Οι 15 λειτουργίες γραφείου (και τα χαρακτηριστικά τους)

Σε κάθε οργανισμό είναι απαραίτητο να πραγματοποιηθεί μια σειρά δραστηριοτήτων για να προχωρήσει η εταιρεία, εκτός από το να μπορεί να ανταποκριθεί στους στόχους που προτείνονται και να προσφέρει τα προϊόντα και τις υπηρεσίες στα οποία ειδικεύεται.

Παρόλο που θα μπορούσαμε να μιλήσουμε για εκατοντάδες λειτουργίες που πραγματοποιούνται μέσα σε μια εταιρεία, η πραγματικότητα είναι ότι υπάρχουν μόνο ένα δεκαπενθήμερο αν τις ομαδοποιήσουμε σε πιο γενικές λειτουργίες.

Στη συνέχεια θα ανακαλύψουμε τι είναι λειτουργίες του κεντρικού γραφείου και ποια είναι η σημασία του για το σύνολο κάθε οργανισμού.

• Σχετικό άρθρο: «Psychυχολογία της εργασίας και των οργανώσεων: ένα επάγγελμα με μέλλον»

Οι 15 λειτουργίες γραφείου (χαρακτηριστικά και χώροι εργασίας)

Σε κάθε οργανισμό υπάρχουν αρκετοί υπάλληλοι που ασκούν διαφορετικές λειτουργίες. Κάθε ένα από αυτά είναι εξειδικευμένο στον τομέα του, το οποίο μπορεί να απαιτεί κάποιο είδος κατάρτισης που είναι λίγο πολύ υψηλό και απαραίτητο για την εκτέλεση της λειτουργίας που εκτελούν στον οργανισμό. Οι λειτουργίες του είναι πολύ διαφορετικές και καλύπτουν πτυχές όπως η διοίκηση, η απογραφή, η οικονομική διαχείριση, η επιλογή εργαζομένων ή η διανομή αλληλογραφίας.

Οι οργανισμοί μπορούν να περιγραφούν ως οργανισμοί στους οποίους εάν κάποιο από τα μέρη τους δεν λειτουργεί σωστά, το σύνολο θα αποτύχει ή θα είναι λιγότερο λειτουργικό. Αυτός είναι ο λόγος για τον οποίο είναι απαραίτητο οι εργαζόμενοι στην εταιρεία να κατακτήσουν τις δεξιότητες που αναμένονται από αυτούς κατά την εκτέλεση καθηκόντων που τους έχουν ανατεθεί, αξιοποιώντας την καλή προφορική επικοινωνία, τις οργανωτικές δεξιότητες, τη συγγραφή εγγράφων και τις γνώσεις τους αυτοματισμός γραφείου. Όλες αυτές οι δεξιότητες σχετίζονται με τις 15 κορυφαίες λειτουργίες γραφείου που θα εξετάσουμε παρακάτω.

1. Σχεδίαση

Ο προγραμματισμός βρίσκεται στην κορυφή της λίστας μας καθώς είναι το πιο σημαντικό έργο σε έναν οργανισμό. Αυτό συνεπάγεται τον καθορισμό των μεθόδων και των οργανωτικών δομών που πρόκειται να υλοποιηθούν στην εταιρεία, καθορίζοντας σαφώς το αναμενόμενο επιχειρηματικό σχέδιο.

Αν και υπάρχουν τεχνολογικά εργαλεία που βοηθούν στον προσδιορισμό των μεθόδων που περιγράφονται στο επιχειρηματικό σχέδιο και διανέμουν καθήκοντα μεταξύ των μελών του προσωπικού, είναι απαραίτητο ένα καλό σχεδίαση. Εάν δεν ξεκινήσετε με το σωστό πόδι, είναι δύσκολο να επιτύχετε τους επιχειρηματικούς στόχους που θέλει να επιτύχει ο οργανισμός.

Οι άνθρωποι που είναι υπεύθυνοι για την εκτέλεση του σχεδιασμού πρέπει να έχουν ένα σαφές επιχειρηματικό όραμαΕκτός από το να γνωρίζουμε σε βάθος ποια είναι η ιεραρχία εντός της εταιρείας και τα δυνατά και αδύνατα σημεία των μελών που θεωρούνται επαρκή για τους στόχους που τους ζητούνται.

