماذج والوثائق التي يجب تعبئتها وتقديمها إلى إدارة الدولة للتأكد من أن أنشطتها كذلك قانوني.