Πώς να διαχειριστείτε καλύτερα το χρόνο σας στην εργασία: 12 συμβουλές (και τι πρέπει να αποφύγετε)

Έχει συμβεί σε όλους μας ότι έχουμε πολλή δουλειά να κάνουμε και φαίνεται ότι δεν υπάρχουν αρκετές ώρες για να το τελειώσουμε. "Buff, δεν έχω χρόνο ..." λέμε στον εαυτό μας αλλά, ας το παραδεχτούμε, όλοι έχουμε τις ίδιες 7 ημέρες με 24 ώρες το καθένα. Το πρόβλημα δεν είναι ότι δεν υπάρχει χρόνος, είναι ότι το σχεδιάζουμε άσχημα.

Πώς να διαχειριστούμε καλύτερα το χρόνο στην εργασία είναι ένα ερώτημα που όλοι οι εργατικοί εργαζόμενοι έχουν αναρωτηθεί και στη συνέχεια θα δούμε στρατηγικές για να το επιτύχουμε, καθώς και πώς να αποτρέψουμε τις ώρες μας να ξεθωριάσουν τόσο ομαλά όσο και οι κόκκοι σε μια κλεψύδρα.

• Σχετικό άρθρο: "Ψυχολογία της εργασίας και των οργανώσεων: ένα επάγγελμα με το μέλλον"

Πώς να διαχειρίζεστε καλύτερα το χρόνο σας στην εργασία και να αποδίδετε καλύτερα

Οι εβδομάδες μας έχουν 7 ημέρες και καθεμία από αυτές έχει 24 ώρες, όχι μία ακόμη, ούτε μία λιγότερο. Ο χρόνος είναι ο ίδιος για όλους όσον αφορά την ποσότητα, αλλά όχι για τη χρήση του. Μερικοί καταφέρνουν να κάνουν όλες τις εργασίες που πρέπει χωρίς να χάσουν χρόνο για να αφιερώσουν τον ελεύθερο χρόνο τους και την οικογένειά τους, ενώ άλλοι ολοκληρώνουν τις υποχρεώσεις τους πολύ αργά

. Γιατί; Τι είναι αυτό που διαφοροποιεί το ένα από το άλλο; Το κλειδί για όλα αυτά είναι πόσο διαφορετικά διαχειριζόμαστε το χρόνο εργασίας μας.

Στην κοινωνία στην οποία ζούμε είναι απαραίτητο να διαχειριζόμαστε τον χρόνο, καθώς στο ελάχιστο ότι εμείς έλλειψη αρχίζουμε να υπερφορτώνουμε, να νιώθουμε άγχος και να παρατηρούμε πώς πρέπει να κάνουν ό, τι θέλαμε να κάνουμε Ματαίωση.

Οι υποχρεώσεις εργασίας ξεπερνούν τα χόμπι, την οικογένεια, τους φίλους μας και άλλες δραστηριότητες ευχάριστο, που σημαίνει ότι όσο περισσότερο χρειαζόμαστε για να κάνουμε τη δουλειά μας, τόσο λιγότερο θα το απολαύσουμε ελεύθερος χρόνος. Η κακή διαχείριση του χρόνου μας απογοητεύει και μας κάνει να νιώθουμε σαν να χάνουμε τη ζωή μας.

Το πώς να διαχειριστείτε καλύτερα το χρόνο στην εργασία είναι κάτι που πολλοί θέλουν, αλλά λίγοι παίρνουν. Δεν υπάρχει ακατανόητο μυστήριο, είναι απλώς θέμα μάθησης να οργανώνεις. Φυσικά, μπορεί να υπάρχουν πάντα απρόβλεπτα γεγονότα, αλλά οι περισσότερες από τις ώρες που βλέπουμε περνούν είναι χρόνος που, καλά χρησιμοποιημένος, θα μας επιτρέψει να ολοκληρώσουμε τις εργασίες μας το συντομότερο δυνατό.

Τρόποι για καλύτερη διαχείριση του χρόνου

Στη συνέχεια θα δούμε ότι θα δούμε πολλές συμβουλές και στρατηγικές για να αξιοποιήσουμε στο έπακρο την εργασία Έτσι, έχουμε περισσότερα για εκείνες τις ευχάριστες δραστηριότητες που θέλουμε να κάνουμε μόλις τελειώσουμε με τις υποχρεώσεις εργασίας μας.

