Jobanalyse: hvad det er, hvad det er til, og faser af processen

For at en virksomhed kan fungere på den mest hensigtsmæssige måde, er det nødvendigt at vide, hvad de gør, og hvor langt de skal kunne gå deres arbejdere, hvis der er nogen form for mangel på uddannelse, eller hvis konkurrerende virksomheder beder deres arbejdere om flere krav. arbejdere.

En korrekt analyse af jobstillingen giver personaleafdelingen mulighed for at rekruttere og udvælge de bedste kandidater til virksomheden, udover at vide hvad det er for kompetencer, opgaver, evner og behov, som hver position.

Næste Lad os forstå, hvad en jobanalyse er, hvad er dens betydning, hvilke typer er der og hvordan man laver en.

• Relateret artikel: "Administrationsvidenskab: hvad de er, egenskaber og funktioner"

Hvad er jobanalyse?

En jobanalyse består af en undersøgelse af det job, der skal tilbydes eller en bestemt stilling i virksomheden, som du ønsker at kende i dybden og forbedre. Med denne type analyse er det hensigten at kende de nødvendige færdigheder, så den, der gør det, kan opnå en bedre præstation ved at etablere alle de nødvendige kriterier for at vælge den bedst egnede kandidat. passende.

Typisk denne type analyse Det er personaleafdelingens ansvar., der blandt andet har til opgave at rekruttere og udvælge de bedst egnede medarbejdere til der udgør virksomheden, udover at sørge for, at de om nødvendigt opdaterer deres uddannelse. Virksomheder fungerer ikke ordentligt uden egnede folk til hver af stillingerne i den, så denne afdeling skal vide, hvilke krav der er nødvendige for hvert job.

Når det konkrete job er blevet analyseret, er det normalt at lave en præcis beskrivelse af, hvad det består af. Det gør det nemmere at fastlægge de krav, der anses for nødvendige for at gennemføre det, udover at definere jobtilbuddet og profilen på den ønskede kandidat. Derudover vil virksomheden ved at afgrænse og specificere hver af jobs være i stand til at tegne et komplet organisationsdiagram, der finder ud af, hvad hver stilling bidrager med til organisationen som helhed.

Fordele ved denne type analyse

Samlingen af ​​alle de data, der indhentes under jobanalysen hjælper i beslutningstagningen, udover gøre det muligt at validere mere nyttige og effektive metoder og teknikker til udførelsen af ​​individuelle jobs og virksomheden som helhed sæt. Altså med denne type analyser Du kan træffe bedre beslutninger i udvælgelsen af ​​personale, ud over at være i stand til at evaluere arbejdernes præstationer og bestemme, hvem der skal forfremmes, fastholdes, degraderes eller fyres.

Blandt de klareste fordele, som jobanalyse giver os, er:

1. Organisationens struktur

Gennem denne type analyse er det muligt vide, hvordan organisationens opgaver er opdelt i dens mest basale enheder: divisioner, sektioner, afdelinger, arbejdsenheder såsom arbejdere eller arbejdsgrupper...

2. Opbygning af jobs

Som navnet antyder, giver denne type analyse os mulighed for at vide, hvordan selve jobbet er, specifikt dets struktur. giver os besked hvordan job skal grupperes i job og jobrækker, udover at vide hvilke stillinger der ligner hinanden i deres anvendelighed og funktion for virksomheden.

3. grad af autoritet

Gennem jobanalyse kan vi kende virksomhedens organisationsplan og til gengæld hvilke stillinger der er over andre. Det gør det muligt at kende graden af ​​autoritet for hver stilling og dens involvering i beslutningstagning.

4. præstationskriterier

Ydeevnekriterierne er referencen til at kende hierarkiske rapporteringsforhold i organisationen, antallet og typer af stillinger. Det vil sige, at det giver os mulighed for at vide, i hvilket omfang arbejdet i en bestemt stilling afhænger af, hvor godt en anden gør det, om det er over eller under det med hensyn til autoritet.

5. Afskedigelse af medarbejdere

Ved at analysere jobstillingen kan vi opdage de stillinger, der praktisk talt udfører den samme funktion eller er for ens til at tillade dem at fortsætte med at eksistere. dette værktøj giver dig mulighed for at beslutte, om det er nødvendigt at kombinere to job til ét eller ændre deres funktioner for at undgå dobbeltarbejde.

