Technika pěti proč: co to je a jak ji používat

Existuje mnoho technik odstraňování problémů, všechny jsou velmi užitečné v závislosti na typu problému, který je třeba řešit.

Mezi ty, které dosáhly největší popularity díky jednoduchosti aplikace, patří technika pěti proč, nástroj, který nám umožňuje najít základní příčinu určitého problému kladením otázek.

Ačkoli je tato technika snadno použitelná, vyžaduje několik kroků, které je třeba dodržet, vzít v úvahu několik tipů a také posoudit její nevýhody, což uvidíme v následujících řádcích. Zůstaňte poblíž, abyste se o této technice dozvěděli více!

• Související článek: „Psychické vyčerpání během pracovního konfliktu“

Jaká je technika pěti proč?

Technika pěti proč, nazývaná také žebřík proč-proč nebo proč, je strategie široce používaná při řešení problémů, která umožňuje najít hlavní příčinu komplexního problému nebo která je produktem posloupnosti příčin. Jeho aplikace je velmi jednoduchá, a proto je tak oblíbená a používaná ve světě řešení problémů.

Předpokládá se, že ideologem této techniky byl Sakichi Toyoda, japonský průmyslník a vynálezce, který založil společnost Toyota. Toyoda použila tento nástroj pro řešení problémů ve výrobě automobilů. Pak by to byl inženýr Taiichi Ohno, také z Toyoty, kdo by dal této technice kontinuitu a slávu a popularizoval její použití.

Premisa této techniky je natolik jednoduchá, že ji můžeme shrnout v následujícím prohlášení pro kolegy těchto japonských výrobců: „Podívejte se na výrobní dílnu bez předsudků a s prázdnou myslí; opakujte „proč“ pětkrát pro každý problém“.

V zásadě se jedná o nástroj pro analýzu příčin a následků, který funguje prostřednictvím otázek. Pomocí této strategie je možné analyzovat problém položením otázky „proč“. Jakmile získáme odpověď na první „proč“, položíme si stejnou otázku znovu a tak dále, dokud nenajdeme, co způsobilo problém, který jsme přišli vyřešit.

Obvykle, k nalezení původu problému je potřeba minimálně pět proč, proto tato technika dostává tento název. Navzdory tomu, co říká jeho název, neudělání pěti důvodů neznamená, že nástroj není používán. příhodně, protože otázka musí být položena, dokud se neuvažuje o tom, že bylo dosaženo hlavní příčiny analyzovaného jevu, stačí tři důvody nebo sedm stačí.

• Mohlo by vás zajímat: "Kvantitativní škola správy: co to je a vlastnosti"

Jak použít techniku ​​k řešení problémů?

Ačkoli se jedná o poměrně volnou techniku, provádění analýzy pomocí techniky pěti proč vhodně zahrnuje zohlednění některých úvah.

Do procesu pěti proč ve firmě je nutné zapojit management. Pro samotnou analýzu, je třeba zvážit, kdo jsou ti praví lidé, se kterými vytvořit pracovní skupinu. Je také vhodné použít osobu, která může působit jako facilitátor procesu v tom smyslu, že je náchylná klást otázky týkající se konkrétního problému.

Je nezbytné, aby proces hledání pěti důvodů probíhal na listu papíru nebo ještě lépe na tabuli. Prostřednictvím proxy to lze provést pomocí počítače, ale je lepší provést celý proces analýzy s něčím, čeho se může fyzicky zúčastnit každý současně. Napište problém na tabuli a ujistěte se, že mu každý rozumí.

Během procesu Je velmi důležité zamyslet se nad tím, jaké jsou skutečné příčiny problému a jaké symptomy nebo účinky způsobují, aniž byste je zaměňovali.. Nesmíme zapomínat, že symptom je stále důsledkem něčeho a že je to něco, pro co je třeba najít řešení. Proto je nezbytné věnovat pozornost a řídit se logikou vztahů příčiny a následku.

Musíme se ujistit, že izolujeme příčiny, které způsobily selhání, problémy nebo nepříjemnosti situace, ve které se nacházíme. K tomu je velmi dobrou strategií vytvořit věty, které jsme vyvolali, ale obráceně, s použitím výrazu „a proto“ nebo „a proto“. Měli bychom se snažit, aby byly otázky co nejpřesnější.

Nikdy byste se neměli uchylovat k obviňování pouze a výlučně lidských faktorů. Mohlo dojít k lidské chybě, nepozornosti ze strany pracovníka nebo k jakémukoli problému, který byl v rukou jednoho nebo několik lidí, ale musí být vyhodnocen i celý proces a každý problém, lidský nebo čistě náhodný, který by mohl mít. Tato technika se nepoužívá k hledání odpovědnosti, ale k tomu, abychom se poučili z chyb a zabránili jejich opětovnému spáchání. Je nutné pěstovat atmosféru důvěry a upřímnosti, k tomu nepomohou ani obvinění.

Je třeba si položit otázku "proč?" dokud není určena hlavní příčina problému. to znamená, Pokud se najde něco, co po vyřešení nebo odstranění brání opakování chyby, pak byla technika plně aplikována. Důrazně se doporučuje položit si otázku "proč?" spíše z pohledu zákazníka než z pohledu pracovníka.

• Související článek: "Odpor vůči organizační změně: vlastnosti, příčiny a co dělat"

Příklady použití této techniky

Ačkoli je předpoklad této techniky jednoduchý, pro lepší pochopení uvedeme tři příklady jistě nám umožňují do větší hloubky pochopit, jak strategie pěti proč funguje a jak užitečná Co je to.