1. Χρησιμοποιήστε μια ατζέντα

Οι ατζέντες μας επιτρέπουν να διαχειριζόμαστε τον χρόνο μεσοπρόθεσμα και μακροπρόθεσμα, βάζοντας σημαντικές ημερομηνίες και διατηρώντας τα καλά. Είτε σε ψηφιακή είτε σε φυσική μορφή, το σημαντικό είναι ότι πρέπει να οργανώσουμε τα καθήκοντα και να σχεδιάσουμε καλά όταν πρέπει να παραδώσουμε τις εκθέσεις ή να τηρήσουμε τις προθεσμίες μας. Πρέπει πάντα να έχουμε στη διάθεσή μας, να καταγράφουμε όλες τις δεσμεύσεις μας και να τις συμβουλεύουμε συχνά. Ας μην εμπιστευτούμε τη μνήμη μας γιατί, όσο πιστεύουμε ότι είναι αλάθητο, δεν είναι.

2. Εκχωρήστε έναν συγκεκριμένο χρόνο στις εργασίες

Εάν εργαζόμαστε ακούραστα και συνεχώς, αργά ή γρήγορα θα εμφανιστεί σωματική και ψυχική κόπωση, κάτι που θα μας εμποδίσει να αποδώσουμε ικανοποιητικά. Για αυτόν τον λόγο, είναι απαραίτητο να εκχωρήσετε έναν ορισμένο χρόνο σε κάθε δραστηριότητα και να αφήσετε λίγο ελεύθερο χρόνο μεταξύ των εργασιών, ακόμη και αν είναι πολύ σύντομο. Αυτό μπορεί να είναι αντιφατικό, αλλά λαμβάνοντας υπόψη ότι μετά από 50 λεπτά είναι δύσκολο Ας μείνουμε συγκεντρωμένοι, ένα σύντομο διάλειμμα μπορεί να μας επαναφορτίσει και να συνεχίσει να λειτουργεί σε ικανοποιητικό βαθμό.

Το ιδανικό είναι να βάζουμε στο πρόγραμμά μας όταν αρχίζουν να κάνουν κάθε μια από τις εργασίες που μας έχουν ανατεθεί και πότε πρέπει να κάνουμε ένα σύντομο διάλειμμα. Μπορούμε να βασιστούμε στη μέθοδο Pomodoro, δουλεύοντας 25 λεπτά (1 pomodoro) ή 50 (2 pomodoros) και μετά κάνουμε ένα διάλειμμα 5 λεπτών μεταξύ των περιόδων. Έτσι θα είμαστε σε θέση να προχωρήσουμε χωρίς να αισθανόμαστε εξαντλημένοι, εκτελώντας σωστά τις λειτουργίες που πρέπει να αναπτύξουμε.

3. Θέτω στόχους

Συνιστάται ιδιαίτερα να ορίζετε ημερήσιους, εβδομαδιαίους και ακόμη και μηνιαίους στόχους. Αυτή η στρατηγική είναι μια πολύ καλή επιλογή για τη σωστή εκτέλεση σύντομων θέσεων εργασίας, και μας παρακινεί επίσης να δούμε πόσα επιτυγχάνουμε. Αυτοί οι στόχοι πρέπει να είναι φιλόδοξοι, αλλά και ρεαλιστικοί και εφικτοί από το αντίθετοΌταν βλέπουμε ότι δεν συμμορφωνόμαστε με αυτούς, θα υποκινηθούμε. Οι στόχοι που πρέπει να τεθούν πρέπει να είναι βραχυπρόθεσμοι, μεσοπρόθεσμοι και μακροπρόθεσμοι.

• Μπορεί να σας ενδιαφέρει: "Ενεργοί δράσης: τι είναι και πώς επηρεάζουν τη συμπεριφορά"

4. Προτεραιότητα στις εργασίες

Δεν είναι όλες οι εργασίες εξίσου σημαντικές. Πρέπει να ξεκινήσουμε με την πιο σημαντική, την υψηλότερη προτεραιότητα. Δεν έχει σημασία η σειρά με την οποία δίνουμε προτεραιότητα στα πράγματα, Το σημαντικό είναι ότι το κάνουμε αφού τελειώνοντας τα πιο σημαντικά πράγματα νωρίτερα θα σημαίνει ότι θα έχουμε ελεύθερο χρόνο πρώτα.

Οτιδήποτε είναι μικρό ή δεν είναι επείγον να διορθωθεί μπορεί να περιμένει. Σε σχέση με αυτό, είναι σημαντικό να γνωρίζουμε ποιες είναι οι καλύτερες ώρες απόδοσής μας, αυτές στις οποίες καλύτερα συγκεντρώνουμε, για να κάνουμε τις εργασίες που απαιτούν τους περισσότερους πόρους με τη μεγαλύτερη δυνατή αποτελεσματικότητα και χωρίς λάθη. Το λιγότερο σημαντικό πράγμα είναι καλύτερο να το αφήσουμε σε στιγμές που η απόδοσή μας δεν είναι πολύ υψηλή, συνήθως μετά το φαγητό ή αργά την εργάσιμη ημέρα.