2. Διόρθωση εγγράφων

Πολλά γράφονται σε κάθε γραφείο. Ένα από τα πιο χρονοβόρα καθήκοντα για τους εργαζόμενους της εταιρείας είναι η σύνταξη αναφορών και εγγράφων όπως η μεταγραφή σημαντικών συνομιλιών και συναντήσεων, εκτός από την αποχώρηση πρακτικών από τους εαυτούς τους. Επίσης, καταρτίζονται και καταγράφονται πτυχές όπως επιθεωρήσεις και αναθεωρήσεις αποθεμάτων.

Στη σύνταξη εγγράφων Περιλαμβάνει επίσης την ανάπτυξη οδηγών και πρωτοκόλλων για τη βοήθεια των εργαζομένων, αρχάριους και βετεράνους, για να καταλάβουν τι πρέπει να κάνουν σε κάθε μάθημα ή εργασία που τους ζητείται. Μπορούν επίσης να αναφέρουν λεπτομερώς πτυχές όπως ιστορικό, πρόοδο, αποτελέσματα, πλεονεκτήματα και μειονεκτήματα της εφαρμογής μιας ή της άλλης μεθόδου σε μια συγκεκριμένη κατάσταση σημαντικά σημαντική για την Εταιρία.

• Μπορεί να σας ενδιαφέρει: "Η ψυχολογία σου δίνει 6 συμβουλές για να γράφεις καλύτερα"

3. Παρευρίσκομαι σε συναντήσεις

Τι είναι μια εταιρεία χωρίς τις διάσημες επαγγελματικές συναντήσεις; Σε κάθε οργανισμό, πραγματοποιούνται συναντήσεις μεταξύ των μελών μιας ομάδας εργασίας, στην οποία ανταλλάσσουν ιδέες, μοιράζονται παρουσιάσεις, παρουσιάζουν αναφορές και εκθέσεις για τρέχοντα έργα.

Αυτές οι συναντήσεις πραγματοποιούνται με στόχο την επίτευξη κοινών απόψεων και την ευθυγράμμιση των στόχων τους για την επίτευξη ενός στόχου ή την ολοκλήρωση ενός συγκεκριμένου έργου. Προσπαθούν να καθορίσουν την κατεύθυνση που πρέπει να ακολουθήσουν οι εργαζόμενοι για να εργαστούν προς τον ίδιο στόχο, με συντονισμένο τρόπο και χωρίς επανάληψη άσκοπα μεταξύ τους καθηκόντων. Για το λόγο αυτό, οι συναντήσεις αναθέτουν ρόλους, καθήκοντα και προθεσμίες για καθένα από αυτά.

Αυτό που σχολιάζεται στις συνεδριάσεις καταγράφεται σε πρακτικά ή πρακτικά για κατάθεση. Η συχνότητα, η διάρκεια και οι πτυχές που θα συζητηθούν καθορίζονται από τον ίδιο τον οργανισμό και τους συμμετέχοντες στη συνάντηση. Για παράδειγμα, υπάρχουν εταιρείες στις οποίες οι συναντήσεις πραγματοποιούνται καθημερινά, ενώ σε άλλες είναι εβδομαδιαίες, δύο εβδομάδες, μηνιαία... Η συχνότητα των συναντήσεων θα εξαρτηθεί από τις ανάγκες της κάθε εταιρείας και το τι συζητείται σε αυτούς.

• Μπορεί να σας ενδιαφέρει: "Οι 6 τύποι οργανωτικής επικοινωνίας"

4. Προγραμματισμός συνεδριάσεων

Η συνάντηση, προσωπικά ή διαδικτυακά, είναι μόνο η κορυφή του παγόβουνου. Πίσω από κάθε ένα από αυτά υπάρχει πολλή προετοιμασία, επένδυση χρόνου και πόρων για να διευκρινιστεί τι πρόκειται να συζητηθεί ή τι πρόκειται να γίνει σε αυτά.

Μπορεί να φαίνεται απλό, αλλά παύει να είναι έτσι αν σκεφτούμε ότι όποιος είναι υπεύθυνος για τον προγραμματισμό τέτοιων συναντήσεων πρέπει γνωρίζετε το έργο που πρόκειται να συζητηθεί, ποιοι είναι οι άνθρωποι που ενδιαφέρονται να παρακολουθήσουν και τι ώρες είναι Καλά.