1. Pouzdro Toyota

První příklad, který uvádíme, je ten, který navrhla samotná Toyota. Stroj má poruchu.

• Proč se stroj porouchal? Pojistka vypadla z přetížení.
• Proč to bylo přetížené? Ložiska nebyla dostatečně promazána.
• Proč neměli dostatek mazání? Mazací čerpadlo necirkulovalo dostatek oleje.
• Proč čerpadlo necirkulovalo dostatek oleje? Čerpadlo bylo ucpané kovovými pilinami.
• Proč byl ucpaný kovovými hoblinami? Protože čerpadlo nemá filtr.

Po této analýze tedy můžeme pochopit, že nečistoty v čerpadle kvůli chybějícímu filtru způsobily přetížení pojistky, což způsobilo poruchu stroje. Na tomto konkrétním příkladu to pochopíme každá příčina má svůj následek, takže jedná o páté, proč by měl být problém vyřešen.

• Související článek: „6 pilířů lidských zdrojů“

2. Výměna personálu

Systém zákaznických dat zdá se být zastaralé:

• Proč nám systém poskytuje zastaralá data? Protože analytik nenahrál aktualizovaná data z předchozího měsíce.
• Proč analytik nenahrál data za předchozí měsíc? Protože ho nikdo nenaučil, jak na to.
• Proč ho nikdo nenaučil, jak na to? Protože nikdo nezná postup.
• Proč nikdo nezná postup? Protože kdokoli ho znal, odešel a příchozímu dělníkovi to nevysvětlil.
• Proč nebyl příchozímu pracovníkovi vysvětlen postup? Protože to nebylo zdokumentováno, ani možnost, že by jediný, kdo to nevěděl, odešel, aniž by to novému ukázal.

Tento problém, který se zpočátku zdál být jen selháním systému, ve skutečnosti je lidský problém, ve kterém si strany odpovědné za aktualizaci dat nebyly vědomy, že jde o jejich roli a nikdo ho adekvátně neinformoval ani neučil. Neexistoval ani protokol, ve kterém by bylo specifikováno, co dělat v případě, že by osoba pověřená aktualizací údajů odešla.

• Mohlo by vás zajímat: "14 nejlepších teambuildingových aktivit (vysvětleno a seřazeno)"

3. Nižší tržby

Ve firmě začali registrovat nižší tržby...

• Proč se prodeje snížily? protože prodejci nedosáhli svých měsíčních cílů.
• Proč prodejci nedosáhli svých měsíčních cílů? protože nemají dostatek času soustředit se na svůj prodej.
• Proč nemají dostatek času soustředit se na svůj prodej? protože denní pochůzky se neřeší rychle.
• Proč se denní pochůzky neřeší rychle? protože společnost nezavedla nástroj, který by je řešil rychle a efektivně.

V tomto konkrétním případě je vidět, že proto, že firma nemá nástroje, které to umožňují rychle řešit každodenní problémy, jsou to pracovníci, kdo musí přijít na to, jak na to opravit je.

Protože mnoho z těchto problémů je neznámých nebo složitějších, než dovolují vaše znalosti, řešení zabere příliš mnoho času a kognitivních zdrojů. V důsledku toho nemáme čas soustředit se na prodej a dělat méně.

• Mohlo by vás zajímat: "4 typy systémů obchodní organizace"

Výhody této techniky

Můžeme zmínit několik Výhody a výhody techniky pěti proč:

• Umožňuje vám rychle se ponořit do podstaty problému různými cestami.
• Je to velmi snadná technika, která se používá, jednoduše se ptáte sami sebe na správné „proč“ a zjistíte příčinu každého problému.
• Jeho použití podporuje týmovou práci. V ideálním případě by jej měli uplatňovat lidé, kteří mají ve firmě různé role.
• Může být integrován s dalšími nástroji pro řešení problémů, jako je Ishikawa analýza nebo šest myslících klobouků.

A jako hlavní přednost, která vyčnívá nad ostatními, můžeme uvést to působí na hlavní příčinu problému a zabraňuje jeho opětovnému výskytu, jakmile je zjištěn, pochopil a vyřešil.

kritiků

Ale přestože má několik výhod, technika pěti proč má také některé nevýhody, hlavně proto někteří to považují za příliš špatný nástroj na to, aby provedli analýzu toho, co je kořenem problému.

Tento názor vyjádřil Teruyuki Minoura, bývalý generální ředitel globálního nákupu v Toyotě, vzhledem k tomu, že tento nástroj umožnila analýzu dostatečně hlubokou, jak je potřeba k řešení problémů ve světě tak složitém, jako je svět inženýrství.

K této kritice máme ještě několik dalších důvodů:

• Vědci se spíše zabývají symptomy, než aby šli hlouběji a viděli hlavní příčinu celého problému.
• Neschopnost překročit současné znalosti vyšetřovatele. Vyšetřovatel nemůže najít příčiny, protože pro začátek nemusí mít znalosti k jejich odhalení.
• Nedostatek podpory, která by výzkumníkovi pomohla dát správnou odpověď na otázky „proč“.

Výsledky navíc nejsou replikovatelné. Důkazem toho je fakt, že různí lidé používající techniku ​​pěti proč pro stejný problém mohou nakonec najít různé příčiny.

Tendence izolovat jednu hlavní příčinu a vidět ji lineárně, namísto zvažování možnosti, že existuje několik příčiny, které problém vyvolaly, a jako důsledek kombinace několika problémů, které dávají výsledek multifaktoriální.