Kuidas paremini oma aega tööl juhtida: 12 näpunäidet (ja mida vältida)

Kõigiga meist on juhtunud, et meil on palju tööd teha ja tundub, et selle lõpetamiseks pole piisavalt tunde. "Buff, mul pole aega ..." ütleme iseendale, kuid olgem ausad, meil kõigil on sama 7 päeva, igaühega 24 tundi. Probleem pole selles, et pole aega, vaid selles, et me planeerime seda halvasti.

Kuidas paremini tööl aega juhtida, on küsimus, mida kõik töökad töötajad on endale esitanud ja siis näeme strateegiaid selle saavutamiseks, aga ka seda, kuidas vältida meie tundide vaibumist nii sujuvalt kui terad liivakellas.

• Seotud artikkel: "Töö ja organisatsioonide psühholoogia: tulevikuga elukutse"

Kuidas paremini oma aega tööl juhtida ja paremini toimida

Meie nädalatel on 7 päeva ja kummalgi on 24 tundi, ei üht ega teist vähem. Aeg on koguse poolest kõigile sama, kuid mitte selle kasutamine. Mõned saavad hakkama kõigi ülesannetega, mida nad peavad täitma, ilma et oleks vaja aega oma vaba aja veetmiseks ja perele pühendamiseks, samas kui teised täidavad oma kohustusi väga hilja.. Miks? Mis eristab üht teist? Kõige selle võti on see, kui erinevalt me ​​oma tööaega korraldame.

Ühiskonnas, kus me elame, on aja haldamine hädavajalik, kuna vähimalgi määral meie ise puudusest hakkame üle koormama, tunneme stressi ja märkame, kuidas kõik, mida me tahtsime teha, peab olema tühista.

Töökohustused on meie hobide, pere, sõprade ja muude tegevuste ees meeldiv, mis tähendab, et mida kauem me oma tööga tegeleme, seda vähem naudime seda vaba aja veetmine. Kehv ajaplaneerimine valmistab meile pettumust ja tekitab tunde, et kaotame oma elu.

Kuidas tööl aega paremini juhtida, on see, mida paljud tahavad, kuid vähesed saavad. Puudub arusaamatu mõistatus, see on lihtsalt organiseerimise õppimine. Muidugi võib alati ette tulla ettenägematuid sündmusi, kuid enamik möödunud tundidest on aeg, mis hästi ära kasutades võimaldab meil tööülesanded võimalikult kiiresti lõpule viia.

Aja paremaks haldamiseks viise

Järgmisena näeme, et näeme mitmeid näpunäiteid ja strateegiaid, et saada tööl olevast ajast maksimaalset kasu Seega on meil rohkem nende meeldivate tegevuste jaoks, mida me tahame teha, kui oleme oma töökohustused lõpetanud.

1. Kasutage päevakorda

Päevakavad võimaldavad meil hallata aega keskmises ja pikas perspektiivis, pannes olulised kuupäevad ja pidades neid hästi silmas. Kas digitaalses või füüsilises vormingus oluline on see, et meil oleks üks ülesandeid korraldada ja hästi planeerida, kui peame aruandeid esitama või tähtaegadest kinni pidama. Meil peab see alati käepärast olema, et kõik oma kohustused kirja panna ja sageli nõu pidada. Ärgem usaldagem oma mälu, sest nii palju kui me arvame, et see on eksimatu, pole see ka nii.

2. Määrake ülesannetele kindel aeg

Kui töötame väsimatult ja pidevalt, ilmneb varem või hiljem füüsiline ja vaimne väsimus, mis takistab meil piisavat sooritust. Sel põhjusel on vaja määrata igale tegevusele kindel aeg ja jätta ülesannete vahele veidi vaba aega, isegi kui see on väga lühike. See võib olla vastuoluline, kuid arvestades, et 50 minuti pärast on seda raske teha Jääme keskendunuks, lühike vaheaeg võib meid laadida ja töös hoida rahuldavalt.

Ideaalne on panna oma ajakava, kui nad hakkavad tegema kõiki meile määratud ülesandeid ja millal peaksime tegema väikese pausi. Võime toetuda Pomodoro meetodile, töötades 25 minutit (1 pomodoro) või 50 (2 pomodoros) ja tehes seejärel perioodide vahel 5-minutilise pausi. Nii saame edasi liikuda, ilma et tunneksime end kurnatuna, täites korralikult funktsioone, mida peame arendama.

3. Pange paika eesmärgid

On väga soovitatav seada päeva-, nädala- ja isegi igakuised eesmärgid. See strateegia on väga hea võimalus lühikeste töökohtade korrektseks teostamiseks ja see motiveerib meid ka nägema, kui palju me saavutame. Need eesmärgid peavad olema ambitsioonikad, aga ka realistlikud ja saavutatavad, kuna muiduKui näeme, et me neid ei täida, demotiveeritakse meid. Püstitatavad eesmärgid peavad olema lühikesed, keskpikad ja pikaajalised.

