Formel kommunikation: hvad er det, og hvad er dets egenskaber

Vi kender alle forskellige kommunikationsstile, og vi bruger den ene eller den anden afhængigt af den kontekst, vi befinder os i.

En af de vigtigste er formel kommunikation. I disse afsnit kan vi lære alt om denne stil, opdage de rammer, den er i normalt brug, og hvad er dens vigtigste egenskaber og fordele i forhold til andre modeller af meddelelse.

• Relateret artikel: "Socio-følelsesmæssige færdigheder: egenskaber, funktioner og eksempler"

Hvad er formel kommunikation, og hvad er dens egenskaber

Formel kommunikation er en kommunikativ stil, der bruges i faglige og institutionelle sammenhænge. Det er en reguleret metode, hvor dagligdags ord ikke er tilladt, da den anvendte tone altid skal være dyrket og aseptisk. På samme måde kan vi også kalde formel kommunikation den informationsstrøm, der opstår mellem de forskellige echelons inden for hierarkiet i en organisation, og det vil blive indrammet inden for det regelsæt, der vi nævnte.

Strømmen af ​​formel kommunikation kan foregå på en talt eller skriftlig måde. Generelt gennemføres kort løste interaktioner i mundtlig samtale. Men kommunikation, der kræver mere omfattende eller komplekse oplysninger, vælges det normalt at udføre skrevet og transmitteret dem til samtalepartnerne med de valgte midler (cirkulærer, e -mails, postmails, notat osv.

Et andet kendetegn ved formel kommunikation er det fungerer gennem protokoller kendt af afsendere og modtagere, som er en del af den organisation, hvor denne kommunikationsproces finder sted. Disse protokoller indebærer f.eks. De stier, meddelelser skal gå inden for hierarkiet. Således vil en medarbejder vide, at han skal sende visse oplysninger til sin leder, og dette skal igen overføre oplysningerne til sin overordnede, men de kan ikke springe mellemtrinnet over.

Det vil sige hvert medlem af organisationen, der deltager i denne formelle kommunikation Du skal på forhånd vide, hvilket budskab der skal rettes til hvilken person, i hvilken form det skal gøres, og hvilken rute disse oplysninger skal følge for at nå din destination på en korrekt måde.

Typer af formel kommunikation

Afhængigt af den adresse, vi bruger til at overføre oplysningerne, kan vi oprette op til fire forskellige former for formel kommunikation. Lad os fortsætte med at se dem alle mere detaljeret.

1. Opadgående formel kommunikation

Når du er i organisationen, en medarbejder forsøger at kommunikere med en af ​​sine ledere, enten den umiddelbart overordnede eller en, der er over ham, ville vi tale om opadgående formel kommunikation. Det er en form for transmission af meddelelsen af ​​lodret type og med retning nedefra og op. Et eksempel på de meddelelser, der kan sendes i denne tilstand, er de rapporter, der har været anmodet, men også anmodninger om et specifikt spørgsmål og endda klager over, at de ønsker at forlade patenter.

2. Formel nedadgående kommunikation

Den modsatte sag til den foregående ville være den af ​​den faldende formelle kommunikation. I denne model transmitteres oplysningerne også lodret, men denne gang transmitteres den ovenfra og ned. Det vil sige, det er ledere og ledere, der videregiver oplysninger til medarbejderne under deres ansvar. De kan for eksempel sende instruktioner om de opgaver, der skal udføres, og hvordan de skal gøre det. De kan gøre det mundtligt eller skriftligt, afhængigt af de oplysninger, de vil sende.

3. Horisontal formel kommunikation

Ikke al formel kommunikation i organisationen er rettet mod mennesker på et andet hierarkisk niveau. Når beskeden sendes til en anden medarbejder, der har samme rang, taler vi om horisontal formel kommunikation, da informationsstrømmen er rettet sideværts.

Denne model observeres tydeligt på møderne mellem de forskellige afdelingschefer, da de er adskillige individer fra uafhængige sektioner kommunikerer, men alle er i samme position som ledere eller ledere.

4. Diagonal formel kommunikation

Der er en mindre hyppig form for formel kommunikation, der stadig kan forekomme, og den er diagonal. Denne modalitet ville forekomme når de to samtalepartnere tilhører forskellige afdelinger, men også til forskellige hierarkiske niveauer.

Det kan være tilfældet, at en chef for en bestemt afdeling i virksomheden skal sende en information til medarbejdere, der ikke er i deres ansvar, men som er i en lavere klasse i strukturen af Selskab. Dette ville være et eksempel på en diagonal formel kommunikationssag.

• Du kan være interesseret i: "De 8 elementer i kommunikation: egenskaber og eksempler"

Styrker ved denne kommunikative stil

Formel kommunikation har en række fordele i forhold til uformel kommunikation. Vi kommer til at se de vigtigste.

