الخصائص الثمانية للرسالة الرسمية (موضحة)

عادة ، سيتم توجيه خطاب رسمي إلى شخص يتمتع بالسلطة أو بدرجة معينة من التسلسل الهرمي ، مع القدرة على التأثير في بعض الجوانب ذات الصلة من حياتنا. لهذا السبب من المهم معرفة كيفية الكتابة بشكل صحيح.

في هذه المقالة سنرى أكثر الخصائص ذات الصلة للرسالة الرسمية أنه يجب عليك تقديم هذا النوع من الكتابة ، مع الإشارة إلى الأجزاء المختلفة التي يتكون منها ، وأخيراً سنذكر بعض الأمثلة على أنواع الخطابات الرسمية ومتى نستخدمها.

• مقالات لها صلة: "الأنواع الستة للاتصال التنظيمي"

ما هو الخطاب الرسمي؟

الخطاب الرسمي هو نوع الاتصال الكتابي الذي نكتبه بنية إرساله إلى سلطة سواء كان معروفًا أو غير معروف ، ولكن دائمًا مع الحاجة إلى الحفاظ على موقف شكلي. من أجل كتابة الخطاب الرسمي بشكل جيد ، يجب أن يحترم ويتوافق مع الحد الأدنى من معايير الجودة والهيكل واللغة.

عادة ، هذه الأنواع من الحروف هي تلك المستخدمة للتواصل في المجال المهني والأكاديمي، كشرط أن تكون الأفكار الواردة في هذا واضحة ومفهومة.

بشكل عام ، سيكون الهدف أو الغرض من الخطاب الرسمي إعلاميًا ، أي نقل المعلومات التي نريد تقديمها باعتبارها موضوعية. لذلك ، سيكون من الضروري أن تكون المعلومات التي نقدمها واضحة وموجزة ، وتسهل التواصل. دعونا نرى كيف نفعل ذلك.

• قد تكون مهتمًا بـ: "كيف تصنع سيرة ذاتية ناجحة ، في 8 خطوات"

الخصائص الرئيسية التي يجب أن تفي بها الرسالة الرسمية

الخصائص التي سنذكرها ونوضحها أدناه ليست مقصورة على الخطابات الرسمية ، قد تظهر في نوع آخر من الكتابة طالما أنها تقدم كهدف رئيسي لإعطاء رسالة واضحة و مختصرا.

1. هي لأغراض إعلامية

في معظم الحالات ، يكون الهدف الرئيسي المقدم من خلال الرسائل الرسمية هو إبلاغ ، أي ، إعطاء معلومات نصية جديدة في بعض الجوانب ، سواء كانت معروفة أو غير معروفة للشخص الذي يستقبلها.

كما أشرنا سابقاً ، تستخدم هذه البطاقات بشكل أساسي في المجالين المهني والتعليمي. لذلك ، سيكون الغرض هو نقل المعلومات بطريقة رسمية وليس بقصد إقامة اتصال شخصي مع الفرد الآخر ، ولا بهدف توليد مشاعر محددة.

• مقالات لها صلة: "علم النفس العاطفي: النظريات الأساسية للعاطفة"

2. استخدام لغة رسمية ومحترمة

عادة ما تكون الرسائل الرسمية ، كما ذكرنا سابقًا ، موجهة إلى شخص ذي سلطة. لذلك سيكون من الضروري أن نستخدم لغة رسمية ومحترمة ، باتباع سلسلة من القواعد المعمول بها ثقافيًا.

بغض النظر عن الغرض من الرسالة ، يجب كتابتها بطريقة مهذبة ، باستخدام أشكال جيدة ، المجاملة والدبلوماسية ، لأننا بهذه الطريقة على الأرجح نحقق الهدف المنشود من خلال الكتابة والإرسال هذه.

