الاتصال الرسمي: ما هو وما هي خصائصه

نعلم جميعًا أساليب اتصال مختلفة ونستخدم أحدها أو الآخر اعتمادًا على السياق الذي نجد أنفسنا فيه.

من أهمها الاتصال الرسمي. في هذه الفقرات يمكننا أن نتعلم كل شيء عن هذا النمط ، واكتشاف الأطر التي هو فيها عادة ما تستخدم وما هي خصائصها ومزاياها الرئيسية مقارنة بنماذج أخرى الاتصالات.

• مقالات لها صلة: "المهارات الاجتماعية والعاطفية: الخصائص والوظائف والأمثلة"

ما هو الاتصال الرسمي وما هي خصائصه

الاتصال الرسمي هو أسلوب تواصل يستخدم في السياقات المهنية والمؤسسية. إنها طريقة منظمة لا يُسمح فيها بالكلمات العامية ، حيث يجب أن تكون النغمة المستخدمة دائمًا مثقفة ومعقمة. وبالمثل ، يمكننا أيضًا تسمية الاتصال الرسمي بتدفق المعلومات التي تحدث بين المختلفين المستويات داخل التسلسل الهرمي للمؤسسة ، وسيتم تأطير ذلك ضمن مجموعة القواعد التي ذكرنا.

يمكن أن يحدث تدفق الاتصال الرسمي بطريقة منطوقة أو مكتوبة. بشكل عام ، يتم إجراء التفاعلات التي تم حلها لفترة وجيزة في محادثة شفوية. ومع ذلك ، الاتصالات التي تتطلب معلومات أكثر شمولاً أو معقدة ، عادة ما يتم اختياره للقيام كتابتها وإرسالها إلى المحاورين بالوسائل المختارة (التعاميم ، رسائل البريد الإلكتروني ، البريد الإلكتروني ، مذكرة ، إلخ.

سمة أخرى من سمات الاتصال الرسمي هي ذلك يعمل من خلال بروتوكولات معروفة للمرسلين والمستقبلين، والتي تعد جزءًا من المنظمة التي تتم فيها عملية الاتصال هذه. تشير هذه البروتوكولات ، على سبيل المثال ، إلى المسارات التي يجب أن تسلكها الرسائل ، داخل التسلسل الهرمي. وبالتالي ، سيعرف الموظف أنه يجب عليه إرسال معلومات معينة إلى مديره ، وهذا بدوره يجب أن ينقل المعلومات إلى رئيسه ، لكن لا يمكنهم تخطي الخطوة الوسيطة.

أي ، كل عضو في المنظمة يشارك في هذا الاتصال الرسمي يجب أن تعرف مسبقًا الرسالة التي يجب توجيهها إلى أي شخص ، وبأي شكل ينبغي القيام به وما هو المسار الذي يجب أن تتبعه هذه المعلومات للوصول إلى وجهتك بالطريقة الصحيحة.

أنواع الاتصال الرسمي

اعتمادًا على العنوان الذي نستخدمه لنقل المعلومات ، يمكننا إنشاء ما يصل إلى أربعة أنواع مختلفة من الاتصالات الرسمية. دعنا ننتقل إلى إلقاء نظرة عليها جميعًا بمزيد من التفصيل.

1. الاتصالات الرسمية التصاعدية

عندما تكون في المنظمة ، يحاول الموظف التواصل مع أحد مديريه ، إما الشخص الذي يتفوق عليه مباشرة أو من فوقه، سوف نتحدث عن التواصل الرسمي التصاعدي. إنه شكل من أشكال نقل الرسالة من النوع الرأسي والاتجاه من الأسفل إلى الأعلى. من الأمثلة على الرسائل التي يمكن إرسالها في هذا الوضع التقارير التي تم إرسالها طلب ، ولكن أيضًا طلبات بشأن مسألة معينة وحتى شكاوى يريدون تركها براءات الاختراع.

2. التواصل الرسمي الهابط

ستكون الحالة المعاكسة للحالة السابقة هي حالة الاتصال الرسمي التنازلي. في هذا النموذج ، يتم نقل المعلومات أيضًا عموديًا ، ولكن هذه المرة تنتقل من أعلى إلى أسفل. ذلك بالقول، إن المديرين والمديرين هم من ينقلون المعلومات إلى الموظفين تحت مسؤوليتهم. يمكنهم ، على سبيل المثال ، إرسال تعليمات حول المهام التي يتعين القيام بها وكيفية القيام بها. يمكنهم القيام بذلك شفويا أو كتابيا ، اعتمادا على المعلومات التي يريدون إرسالها.