Ο προγραμματισμός συνεδριάσεων δεν συνεπάγεται μόνο την απόφαση για τον τόπο, τον χρόνο και τους παρευρισκόμενους, αλλά επίσης βεβαιωθείτε ότι οι συμμετέχοντες θα μπορούν να παρευρίσκονται και ότι η επιλεγμένη ώρα δεν συμπίπτει με εργασίες ή άλλες ακόμη πιο σημαντικές συναντήσεις. Επιπλέον, περιλαμβάνει την απόφαση εάν το θέμα για το οποίο θέλετε να μιλήσετε είναι αρκετά σημαντικό για να καλυφθεί σε ένα συνάντηση, είτε αυτοπροσώπως είτε διαδικτυακά, αφού κανείς δεν θέλει να πραγματοποιήσει συναντήσεις για πράγματα που θα μπορούσαν να συζητηθούν μέσω συνομιλίας ή email ηλεκτρονικός.

• Μπορεί να σας ενδιαφέρει: "Διαχείριση χρόνου: 13 συμβουλές για να επωφεληθείτε από τις ώρες της ημέρας"

5. Οργανωτική ανασκόπηση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου

Μια άλλη λειτουργία γραφείου είναι ο έλεγχος του ηλεκτρονικού ταχυδρομείου του οργανισμού. Στην αρχή ακούγεται απλό, φαίνεται ότι περιλαμβάνει μόνο το άνοιγμα μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που λαμβάνουμε από διαφορετικά επίπεδα της εταιρείας όπου εργαζόμαστε. Ωστόσο, η αλήθεια είναι ότι είναι μια από τις δραστηριότητες που μπορεί να μας πάρει περισσότερο και υπάρχουν μελέτες που δείχνουν ότι κατά μέσο όρο ξοδεύουμε κατά μέσο όρο 20,5 ώρες την εβδομάδα για να εκτελέσετε αυτό το έργο.

Τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που αποστέλλονται από την εταιρεία μας πρέπει να διαβαστούν σε βάθος, επισημαίνοντας τις σημαντικές πτυχές που μας λένε το αφεντικό ή οι συνάδελφοί μας και γνωρίζουμε ότι κανένα μήνυμα δεν είναι άστοχο σπουδαίος. Πρέπει επίσης να τους απαντήσουμε, αφού δεν είναι πολύ επαγγελματικό ή εγκάρδιο να μην απαντήσουμε ευγνωμοσύνη ή το παραμικρό σχόλιο που λάβαμε ένα τέτοιο μήνυμα τόσο από έναν ανώτερο όσο και από έναν υφιστάμενος.

• Σχετικό άρθρο: "Τα 11 μέρη ενός μηνύματος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου (εξηγούνται και με παραδείγματα)"

6. Διανομή ταχυδρομείου της εταιρείας

Η διανομή αλληλογραφίας στην εταιρεία είναι ένα έργο στο οποίο δεν απαιτείται εκτεταμένη εκπαίδευση, αν και συνεπάγεται μεγάλη ευθύνη. Πρέπει να έχετε μεγάλη αίσθηση επείγοντος, καλή οργάνωση και να γνωρίζετε όλα τα σημαντικά τμήματα, γραφεία και θέσεις εντός της εταιρείας παραδώστε τις πληροφορίες στα άτομα που σας βολεύουν και το συντομότερο δυνατό.

Τα έγγραφα και άλλα στοιχεία που ενδεχομένως περιμένουν οι υπάλληλοι του οργανισμού σας περιλαμβάνουν τιμολόγια πωλητών, επιστολές απάντηση από κυβερνητικό φορέα, πιστωτικές κάρτες, σχέδια, φύλλα, ηλεκτρονικές συσκευές όπως κάρτες γραφικών και υλικά ξαδερφια.

7. Επιμελητεία

Επιμελητεία Έχει να κάνει με τη μεταφορά όλων των εμπορευμάτων που σχετίζονται με την εταιρεία, τόσο την άφιξή τους στην εταιρεία όσο και την αναχώρησή τους σε άλλα και την αποθήκευση.

