Кръгове за качество: какви са те и характеристиките на този метод

Компаниите са склонни да оптимизират своите процеси все повече и повече и за това непрекъснато се появяват различни процедури, които преследват тази цел.

Кръговете за качество са добър пример за това.. В тази статия ще проучим подробно всички нейни характеристики, как се извършва и ще открием кои са най-силните му страни, ако решим да го използваме сами организация.

• Свързана статия: „Административни науки: какви са те, характеристики и функции“

Какво представляват кръговете за качество?

Кръговете за качество се отнасят до бизнес методология, която търси оптимизирането на процесите чрез групи от работници (кръговете), които поставят общи различни проблеми и аспекти на подобрението, които те са открили в съответните им отдели с цел обединяване на различни идеи и достигне до решения, които позволяват разрешаването на най-голям брой инциденти, които преди са били открити при анализа Свършен.

След като членовете на кръговете за качество постигнат тези споразумения, следващата стъпка ще бъде прехвърлете избраните идеи на ръководителите на всеки отдел, за да могат те да ги изучат внимателно

, проверете дали тяхното приложение е жизнеспособно и, ако се съгласят, ги изпълнете, разпределяйки ресурсите за него отдели, които са необходими за новите процеси, за да влязат в експлоатация и техните ефекти могат да бъдат усетени веднага щом преди.

Това, което прави кръговете за качество толкова ефективни и ценни, е че информацията, предоставена от работници от различни секции на компанията, е първостепенна. на ръка и спонтанно, те са проблеми, които те наблюдават и изпитват ежедневно, така че те не са изводи или приспадания въз основа на данни на трети страни. По този начин е достъпна безценна информация за подобряване на качествените процеси.

Тази методология възниква в Япония през 60-те години, страна, която винаги е начело в прилагането на нови процедури за подобряване на управлението на качеството. Създателят на този нов метод е бизнесменът и химик Каору Ишикава. От създаването си, кръговете за качество не престават да се имплантират в много азиатски компании, демонстрирайки своята ефективност в организации с класическия културен изрез на Изтока.

Въпреки това, в произходът му не беше толкова успешен в западния бизнес свят, сравнително често срещан проблем, когато става въпрос за износ на методологии в много различни културни области. Но това е проблем с решение, тъй като въпросът е да се адаптират тези методи към идиосинкразията на мястото, където искаме да ги приложим. С адекватна културна адаптация, качествените кръгове са също толкова ефективни на Запад, колкото и на Изток.

Характеристики

В кръговете за качество има фигурата на фасилитатора, човек, който отговаря за координацията на групата и обяснява динамиката, която да следва. Водещият осигурява адекватно обучение по методологията на останалите съученици. Всички членове ще проведат тези срещи в рамките на работното време и ще го направят с определена редовност., според съгласието на всички и приоритета на въпросите, които ще бъдат анализирани във всяка сесия.

Фасилитаторът ще отговаря само да поиска участието на различните членове на кръга по качеството и да ръководи процеса, но Никога не трябва да оценявате направените предложения, нито да се произнасяте за или против някое от тях и трябва да поддържате обективност във всичко. момент. Ако би било в рамките на неговата компетентност да успокои възможни конфликтни ситуации, които може да възникне между различни компоненти, като отново призовава членовете да продължат с методология.

По отношение на размера на групата, препоръчително е всеки кръг за качество да съдържа поне четирима участници и да се опитва да не бъде повече от осем. Това са препоръчителните цифри, но общият брой може да бъде адаптиран към специфичните характеристики на компанията, броя на отдели, които имате, или ако искате да се занимавате с конкретни случаи, които предполагат присъствието на повече работници от организация.

Измежду тези членове (тъй като фигурата на фасилитатора е отделна), човек трябва да бъде избран за говорител на групата. Той ще бъде този, който след приключване на сесията предоставя съответното резюме с избраните мерки на различните ръководители на отделите. Авторството на този документ съответства на екипа като цяло, а не на никого конкретно, тъй като решенията са взети съвместно, така че няма да бъде отразено индивидуално подписване.