• Teile võivad huvi pakkuda: "Tegevuse käivitajad: mis need on ja kuidas nad käitumist mõjutavad"

4. Pange ülesanded tähtsuse järjekorda

Kõik ülesanded pole võrdse tähtsusega. Peame alustama kõige olulisemast, kõrgeimast prioriteedist. Pole tähtis, millises järjekorras me asjad tähtsuse järjekorda seame, Oluline on see, et me teeme seda, sest kõige olulisemate asjade kiirem lõpetamine tähendab, et meil on kõigepealt vaba aeg.

Kõik, mis on väike või mille parandamine pole kiireloomuline, võib oodata. Sellega seoses on hädavajalik teada, millised on meie parimad esinemistunnid, millistes parimad me keskendume, et teha võimalikult palju ressursse nõudvaid ülesandeid võimalikult suure efektiivsusega ja ilma vigu. Kõige vähem oluline on parem jätta see aegadel, kui meie jõudlus pole eriti kõrge, tavaliselt pärast söömist või hilja tööpäeval.

5. Alusta vähemalt kena

Paljudel juhtudel jätame selle, mida kõige vähem soovime teha, kuni viimaseni ja see on suur viga. Parim, mida me teha saame, on teha halb jook nii kiiresti kui võimalik, sest nii saame sellest enne lahti ja veel rohkem saame nautida ülejäänud päeva. Kui me kõigepealt vabaneme sellest, mis meid stressi tekitab, on ülejäänud asju teha lihtsam.

6. Jagage aeg plokkideks

Väga hea strateegia aja ärakasutamiseks ja tõhusaks haldamiseks on tööpäeva jagamine plokkideks. Kui peame tegema keerukaid ülesandeid, mis meid esmapilgul väga ei soovi neid alustada, Me võime need alati jagada lihtsamateks ülesanneteks, mis on korraldatud nii, et iga väiksemgi samm on a Ettemaks. Teisendades keerulised ülesanded mitmeks lihtsamaks, saame optimeerida ressursse, säästa aega ja paremini korraldada aega..

7. Andke endale hüvesid

Ehkki me ei tohiks kuritarvitada, võime kodutööde tegemise eest ennast premeerida. Me võime anda endale väikseid auhindu, näiteks raporti lõpus šokolaaditahvli pidamine, pool tundi meile meeldiva raamatu lugemine, meid huvitava video vaatamine... Need väikesed auhinnad ajendavad ja motiveerivad meid tegema ja lõpetama ülesandeid, mida peame tegema.

8. Korraldage hea töökeskkond

Koht, kus me töötame, on väga oluline, rohkem kui arvame. Niipalju kui võimalik, peaksime töötama kohas, kus on hea kirjutuslaud, mugav tool, hea valgustus ja ilma palju segavate teguriteta.. Me võime anda talle isikupärase kujunduse, et muuta see hubaseks, kuid alati veenduda, et see on korralik ja hästi korraldatud. Paberit täis laud, kus kontoriinstrumendid on täiesti segamini, on keskkond, mis ei lase meil oma ülesannetele keskenduda.

9. Määra piirid

Kui veedate mitu tundi järjest sama asja, ilma toolilt tõusmata või veidi jalgu sirutades, on see tervisele ja tootlikkusele väga kahjulik. Me ei kavatse teha asju paremini, töötades kauem. Kui näeme, et mõni ülesanne maksab meile liiga palju või et me oleme kergesti hajevil, võtame aega, kas vahetades mõnda aega ülesandeid või puhates otse. Asi pole selles, et me loobume sellest, mida me tegime, vaid see, et me pidime selle mõneks ajaks ooterežiimi jätma.

• Teile võivad huvi pakkuda: "Parkinsoni seadus: miks me võtame kauem, seda kauem oleme"

10. Vältige mitme ülesande täitmist

Kuid samamoodi, nagu on okei jätta ülesanne mõneks ajaks poolikuks, ei tohiks me mõelda, et töötame hästi, kui hüppame pidevalt ülesandelt teisele. Keskendumine on aeganõudev asi, mistõttu ei saa me pühenduda vaheldumisi kahe ülesande täitmisele samal ajal, kuna ainus asi, mida me saavutame, on väga kiiresti väsida ja kaks korda kauem aega võtta tee neid. Multitegumtöötlus on tõhusa juhtimise halvim vaenlane ilm. Toimivus on palju suurem, kui keskendume ühele ülesandele.