5. Ξεκινήστε τουλάχιστον ωραία

Σε πολλές περιπτώσεις αφήνουμε αυτό που τουλάχιστον θέλουμε να κάνουμε μέχρι το τελευταίο και αυτό είναι ένα μεγάλο λάθος. Το καλύτερο που μπορούμε να κάνουμε είναι να κάνουμε ό, τι είναι ένα κακό ποτό το συντομότερο δυνατό γιατί, με αυτόν τον τρόπο, θα το ξεφορτωθούμε πριν και περισσότερο μπορούμε να απολαύσουμε το υπόλοιπο της ημέρας. Εάν απαλλαγούμε από αυτό που μας προκαλεί πρώτα, τα υπόλοιπα πράγματα που πρέπει να κάνουμε θα είναι ευκολότερα.

6. Χωρίστε το χρόνο σε μπλοκ

Μια πολύ καλή στρατηγική για να εκμεταλλευτείτε και να διαχειριστείτε αποτελεσματικά τον χρόνο είναι να χωρίσετε την εργάσιμη ημέρα σε μπλοκ. Αν πρέπει να κάνουμε σύνθετα καθήκοντα, τα οποία με την πρώτη ματιά μας κάνουν πολύ απρόθυμοι να τα ξεκινήσουμε, μπορούμε πάντα να τα χωρίσουμε σε απλούστερες εργασίες, οργανωμένες με τέτοιο τρόπο ώστε κάθε μικρό βήμα να είναι Προκαταβολή. Μετατρέποντας πολύπλοκες εργασίες σε πολλές απλούστερες, μπορούμε να βελτιστοποιήσουμε τους πόρους, να εξοικονομήσουμε χρόνο και να οργανώσουμε καλύτερα τον χρόνο..

7. Δώστε στον εαυτό σας ανταμοιβές

Αν και δεν πρέπει να κάνουμε κακοποίηση, μπορούμε να ανταμείψουμε τον εαυτό μας για την εργασία στο σπίτι. Μπορούμε να δώσουμε στον εαυτό μας μικρά βραβεία όπως, για παράδειγμα, να έχουμε μια σοκολάτα στο τέλος μιας αναφοράς, να διαβάσουμε ένα βιβλίο που μας αρέσει για μισή ώρα, να παρακολουθήσουμε ένα βίντεο που μας ενδιαφέρει... Αυτά τα μικρά βραβεία θα μας οδηγήσουν και θα μας παρακινήσουν να κάνουμε και να ολοκληρώσουμε τις εργασίες που πρέπει να κάνουμε.

8. Οργανώστε ένα καλό εργασιακό περιβάλλον

Ο τόπος όπου εργαζόμαστε είναι πολύ σημαντικός, περισσότερο από ό, τι νομίζουμε. Στο βαθμό που μπορούμε, πρέπει να εργαστούμε σε ένα μέρος με ένα καλό γραφείο, μια άνετη καρέκλα, καλό φωτισμό και χωρίς πολλές περισπασμούς.. Μπορούμε να του δώσουμε μια προσωπική πινελιά για να το κάνουμε άνετο, αλλά πάντα φροντίζοντας να είναι τακτοποιημένο και καλά οργανωμένο. Ένας πίνακας γεμάτος χαρτιά, με όργανα γραφείου εντελώς γεμάτα, είναι ένα περιβάλλον που μας εμποδίζει να επικεντρωθούμε στις εργασίες μας.

9. Ορίστε όρια

Το να ξοδεύουμε αρκετές ώρες στη σειρά κάνοντας το ίδιο πράγμα, χωρίς να σηκωθούμε από την καρέκλα ή να τεντώσουμε λίγο τα πόδια μας, είναι πολύ κακό για την υγεία και την παραγωγικότητά μας. Δεν θα κάνουμε τα πράγματα καλύτερα δουλεύοντας περισσότερες ώρες. Εάν βλέπουμε ότι μια εργασία μας κοστίζει πάρα πολύ ή ότι αποσπάται εύκολα, ας πάρουμε λίγο χρόνο, είτε να αλλάξουμε τις εργασίες για λίγο είτε να ξεκουραζόμαστε άμεσα. Δεν είναι ότι εγκαταλείπουμε αυτό που κάναμε, είναι ότι πρέπει να το αφήσουμε σε αναμονή για λίγο.

