6 τρόποι για να αυξήσετε την παραγωγικότητά σας στην εργασία

Αποσπάτε εύκολα την προσοχή στη δουλειά; Νιώθετε ότι δεν έχετε χρόνο να διαχειριστείτε όλες τις ευθύνες σας; Σου είναι δύσκολο να πεις «όχι» στις διάφορες εργασίες που σου προτείνονται και μετά δεν προλαβαίνεις να τις εκτελέσεις όλες στην ώρα τους;

Εάν η απάντηση σε οποιαδήποτε από αυτές τις ερωτήσεις ήταν ναι, η παραγωγικότητά σας μπορεί να τεθεί σε κίνδυνο.

Θεωρητικά, όσο περισσότερα «παράγουμε» στον ελάχιστο δυνατό χρόνο, τόσο μεγαλύτερη θα είναι η παραγωγικότητά μας.. Θα μπορούσαμε να πούμε ότι η παραγωγικότητα είναι μια έννοια εύκολη στην κατανόηση αλλά δύσκολο να επιτευχθεί. Η κατάσταση στην Ισπανία είναι το τέλειο παράδειγμα για να καταδείξει αυτό το σημείο: σύμφωνα με την Adecco Outsourcing (2022), μόνο 6 στις 10 ισπανικές εταιρείες τηρούν πολιτικές που βελτιώνουν την παραγωγικότητα. Δυστυχώς, δεν μπορούμε να λύσουμε ένα εθνικό ή εταιρικό πρόβλημα εν ριπή οφθαλμού. Αυτό που μπορούμε να κάνουμε είναι να δημιουργήσουμε και να διατηρήσουμε καλές συνήθειες που μας βοηθούν να είμαστε πιο παραγωγικοί.

• Σχετικό άρθρο: «Ψυχολογία εργασίας και οργανισμών: ένα επάγγελμα με μέλλον»

Εφαρμόστε καλές συνήθειες: το κλειδί για να είστε πιο παραγωγικοί

Μια συνήθεια είναι μια ενέργεια που επαναλαμβάνουμε συχνά και αυτόματα χωρίς να χρειάζεται να τη σκεφτούμε.. Κάθε άνθρωπος έχει συνήθειες που εκτελεί σε καθημερινή βάση. Μεγάλο μέρος του πληθυσμού διαβάζει τις ειδήσεις το πρωί, ενώ άλλοι παρακολουθούν τις ειδήσεις θρησκευτικά το απόγευμα. Μερικοί τείνουν να κάνουν κρύο ντους νωρίς, ενώ άλλοι προτιμούν ένα ζεστό μπάνιο λίγο πριν τον ύπνο κ.ο.κ.

Όταν έχουμε ήδη εσωτερικεύσει αυτά τα πρότυπα συμπεριφοράς στη ρουτίνα μας, δεν υποθέτουν α προσπάθεια ή θυσία από μέρους μας, αφού έχουν γίνει αυτόματες ενέργειες που κάνουμε αυτόματα φυσικός. Το πρόβλημα δεν είναι στη διατήρηση της συνήθειας, αλλά στην οικοδόμησή της εξαρχής.

Για πολύ καιρό, υπήρχε η πεποίθηση ότι, για να υιοθετήσουμε μια νέα συνήθεια, θα χρειαζόταν να πραγματοποιήσουμε μια συγκεκριμένη ενέργεια συνειδητά και επανειλημμένα για μια περίοδο όχι λιγότερο από 21 ημέρες. Αυτή η θεωρία γεννήθηκε ως αποτέλεσμα των παρατηρήσεων του Δρ Maxwell Maltz, συγγραφέα του διάσημου βιβλίου ¨Psycho-Cybernetics¨ (1960), όπου διαπιστώνει ότι οι ασθενείς του χρειάστηκαν τουλάχιστον 21 ημέρες για να υιοθετήσουν μια αλλαγή στο ρουτίνα. Η αλήθεια είναι ότι η δημιουργία συνηθειών δεν είναι τόσο απλή ή ακριβής υπόθεση.