3. الاتصال الرسمي الأفقي

لا يتم توجيه جميع الاتصالات الرسمية في المنظمة إلى الأشخاص في مستوى هرمي آخر. عندما يتم إرسال الرسالة إلى عامل آخر يشغل نفس الرتبة ، فإننا نتحدث عن الاتصال الرسمي الأفقي، حيث يتم توجيه تدفق المعلومات أفقيا.

لوحظ هذا النموذج بوضوح في اجتماعات رؤساء الأقسام المختلفة ، لأنهم كذلك يتواصل العديد من الأفراد من الأقسام المستقلة ، لكنهم جميعًا في نفس منصب المديرين أو المديرين.

4. الاتصال الرسمي القطري

هناك نوع أقل تواترًا من الاتصال الرسمي الذي لا يزال من الممكن حدوثه ، وهو قطري. ستحدث هذه الطريقة عندما ينتمي المحاوران إلى إدارات مختلفة ولكن أيضًا إلى مستويات هرمية مختلفة.

قد يكون الأمر هو أن رئيس قسم معين من الشركة يحتاج إلى إرسال ملف المعلومات للموظفين الذين ليسوا تحت مسؤوليتهم ، ولكنهم في مرتبة أدنى في هيكل شركة. سيكون هذا مثالًا على حالة اتصال رسمي قطري.

• قد تكون مهتمًا بـ: "عناصر الاتصال الثمانية: الخصائص والأمثلة"

قدرات هذا الأسلوب التواصلي

الاتصال الرسمي له عدد من المزايا على الاتصال غير الرسمي. سنرى أهمها.

1. التوحيد

يضمن استخدام هذه الطريقة المساواة في جميع عمليات الاتصال بالمنظمة ، حتى يتمكن جميع الأعضاء من معرفة كيفية المضي قدمًا عند نقل المعلومات، واختيار الطريقة والطريقة الصحيحة ، وفي نفس الوقت يعرفون جميعًا كيفية تفسير الرسائل التي تصلهم دون أدنى شك. إنه نموذج موحد يسمح بفهم واضح للقواعد والإجراءات.

2. بدون أخطاء

حقيقة استخدام القواعد المحددة مسبقًا واتباع نفس الإجراءات دائمًا لها ميزة إضافية ، و هو أنه لا يسمح بإنشاء أخطاء ، بخلاف الأخطاء البشرية التي يمكن أن ترتكب خارج ما ذكر قواعد. المهم أن اتباع البروتوكولات المشار إليها ، يجب أن تتدفق المعلومات عبر المنظمة دون أي صعوبة ودون إثارة الشكوك بين المحاورين.

3. طباعة مخلب

الاتصال الرسمي له ميزة أخرى واضحة ، وهي أن جميع التفاعلات التي تحدث في الكتابة تمت أرشفتها وبالتالي يمكن مراجعتها في أي وقت لتتمكن من استرداد معلومات محددة.

من الناحية المنطقية ، لا يحدث الشيء نفسه مع الاتصال الشفوي الرسمي ، لكننا ذكرنا بالفعل أن هذا النوع من التفاعل يحدث لإرسال رسائل موجزة للغاية. يجب إرسال كل أولئك الذين لديهم مستوى معين من التعقيد كتابةً ، وبالتالي سيتم تسجيلهم.

نقاط ضعف الاتصال الرسمية

منطقيا ، ليست كل صفات الاتصال الرسمي إيجابية. هناك أيضًا العديد من العيوب التي يجب أن نكون على دراية بها.

1. تكلفة الوقت

تعني حقيقة اتباع البروتوكولات الصارمة في بعض الأحيان أن الاتصال الرسمي يتضمن مضيعة غير ضرورية للوقت لنقل المعلومات التي يمكن فعلها في وقت أقصر بكثير. هذا هو الحال بالنسبة لتلك الاجتماعات التي لا نهاية لها حيث يتم نقل الرسالة بين الحاضرين بطريقة غير فعالة ، عندما يكونون في في الواقع ، يمكن القيام بذلك بشكل مباشر أكثر ، ولكن هذا يعني التخلي عن قنوات الاتصال الموحدة للمؤسسة.