Кръговете за качество ще се събират отново циклично, в съответствие с нуждите на компанията, въпреки че се препоръчва да има поне една среща всяка година. По същия начин може да се насърчи създаването на други независими кръгове за качество, които да се занимават с различни въпроси, така че да има няколко екипа, които работят допълнително едновременно и по този начин решават различни проблеми за по-малко време, което допълнително оптимизира процедурата.

• Свързана статия: „Внедряване на функцията за качество: какво е тя и характеристики“

Прилагане на тази методология към организации

За да можем да приложим методологията на кръговете за качество, първото нещо, от което се нуждаем, е одобрението на борда на директорите на компанията, разбира се. След като планът бъде представен, отговорните трябва да го подкрепят и да насърчават правилното функциониране на кръговете оттук нататък, което е съществено условие за тяхното проспериране, тъй като Без доверието на фирмените лидери не можем да очакваме кръговете за качество да развият пълния потенциал, който съдържат.

След като получим зелена светлина, трябва да бъде разработена програма за изпълнение, адаптирана към характеристиките на компания, насърчаваща спонтанната поява на кръговете, тъй като това е идеалната обстановка за началото на това Програма. Всички кръгове за качество трябва да бъдат подкрепени от независима организация, която предоставя всички ресурси, които са им необходими за добро функциониране, на ниво пространства, материали или други средства задължително.

Следващата стъпка ще бъде изберете фасилитаторите от различните кръгове за качество и им осигурете подходящо обучение за да могат да разработят задачите, поверени на фигурата им. На този етап компанията може официално да съобщи на всички работници прилагането на тази методология, така че всеки, който желае, да може да участва в процесите. Важно е целият персонал да е наясно с тази ситуация, тъй като един от ключовете за осигуряване на работа на кръговете за качество е комуникацията.

След това решете кои са най-важните въпроси и следователно на които трябва да отделят времето в началото на програмата. Не е нужно да бъдете твърде амбициозни и да третирате всички проблеми едновременно, а трябва изградете скала от приоритети и се опитайте да разрешите всеки проблем, преди да преминете към следващи. Освен това е важно първите проблеми, които се разглеждат, да имат относително просто решение, тъй като стартирането успешно е от ключово значение за подобряване на изпълнението.

Всичко би било готово за стартиране на първите кръгове за качество във фирмата. Може да се случи, че при тези първи случаи работниците не са склонни да участват, може би заради предложените теми. В такъв случай би било уместно да изчакате известно време, за да предложите отново създаването на кръговете, предлагайки различни въпроси този път, надявайки се, че тази промяна ще мотивира първите членове да направят своите външен вид.

Съдържание

Темите, които трябва да се разглеждат в кръговете за качество, са много разнообразни, особено в зависимост от вида на компанията и сектора, в който се намира. Въпреки това, има общи линии, които са подходящи за множество компании и това може да бъде добро ръководство за започване на прилагането на методологията на практика. По същия начин има и редица въпроси, които никога не трябва да се избират като теми, които да се обсъждат в кръговете.

Като примери за тези, които е вероятно да бъдат избрани, ще трябва да повишим качеството на предлагания продукт или услуга, да подобрим каналите на фирмена комуникация и междуведомствена координация, минимизиране на бюрократичните процеси, намаляване на разходите, предлагане на обслужване на клиенти по-задоволителни, подобряване на условията на труд на екологично ниво (комфорт, чистота и безопасност) или съкращаване на сроковете до степен възможен.

Но ние вече го очаквахме има теми, които не са подходящи за анализ от кръговете за сигурност. Например, никога не трябва да обсъждаме условията на труд на служителите, да поставяме под въпрос възможностите на отговорниците в екипите или други. колеги, оценяват бизнес стратегиите, които се изпълняват, или коментират друга поредица от решения на компанията като уволнения или повишения на определени хора.

Библиографски справки:

• Палом, Ф. Дж. (1991). Кръгове за качество: теория и практика. Productica.
• Ruelas-Barajas, E., Reyes-Sapata, H., Zurita, B., Vidal-Pineda, L.M., Karmcher, S. (1990). Кръговете за качество като стратегия на програма за осигуряване на качество на медицинската помощ в Националния институт по перинатология. Обществено здраве на Мексико.
• Томпсън, П.С., Хасан, А. от. (1984). Кръгове за качество: как да ги накарате да работят. Норма Кито.