وبالمثل أيضا يوصى باستخدام الشخص الثالث للإشارة إلى المتلقي وبالتالي تحقيق صياغة أكثر رسمية. بدلاً من استخدام "أوصيك" ، سيكون من الأفضل استخدام عبارة "أوصيك". ومع ذلك ، إذا لم تكن إساءة استخدام للشخص الأول ، فيمكن استخدامها أيضًا في بعض المناسبات ، ولا يُحظر تمامًا استخدامها في الرسائل الرسمية.

كما قلنا من قبل ، يمكن توجيه الخطاب الرسمي إلى شخص نعرفه ، على سبيل المثال إلى رئيس العمل لدينا ، أو على الأقل على عكس شخص غير معروف ، مثل الشخص الذي يختار عمال الشركة حيث نريد أن نكون استأجرت. ولكن بغض النظر عما إذا كان المتلقي معروفًا أم لا أو مدى ثقتنا معه ، يجب كتابة الخطاب الرسمي باستخدام مصطلحات رسمية.

• قد تكون مهتمًا بـ: "تطوير محو الأمية: النظريات والتدخل"

3. يجب شرح الرسالة بدقة

من أجل توضيح الرسالة من الضروري نقل فكرة رئيسية ، وتحديد هدف واحد يُقصد تحقيقه من خلال إرسال الرسالة. بهذه الطريقة وفيما يتعلق بالنقطة السابقة ، سوف نتجنب العبارات أو المحتوى غير الضروري ، والحشو الذي يصرف الانتباه عن الفكرة الرئيسية.

بالنظر إلى ضرورة نقل معلومات معقدة أو أكثر شمولاً ، سيكون من الأفضل تلخيص المحتوى وتلخيصه ، بحيث تكون الرسالة دقيقة وتفي بالغرض ذي الصلة.

• قد تكون مهتمًا بـ: "مهارات الاتصال العشر الأساسية"

4. الرسائل الرسمية قصيرة الطول ومختصرة

إذ تضع في اعتبارها أن الغرض من الرسائل الرسمية هو نقل رسالة بوضوح ودقة ، من الضروري أن يكون الحرف والفقرات والجمل المستخدمة قصيرة وقصيرة قدر الإمكان.

لذلك ، يوصى باستخدام الأحرف التي تحتوي على فقرات قليلة وقصيرة ، لتجنب ذلك يشعر المتلقي بالملل ويفقد الاهتمام أو الاهتمام وبهذه الطريقة نحقق الهدف الذي نحن عليه يبحث.

5. يجب أن تكون المعلومات المرسلة واضحة

إذا أردنا أن يفهم المستلم الرسالة المكتوبة في الرسالة سيكون من المهم ألا تكون الكلمات والمصطلحات والعبارات والأفكار التي يتم التعبير عنها مربكة أو غامضة بلا داع، مما يعيق فهم الرسالة والغرض منها. بهذه الطريقة ، سيكون هدفنا هو كتابة نص واضح يمكن من خلاله تفسير فكرة أو رسالة واحدة فقط ، دون التسبب في تفسيرات متعددة.

يجب تحقيق نوعين من الوضوح. من ناحية ، يتم تقديم الوضوح المرئي الذي يشير إلى عرض نظيف للكتابة ، بخط جيد إذا كتبنا باليد واحترام هيكل الكتابة المناسب.

من ناحية أخرى ، من الضروري الامتثال للوضوح الدلالي: استخدم العبارات والأفكار المنطقية ، وتجنب تلك التي يمكن أن تولد أكثر من تفسير واحد ممكن أو تلك الغامضة.

6. التصحيح المناسب

جانب آخر مهم جدًا يجب أخذه في الاعتبار عند كتابة خطابات رسمية ، مع الأخذ في الاعتبار أنها موجهة إلى شخص ذو سلطة وما هو الغرض من الرسالة التي نرسلها ، هو صحة كل من القواعد و معجمي.

التصحيح النحوي مرتبط بعدم عرض الأخطاء النحوية ، التي تُفهم على أنها مجموعة قواعد اللغة التي تنظم استخدامها ، ولا بارتكاب أخطاء إملائية ؛ سيتعين علينا أن نكون منتبهين بشكل خاص وأن نتحقق قبل إرسال الرسالة.