• Du kan være interesseret i: "Quantitative School of Administration: hvad det er, og egenskaber"

Typer af jobanalyse

Der er flere typer jobanalyser, der kan udføres. De udelukker ikke hinanden, tværtimod er de alle nødvendige for at præcisere, hvad funktionerne er, krav og kompetencer til hver stilling i virksomheden, selvom du afhængigt af tid og midler kan beslutte dig for kun at have én type af analyse. De vigtigste er følgende fire:

1. Opgavebaseret analyse

Opgavebaseret jobanalyse Det er den ældste og mest klassiske. Det består grundlæggende i at finde ud af, hvilke opgaver medarbejderne udfører, uanset hvilke færdigheder, uddannelse og færdigheder de har eller bør have. Denne model har til formål at definere og fastlægge de opgaver, pligter og ansvar, der er knyttet til hver af stillingerne i virksomheden.

2. Kompetencebaseret analyse

Analysen af ​​kompetencer fokuserer på disse færdigheder, der er nødvendige for at udføre jobbet.

3. Styrkebaseret analyse

Styrkebaseret analyse fokuserer på de handlinger, som arbejderne nyder mest, eller dem, hvor de klarer sig særligt godt. Det er et spørgsmål om at lede efter de motivationer, der har fået arbejderne til at vælge stillingen, eller det ønske, der vækker dem til at udføre den stilling.

4. Personlighedsbaseret analyse

Selvom det bestemt er lidt mere kompliceret, kan en jobanalyse udføres på udkig efter de personlighedstræk, der er bedst egnede til at udføre en sådan stilling. De mest dysfunktionelle træk kan også analyseres, altså dem, der er en kilde til problemer for det pågældende arbejde.

Hvor man kan udtrække information

Jobanalyse er et værktøj, der forsøger at følge den videnskabelige metode. Den er baseret på de mest objektive og pålidelige kilder til information og teknikker for at gøre analysen til en trofast repræsentation af organisatorisk virkelighed.

Data udtrækkes fra selve jobbet, såsom de opgaver, medarbejderen udfører, hvordan de udfører dem, og den adfærd, der er forbundet med deres ansættelse. Men ud over disse observationer er der flere teknikker til at kunne udtrække al den nødvendige information.

• Interviews og diskussionsgrupper.
• Spørgeskemaer
• Observation eller selvobservation.
• Analyse gennem dokumentation, præstationsevaluering og gamle jobtilbud.
• Metodologien for kritiske hændelser

Udvikling af jobanalyse

Dernæst vil vi se, hvordan man udvikler en jobanalyse og de trin, der skal følges. Det er væsentligt, at når man går videre med en analyse af denne type, ved man, hvilke aspekter der skal være dokument, hvilke personer i organisationen kan give dem og den måde, hvorpå informationen skal håndteres. Information.

1. sætte opgaverne

Den første del af processen består af analysere de opgaver, som arbejderne udfører. Det er den ældste og samtidig den mest fundamentale type jobanalyse. Det er nødvendigt at vide, hvilke typer opgaver og hvordan de udføres i organisationen for at kunne udføre en omfattende jobanalyse. For at indsamle oplysninger i dette trin er det derfor nødvendigt at stille dig selv følgende spørgsmål:

• Hvad laver medarbejderen?
• Som det gør?
• Hvad gør han det for?
• Hvorfor gør han dette?

Forsøger at besvare disse spørgsmål for hver stilling Vi kan skrive en liste over de opgaver, der udføres i organisationen. For eksempel, hvis vi ønsker at analysere jobbet som tjener, kan vi stille os selv disse spørgsmål vedrørende følgende to opgaver: medbringelse af mad og drikkevarer og rengøring af bordet.

I tilfælde af medbringelse af mad og drikke, bruger tjeneren en bakke til at kunne bringe disse ting til den kunde, der har bestilt disse fødevarer. Grunden til dette er, at vi er interesserede i, at kunden bliver tilfreds med at indtage det, de har bestilt.

Ved rengøring af bordet gør tjeneren det med klud, desinfektionsmiddel og andre rengøringsmidler, så bordet er i stand til at kunne bruges af andre kunder. Grunden til dette er at undgå ikke at overholde de hygiejnestandarder, som Sundhedsministeriet har pålagt, udover at undgå klager fra den utilfredse klient.

2. Arbejdsopgaver og ansvar

Når du ved, hvilke opgaver der udføres i organisationen de er grupperet i forskellige funktioner. Det kan være tilfældet, at der er opgaver, der kun opfylder én funktion, andre, der er ret forskellige hinanden, men tjener det samme og en opgave, der til gengæld udfører forskellige funktioner inden for organisation.

