Επιχειρηματική επικοινωνία: τύποι, χαρακτηριστικά και κοινά λάθη

Ζούμε σε μια κοινωνία στην οποία ένα μεγάλο μέρος της αγοράς εργασίας είναι διαμορφωμένο με βάση το επιχειρηματικό περιβάλλον. Είτε πρόκειται για μεγάλες πολυεθνικές είτε για ΜΜΕ, για οικογενειακές επιχειρήσεις ή ακόμα και για μεμονωμένες υπηρεσίες, όλα αυτά πρέπει να λαμβάνουν υπόψη ότι ένα ουσιαστικό στοιχείο γιατί η επιβίωσή του είναι η συνοχή στην οργάνωση και η επικοινωνία μεταξύ των μερών του για να ενώσουν τις δυνάμεις τους και να προχωρήσουν προς έναν στόχο κοινός.

Υπό αυτή την έννοια, μπορούμε να το επιβεβαιώσουμε Η επαγγελματική επικοινωνία είναι ένα από τα βασικά στοιχεία όταν ένας οργανισμός, ειδικά αν έχει κάποια πολυπλοκότητα, λειτουργεί σωστά και μπορεί να προσαρμοστεί και να επιβιώσει. Και πρόκειται για μια τέτοια επικοινωνία που θα μιλήσουμε σε όλο αυτό το άρθρο.

• Σχετικό άρθρο: "Εργασιακή και οργανωτική ψυχολογία: ένα επάγγελμα με μέλλον"

Τι είναι η επιχειρηματική επικοινωνία;

Ως επιχειρηματική επικοινωνία νοείται το σύνολο των διαδικασιών που πραγματοποιούνται από μια εταιρεία ή μέρος αυτής προκειμένου να κάνει την εταιρεία να ταξιδέψει πληροφορίες, τόσο εσωτερικά μεταξύ διαφορετικών τμημάτων ή θέσεων της εταιρείας όσο και αν μιλάμε για την επικοινωνία της εταιρείας με την Εξωτερικός.

Είναι σημαντικό να έχουμε κατά νου ότι, κατά γενικό κανόνα, μια τέτοια επικοινωνία δεν συνεπάγεται μόνο τη δυνατότητα έκδοσης των πληροφοριών, αλλά θα περιλαμβάνει επίσης το γεγονός της λήψης τους: βρισκόμαστε αντιμέτωποι με μια αμοιβαία ανταλλαγή δεδομένων.

Η καλή επιχειρηματική επικοινωνία βοηθά όλα τα μέλη της εταιρείας να παραμείνουν παρακινημένα και να έχουν οι ενέργειες μπορούν να γίνουν γνωστές, μειώνοντας την αβεβαιότητα τόσο των εργαζομένων όσο και των ηγετών σχετικά με την κατάσταση της το ίδιο. Διευκολύνει επίσης την αλληλεπίδραση και βελτιώνει το εργασιακό περιβάλλον, εκτός από τη βελτίωση της παραγωγικότητας και σας επιτρέπει να αντιδράτε πιο βέλτιστα σε κάθε ενδεχόμενο.

Γενικοί στόχοι

Οι στόχοι της επιχειρηματικής επικοινωνίας είναι εύκολα κατανοητοί. Εσωτερικά, αφενός, επιτρέπει την παραγωγή μιας συνεκτικής οργάνωσης και την απόκτηση πληροφοριών και αποτελεσμάτων τα διάφορα τμήματα ή εργαζομένους της, καθώς και ότι οι στόχοι και το εταιρικό όραμα της εταιρείας μπορούν να δημιουργηθούν και να μεταδοθούν.

Πολύ διευκολύνει την κατανόηση του τι αναμένεται από κάθε εργαζόμενο, καθώς και την κατανόηση των πραγματικοτήτων που πρέπει να αντιμετωπίσει ο καθένας τους. Διευκολύνει επίσης όλους να εργάζονται προς την ίδια κατεύθυνση και να μάθουν νέους τρόπους να φέρουν εις πέρας τις δικές τους ευθύνες.

Σε επίπεδο επικοινωνίας με τον έξω κόσμο, η επιχειρηματική επικοινωνία είναι απαραίτητη για την επαφή με το περιβάλλον και δημιουργούν μια θετική εικόνα για την ίδια την εταιρεία, καθώς και για την ανάλυση του κοινού-στόχου και την αξιολόγηση του ανάγκες. Σας επιτρέπει επίσης να μάθετε να προσελκύετε πιθανούς πελάτες και να αξιολογείτε τις αλλαγές που είναι εγγενείς σε μια δυναμική κοινωνία και ρευστό στο οποίο ζούμε, κάτι θεμελιώδες για να προβλέψουμε και να αντιμετωπίσουμε πιθανές δυσκολίες και να μπορέσουμε να προσαρμοστούμε στο τα μισα.