1. Standardisering

Brug af denne metode sikrer lighed i alle kommunikationsprocesser i organisationen, så alle medlemmer kan vide, hvordan de skal gå videre, når de sender informationved at vælge den rigtige måde og måde, og samtidig ved de alle, hvordan de uden tvivl skal tolke de beskeder, der kommer til dem. Det er en standardiseret model, der giver en klar forståelse af regler og procedurer.

2. Uden fejl

Det faktum at bruge forudfastsatte regler og altid følge de samme procedurer har en ekstra fordel, og er, at det ikke tillader fejl at blive genereret, ud over de menneskelige fejl, der kunne begås uden for nævnte regler. Det vigtige er, at efter de angivne protokoller, oplysningerne skal flyde gennem organisationen uden problemer og uden at skabe tvivl blandt samtalepartnerne.

3. Pote aftryk

Formel kommunikation har en anden klar fordel, og det er, at alle interaktioner, der sker skriftligt er arkiveret og kan derfor til enhver tid gennemgås for at kunne hente specifikke oplysninger.

Logisk set sker det samme ikke med formel mundtlig kommunikation, men vi havde allerede nævnt, at denne form for interaktion sker for at sende meget præcise beskeder. Alle dem, der har et vist kompleksitetsniveau, skal transmitteres skriftligt og derfor registreres.

Formelle kommunikationssvagheder

Logisk set er ikke alle kvaliteterne ved formel kommunikation positive. Der er også flere ulemper, som vi skal være opmærksomme på.

1. Tid koster

At følge temmelig stive protokoller betyder nogle gange, at formel kommunikation indebærer et unødvendigt spild af tid til overførsel af oplysninger, der faktisk kunne ske på meget kortere tid. Dette er tilfældet med de endeløse møder, hvor meddelelsen overføres blandt deltagerne på en ineffektiv måde, når Det kunne faktisk gøres mere direkte, men det ville betyde at opgive organisationens standardiserede kommunikationskanaler.

2. Koldhed

Formel kommunikation får meddelelser til at blive formidlet på en cool måde, ofte uden en menneskelig berøring der gør interaktioner varmere, og det gør denne kommunikation meget mere upersonlig end den uformelle stil. Derudover også den stivhed i reglerne begrænser i høj grad afsenderens kommunikative stil og undertiden dehumaniserer overførslen af ​​beskeden og får modtageren til at opfatte det på en varmere måde.

3. Forvirring

Reglerne for formel kommunikation bør ikke tillade det, men nogle gange er det uundgåeligt, at der opstår en vis forvirring omkring den modtagne besked. Dette sker, når overførsel af information kræver flere spring mellem forskellige samtalepartnere, hvilket genererer muligheden for at på hvert af disse punkter er den originale besked forvrænget, og den i sidste ende modtaget er ikke ligefrem den samme som først.

Måder at forbedre

Formel kommunikation har plads til forbedringer, og hertil er der flere anbefalinger, der kan gøre denne måde at overføre information inden for virksomheder mere effektiv på. Disse er nogle af dem.

1. Begræns formalisme

Det er tydeligt, at en formel kommunikation kræver et dekorum i udsendelsen af ​​beskeden, men nogle gange kan det overskud af formelle udtryk generere en ekstremt alvorlig tone, som modtager kunne tolke som negativ, når beskeden kan være neutral og endda gå på linjen modsat. For eksempel kan en afdelingsleder sende en e -mail til sine underordnede for at tale om hans performance, hvilket i princippet er godt, men bruger en tone så alvorlig, at de fortolker det i en negativ.

2. Revision

Denne anbefaling bør gælde for enhver form for kommunikation, men meget mere for den formelle. Det er vigtigt at gennemgå teksterne inden afsendelse, fordi suset nogle gange kan få os til at lave en række stavefejl, grammatik eller endda indhold, som kan skabe problemer i fortolkningen af ​​budskabet, og dette kan have alvorlige konsekvenser inden for organisation. Forestil dig for eksempel, at vi instruerer en arbejdstager i at sende 5.000 enheder af et produkt i stedet for 500.

3. Reception

En god tommelfingerregel er at bede modtageren om bekræftelse på, at du har modtaget meddelelsen korrekt. I øjeblikket Der er værktøjer i e -mails, der informerer os, når modtageren har modtaget vores e -mail, så i disse tilfælde behøver vi ikke engang at bede om en sådan bekræftelse eksplicit.

4. Korrekt brug

Den sidste anbefaling ville være bruge formel kommunikation kun til organisatoriske spørgsmål. Enhver sag uden for virksomheden bør ikke behandles på disse måder, og prøv at sende en personlige beskeder gennem en institutionel kanal vil ikke føre til mere end problemer, da det ikke er kanalen passende.

Bibliografiske referencer:

• Andrade, H. (2005). Intern organisationskommunikation: proces, disciplin og teknik. Netbiblo.
• Rojas, D. (1994). Executive kommunikationsteknikker. McGraw-Hill Interamericana.
• Simon, H.A., Gómez, J. (1993). Kommunikationen. Administrativ adfærd.