من ناحية أخرى ، سيكون الاستخدام الجيد للمفردات ضروريًا أيضًا ، مع الاستخدام المناسب للكلمات والمفردات ذات الصلة. دون أن يكون هذا فظًا أو عاميًا جدًا.

بالطريقة نفسها ، من المهم أن يتم تكييف المعجم مع كل من نوع الرسالة والمتلقي ، وأن التناسق الحالي والملاءمة داخل نفس الحرف (على سبيل المثال ، تأكد من أن الفعل يتوتر تطابق).

يجب أيضًا استخدام علامات الترقيم بشكل مناسب من أجل أن القراءة أسهل وأكثر إمتاعًا من ناحية ، ومن ناحية أخرى ، يتم فهم الرسالة في ملف صافي.

• قد تكون مهتمًا بـ: "سيكولوجية العمل والمنظمات: مهنة لها مستقبل"

7. تعبير بسيط

إن عدم التعبير عن أنفسنا بطريقة مبتذلة لا يعني فقط استخدام الكلمات المثقفة أو التقنية المفرطة إذا لم يكن ذلك ضروريًا لأنه بهذه الطريقة يمكن أن يضيع الغرض من تقديم رسالة واضحة ومفهومة.

وبالتالي ، يمكننا استخدام كلمات وشروط الاستخدام اليومي ، ولكن دون إغفال من يتم توجيه الرسالة إليه.

8. هيكل وأجزاء الخطاب الرسمي

يجب أن يتكون الخطاب الرسمي من الأجزاء التالية: توجد الورقة ذات الرأسية على الجانب الأيسر وتشير إلى بيانات الشخص الذي أرسل الرسالة ؛ المستلم ، يشير إلى بيانات الشخص الذي أرسلنا إليه الخطاب ؛ سيظهر مكان وتاريخ الكتابة في الزاوية اليمنى العليا ، مع ذكر المدينة أولاً متبوعًا بالتاريخ ؛ العنوان ، سنخاطب المستلم بطريقة محترمة باستخدام مصطلحات مهذبة ورسمية مثل "عزيزي السيد. والاسم الكامل "دائمًا متبوع بنقطتين.

بعد العنوان ، ستظهر المقدمة حيث سيتم ذكر الغرض من الرسالة بإيجاز ؛ الجسم ، المكان الذي سيتم فيه تطوير الرسالة الرئيسية للرسالة ، هو الجزء الأكثر شمولاً ؛ الوداع أو الختام ، باستخدام مصطلحات ودية ومهذبة مثل "بصدق" أو "ودية تحية "وأخيرًا التوقيع حيث يظهر اسم ومكان الشخص الذي يرسل الرسالة بشكل طبيعي.

عادة ، يقدم هيكل الرسالة الرسمية عناصر البروتوكول. نعني بعناصر البروتوكول ، على سبيل المثال ، تقديم ، للإشارة إلى الوظيفة المهنية التي يشغلها أو يؤديها كل من المرسل والمستقبل.

أنواع الخطابات الرسمية

سنقوم في هذا القسم بالإشارة إلى بعض أنواع الرسائل الرسمية وفقًا للغرض أو الأهداف التي نريد تحقيقها من خلالها:

• خطاب استقالة رسمي: عندما نريد ترك الوظيفة التي نحن فيها.
• خطاب شكوى رسمي لإيصال أي شكوى أو خلاف.
• رسالة شكر رسمية ، للتعبير عن الامتنان.
• خطاب طلب رسمي بغرض طلب شيء ما.
• خطاب دعوة رسمي ، كدعوة لحضور حدث.
• خطاب تغطية رسمي ، يتم تقديمه عادةً جنبًا إلى جنب مع المناهج الدراسية حيث يتم التعبير عن المهارات والدراسات والخبرة ، وكذلك سبب اهتمامنا بالوظيفة.