Για να είναι αποτελεσματική η επικοινωνία, είναι απαραίτητο η ίδια η εταιρεία να δημιουργήσει αποτελεσματικά κανάλια και για αυτήν. καθώς ενισχύει τη μετάδοση πληροφοριών με τις ενέργειές του, δημιουργώντας μέσα επικοινωνίας και επιπλέον εργάζονται ενεργά ώστε να μην υπάρχει αβεβαιότητα σχετικά με το τι ζητείται και επιδιώκεται εντός του οργανισμού.

Είναι επίσης σημαντικό να εργαστείτε τόσο σε επίσημες όσο και σε ανεπίσημες πτυχές, καθώς και να αξιολογήσετε τις ανάγκες και τις σκέψεις των διαφορετικών εργαζομένων. Η ενσυναίσθηση είναι επίσης απαραίτητη, καθώς και η καλή ρύθμιση και σχεδιασμός των μηχανισμών επικοινωνίας.

• Μπορεί να σας ενδιαφέρει: "Εταιρική ταυτότητα: τι είναι και πώς ορίζει τους οργανισμούς"

Διαφορετικοί τύποι επιχειρηματικής επικοινωνίας

Δεν επικοινωνούν όλες οι εταιρείες και οι οργανισμοί με τον ίδιο τρόπο, και υπάρχουν διαφορετικές τυπολογίες και ταξινομήσεις επιχειρηματικής επικοινωνίας με βάση διάφορα κριτήρια.

1. Εσωτερικός και εξωτερικός

Το πρώτο από αυτά είναι αυτό που καθιερώνει τη διάκριση μεταξύ εσωτερικής και εξωτερικής επικοινωνίας, το πρώτο είναι αυτό που εμφανίζεται μεταξύ τα διάφορα τμήματα και οι εργαζόμενοι της ίδιας της εταιρείας και το δεύτερο αποσκοπεί στην εγκαθίδρυση επικοινωνίας με την τα μισα.

2. Αμφίδρομη και μονοκατευθυντική

Ομοίως, μπορούμε επίσης να βρούμε στυλ επιχειρηματικής επικοινωνίας με μεγαλύτερο ή μικρότερο επίπεδο διαδραστικότητας, που μπορεί να βρεθούν από τα πιο κοινά αμφίδρομη επικοινωνία στην οποία ο αποστολέας και ο παραλήπτης αλληλεπιδρούν και ανταλλάσσουν πληροφορίες μέχρι τη μονοκατευθυντική επικοινωνία στην οποία αποστέλλεται μόνο ένα μήνυμα, γενικά από θέσεις εξουσίας, σε έναν αποδέκτη που δεν έχει επιλογή να απαντήσει.

3. Αύξουσα, φθίνουσα και οριζόντια

Μέσα στην εσωτερική επιχειρηματική επικοινωνία ενός οργανισμού, μπορούμε να βρούμε τρεις κύριους τύπους συνάρτηση του σημείου από όπου ξεκινούν οι πληροφορίες και η θέση μεταξύ του αποστολέα και του παραλήπτη της ίδιας επικοινωνία. Μιλάμε για καθοδική επικοινωνία όταν η επικοινωνιακή πράξη πραγματοποιείται από αποστολέα με υψηλότερη θέση από αυτή του δέκτη.

Όταν ο υφιστάμενος είναι αυτός που δίνει το μήνυμα στον ανώτερό του, θα μιλούσαμε για ανοδική επικοινωνία. Και στις δύο περιπτώσεις θα βρισκόμασταν αντιμέτωποι με έναν τύπο κάθετης επικοινωνίας, δηλαδή μια επικοινωνία στην οποία τα υποκείμενα που διατηρούν την επικοινωνιακή πράξη έχουν άνιση σχέση ως προς την εξουσία (υπάρχει ιεραρχία μεταξύ τους).

Ο άλλος σπουδαίος τύπος επικοινωνίας είναι η οριζόντια επικοινωνία, η οποία δημιουργείται μεταξύ ατόμων που έχουν την ίδια θέση και βρίσκονται στο ίδιο επίπεδο της ιεραρχίας.

