Formale Kommunikation: Was ist das und was sind ihre Eigenschaften?

Wir alle kennen unterschiedliche Kommunikationsstile und verwenden je nach Kontext, in dem wir uns befinden, den einen oder anderen.

Eine der wichtigsten ist die der formellen Kommunikation. In diesen Absätzen können wir alles über diesen Stil lernen und die Rahmenbedingungen entdecken, in denen er sich befindet normalerweise verwenden und was sind seine Hauptmerkmale und Vorteile im Vergleich zu anderen Modellen von Kommunikation.

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Was ist formale Kommunikation und was sind ihre Merkmale?

Formale Kommunikation ist ein kommunikativer Stil, der in professionellen und institutionellen Kontexten verwendet wird. Es ist eine geregelte Methode, bei der umgangssprachliche Wörter nicht erlaubt sind, da der verwendete Ton immer kultiviert und aseptisch sein muss. Ebenso können wir formale Kommunikation auch den Informationsfluss nennen, der zwischen den verschiedenen stattfindet Ränge innerhalb der Hierarchie einer Organisation, und dies wird innerhalb des Regelwerks festgelegt, das wir erwähnten.

Der Fluss der formellen Kommunikation kann in mündlicher oder schriftlicher Form erfolgen. In der Regel werden kurz gelöste Interaktionen in mündlichen Gesprächen geführt. Kommunikationen, die umfangreichere oder komplexere Informationen erfordern, werden jedoch normalerweise ausgewählt schriftlich und übermitteln sie den Gesprächspartnern auf dem gewählten Weg (Rundschreiben, E-Mails, Post, Memo usw.

Ein weiteres Merkmal der formellen Kommunikation ist, dass funktioniert über Protokolle, die Sendern und Empfängern bekannt sind, die Teil der Organisation sind, in der dieser Kommunikationsprozess stattfindet. Diese Protokolle implizieren beispielsweise die Pfade, die Nachrichten innerhalb der Hierarchie nehmen müssen. So weiß ein Mitarbeiter, dass er bestimmte Informationen an seinen Vorgesetzten senden muss, und dieser muss die Informationen wiederum an seinen Vorgesetzten übermitteln, kann aber den Zwischenschritt nicht überspringen.

Das heißt, jedes Mitglied der Organisation, das an dieser formellen Kommunikation teilnimmt Sie müssen im Voraus wissen, welche Nachricht an welche Person gerichtet werden soll, in welcher Form sie erfolgen soll und welchen Weg diese Information einschlagen soll um Ihr Ziel richtig zu erreichen.

Formen der formellen Kommunikation

Abhängig von der Adresse, die wir für die Übermittlung der Informationen verwenden, können wir bis zu vier verschiedene Arten der formellen Kommunikation einrichten. Schauen wir uns alle genauer an.

1. Formale Kommunikation nach oben

Wenn Sie in der Organisation ein Mitarbeiter versucht, mit einem seiner Vorgesetzten zu kommunizieren, entweder dem unmittelbar Vorgesetzten oder einem, der über ihm steht, würden wir von einer formalen Kommunikation nach oben sprechen. Es ist eine Form der Übertragung der Nachricht vom vertikalen Typ und mit Richtung von unten nach oben. Ein Beispiel für Nachrichten, die in diesem Modus gesendet werden können, sind die Berichte, die gesendet wurden beantragt, aber auch Anfragen zu einer bestimmten Angelegenheit und sogar Beschwerden, die sie verlassen möchten Patente.

2. Formale Kommunikation nach unten

Der umgekehrte Fall zum vorherigen wäre der der absteigenden formellen Kommunikation. Auch bei diesem Modell werden die Informationen vertikal übertragen, diesmal jedoch von oben nach unten. Das heißt, Es sind die Manager und Manager, die Informationen an die ihnen unterstellten Mitarbeiter übermitteln. Sie können zum Beispiel Anweisungen zu den zu erledigenden Aufgaben und deren Ausführung senden. Sie können dies mündlich oder schriftlich tun, je nachdem, welche Informationen sie übermitteln möchten.