• Μπορεί να σας ενδιαφέρει: "Νόμος του Πάρκινσον: Γιατί παίρνουμε περισσότερο όσο περισσότερο έχουμε"

10. Αποφύγετε την πολλαπλή εργασία

Αλλά με τον ίδιο τρόπο που είναι εντάξει να αφήσουμε μια εργασία μισή για λίγο, δεν πρέπει να σκεφτόμαστε ότι θα δουλέψουμε καλά εάν μεταβαίνουμε συνεχώς από εργασία σε εργασία. Η συγκέντρωση είναι κάτι που απαιτεί χρόνο, οπότε δεν μπορούμε να αφιερωθούμε να κάνουμε δύο εργασίες εναλλάξ την ίδια στιγμή, αφού το μόνο που πρόκειται να επιτύχουμε είναι να κουράσουμε πολύ γρήγορα και να πάρουμε δύο φορές περισσότερο κάνε τα. Το Multitasking είναι ο χειρότερος εχθρός της αποτελεσματικής διαχείρισης καιρός. Η απόδοση είναι πολύ υψηλότερη όταν εστιάζουμε σε μία μόνο εργασία.

11. Μην φοβάστε να πείτε όχι

Είναι σημαντικό να μάθουμε να λέμε όχι όταν δεν μπορούμε να κάνουμε κάτι επειδή έχουμε ήδη πολλή δουλειά. Μερικές φορές οι συνάδελφοί μας προσπαθούν να κρύψουν τις υποχρεώσεις τους από εμάς, ή ακόμα και το αφεντικό μας κάνει κατάχρηση κατάσταση και μας δίνει καθήκοντα που είναι αδύνατο να τελειώσουμε σήμερα χωρίς να θυσιάσουμε μέρος του χρόνου μας Ελεύθερος. Μερικές φορές μπορεί να γίνει αποδεκτό, αλλά είναι πάντα υπερβολικό. Εάν βλέπουμε ότι μας ζητούν πάρα πολλά από εμάς, δεν πρέπει να φοβόμαστε να πούμε όχι.

12. Εκχώρηση σε τρίτους

Μερικές φορές μπορούμε να αισθανθούμε ότι η κατάσταση μας κατακλύζει, ειδικά εάν μας έχουν ανατεθεί πολλά καθήκοντα, περισσότερο από ό, τι περιμέναμε. Είναι σημαντικό να αποφύγουμε το άγχος και να αναθέσουμε ορισμένα από τα καθήκοντά μας σε έναν συνάδελφο ή έναν υφιστάμενο, χωρίς να καταχραστεί την εμπιστοσύνη ή να περάσει στη θάλασσα ή να του δώσει μια εργασία για την οποία δεν έχει προσληφθεί. Το ερώτημα δεν είναι να θέσουμε κάποιον άλλον να κάνει το ρόλο μας, αλλά ναι να στείλουμε δραστηριότητες που είναι δύσκολο να κάνουμε εντελώς μόνοι μας.

Αυτό που παίρνει χρόνο: λάθη και περισπασμούς στην εργασία

Τώρα που έχουμε δει 12 συμβουλές για να μάθουμε να διαχειριζόμαστε καλύτερα τον χρόνο στην εργασία, ήρθε η ώρα να δούμε τι μας αφαιρεί χρόνο. Υπάρχουν πολλά σφάλματα και αποσπάσματα που εμποδίζουν την καλή μας απόδοση ενώ βρίσκεστε στο χώρο εργασίας, κλέφτες του χρόνου που, αν εντοπιστούν, θα μας κάνουν να διαχειριστούμε τη μέρα μας με τον καλύτερο τρόπο εργασία.

1. Διακοπές

Είναι σαφές ότι οι διακοπές είναι αυτές που καταστρέφουν περισσότερο την οργάνωση του χρόνου μας. Στο ελάχιστο ότι κάτι μας διακόπτει, η συγκέντρωσή μας εξαφανίζεται, με αποτέλεσμα να χρειαζόμαστε μερικά πολύτιμα λεπτά για να επικεντρωθούμε σε αυτό που κάναμε ξανά. Όσο περισσότερο χρειαζόμαστε για να ανακτήσουμε τη συγκέντρωση, τόσο περισσότερο θα χρειαστεί να είμαστε και πάλι παραγωγικοί και, επίσης, διατρέχουμε ορισμένους κινδύνους να κάνουμε περισσότερα λάθη.

