6 způsobů, jak zvýšit svou produktivitu v práci

Necháte se v práci snadno rozptýlit? Máte pocit, že nemáte čas zvládat všechny své povinnosti? Je pro vás těžké říci „ne“ různým úkolům, které jsou vám navrženy, a pak je nestíháte všechny včas splnit?

Pokud je odpověď na kteroukoli z těchto otázek ano, vaše produktivita může být ohrožena.

Teoreticky, čím více „vyrobíme“ v co nejmenším možném čase, tím větší bude naše produktivita.. Dalo by se říci, že produktivita je snadno pochopitelný pojem, ale obtížně dosažitelný. Španělská situace je dokonalým příkladem pro ilustraci tohoto bodu: podle Adecco Outsourcing (2022) pouze 6 z 10 španělských společností dodržuje zásady, které zvyšují produktivitu. Bohužel nemůžeme vyřešit národní nebo firemní problém mrknutím oka. Co můžeme udělat, je vytvořit a udržovat dobré návyky, které nám pomáhají být produktivnější.

• Související článek: "Psychologie práce a organizací: profese s budoucností"

Implementujte dobré návyky: klíč k vyšší produktivitě

Zvyk je činnost, kterou často a automaticky opakujeme, aniž bychom o ní museli přemýšlet.

. Každý člověk má návyky, které denně vykonává. Velká část populace čte zprávy ráno, zatímco jiní se na zprávy dívají zbožně odpoledne; někteří mají tendenci se brzo sprchovat studenou vodou, jiní dávají přednost horké koupeli těsně před spaním a tak dále.

Když jsme již tyto vzorce chování internalizovali do naší rutiny, nepředpokládají a úsilí nebo oběti z naší strany, protože se staly automatickými akcemi, které děláme automaticky přírodní. Problém není v udržení návyku, ale v jeho budování.

Dlouho panovalo přesvědčení, že abychom si osvojili nový návyk, potřebujeme vědomě a opakovaně provádět určitou činnost po dobu ne kratší než 21 dní. Tato teorie se zrodila jako výsledek pozorování Dr. Maxwella Maltze, autora slavné knihy ¨Psycho-kybernetika¨ (1960), ve kterém uvádí, že jeho pacientům trvalo minimálně 21 dní, než přijali změnu ve svém rutina. Pravdou je, že vytváření návyků není tak jednoduchá ani přesná záležitost.

Psycholožka Phillippa Lally (2010, 2022) zjistila, že automatizace nového návyku nám v průměru trvá déle než dva měsícea přesný počet dní výrazně závisí na akci samotné, osobě a okolnostech, za kterých se návyk rozvine. Dalším zjištěním tohoto výzkumu je, že opakování činnosti tolikrát, kolikrát je to možné za stejných okolností, usnadní to, aby se z této činnosti stal zvyk.

Tím pádem, Abychom si úspěšně vytvořili návyky, musíme být nejprve disciplinovaní, důslední a konkrétní.. Bude mnohem snazší osvojit si zvyk, který děláme každý den, ve stejnou dobu a na stejném místě, než ten, který děláme čas od času, v různých časech a na různých místech.

• Mohlo by vás zajímat: "Druhy motivace: 8 motivačních zdrojů"

Jaké návyky by mohly zvýšit naši produktivitu v práci?

Stephen Covey, autor největšího bestselleru v historii svépomoci, „7 návyků vysoce efektivních lidí“ (1989), prohlašuje, že vytváření návyků ¨předpokládá ohromný proces a závazek¨, protože znamená průnik mezi znalostmi (definováním a stanovit ¨jaký¨ zvyk chceme zavést a ¨proč¨), schopnost (určit, ¨jak¨ toho dosáhnout) a touhu (motivaci k spusť to). Pokud toto paradigma uvedeme do praxe, je naší motivací (touhou) být na pracovišti produktivnější. Dále představíme, jaké návyky zavést ve své práci pro zlepšení produktivity a proč (znalosti) a jak jich dosáhnout (schopnost):

1. Optimalizujte svůj čas

Pokud žonglér nenačasuje správně své načasování, shodí všechny míčky, které dokázal udržet ve vzduchu. Stejně tak je nezbytné realistické a konkrétní plánování v práci. Naplánujte si itinerář a upřednostněte čekající úkoly Zajistí, že budete správně hospodařit se svým časem. K tomu vám doporučujeme vytvořit si seznam všech úkolů, které chcete během pracovního dne dokončit. Udělejte si tento seznam každý den ve stejnou dobu (buď večer předtím, nebo hned ráno). Doporučujeme, abyste vždy upřednostňovali důležité úkoly kvůli jejich naléhavosti a hodnotě.

Je důležité, abyste zvládali jednu činnost po druhé a určili si reálný čas na její dokončení. Soustřeďte se na tuto akci a věnujte jí plnou pozornost. Odstraňte rušivé vlivy a vyrušování. Obvykle neustále kontrolujete e-maily? Věnujte tomuto úkolu hodinu nebo několik v rámci svého denního plánu. Musíte řídit hovory nebo schůzky s týmem? Naplánujte si je. Pokud se ujistíte, že vše má svůj čas a své místo, přestanete se cítit zavaleni a frustrovaní. Nebude chybět čas na nic, jelikož všemu dáte čas.

