15 -те офис функции (и техните характеристики)

Във всяка организация е необходимо да се извършат редица дейности, за да може компанията да продължи напред, освен че може да постигне предложените цели и да предложи продуктите и услугите, в които е специализирана.

Въпреки че можем да говорим за стотици функции, които се изпълняват в рамките на една компания, реалността е, че има само две седмици от тях, ако ги групираме в по -общи функции.

След това ще открием какви са те основните функции на офиса и какво е значението му за цялата организация.

• Свързана статия: „Психология на работата и организациите: професия с бъдеще“

15 -те офис функции (функции и работни пространства)

Във всяка организация има няколко служители, които изпълняват различни функции. Всеки от тях е специализиран в своята област, което може да изисква някакъв вид обучение, което е повече или по -малко високо и необходимо за изпълнение на функцията, която изпълняват в организацията. Неговите функции са много разнообразни и разглеждат аспекти като администрация, инвентар, финансово управление, подбор на служители или разпространение на поща.

Организациите могат да бъдат описани като организми, в които ако някоя от техните части не работи правилно, цялата ще се провали или ще бъде по -малко функционална. Ето защо е от съществено значение работниците на компанията да овладеят очакваните от тях умения при изпълнение на задачи възложени им, използвайки добра устна комуникация, организационни умения, писане на документи и познания по офис автоматизация. Всички тези умения са свързани с топ 15 офис функции, които ще разгледаме по -долу.

1. Планиране

Планирането е в горната част на нашия списък, тъй като е най -важната задача в рамките на една организация. Това Това предполага дефиниране на методите и организационните структури, които ще се извършват в компанията, като ясно се установява очакваният бизнес план.

Въпреки че има технологични инструменти, които помагат да се уточнят методите, очертани в бизнес плана, и да се разпространят задачи сред служителите, от съществено значение е доброто планиране. Ако не започнете с десния крак, е трудно да постигнете бизнес целите, които организацията иска да постигне.

Хората, които отговарят за осъществяването на планирането, трябва да имат ясна бизнес визияОсвен че знаят в дълбочина каква е йерархията в компанията и силните и слабите страни на членовете, които се смятат за адекватни за поставените от тях цели.

2. Редактиране на документи

Във всеки офис се пише много. Една от най-отнемащите време задачи за служителите на компанията е писането на отчети и документи като транскрипция на важни разговори и срещи, в допълнение към оставянето на протоколи от себе си. Аспекти като инспекции и прегледи на инвентара също се изготвят и записват.

При изготвяне на документи Той също така включва разработването на ръководства и протоколи в помощ на работниците, начинаещи и ветерани, за да разберат какво трябва да правят във всеки курс или задача, която се иска от тях. Те могат също така да детайлизират аспекти като предистория, напредък, резултати, предимства и недостатъци на прилагането на един или друг метод в конкретна ситуация, значително важна за търговско дружество.

• Може да се интересувате от: „Психологията ви дава 6 съвета за по -добро писане“

3. Посещавайте срещи

Какво е компания без известните бизнес срещи? Във всяка организация се провеждат срещи между членовете на работен екип, в който обменят идеи, споделят презентации, представят доклади и доклади за текущи проекти.

Тези срещи се провеждат с цел поставяне на общи гледни точки и съгласуване на техните виждания за постигане на цел или завършване на конкретен проект. Те се опитват да определят посоката, която работниците трябва да следват, за да работят за постигане на същата цел, по координиран начин и без излишно повтаряне на задачи помежду им. Поради тази причина срещите определят роли, задачи и срокове за всяка от тях.

Коментираното в срещите се записва в протоколи или минути за подаване. Честотата, продължителността и аспектите, които ще бъдат обсъдени, се определят от самата организация и от присъстващите на срещата. Например, има компании, в които срещите се провеждат ежедневно, докато в други те са седмични, двуседмично, месечно... Честотата на срещите ще зависи от нуждите на всяка компания и от това, което се обсъжда в тях.

• Може да се интересувате от: „6 -те вида организационна комуникация“

4. График на срещи

Срещата, лично или онлайн, е само върхът на айсберга. Зад всеки от тях има много подготовка, инвестиране на време и ресурси за изясняване за какво ще се говори или какво ще се направи в тях.

Може да изглежда просто, но престава да бъде така, ако смятаме, че този, който отговаря за насрочването на такива срещи, трябва бъдете наясно с проекта, който ще бъде обсъден, кои са хората, които се интересуват от участие и в колко часа са добре.

Назначаването на срещи не означава само определяне на място, време и посетители, но също така уверете се, че присъстващите ще могат да присъстват и че избраното време не съвпада със задачи или други още по -важни срещи. В допълнение, това включва решаване дали темата, за която искате да говорите, е достатъчно важна, за да бъде разгледана в a срещи, лично или онлайн, тъй като никой не иска да провежда срещи за неща, които биха могли да бъдат обсъдени чрез чат или имейл електронни.

• Може да се интересувате от: „Управление на времето: 13 съвета, за да се възползвате от часовете на деня“

5. Организационен преглед по имейл

Друга офис функция е проверка на имейла на организацията. Отначало звучи просто, изглежда, че включва само отваряне на имейли, които получаваме от различни нива на компанията, в която работим. Истината обаче е, че това е една от дейностите, които могат да ни отнемат най -дълго време и има проучвания, които показват, че средно харчим средно 20,5 часа седмично, изпълняващи тази задача.

Имейлите, изпратени от нашата компания, трябва да бъдат прочетени задълбочено, като се посочат важните аспекти че шефът или колегите ни ни казват и имайте предвид, че нито едно съобщение не е неправилно важно. Трябва също да им отговорим, тъй като не е твърде професионално или сърдечно да не дадем отговор благодарност или най -малкия коментар, че сме получили такова съобщение както от висшестоящ, така и от a подчинен.