Tager man eksemplet med tjeneren, kunne vi overveje, at det at bringe mad til kunderne ville være inden for "kundeservice"-funktionen, mens rengøringens hovedfunktion ville være "etablissementshygiejne", selvom det også kunne være relateret til kundeservice. kunde.

Når funktionerne for de opgaver, der udføres i organisationen, er etableret, skal de De er organiseret efter graden af ​​ansvar inden for samme. De kan klassificeres på en skala i tilfælde af, at vi kan tale om ansvar, der er meget vigtigere end andre, men i I mange tilfælde indebærer de fleste af opgaverne en tilsvarende grad af ansvar, hvormed de kan prioriteres lige så højt.

3. Viden og erfaringer

Et grundlæggende aspekt under analysen af ​​jobbet er evalueringen af ​​den erfaring og viden, der er nødvendig for at udføre jobbet. Så det de færdigheder, evner og uddannelse, der anbefales eller efterspørges for at skulle udføre jobbets opgaver, evalueres.

I mange tilfælde er denne nødvendige viden let at etablere. For at kunne arbejde i en klinik som læge vil den uddannelse, der vil blive efterspurgt, være en uddannelse i medicin og gerne en kandidat- eller kandidatuddannelse. I andre tilfælde er de kvalifikationer, der kræves for at udføre jobbet, dog ikke så klare. For at arbejde i et supermarked kan de for eksempel bede om et fødevarehåndteringscertifikat eller en professionel uddannelse, selvom det ikke altid er tilfældet.

Under analysen af ​​jobbet for at kunne vide, hvad den ønskede uddannelse er det ideelle er at gå direkte til medarbejdere og ledere. De vil give deres mening eller erfaringer, hvilken grad de har, hvad de er blevet bedt om, og hvad de har set i tidligere virksomheder, hvor de har arbejdet. Det er meget nyttigt at vide, hvad konkurrerende virksomheder anmoder om fra deres medarbejdere, da det på denne måde På den måde vil vi forhindre, at virksomheden mister styrke inden for sit felt på grund af manglende træning af sit arbejdere.

4. Færdigheder i jobanalyse

På dette tidspunkt er det vigtigt at udføre jobanalysen baseret på dine medarbejderes færdigheder. Tre meget nyttige teknikker kan bruges her, som kan suppleres.

4. 1. Interview med ledere

Ledere er en nøglefigur i organisationen, da de er det som kender jobbet fra første hånd og ved, hvilke kompetencer der er behov for at udføre opgaver korrekt.

4.2. Præstations evaluering

Den udleder, hvilke kompetencer der adskiller en god medarbejder fra en, der ikke udfører sit arbejde godt.

4.3. kritiske hændelser

med denne teknik disse nøgleadfærd i jobstillingen er etableret, dem der bestemmer succes eller fiasko af organisationen. Den finder ud af, hvilken adfærd der kan gavne eller skade virksomhedens ydeevne, og den har til formål at kopiere eller udrydde dem.

5. Hav klare mål

Uanset hvilken teknik der bruges, er det ideelle at bruge alle tre, Det grundlæggende er, at det med dens brug er muligt at besvare følgende spørgsmål:

• Hvad er forskellen mellem en god og en dårlig medarbejder?
• Hvorfor er nogle medarbejdere i stand til at udføre opgaver bedre end andre?
• Hvis du skulle ansætte en medarbejder til at udføre en opgave, hvad ville du så kigge efter?
• Er der andet nødvendigt for at etablere kompetencerne korrekt?

Under alle omstændigheder skal det bemærkes, at hver virksomhed har sin egen idé om, hvad de ideelle færdigheder er for sine medarbejdere afhængigt af den stilling, de indtager, det vil sige, at dette er et meget subjektivt skridt.

Denne variation i de nødvendige færdigheder er i høj grad påvirket af virksomhedens organisationskultur, som varierer meget fra den ene til den anden. Derudover har hver virksomhed en anden kunde, så de kriterier, der uddrages fra analysen af ​​stillinger i en virksomhed, er måske ikke til nogen nytte for en anden.

Bibliografiske referencer:

• Martín-Valverde, A., Rodríguez-Sañudo Gutiérrez, F. Garcia Murcia, J. (1996). Arbejdsret. Madrid: Tecnos.
• m. Peiro, J. (1996). Organisationspsykologi. Madrid: UNED.
• Leal Millán, A., Román Onsalo, M., Alfaro de Prado Sagrera, A., Rodríguez Félix, L. (2002). Den menneskelige faktor i arbejdsforhold, Vejledning og ledelsesmanual: Pyramide.