Αυτή η λειτουργία περιλαμβάνει επίσης την αλληλεπίδραση με τους παρόχους, ώστε να μπορούμε διανέμουν βασικές πρώτες ύλες για την παραγωγή προϊόντων και υπηρεσιών που προσφέρει η οργάνωση. Όποιος χειρίζεται τα logistics έχει ως στόχο να διασφαλίσει ότι η εταιρεία διαθέτει όλα όσα χρειάζεται για να συνεχίσει την παραγωγή.

8. Απάντηση κλήσης

Το τηλέφωνο εξακολουθεί να είναι ένα από τα πιο χρησιμοποιούμενα μέσα επικοινωνίας και ο επιχειρηματικός κόσμος δεν είναι ξένος σε αυτό. Η απάντηση κλήσεων είναι μια θεμελιώδης λειτουργία σε κάθε οργανισμό τον τρόπο με τον οποίο επικοινωνείτε με πελάτες, προμηθευτές ή μεταξύ των δικών σας συναδέλφων.

Αυτή η λειτουργία δεν είναι τόσο απλή όσο ακούγεται. Για να το ασκήσετε σωστά, απαιτείται ένας ορισμένος βαθμός πρωτοκόλλου αφού, ειδικά για πιθανούς πελάτες, αυτό είναι το πρώτη μορφή επικοινωνίας για πολλούς από αυτούς, τόσο για αυτούς που καλούν την εταιρεία όσο και για εκείνους που καλούνται να τους ενημερώσουν για τις προσφορές τους (τηλεπωλητής). Πρέπει να τηρούνται οι κανόνες ευγένειας, να διατηρείται ένας θεσμικός τόνος και να παρακολουθείται η ένταση της φωνής και του λεξιλογίου.

Όποιος είναι υπεύθυνος για το τηλέφωνο πρέπει να γνωρίζει τι λέει το άτομο με το οποίο μιλούν, είτε πρόκειται για προμηθευτή είτε για πελάτη. Ενώ πραγματοποιείται αυτή η λειτουργία, ο τηλεπωλητής πρέπει να γράψει πόσες περισσότερες πληροφορίες σχετίζονται καλύτερα με τον συνομιλητή του, προκειμένου να επεκταθεί η βάση δεδομένων επαφών της εταιρείας με έναν πιθανό πελάτη ή έναν ενδιαφέροντα προμηθευτή.

• Σχετικό άρθρο: "Ποσοτική σχολή διοίκησης: τι είναι και χαρακτηριστικά"

9. Υποστήριξη πελατών

Εξυπηρέτηση πελατών αποτελείται από φυσικούς πελάτες που εξυπηρετούν όσον αφορά τις ερωτήσεις και τις αμφιβολίες που έχουν σχετικά με μια υπηρεσία ή ένα προϊόν που προσφέρει ο οργανισμός.

Είναι μια από τις πιο ευαίσθητες λειτουργίες στις εταιρείες, αφού ανάλογα με τη θεραπεία που γίνεται Οι πελάτες και πόσο αποτελεσματικό είναι να επιλύσουν τις αμφιβολίες ή τα παράπονά τους για προϊόντα ή υπηρεσίες, θα είναι ικανοποιημένοι ή όχι.

• Μπορεί να σας ενδιαφέρει: "Τα 12 ψυχολογικά κόλπα που χρησιμοποιούν τα σούπερ μάρκετ για να σε κάνουν να ξοδέψεις περισσότερα χρήματα"

10. Οργάνωση αρχείων

Η οργάνωση των αρχείων είναι μια βασική πτυχή στις εταιρείες, είτε γίνεται σε χαρτί είτε σε ψηφιακή μορφή.

Με τον ένα ή με τον άλλο τρόπο, Όλη η δραστηριότητα στην εταιρεία δημιουργεί κάποιο είδος εγγράφου που πρέπει να τηρείται, όπως τιμολόγια, πρακτικά, σημειώσεις, πρακτικά, αναφορές πωλήσεων, εκτυπωμένες αναφορές ... Αυτές οι πληροφορίες θα πρέπει να καταγραφούν, να αρχειοθετηθούν και να προστατευθούν, ανάλογα με το επίπεδο σπουδαιότητάς τους και εάν είναι πιθανό να ζητηθούν συμβουλές για το μέλλον.