• Свързана статия: „11 -те части на имейл (обяснено и с примери)“

6. Разпространение на фирмена поща

Разпространението на поща в компанията е задача, при която не се изисква задълбочено обучение, въпреки че включва много отговорност. Трябва да имате голямо чувство за спешност, добра организация и да познавате всички важни отдели, офиси и длъжности в компанията доставете информацията на хората, които са удобни за вас и възможно най -скоро.

Документите и другите елементи, които служителите на вашата организация може да чакат, включват фактури на доставчици, писма отговор от правителствен орган, кредитни карти, дизайни, фолио, електронни устройства като графични карти и материали братовчеди.

7. Логистиката

Логистиката Това е свързано с транспортирането на всички стоки, свързани с компанията, както пристигането им във фирмата, така и заминаването им за други и складирането..

Тази функция включва и взаимодействие с доставчици, за да можем разпределят основни суровини при производството на продукти и услуги, предлагани от организация. Който и да се занимава с логистика, има за цел да гарантира, че компанията има всичко необходимо за поддържане на производството.

8. Отговаряне на обаждане

Телефонът продължава да бъде едно от най -използваните средства за комуникация и светът на бизнеса не е чужд за това. Отговарянето на повиквания е основна функция във всяка организация начина, по който общувате с клиенти, доставчици или между вашите собствени колеги.

Тази функция не е толкова проста, колкото звучи. За да се упражнява правилно, е необходима определена степен на протокол, тъй като, особено за потенциални клиенти, това е първа форма на контакт за много от тях, както тези, които се обаждат в компанията, така и тези, които са призовани да ги информират за своите оферти (телемаркетинг). Трябва да се спазват правилата на учтивост, да се поддържа институционален тон и да се следи силата на гласа и речника.

Всеки, който отговаря за телефона, трябва да е наясно какво казва човекът, с когото разговарят, било то доставчик или клиент. Докато тази функция се изпълнява, телемаркетологът трябва да запише колко повече информация е по -добре свързана с неговия събеседник, с цел разширяване на базата данни за контакти на компанията с потенциален клиент или интересен доставчик.

• Свързана статия: "Количествена административна школа: какво е това и характеристики"

9. Поддръжка на клиенти

Обслужване на клиенти се състои от физически обслужващи клиенти по отношение на въпросите и съмненията, които имат относно услуга или продукт, предлагани от организацията.

Това е една от най -чувствителните функции в компаниите, тъй като в зависимост от лечението, което се прилага Клиентите и колко ефективно е да разрешат своите съмнения или оплаквания относно продукти или услуги, те ще бъдат удовлетворени или не.

• Може да се интересувате от: „12 -те психологически трика, които супермаркетите използват, за да ви накарат да харчите повече пари“

10. Организация на файловете

Организацията на файловете е ключов аспект в компаниите, независимо дали се прави на хартиен или цифров формат.

По един или друг начин, Цялата дейност в компанията генерира някакъв вид документ, който трябва да се съхранява, като фактури, протоколи, бележки, протоколи, отчети за продажби, отпечатани отчети ... Тази информация трябва да бъде каталогизирана, архивирана и защитена, в зависимост от нивото на нейната важност и дали е вероятно да бъде консултирана в бъдеще.

11. Отпечатване и копиране на документи

Отпечатването на документи е точно това, отпечатването на файловете, които са необходими, за да бъдат във физически формат и изведете ги при правилните работници.

Тази функция е съчетана с тази за организиране на файлове, тъй като може да се наложи и отпечатване на документи предварително запаметени цифрово за заместващо физическо копие и запазване на място подходящ.

12. Избор на персонал

Нито една компания не задържа постоянно своите работници, защото те сами решават да напуснат, уволнени или просто умират. Хората идват и си отиват и трябва да наемете нови служители, за да могат те да работят най -добре. Изборът на персонал се състои в избор на бъдещи работници измежду възможни кандидати.

Задачите, свързани с набирането на персонал, трябва да интервюираме кандидатите, да разгледаме техните автобиографии, да разследваме отпечатъците им и да потвърдим, че техните препратки са верни.

• Свързана статия: „Избор на персонал: 10 ключа за избор на най -добър служител“

13. Складова наличност

Функцията за инвентаризация Тя включва установяване на ресурсите на компанията и дали се нуждае от някакъв конкретен обект или елемент, за да може правилно да изпълнява своите функции. Инвентаризаторът отговаря за установяването на липсата на офис консумативи, оборудване, мебели, почистващи препарати или други предмети.

Също така е част от инвентара за информиране за приходите и разходите на ресурси, като грешки или повреди, които са имали някои от тях или ако има съмнение, че има работници, които носят канцеларски материали У дома. Всичко това ще бъде записано в доклад, описващ подробно състоянието на ресурсите и възможните нужди, възникнали при недостига им, ако има такива.

14. Управление на финансите

Управление на финансите се състои в това да се гарантира, че парите, с които се борави организацията, отговарят на очаквания й жизнен цикъл, покупка и продажба на продуктите и услугите, от които компанията се нуждае и предлага, и разумно инвестиране. Това също предполага запазване на всички фактури, изпращане на съответните хора, регистриране и извършване на необходимите административни плащания.

15. Администрация

Под администрация имаме предвид въпроси, свързани по -скоро с документи, като правни въпроси и бюрокрация. Необходимо е компанията да знае много добре с какви правни аспекти трябва да се съобрази, в допълнение към отчитането на моделите и документи за попълване и представяне на държавната администрация, за да потвърдят, че дейността им е такава легален.