11. Ärge kartke ära öelda

On hädavajalik õppida ära ütlema, kui me ei saa midagi teha, sest meil on juba palju tööd. Mõnikord üritavad kolleegid varjata oma kohustusi meie ees või isegi meie ülemus kuritarvitab teda olukorda ja annab meile ülesandeid, mida meil on võimatu täna lõpetada, ilma et oleksime osa oma ajast ohverdanud tasuta. Mõnikord võib sellega nõustuda, kuid see pingutab alati üle. Kui näeme, et nad küsivad meilt liiga palju, ei tohiks me karta ei öelda.

12. Delegeerige kolmandatele isikutele

Mõnikord võime tunda, et olukord valdab meid, eriti kui meile on antud palju ülesandeid, rohkem kui me eeldasime. Oluline on vältida stressi ja delegeerida osa meie ülesannetest kolleegile või alluvale, usaldust kuritarvitamata, üle parda minemata või talle ülesannet andmata. Küsimus pole selles, et keegi teine ​​paneks meie osa tegema, aga jah saata tegevusi, mida meil on raske täiesti iseseisvalt teha.

Mis võtab meilt aja ära: vead ja segajad tööl

Nüüd, kui oleme näinud 12 näpunäidet, kuidas tööl aega paremini juhtida, on aeg näha, mis võtab meilt aega. On mitmeid vigu ja segajaid, mis takistavad meie head töötulemust, ajavargad, kes avastamise korral panevad meid oma päeva kõige paremini juhtima töö.

1. Katkestused

On selge, et katkestused rikuvad meie ajakorraldust kõige enam. Vähimgi, kui miski meid segab, kaob meie keskendumine, mistõttu meil on vaja paar väärtuslikku minutit, et uuesti keskenduda sellele, mida me tegime. Mida kauem meil keskendumise taastamine aega võtab, seda kauem kulub meil taas produktiivsus ja lisaks on meil teatud vigade tegemise riske.

2. Mobiiltelefon

Telefon võtab aega ja palju. Kas selleks, et lobiseda viimase asja üle, mille keegi on Instagrami pannud, mida meie sõbrad meile WhatsAppis kirjutavad või mõne pereliikme kõne korral häirib mobiiltelefon meid ja takistab tõhusust. Muidugi, seda kauem läheb asju.

Hea mõte on mobiil välja lülitadaArvestades siiski, et elame hüperühendusega ühiskonnas ja sõltume sellest palju, on parim asi, mida teha Me saame teha, kui viia see oma vaateväljast välja, nii et mäletame seda ainult siis, kui vaatame. Samuti on väga oluline jätta see vaikusse ja öelda oma perele ja sõpradele väga selgelt, et kui see ei hoiataks meid tõelise kiireloomulisuse eest, siis nad ei helista meile.

3. Lükake ülesandeid edasi

Ebameeldivate või keeruliste ülesannete edasilükkamine on halvim, mida teha saame sest mida aeg edasi, seda vähem peame neid tegema ja seda rohkem maksab meil nende tegemine, kui otsustame seda teha. Parim, mida me saame teha, nagu oleme juba varem maininud, on teha need kohe päeva esimesel hetkel, sest nii vabaneme halvast joogist võimalikult kiiresti.

Jätka

Kui tahame tööl veedetud aega paremini juhtida, on oluline, et teaksime, mida peame ülesanne, struktureerige ülesanded väikesteks tegevusteks, mida on lihtne ja kiire teha ning alustate vähemalt meeldiv. On väga oluline arvestada, millistel kellaaegadel oleme kõige produktiivsemad, ja panna kõige lihtsamad tegevused ja vähem oluline nendes, kus meil on raskem keskenduda, näiteks pärast söömist või päeva lõpus töö.

Hajameelsused, eriti katkestused ja mobiiltelefonid, teevad teile kõige rohkem haiget meie ajajuhtimisele, sest mida rohkem kordi me kontsentratsiooni kaotame, seda vähem produktiivne me saame olema. On hädavajalik töötada mugavas ruumis, kus oleme eraldatud igasugusest kiireloomulisest häirimisest ja meil on väga selge, millal on kõige sobivam aeg mobiili kasutamiseks. Meie lähedased peaksid teadma, mis kell me töötame, öeldes neile, et nad ei peaks meile helistama, kui see pole millegi väga olulise jaoks.

Bibliograafilised viited:

• Allen, D. (2001). Asjade ajamine: stressivaba tootlikkuse kunst. New York: Viiking. ISBN 978-0-670-88906-8.
• Fiore, N.A. (2006). Nüüd harjumus: strateegiline programm edasilükkamisest ja süütust vaba mängust nautimiseks. New York: Pingviinide rühm. ISBN 978-1-58542-552-5.
• Le Blanc, R. (2008). Eesmärkide saavutamine on lihtne! Praktilised eesmärkide seadmise tööriistad ja tõestatud ajajuhtimise tehnikad. Maarheeze: Cranendoncki juhendamine. ISBN 978-90-79397-03-7.