2. Κινητό τηλέφωνο

Το τηλέφωνο χρειάζεται χρόνο και πολύ. Είτε πρόκειται να κουτσομπολέψετε για το τελευταίο πράγμα που κάποιος έβαλε στο Instagram, τι μας γράφουν οι φίλοι μας στο WhatsApp ή κάποια κλήση από συγγενή, το κινητό μας αποσπά την προσοχή και μας εμποδίζει να είμαστε αποτελεσματικοί και, φυσικά, όσο περισσότερο χρειάζεται για να πράγματα.

Μια καλή ιδέα είναι να απενεργοποιήσετε το κινητόΩστόσο, δεδομένου ότι ζούμε σε μια υπερ-συνδεδεμένη κοινωνία και ότι εξαρτάται πολύ από αυτήν, το καλύτερο που πρέπει να κάνουμε είναι Μπορούμε να κάνουμε να το μετακινήσουμε έξω από το οπτικό πεδίο μας, έτσι ώστε, έτσι, να το θυμόμαστε μόνο όταν είναι ας δούμε. Είναι επίσης πολύ σημαντικό να το αφήσουμε σιωπηλό και να το καταστήσουμε σαφές στην οικογένεια και τους φίλους μας ότι, εάν δεν πρόκειται να μας ειδοποιήσετε για πραγματικό επείγον, ότι δεν μας καλούν.

3. Αναβολή εργασιών

Η αναβολή δυσάρεστων ή πολύπλοκων εργασιών είναι το χειρότερο πράγμα που μπορούμε να κάνουμε γιατί όσο περισσότερο περνά ο χρόνος, τόσο λιγότερο θα πρέπει να τους κάνουμε και τόσο περισσότερο θα μας κοστίσει να τα κάνουμε καλά όταν αποφασίσουμε να το κάνουμε. Το καλύτερο που μπορούμε να κάνουμε, όπως έχουμε αναφέρει προηγουμένως, είναι να τα κάνουμε ακριβώς την πρώτη στιγμή της ημέρας γιατί με αυτόν τον τρόπο απαλλαγούμε από το κακό ποτό το συντομότερο δυνατό.

ΒΙΟΓΡΑΦΙΚΟ

Εάν θέλουμε να διαχειριστούμε καλύτερα το χρόνο στη δουλειά, είναι σημαντικό να γνωρίζουμε τι πρέπει να κάνουμε κάντε, δομήστε εργασίες σε μικρές δραστηριότητες που είναι εύκολο και γρήγορο να κάνετε και ξεκινήστε τουλάχιστον ευχάριστος. Είναι πολύ σημαντικό να λάβουμε υπόψη ποιες ώρες της ημέρας είμαστε πιο παραγωγικοί και να βάλουμε τις πιο απλές και τις περισσότερες λιγότερο σημαντικό σε εκείνα όπου είναι πιο δύσκολο για εμάς να συγκεντρωθούμε, όπως μετά το φαγητό ή στο τέλος της ημέρας εργασία.

Οι περισπασμοί, ιδίως οι διακοπές και τα κινητά τηλέφωνα, σας πληγώνουν περισσότερο στη διαχείριση του χρόνου μας γιατί όσο περισσότερο χάνουμε τη συγκέντρωση, τόσο λιγότερο παραγωγική θα είμαστε. Είναι απαραίτητο να εργαστείτε σε ένα άνετο δωμάτιο, όπου είμαστε απομονωμένοι από οποιαδήποτε μη επείγουσα απόσπαση της προσοχής και είμαστε πολύ σαφείς πότε είναι ο καταλληλότερος χρόνος για τη χρήση του κινητού. Τα αγαπημένα μας πρόσωπα πρέπει να γνωρίζουν από ποια ώρα έως τι ώρα δουλεύουμε, λέγοντάς τους ότι δεν πρέπει να μας καλέσουν, εκτός εάν πρόκειται για κάτι πολύ σημαντικό.

Βιβλιογραφικές αναφορές:

• Άλεν, Δ. (2001). Ολοκλήρωση: Η τέχνη της παραγωγικότητας χωρίς άγχος Νέα Υόρκη: Βίκινγκ. ISBN 978-0-670-88906-8.
• Fiore, Ν.Α. (2006). Η συνήθεια τώρα: Ένα στρατηγικό πρόγραμμα για την υπέρβαση της αναβλητικότητας και την απόλαυση παιχνιδιού χωρίς ενοχές. Νέα Υόρκη: Penguin Group. ISBN 978-1-58542-552-5.
• Le Blanc, R. (2008). Η επίτευξη στόχων έγινε εύκολη! Πρακτικά εργαλεία καθορισμού στόχων και αποδεδειγμένες τεχνικές διαχείρισης χρόνου. Maarheeze: Cranendonck Coaching. ISBN 978-90-79397-03-7.