3. Horizontale formale Kommunikation

Nicht die gesamte formelle Kommunikation in der Organisation richtet sich an Personen auf einer anderen hierarchischen Ebene. Wenn die Nachricht an einen anderen Arbeitnehmer gesendet wird, der denselben Rang einnimmt, sprechen wir von horizontaler formeller Kommunikation, da der Informationsfluss seitlich gerichtet ist.

Dieses Modell wird in den Sitzungen der verschiedenen Abteilungsleiter deutlich beobachtet, da sie mehrere Personen aus unabhängigen Abteilungen kommunizieren, aber alle sind in der gleichen Position wie Manager oder Manager.

4. Diagonale formale Kommunikation

Es gibt eine seltenere Form der formalen Kommunikation, die dennoch stattfinden kann, und zwar diagonal. Diese Modalität würde auftreten wenn die beiden Gesprächspartner unterschiedlichen Abteilungen, aber auch unterschiedlichen hierarchischen Ebenen angehören.

Es kann der Fall sein, dass ein Leiter einer bestimmten Abteilung des Unternehmens eine Informationen an Mitarbeiter, die nicht unter ihrer Verantwortung stehen, aber in der Struktur der Gesellschaft. Dies wäre ein Beispiel für einen diagonalen formalen Kommunikationsfall.

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Stärken dieses kommunikativen Stils

Formale Kommunikation hat gegenüber informeller Kommunikation eine Reihe von Vorteilen. Wir werden die wichtigsten sehen.

1. Standardisierung

Die Anwendung dieser Methode stellt die Gleichberechtigung in allen Kommunikationsprozessen der Organisation sicher, damit alle Mitglieder wissen, wie sie bei der Übermittlung von Informationen vorgehen müssen, den richtigen Weg und den richtigen Weg zu wählen, und gleichzeitig wissen sie alle die Botschaften, die sie erreichen, zweifelsfrei zu interpretieren. Es handelt sich um ein standardisiertes Modell, das ein klares Verständnis der Regeln und Verfahren ermöglicht.

2. Ohne Fehler

Die Tatsache, vordefinierte Regeln zu verwenden und immer die gleichen Verfahren zu befolgen, hat einen zusätzlichen Vorteil, und ist, dass es nicht zulässt, dass Fehler erzeugt werden, die über die menschlichen Fehler hinausgehen, die außerhalb der genannten Fälle begangen werden könnten Regeln. Wichtig ist, dass nach den angegebenen Protokollen, die Informationen müssen problemlos durch die Organisation fließen und ohne Zweifel bei den Gesprächspartnern zu erzeugen.

3. Pfotenabdruck

Die formale Kommunikation hat noch einen weiteren klaren Vorteil, nämlich dass alle Interaktionen, die schriftlich erfolgen werden archiviert und können somit jederzeit eingesehen werden um bestimmte Informationen abrufen zu können.

Dasselbe passiert logischerweise nicht bei der formalen mündlichen Kommunikation, aber wir hatten bereits erwähnt, dass diese Art der Interaktion auftritt, um sehr prägnante Nachrichten zu senden. Alle, die einen gewissen Komplexitätsgrad aufweisen, müssen schriftlich übermittelt werden und werden daher registriert.

Formale Kommunikationsschwächen

Logischerweise sind nicht alle Qualitäten der formalen Kommunikation positiv. Es gibt auch einige Nachteile, die wir uns bewusst sein müssen.

1. Zeitkosten

Die Tatsache, dass ziemlich starre Protokolle befolgt werden, bedeutet manchmal, dass die formale Kommunikation Folgendes beinhaltet: eine unnötige Zeitverschwendung für eine Informationsübertragung, die eigentlich in viel kürzerer Zeit erfolgen könnte. Dies ist der Fall bei endlosen Meetings, bei denen die Nachricht auf ineffiziente Weise zwischen den Teilnehmern übertragen wird, wenn in In Wirklichkeit könnte dies direkter erfolgen, aber es würde bedeuten, die standardisierten Kommunikationskanäle der Organisation aufzugeben.