Η ψυχολόγος Phillippa Lally (2010, 2022), από την πλευρά της, διαπίστωσε ότι, Κατά μέσο όρο, μας παίρνει περισσότερους από δύο μήνες για να αυτοματοποιήσουμε μια νέα συνήθεια, και ο ακριβής αριθμός των ημερών εξαρτάται σημαντικά από την ίδια τη δράση, το άτομο και τις συνθήκες στις οποίες αναπτύσσεται η συνήθεια. Ένα άλλο εύρημα αυτής της έρευνας είναι ότι η επανάληψη μιας δραστηριότητας όσο το δυνατόν περισσότερες φορές κάτω από τις ίδιες συνθήκες θα διευκολύνει αυτή τη δράση να γίνει συνήθεια.

Ετσι, Για να δημιουργήσουμε με επιτυχία συνήθειες, πρέπει πρώτα να είμαστε πειθαρχημένοι, συνεπείς και συγκεκριμένοι.. Θα είναι πολύ πιο εύκολο να εσωτερικεύσουμε μια συνήθεια που κάνουμε κάθε μέρα, την ίδια ώρα και στο ίδιο μέρος, παρά μια που κάνουμε από καιρό σε καιρό, σε διαφορετικές ώρες και σε διαφορετικά μέρη.

• Μπορεί να σας ενδιαφέρει: "Τύποι κινήτρων: οι 8 πηγές κινήτρων"

Ποιες συνήθειες θα μπορούσαν να ενισχύσουν την παραγωγικότητά μας στην εργασία;

Stephen Covey, συγγραφέας του μεγαλύτερου μπεστ σέλερ στην ιστορία της αυτοβοήθειας, "The 7 Habits of Highly Effective People" (1989) διαπιστώνει ότι η δημιουργία συνηθειών ¨προϋποθέτει μια τεράστια διαδικασία και δέσμευση¨, καθώς συνεπάγεται μια διασταύρωση μεταξύ της γνώσης (καθορισμός και να καθορίσουμε ¨τι¨ συνήθεια θέλουμε να εφαρμόσουμε και ¨γιατί¨), την ικανότητα (καθορίστε ¨πώς¨ να το πετύχουμε) και την επιθυμία (το κίνητρο για Τρέξε το). Αν κάνουμε πράξη αυτό το παράδειγμα, το κίνητρό μας (επιθυμία) είναι να είμαστε πιο παραγωγικοί στο χώρο εργασίας. Στη συνέχεια, παρουσιάζουμε ποιες συνήθειες να εφαρμόσετε στην εργασία σας για να βελτιώσετε την παραγωγικότητά σας και γιατί (γνώση) και πώς να τις επιτύχετε (ικανότητα):

1. Βελτιστοποιήστε το χρόνο σας

Εάν ένας ταχυδακτυλουργός δεν χρονομετρήσει σωστά τον χρονισμό του, θα ρίξει όλες τις μπάλες που κατάφερε να κρατήσει στον αέρα. Ομοίως, ο ρεαλιστικός και συγκεκριμένος προγραμματισμός στην εργασία είναι απαραίτητος. Σχεδιάστε το δρομολόγιό σας και δώστε προτεραιότητα σε εκκρεμείς εργασίες Θα εξασφαλίσει ότι διαχειρίζεστε σωστά τον χρόνο σας. Για να το κάνετε αυτό, σας συνιστούμε να κάνετε μια λίστα με όλες τις εργασίες που θέλετε να ολοκληρώσετε την εργάσιμη ημέρα σας. Κάντε αυτήν τη λίστα την ίδια ώρα κάθε μέρα (είτε το προηγούμενο βράδυ είτε το πρώτο πράγμα το πρωί). Σας προτείνουμε να δίνετε πάντα προτεραιότητα σε σημαντικές εργασίες λόγω του επείγοντος και της αξίας τους.

Είναι σημαντικό να διαχειρίζεστε μία δραστηριότητα τη φορά και να προσδιορίζετε έναν ρεαλιστικό χρόνο για να την ολοκληρώσετε. Εστιάστε σε αυτή τη δράση και δώστε της την πλήρη προσοχή σας. Εξαλείψτε τους περισπασμούς και τις διακοπές. Συνήθως ελέγχετε συνεχώς τα email; Διαθέστε μια ώρα ή περισσότερες σε αυτήν την εργασία μέσα στο καθημερινό σας πρόγραμμα. Πρέπει να διαχειρίζεστε κλήσεις ή συναντήσεις με την ομάδα; Προγραμματίστε τα. Εάν βεβαιωθείτε ότι όλα έχουν τον χρόνο και τη θέση τους, θα σταματήσετε να αισθάνεστε καταβεβλημένοι και απογοητευμένοι. Δεν θα λείπει ο χρόνος για τίποτα, καθώς θα δίνετε χρόνο σε όλα.