11. Εκτύπωση και αντιγραφή εγγράφων

Η εκτύπωση εγγράφων είναι ακριβώς αυτό, εκτύπωση των αρχείων που είναι απαραίτητα για να τα έχετε σε φυσική μορφή και βγάλτε τους στους σωστούς εργαζόμενους.

Αυτή η λειτουργία συνδυάζεται με αυτήν της οργάνωσης αρχείων, καθώς μπορεί επίσης να είναι απαραίτητη η εκτύπωση εγγράφων προ-αποθηκευμένο ψηφιακά για αντικατάσταση φυσικού αντιγράφου και αποθήκευση στον ιστότοπο κατάλληλος.

12. Επιλογή προσωπικού

Καμία εταιρεία δεν διατηρεί μόνιμα τους εργαζομένους της, είτε επειδή οι ίδιοι αποφασίζουν να φύγουν, είτε απολύονται είτε απλώς πεθαίνουν. Οι άνθρωποι έρχονται και φεύγουν, και πρέπει να προσλάβετε νέους υπαλλήλους ώστε να μπορούν να εργαστούν με τον καλύτερο δυνατό τρόπο. Η επιλογή προσωπικού συνίσταται στην επιλογή μελλοντικών εργαζομένων μεταξύ των πιθανών υποψηφίων.

Οι εργασίες που σχετίζονται με την πρόσληψη πρέπει να πάρουμε συνέντευξη από υποψηφίους, να δούμε τα βιογραφικά τους, να διερευνήσουμε το δακτυλικό τους αποτύπωμα και να επιβεβαιώσουμε ότι οι αναφορές τους είναι αληθινές.

• Σχετικό άρθρο: "Επιλογή προσωπικού: 10 κλειδιά για την επιλογή του καλύτερου υπαλλήλου"

13. Καταγραφή εμπορευμάτων

Η λειτουργία απογραφής Περιλαμβάνει τον εντοπισμό των πόρων που διαθέτει η εταιρεία και εάν χρειάζεται κάποιο συγκεκριμένο αντικείμενο ή στοιχείο για να μπορέσει να εκτελέσει σωστά τις λειτουργίες της. Ο αποθέτης είναι υπεύθυνος για να μάθει εάν λείπουν είδη γραφείου, εξοπλισμός, έπιπλα, είδη καθαρισμού ή οποιοδήποτε άλλο αντικείμενο.

Είναι επίσης μέρος της απογραφής η ενημέρωση για το εισόδημα και τις δαπάνες πόρων, όπως αποτυχίες ή ζημιές είχαν κάποια από αυτά ή εάν υπάρχει υποψία ότι υπάρχουν εργαζόμενοι που παίρνουν είδη γραφείου Σπίτι. Όλα αυτά θα καταγραφούν σε μια έκθεση που θα αναφέρει λεπτομερώς την κατάσταση των πόρων και τις πιθανές ανάγκες που προέκυψαν λόγω της σπανιότητας τους, εάν υπάρχουν.

14. Οικονομική διαχείριση

Οικονομική διαχείριση συνίσταται στη διασφάλιση ότι τα χρήματα που διαχειρίζεται ο οργανισμός πληρούν τον αναμενόμενο κύκλο ζωής του, αγορά και πώληση προϊόντων και υπηρεσιών που χρειάζεται και προσφέρει η εταιρεία και επενδύοντας με σύνεση. Αυτό συνεπάγεται επίσης την αποθήκευση όλων των τιμολογίων, την αποστολή τους στα κατάλληλα άτομα, την εγγραφή τους και την πραγματοποίηση των απαραίτητων διοικητικών πληρωμών.

15. Διαχείριση

Με τον όρο διοίκηση εννοούμε θέματα που σχετίζονται περισσότερο με γραφειοκρατία, όπως νομικά ζητήματα και γραφειοκρατία. Είναι απαραίτητο η εταιρεία να γνωρίζει πολύ καλά ποιες νομικές πτυχές πρέπει να συμμορφώνεται, εκτός από το να λαμβάνει υπόψη τα μοντέλα και έγγραφα που πρέπει να συμπληρώσετε και να παρουσιάσετε στην κρατική διοίκηση για να επιβεβαιώσετε ότι οι δραστηριότητές τους είναι νομικός.