2. برودة

يؤدي الاتصال الرسمي إلى نقل الرسائل بطريقة رائعة ، غالبًا بدون لمسة إنسانية يجعل التفاعلات أكثر دفئًا ويجعل هذا الاتصال أكثر لاشخصية من الأسلوب غير الرسمي. بالإضافة إلى ذلك ، فإن جمود القواعد أيضًا يحد بشكل كبير من أسلوب التواصل الخاص بالمرسل ، مما يؤدي أحيانًا إلى تجريد نقل الرسالة من إنسانيتها وجعل المتلقي يدركها بطريقة أكثر دفئًا.

3. الالتباس

يجب ألا تسمح قواعد الاتصال الرسمي بذلك ، ولكن في بعض الأحيان يكون من الحتمي أن يحدث ارتباك معين حول الرسالة المستلمة. يحدث هذا عندما يتطلب نقل المعلومات عدة قفزات بين محاورين مختلفين ، مما يولد إمكانية أنه في كل نقطة من هذه النقاط ، تكون الرسالة الأصلية مشوهة وأن الرسالة المستلمة في النهاية ليست هي نفسها تمامًا أول.

طرق التحسين

الاتصالات الرسمية لديها مجال للتحسين ، ولهذا هناك العديد من التوصيات التي يمكن أن تجعل هذه الطريقة لنقل المعلومات داخل الشركات أكثر كفاءة. هذه هي بعض منها.

1. الحد من الشكليات

هذا دليل على يتطلب الاتصال الرسمي اللياقة في إرسال الرسالة، ولكن في بعض الأحيان يمكن أن يؤدي هذا الإفراط في التعبيرات الرسمية إلى إصدار نغمة خطيرة للغاية يمكن أن يفسر المتلقي على أنه سلبي ، عندما تكون الرسالة محايدة وحتى على الخط ضد. على سبيل المثال ، يمكن لمدير القسم إرسال بريد إلكتروني إلى مرؤوسيه للتحدث عنه الأداء ، وهو أمر جيد من حيث المبدأ ، ولكن استخدم نغمة جادة لدرجة أنهم يفسرونها في نفي.

2. مراجعة

يجب أن تنطبق هذه التوصية على أي نوع من الاتصالات ، ولكن أكثر من ذلك بكثير على النوع الرسمي. من الضروري مراجعة النصوص قبل إرسالها، لأنه في بعض الأحيان قد يقودنا الاندفاع إلى ارتكاب سلسلة من الأخطاء الإملائية أو النحوية أو حتى المحتوى ، الذي يمكن أن يولد مشاكل في تفسير الرسالة ، ويمكن أن يكون لذلك تداعيات خطيرة داخل منظمة. تخيل ، على سبيل المثال ، أننا نطلب من العامل شحن 5000 وحدة من منتج ، بدلاً من 500.

3. استقبال

من القواعد الجيدة أن تطلب من المتلقي التأكيد على أنك تلقيت الرسالة بشكل صحيح. حاليا هناك أدوات في رسائل البريد الإلكتروني تخبرنا عندما يتلقى المستلم بريدنا الإلكتروني، لذلك في هذه الحالات لا يتعين علينا حتى أن نطلب مثل هذا التأكيد صراحة.

4. الاستخدام الصحيح

التوصية الأخيرة ستكون استخدام الاتصال الرسمي فقط للمسائل التنظيمية. لا ينبغي التعامل مع أي أمر خارج الشركة بهذه الطرق ، ومحاولة إرسال الرسالة الشخصية عبر قناة مؤسسية لن تؤدي إلى أكثر من مشاكل ، لأنها ليست القناة ملائم.

المراجع الببليوغرافية:

• أندرادي ، هـ. (2005). الاتصال التنظيمي الداخلي: العملية والانضباط والتقنية. نيتبيبلو.
• روجاس ، د. (1994). تقنيات الاتصال التنفيذي. ماكجرو هيل Interamericana.
• سايمون ، إتش إيه ، جوميز ، ج. (1993). الاتصالات. السلوك الإداري.