• Σχετικό άρθρο: "Πώς να διαχειριστείτε καλύτερα τον χρόνο στη δουλειά: 12 συμβουλές (και τι να αποφύγετε)"

2. Θέστε στόχους και προθεσμίες

Για να οργανώσετε ένα ταξίδι είναι απαραίτητο να γνωρίζετε τον προορισμό και την ημερομηνία του ταξιδιού. Το να γνωρίζουμε πού πάμε και πότε θέλουμε να φτάσουμε εκεί είναι η κινητήρια δύναμη που μας παρακινεί να συνεχίσουμε. Πολλές φορές διαχειριζόμαστε έργα χωρίς να καθορίζουμε αυτές τις παραμέτρους. Χωρίς τον καθορισμό αυτών των παραγόντων, είναι αδύνατο να γνωρίζουμε πώς να ιεραρχήσουμε την εργασία. Αυτό θα προκαλέσει τη συσσώρευση ατελείωτων ευθυνών και θα προκαλέσει ένα φαινόμενο χιονόμπαλας στο οποίο ο φόρτος εργασίας θα αυξηθεί χωρίς να μπορεί να τον επιβραδύνει ή να τον μειώσει.

Για αυτό προτείνουμε να καθορίσουμε το τελικό αποτέλεσμα που θέλουμε να επιτύχουμε για κάθε έργο, τον αριθμό των βημάτων που πρέπει να πραγματοποιηθούν και τον αντίστοιχο χρόνο για κάθε βήμα, προκειμένου να καθοριστεί μια προσωρινή ημερομηνία ολοκλήρωσης. Αν κάνουμε σωστή κατανομή της δραστηριότητας, σε στόχους και επιμέρους στόχους, την οργανώνουμε σωστά και στη συνέχεια είμαστε συνεπείς και πειθαρχημένοι όταν αναπτύσσουμε κάθε βήμα, θα μπορέσουμε να πετύχουμε τους στόχους μας αποτελεσματικά.

3. Η διεκδίκηση πάνω από όλα

Το να είσαι διεκδικητικός συνεπάγεται εκφραζόμαστε ξεκάθαρα και συνοπτικά, σταθερά αλλά χωρίς εχθρότητα. Σύμφωνα με τον ψυχολόγο John M. Gottman, η αποτελεσματική επικοινωνία είναι εξαιρετικά δύσκολη σε μια σχέση οποιουδήποτε είδους. Ένας από τους τρόπους με τους οποίους αποτυγχάνουμε να είμαστε διεκδικητικοί στη δουλειά ή στην ομάδα είναι όταν αποφεύγουμε να πούμε «όχι» φοβούμενοι τις επιπτώσεις ή την απογοήτευση κάποιου. Δεχόμαστε αίτημα μετά από αίτημα και, όταν δεν μπορούμε να κρατήσουμε το λόγο μας, όχι μόνο δεν υποφέρουν μόνο η ατομική και ομαδική παραγωγικότητα, αλλά η αξιοπιστία και ο επαγγελματισμός μας μειώνεται. Το να λες όχι σημαίνει ωριμότητα και ειλικρίνεια. Το να πεις όχι είναι μια πλήρης πρόταση που δεν χρειάζεται δικαιολογίες.

Άλλοι τρόποι για να είστε διεκδικητικοί είναι να είστε απλοί και άμεσοι όταν μιλάτε, να λέτε τι χρειάζεστε χωρίς να ζητάτε συγγνώμη και να παρακολουθείτε τα συναισθήματά σας. Αυτή η συνήθεια θα χρειαστεί πολλή εξάσκηση και υπομονή, αλλά θα κάνει θαύματα για την ενίσχυση της παραγωγικότητάς σας.