4. Επίσημο και άτυπο

Τέλος, πρέπει να σημειωθεί ότι στην επιχειρηματική επικοινωνία μπορούμε να βρούμε την ύπαρξη δύο διαφορετικών τύπων καναλιών επικοινωνίας: του επίσημου και του άτυπου. Στην πρώτη, συνήθως αντιμετωπίζονται οι τεχνικές πτυχές και εκείνες που σχετίζονται με τις ίδιες τις εργασίες, καθώς είναι ένας τύπος επικοινωνίας με σεβασμό που επικεντρώνεται στη λογική και τον στόχο της εταιρείας.

Στην άτυπη επικοινωνία, ωστόσο, συνήθως δημιουργούνται πιο ευέλικτες και φυσικές επικοινωνίες, βασικά επικεντρωμένη στις διαπροσωπικές σχέσεις και συχνά είναι αυτή που έχει τη μεγαλύτερη επίδραση στην εργασιακή ευημερία. Το τελευταίο ποικίλλει πολύ ανάλογα με το ποιος το εκτελεί και μπορεί να ξεπεράσει τον εργασιακό χώρο, καθώς είναι δύσκολο να ελεγχθεί από τον οργανισμό.

Πιθανές απειλές για την καλή επικοινωνία

Η διατήρηση αποτελεσματικής επιχειρηματικής επικοινωνίας είναι απαραίτητη, αλλά δεν είναι εύκολη. Και είναι ότι η ύπαρξη υψηλού επιπέδου μεταβλητότητας στις καταστάσεις που μπορεί να προκύψουν, καθώς και η ύπαρξη παρεξηγήσεις, κακές χρήσεις και δυσκολίες στις επικοινωνίες μιας εταιρείας.

1. Έλλειψη συνέπειας

Ένας από τους παράγοντες που επηρεάζει περισσότερο κατά πόσο η επικοινωνία είναι πραγματικά χρήσιμη είναι η αξιοπιστία του εκδότη και η εκτίμηση που επιδεικνύεται για με τον δέκτη του μηνύματος Ένα παράδειγμα αυτού μπορεί να είναι η ύπαρξη ασυμφωνιών μεταξύ αυτού που λέγεται και αυτού που γίνεται, χωρίς να διατηρείται η εκδότες έναν τρόπο δράσης σύμφωνα με τα μηνύματα που εκδίδονται.

Το τελευταίο μπορεί να συμβεί σε οποιονδήποτε εργαζόμενο της εταιρείας, ανεξάρτητα από την ιεραρχική του θέση ή αν μιλάει με ανώτερο, υφιστάμενο ή κάποιος στο ίδιο επίπεδο της ιεραρχίας και δημιουργεί σοβαρές επιπτώσεις και για το θέμα (που ανάλογα με την κατάσταση θα μπορούσε να καταλήξει να είναι άσχημο θεωρείται ή ακόμη και απολύεται) καθώς και για τον οργανισμό (δημιουργώντας χαμηλότερο επίπεδο εμπιστοσύνης στο άτομο και σε περίπτωση που κατέχει υψηλή θέση ακόμη και στο οργάνωση).

Με τον ίδιο τρόπο και για παράδειγμα στην περίπτωση μεγάλων εταιρειών με μεγάλο αριθμό τμημάτων, εάν υπάρχουν αποκλίσεις μεταξύ αρχών ή στοιχείων αναφοράς εντός της εταιρείας πιθανώς Θα μπορούσε να προκύψει μια κατάσταση στην οποία ο εργαζόμενος δεν ξέρει πραγματικά ποια ηγεσία να ακολουθήσει, κάτι που μπορεί να προκαλέσει απογοήτευση και δυσπιστία.

Ομοίως, είναι απαραίτητο να είμαστε πολύ προσεκτικοί με την ερμηνευτικότητα των μηνυμάτων, αφού υπάρχει Η αμφιθυμία μπορεί να οδηγήσει σε διαφορετικά τμήματα ή εργαζόμενους να ερμηνεύσουν τα πράγματα απεναντι απο. Αυτό που επιδιώκει η επιχειρηματική επικοινωνία είναι ακριβώς να εγγυηθεί μια οργάνωση και εσωτερική συνοχή, έτσι ώστε τα μηνύματα ασαφές και με διαφορετικές ερμηνείες μπορεί να προκαλέσει την εμφάνιση αβεβαιότητας και αμφιβολιών για τους αποδέκτες του μήνυμα.