• Související článek: "Jak lépe řídit čas v práci: 12 tipů (a čemu se vyhnout)"

2. Stanovte si cíle a termíny

Aby bylo možné zorganizovat výlet, je nezbytné znát cíl a datum cesty. Vědět, kam jdeme a kdy se tam chceme dostat, je hnací silou, která nás motivuje pokračovat. Mnohokrát řídíme projekty bez stanovení těchto parametrů. Bez definování těchto faktorů je nemožné vědět, jak stanovit prioritu úkolu. To způsobí hromadění nekonečných povinností a způsobí efekt sněhové koule, kdy pracovní zátěž poroste, aniž by ji bylo možné zpomalit nebo snížit.

Za tímto účelem doporučujeme určit konečný výsledek, kterého chceme u každého projektu dosáhnout, počet kroků, které mají být provedeny, a odpovídající množství času pro každý krok, aby se stanovilo předběžné datum dokončení. Pokud si aktivitu správně rozčleníme do cílů a dílčích cílů, uspořádáme ji správně a poté jsme důslední a disciplinovaní při vývoji každého kroku, budeme schopni dosáhnout našich cílů efektivně.

3. Asertivita především

Být asertivní znamená vyjadřujte se jasně a stručně, pevně, ale bez nepřátelství. Podle psychologa Johna M. Gottmane, efektivní komunikace je extrémně obtížná ve vztahu jakéhokoli druhu. Jedním ze způsobů, jak se nám nedaří být asertivní v práci nebo v týmu, je, když se vyhýbáme říkat „ne“ ze strachu z následků nebo něčího zklamání. Přijímáme žádost za žádostí a nejenom, když nejsme schopni dodržet slovo Trpí nejen individuální a týmová produktivita, ale také naše důvěryhodnost a profesionalita klesá. Říct ne znamená zralost a poctivost. Říct ne je úplná věta, která nepotřebuje odůvodnění.

Dalšími způsoby, jak být asertivní, je být jednoduchý a přímý, když mluvíte, říkat, co potřebujete, aniž byste se omlouvali, a kontrolovat své emoce. Tento zvyk bude vyžadovat hodně cviku a trpělivosti, ale udělá zázraky pro zvýšení vaší produktivity.

• Mohlo by vás zajímat: "Asertivita: 5 základních návyků pro zlepšení komunikace"

4. Upřednostňujte své blaho

Pokud počítač nenabijete, nakonec se vypne a nebude moci plnit své funkce. Stejně tak jsou lidské bytosti dobíjecí baterie a potřebujeme odpojení a odpočinek, abychom mohli pokračovat v dosahování výsledků. Rutiny, které podporují odpočinek a digitální odpojení, jsou životně důležité, abychom mohli být ve své práci produktivní. Za tímto účelem doporučujeme být důslední, pokud jde o usínání, a věnovat mu dostatek času (několik 8 hodin) respektovat pracovní přestávky a odpojit se od práce, jakmile naše pracovní den.

Další aktivity, které podporují celkovou pohodu (a tedy i naši produktivitu), jsou dobrá strava, fyzická aktivita a meditace nebo relaxace. Doporučujeme, abyste tyto činnosti začlenili do své každodenní rutiny a přidělili jim čas a místo, abyste si tento návyk zautomatizovali.

5. Vytvořte fyzickou harmonii

Pokud je chaos v prostředí, je chaos v mysli. Tím pádem, Je nesmírně důležité, abyste udržovali funkční a čistý prostor, protože vám to pomůže být produktivnější a efektivnější. Snížíte tak pravděpodobnost špatného umístění důležitého dokumentu nebo ztráty souboru s citlivými informacemi.

Nebudete ztrácet čas problémem, ale můžete se s ním přímo vypořádat. K tomu doporučujeme přidělit funkční místo všemu, co při řízení své práce považujete za podstatné. Jakmile jej přestanete používat, vraťte jej na své místo. Můžete to také použít ve svém online prostoru: klasifikujte přijaté e-maily a uspořádejte složky v počítači. Nechte vše na svém místě, na svém místě.

6. cvičit sebereflexi

Dosažení výsledků je životně důležité, ale ještě cennější je zamyslet se nad tím, jak jsme svých cílů dosáhli. Prostřednictvím sebehodnocení můžeme určit, které návyky nefungují a které aspekty bychom měli nadále zlepšovat.. Abyste si tento návyk rozvinuli, můžete každý týden odpovědět na následující otázky: ¨ Byl konečný výsledek takový, jaký jsem si ho představoval? Co by se změnilo? Co chci replikovat?¨. Poukázáním na pozitiva i negativa zdokonalíme metodiku, která nás dovede k úspěchu.

Stručně řečeno, abychom byli produktivnější, musíme si vytvořit návyky, které zvýší náš výkon. Vytváření návyků je proces, který vyžaduje, abychom byli disciplinovaní a stálí ve svých činnostech, abychom je zautomatizovali. Tyto návyky, o kterých jsme hovořili, jsou pouhými tahy štětcem, jak můžete zlepšit svou produktivitu, ale jsou jistými způsoby, jak dosáhnout výsledků. Troufáte si na jejich realizaci?