• Μπορεί να σας ενδιαφέρει: "Διεκτικότητα: 5 βασικές συνήθειες για τη βελτίωση της επικοινωνίας"

4. Δώστε προτεραιότητα στην ευημερία σας

Εάν δεν φορτίσετε τον υπολογιστή, τελικά θα κλείσει και δεν θα μπορέσει να εκτελέσει τις λειτουργίες του. Με τον ίδιο τρόπο, οι άνθρωποι είναι επαναφορτιζόμενες μπαταρίες και χρειαζόμαστε αποσύνδεση και ξεκούραση για να συνεχίσουμε να παράγουμε αποτελέσματα. Οι ρουτίνες που προάγουν την ανάπαυση και την ψηφιακή αποσύνδεση είναι ζωτικής σημασίας ώστε να είμαστε παραγωγικοί στις δουλειές μας. Για αυτό, συνιστούμε να είναι αυστηρός όταν πρόκειται να κοιμηθεί, δίνοντάς του επαρκή χρόνο (λίγοι 8 ώρες) σεβαστείτε τα διαλείμματα εργασίας και αποσυνδεθείτε από την εργασία αμέσως μόλις μας εργάσιμη μέρα.

Άλλες δραστηριότητες που προάγουν τη γενική ευεξία (και, επομένως, την παραγωγικότητά μας) είναι η καλή διατροφή, η σωματική δραστηριότητα και ο διαλογισμός ή η χαλάρωση. Σας συνιστούμε να εντάξετε αυτές τις δραστηριότητες στην καθημερινότητά σας και να τους ορίσετε χρόνο και τόπο, για να διευκολύνετε την αυτοματοποίηση της συνήθειας.

5. Δημιουργήστε σωματική αρμονία

Αν υπάρχει χάος στο περιβάλλον, υπάρχει χάος στο μυαλό. Ετσι, Είναι εξαιρετικά σημαντικό να διατηρείτε έναν λειτουργικό και καθαρό χώρο, αφού θα σας βοηθήσει να είστε πιο παραγωγικοί και αποδοτικοί. Με αυτόν τον τρόπο, θα μειώσετε την πιθανότητα να τοποθετήσετε λάθος ένα σημαντικό έγγραφο ή να χάσετε ένα αρχείο με ευαίσθητες πληροφορίες.

Δεν θα χάσετε χρόνο σε ένα πρόβλημα, αλλά μπορείτε να το αντιμετωπίσετε άμεσα. Για αυτό, συνιστούμε να ορίσετε ένα λειτουργικό μέρος σε όλα όσα θεωρείτε απαραίτητα κατά τη διαχείριση της εργασίας σας. Μόλις σταματήσετε να το χρησιμοποιείτε, επιστρέψτε το στη θέση του. Μπορείτε επίσης να το εφαρμόσετε στον ηλεκτρονικό σας χώρο: ταξινομήστε τα email που λαμβάνετε και οργανώστε τους φακέλους στον υπολογιστή σας. Αφήστε τα πάντα στη θέση τους, στη θέση τους.

6. εξασκηθείτε στον αυτοστοχασμό

Η επίτευξη αποτελεσμάτων είναι ζωτικής σημασίας, αλλά ακόμη πιο πολύτιμο είναι ο προβληματισμός για το πώς έχουμε πετύχει τους στόχους μας. Μέσω της αυτοαξιολόγησης μπορούμε να προσδιορίσουμε ποιες συνήθειες δεν λειτουργούν και ποιες πτυχές πρέπει να συνεχίσουμε να βελτιώνουμε.. Για να αναπτύξετε αυτή τη συνήθεια, θα μπορούσατε να απαντάτε στις ακόλουθες ερωτήσεις σε εβδομαδιαία βάση: ¨Το τελικό αποτέλεσμα ήταν όπως το φανταζόμουν; Τι θα είχε αλλάξει; Τι θέλω να αντιγράψω;¨. Υποδεικνύοντας τα θετικά και τα αρνητικά, θα τελειοποιήσουμε τη μεθοδολογία που θα μας οδηγήσει στην επιτυχία.

Συνοψίζοντας, για να είμαστε πιο παραγωγικοί πρέπει να δημιουργήσουμε συνήθειες που ενισχύουν την απόδοσή μας. Η δημιουργία συνηθειών είναι μια διαδικασία που συνεπάγεται να είμαστε πειθαρχημένοι και σταθεροί με τις πράξεις μας ώστε να τις αυτοματοποιούμε. Αυτές οι συνήθειες που συζητήσαμε είναι απλές πινελιές για το πώς μπορείτε να βελτιώσετε την παραγωγικότητά σας, αλλά είναι σίγουροι τρόποι για να παράγετε αποτελέσματα. Τολμάτε να τα εφαρμόσετε;