2. Έλλειψη συναισθηματικής σύνδεσης

Ένα άλλο πρόβλημα μπορεί να βρεθεί στον τρόπο επικοινωνίας. Για παράδειγμα, σε ορισμένους οργανισμούς μπορεί να υπάρχει μια δυσκολία στη δημιουργία μιας αίσθησης δεσμού σε συναισθηματικό επίπεδο, η οποία σε Οι εργαζόμενοι μπορούν να δημιουργήσουν χαμηλότερη δέσμευση και παραγωγικότητα και στους χρήστες έλλειψη ενδιαφέροντος και αναζήτηση για άλλους εναλλακτικές. Είναι απαραίτητο να εκτιμηθεί ότι όλα αυτά γίνονται, και ακόμη και αυτό που δεν είναι, είναι βασικά επικοινωνιακό.

Επομένως, δεν είναι μόνο το ίδιο το μήνυμα σημαντικό αλλά και ο τρόπος που μεταδίδεται: δεν είναι το ίδιο ούτε ένα email προσφέρει τις ίδιες αισθήσεις με μια πρόσωπο με πρόσωπο συνάντηση ή την αναζήτηση μιας πραγματικής επαφής.

3. Μη κατανόηση του πλαισίου

Θα πρέπει επίσης να εκτιμηθεί προσαρμογή στην τρέχουσα κατάσταση και κοινωνική πρόοδο, καθώς και τις ιδιαιτερότητες της ίδιας της κατάστασης. Για παράδειγμα, σε μια ολοένα και πιο παγκοσμιοποιημένη κοινωνία και στην οποία οι νέες τεχνολογίες επιτρέπουν την άμεση επικοινωνία με ένα ευρύ αριθμός ατόμων ταυτόχρονα, μπορεί να είναι απαραίτητο να αναλυθούν και να επενδύσουν σε πολιτικές επικοινωνίας που λαμβάνουν υπόψη τη δύναμη του κοινωνικά δίκτυα και πώς να μεταδώσετε σωστά τις επιθυμητές πληροφορίες, εκτός από την αξιολόγηση της επαφής με πιθανούς πελάτες από άλλες περιοχές του κόσμου.

Ομοίως, είναι επίσης απαραίτητο να αξιολογηθεί η κατάσταση της ίδιας της εταιρείας προκειμένου να μην αναληφθούν περισσότερα από τι μπορούν να καλύψουν, όντας απαραίτητο να ληφθεί υπόψη η κατάσταση του συνόλου του Εταιρία.

Ένα άλλο πρόβλημα θα μπορούσε να είναι το περιεχόμενο των μηνυμάτων που εκπέμπονται: είναι πιθανό ότι παρόλο που η επικοινωνία υπάρχει, δεν μεταδίδει ή δεν μεταφέρει το περιεχόμενο που θα έπρεπε να μεταδοθεί. Είναι πιθανό να εστιάζει σε μάλλον συμπληρωματικές πτυχές και να αγνοεί, για παράδειγμα, τον προσανατολισμό ή τους στόχους που πρέπει να έχει μια συγκεκριμένη θέση, ή που θεωρούν δεδομένη την ύπαρξη γνώσης που ποτέ δεν έγινε σαφής.

4. Απομόνωση και έλλειψη επικοινωνίας

Τέλος, ίσως το πιο σημαντικό πρόβλημα και που μπορεί να προεκτεθεί από όλα τα προηγούμενα είναι η πιθανότητα να μην υπάρχει αληθινή επικοινωνία.

Το πιο ξεκάθαρο παράδειγμα είναι η σταθερή και συνεχής χρήση της μονόδρομης επικοινωνίας, η οποία μπορεί δημιουργούν μια κατάσταση στασιμότητας και έλλειψης κατανόησης του τι συμβαίνει στο οργάνωση. Ευτυχώς σήμερα είναι το λιγότερο χρησιμοποιούμενο ακριβώς επειδή είναι το λιγότερο αποτελεσματικό και χρήσιμο.

Είναι επίσης δυνατό ότι οι διαφορετικές θέσεις δεν διαθέτουν επαρκείς μηχανισμούς για να έρθουν σε επαφή Ακόμα κι αν επρόκειτο να ακουστούν οι απόψεις τους, υπάρχουν λιγότερες πιθανότητες ανατροφοδότησης ή ακόμη και διαφορετικά μέρη της εταιρείας να μην έχουν επαφή μεταξύ τους. Είναι απαραίτητο να τονωθεί ενεργά μια τέτοια αλληλεπίδραση.