كيفية كتابة التقرير بشكل صحيح ، في 10 خطوات
في يومنا هذا ، سواء في العمل أو خارجه ، ليس من غير المألوف أنه في بعض الأحيان يتعين علينا إعداد تقرير لتوضيح موقف أو مشكلة.
نتحدث أيضًا عن التقارير العلمية أو الأكاديمية عندما يتم تكليفنا بمهمة شرح مشكلة علمية أو اجتماعية بوضوح مع البيانات والاستنتاجات في المستند.
- مقالة موصى بها: "الخصائص الثمانية للدراسة"
سواء لتقديم شكوى أو لتقديم طلب أو ببساطة لتوثيق موقف معين ، سيكون هذا هو نوع المستند الذي سنكتبه بشكل عام. لكن قد يجد بعض الأشخاص أن كتابة تقرير أمر معقد. هذا هو السبب في أننا نقدم لك في هذه المقالة سلسلة من الخطوات حول كيفية كتابة تقرير ، على المستوى العام.
ما هو التقرير؟
التقرير هو نوع من المستندات المكتوبة بالنثر الذي يتم تنفيذه بغرض أن يتمكن الشخص الذي يصنعه من توصيل شيء يتعلق بموقف أو موضوع إلى أشخاص آخرين. على العموم عادة ما يتم توجيههم إلى مستويات أعلى (على سبيل المثال ، مجلس المدينة أو رئيسه)، على الرغم من أنه يمكنك أيضًا العثور على تقارير تهدف إلى توصيل شيء ما إلى محترف آخر غيرنا حتى يتمكنوا من العمل بنفس البيانات ومقارنتها أو توسيعها.
هناك مجموعة متنوعة من أنواع التقارير ، والتي يمكن أن يكون لها أغراض مختلفة وهياكل مختلفة. ومع ذلك ، تقترح هذه المقالة إعداد تقرير يأخذ في الاعتبار الهيكل العام لأي منهم.
خطوات إنشاء تقرير
عند إعداد تقرير ، يجب أن نضع في اعتبارنا أنه يتعين علينا أولاً وقبل كل شيء التفكير في كيف ومتى ولماذا سنفعل ذلك.. وبعد ذلك ، ستتم صياغة التقرير نفسه على أساس الوضع الذي سينعكس والاعتبارات السابقة.
بعد ذلك سنشرح سلسلة من الخطوات المفيدة من أجل كتابة تقرير بشكل صحيح.
1. ما هو هدفنا؟
قبل البدء في الكتابة ، يجب أن نفكر في ما نريد تحقيقه بتقريرنا. هل سنطلب حلًا لمشكلة ما أم سنقوم فقط بتخزين البيانات حتى نتمكن من استخدامها لاحقًا؟ هل نريد أن نعكس البحث العلمي أو نتقدم بشكوى؟ يجب أن نأخذ هذا في الاعتبار لتحديد نوع التقرير الأكثر صلة حسب الحالة.
2. ضع في الاعتبار نوع النص الذي ستستخدمه
ليست كل التقارير متطابقة ، وقد يقدم كل منها خصائصه المميزة. على سبيل المثال، سيعكس التقرير التفسيري البيانات دون تقديم أي نوع من التفسير بشأنها ، ولا توجد إمكانية للتوصل إلى استنتاجات، بينما يتطلب النوع التوضيحي من الشخص تطوير فرضيات واختبارها من أجل الحصول على سلسلة من النتائج والاستنتاجات.
3. فكر في الهدف
ليس فقط لماذا أو كيف مهم ، ولكن يجب أن تفكر في الجمهور المستهدف لتقريرك. سيسمح لنا ذلك بتكييف مستوى اللغة مع احتياجاتنا واحتياجات الجمهور المذكور.
4. اختيار وتحليل المعلومات
بناءً على الخطوة السابقة ، من الضروري جمع المعلومات التي نريد توفيرها وتنظيمها بشكل صحيح بحيث يكون لخطابنا خيط مشترك. يجب أيضًا أن يؤخذ في الاعتبار نوع البيانات التي يجب أن تنعكس ومن أو كيف تم استخراج المعلومات..
5. يمكننا استخدام العناصر الرسومية
على الرغم من أن ذلك يعتمد على نوع التقرير ، إلا أنه من الممكن استخدام العناصر المرئية التي تسهل فهم البيانات. نحن نشير ، على سبيل المثال ، إلى استخدام الرسوم البيانية الشريطية لتحليل الترددات أو لإجراء تحليل للأرباح والتكاليف.
6. مؤهل
بينما قد يبدو من السخف ذكرها ، ضع عنوانًا صحيحًا للتقرير بطريقة واضحة ، تتعلق بالموضوع الذي يستلزم تحقيقه وسهل الفهم إنه شيء يسهل على القراء فهمه.
7. اكتب المقدمة
في هذا القسم الأول من التقرير المعني سنقدم ملخصًا موجزًا للموضوع الذي سيتم تناوله في التقرير. يجب أن يتضمن الهدف من تنفيذ التقرير المذكور والمشكلة التي تولد الحاجة إلى وجوده والسياق الذي يتم تنفيذه فيه.
8. يوسع الأفكار ويشرح ما تم التحقيق فيه في التطوير
في نص التقرير ، سنقوم بتوسيع المعلومات حول الحادث أو التحقيق فيه، مع توضيح الأساليب والإجراءات التي توضح كيفية إنتاج الموقف أو تنفيذه وطريقة الحصول على البيانات. إذا كان تقريرًا يعكس تحقيقًا ، فسيتم دمج جوانب مثل النماذج النظرية واستكشاف الموقف.
9. استخلاص النتائج
في الجزء الأخير من التقرير يجب أن تنعكس النتيجة النهائية لما تم استكشافه وانعكسه في التقرير أو الطلب أو الالتماس ما الذي يتم عمله لحل الموقف. يجب أن تكون واضحة ومفهومة.
10. لغة لاستخدامها
من الضروري أن تكون اللغة خلال الكتابة واضحة وموجزة. يجب أن تكون مكتوبة بشكل رسمي وموضوعي ، بصيغة الضمير الغائب وبصوت المبني للمجهول. يجب فصل الحقائق عن الاستنتاجات التي تم إجراؤها (إن وجدت) وعليك أن تقدم مباشرة البيانات التي تتعامل معها وتشرح بوضوح سبب ملاءمتها.
المراجع الببليوجرافية:
- بونج ، م. (1975). النظرية والواقع. برشلونة. ارييل.
- كوين ، دبليو. (1998). من الحافز إلى العلم. برشلونة. ارييل.
- راسل ، ب. (1959). المعرفة البشرية: نطاقها وقيودها. مدريد. الثور.