2. Kälte

Formale Kommunikation führt dazu, dass Botschaften auf coole Weise übermittelt werden, oft ohne menschliche Note das macht die Interaktionen wärmer und das macht diese Kommunikation viel unpersönlicher als der informelle Stil. Darüber hinaus ist diese Starrheit der Regeln auch schränkt den kommunikativen Stil des Absenders stark ein und entmenschlicht manchmal die Übertragung der Nachricht und bewirkt, dass der Empfänger es wärmer wahrnimmt.

3. Verwechslung

Die Regeln der formellen Kommunikation sollten es nicht zulassen, aber manchmal ist es unvermeidlich, dass eine gewisse Verwirrung um die empfangene Nachricht erzeugt wird. Dies geschieht, wenn die Informationsübertragung mehrere Sprünge zwischen verschiedenen Gesprächspartnern erfordert, wodurch die Möglichkeit entsteht, dass an jedem dieser Punkte die ursprüngliche Botschaft verzerrt ist und die letztendlich empfangene nicht genau dieselbe ist wie die Erste.

Verbesserungsmöglichkeiten

Die formale Kommunikation ist verbesserungswürdig, und dafür gibt es mehrere Empfehlungen, die diese Art der Informationsübermittlung innerhalb von Unternehmen effizienter gestalten können. Dies sind einige davon.

1. Formalismus begrenzen

Es ist bewiesen, dass eine formelle Kommunikation erfordert einen Anstand bei der Aussendung der Nachricht, aber manchmal kann dieser Überschuss an formalen Ausdrücken einen äußerst ernsten Ton erzeugen, den die Empfänger könnte als negativ interpretiert werden, wenn die Nachricht neutral sein und sogar auf die Leitung gehen kann Gegenteil. Zum Beispiel kann ein Abteilungsleiter eine E-Mail an seine Untergebenen senden, um über seine zu sprechen Leistung, die im Prinzip gut ist, aber einen so ernsten Ton verwenden, dass sie ihn in a. interpretieren Negativ.

2. Revision

Diese Empfehlung sollte für jede Art von Kommunikation gelten, aber viel mehr für die formelle. Es ist unbedingt erforderlich, die Texte vor dem Senden zu überprüfen, denn manchmal kann die Eile dazu führen, dass wir eine Reihe von Rechtschreib-, Grammatik- oder sogar Fehlern begehen Inhalte, die zu Problemen bei der Interpretation der Nachricht führen können, was schwerwiegende Auswirkungen auf die Organisation. Stellen Sie sich zum Beispiel vor, wir weisen einen Arbeiter an, 5.000 statt 500 Einheiten eines Produkts zu versenden.

3. Rezeption

Eine gute Faustregel ist, den Empfänger um eine Bestätigung zu bitten, dass Sie die Nachricht richtig empfangen haben. Zur Zeit Es gibt Tools in den E-Mails, die uns informieren, wenn der Empfänger unsere E-Mail erhalten hat, sodass wir in diesen Fällen nicht einmal ausdrücklich um eine solche Bestätigung bitten müssen.

4. Richtige Verwendung

Die letzte Empfehlung wäre die formelle Kommunikation nur für organisatorische Angelegenheiten nutzen. Alle Angelegenheiten außerhalb des Unternehmens sollten nicht auf diese Weise behandelt werden, und versuchen Sie, eine eine persönliche Nachricht über einen institutionellen Kanal führt nur zu Problemen, da dies nicht der Kanal ist angemessen.

Bibliographische Referenzen:

• Andrade, H. (2005). Interne Organisationskommunikation: Prozess, Disziplin und Technik. Netbiblo.
• Rojas, D. (1994). Kommunikationstechniken für Führungskräfte. McGraw-Hill Interamericana.
• Simon, H. A., Gómez, J. (1993). Die Kommunikation. Administratives Verhalten.