Ametlik suhtlus: mis see on ja millised on selle omadused

Me kõik teame erinevaid suhtlusstiile ja kasutame üht või teist sõltuvalt kontekstist, millesse me sattume.

Üks olulisemaid on ametlik suhtlus. Nendes lõikudes saame selle stiili kohta kõike õppida, avastada raamistikud, milles see on tavaliselt kasutatakse ja millised on selle peamised omadused ja eelised võrreldes teiste mudelitega suhtlemine.

• Seotud artikkel: "Sotsiaal-emotsionaalsed oskused: omadused, funktsioonid ja näited"

Mis on ametlik suhtlus ja millised on selle omadused

Ametlik suhtlus on suhtluslaad, mida kasutatakse professionaalses ja institutsionaalses kontekstis. See on reguleeritud meetod, mille puhul kõnekeelsed sõnad pole lubatud, kuna kasutatav toon peab alati olema kultiveeritud ja aseptiline. Samuti võime ametlikku suhtlust nimetada teabevahetuseks, mis toimub erinevate vahel ešelonid organisatsiooni hierarhias ja see on raamistatud selle reeglite kogumi piires mainisime.

Ametliku suhtluse voog võib toimuda suuliselt või kirjalikult. Üldiselt toimuvad lühidalt lahendatud suhted suulises vestluses. Kuid side, mis nõuab ulatuslikumat või keerukamat teavet, valitakse tavaliselt selle läbiviimiseks kirjutada ja edastada need vestluspartneritele valitud vahenditega (ringkirjad, e -kirjad, postid, memo jne.

Ametliku suhtluse teine ​​tunnus on see töötab saatjatele ja vastuvõtjatele tuntud protokollide kaudu, mis on osa organisatsioonist, kus see suhtlusprotsess toimub. Need protokollid tähendavad näiteks teid, mida teated peavad hierarhias läbima. Seega saab töötaja teada, et ta peab oma juhile saatma teatud teabe ja see omakorda peab edastama teabe oma ülemusele, kuid nad ei saa vaheetappi vahele jätta.

See tähendab, et iga organisatsiooni liige, kes selles ametlikus suhtluses osaleb Peate eelnevalt teadma, milline sõnum tuleb kellelegi adresseerida, millisel kujul seda teha ja milline on tee, mida see teave peaks järgima et jõuda sihtkohta õigesti.

Ametliku suhtluse tüübid

Sõltuvalt aadressist, mida teabe edastamiseks kasutame, saame luua kuni neli erinevat ametliku suhtluse tüüpi. Vaatame neid kõiki üksikasjalikumalt.

1. Ülespoole suunatud ametlik suhtlus

Organisatsioonis olles töötaja püüab suhelda ühe oma juhiga, kas siis kohe ülemusega või temaga kõrgemal, räägiksime ülespoole suunatud formaalsest suhtlusest. See on vertikaalset tüüpi sõnumi edastamise vorm, mille suund on alt üles. Näide sõnumitest, mida selles režiimis saab saata, on olnud aruanded taotlusi, aga ka konkreetse küsimuse taotlusi ja isegi kaebusi, mida nad soovivad lahkuda patendid.

2. Ametlik allapoole suunatud suhtlus

Eelmisele vastupidine juhtum oleks laskuv ametlik suhtlus. Selle mudeli puhul edastatakse teave ka vertikaalselt, kuid seekord edastatakse see ülevalt alla. See tähendab, just juhid ja juhid edastavad töötajatele teavet nende vastutuse all. Nad võivad saata näiteks juhiseid tehtavate ülesannete ja nende tegemise kohta. Nad saavad seda teha suuliselt või kirjalikult, sõltuvalt teabest, mida nad soovivad saata.

3. Horisontaalne ametlik suhtlus

Mitte kogu ametlik suhtlus organisatsioonis ei ole suunatud teise hierarhilise tasandi inimestele. Kui sõnum saadetakse teisele sama auastmega töötajale, räägime horisontaalsest ametlikust suhtlusest, kuna teabe liikumine on suunatud külgsuunas.

Seda mudelit on selgelt täheldatud erinevate osakonnajuhtide koosolekutel, kuna neid on suhtlevad mitmed isikud sõltumatutest sektsioonidest, kuid kõik nad on samal positsioonil juhtidega või juhid.

4. Diagonaalne ametlik suhtlus

Ametlikku suhtlemist võib harvemini ette tulla ja see on diagonaal. See moodus tuleks ette kui kaks vestluspartnerit kuuluvad erinevatesse osakondadesse, aga ka erinevatesse hierarhiatasanditesse.

Võib juhtuda, et ettevõtte konkreetse sektsiooni juht peab edastama a teavet töötajatele, kes ei ole nende alluvuses, kuid kes on struktuuri madalamal tasemel ettevõte. See oleks näide diagonaalsest ametlikust suhtlusjuhtumist.

• Teid võib huvitada: "Suhtluse kaheksa elementi: omadused ja näited"

Selle kommunikatiivse stiili tugevused

Ametlikul suhtlusel on mitteametliku suhtlemise ees mitmeid eeliseid. Vaatame kõige olulisemaid.

1. Standardimine

Selle meetodi kasutamine tagab võrdsuse kõigis organisatsiooni suhtlusprotsessides, et kõik liikmed teaksid, kuidas teabe edastamisel toimida, valides õige tee ja viisi ning samal ajal teavad nad kõik kahtlemata neile saabuvaid sõnumeid. See on standardiseeritud mudel, mis võimaldab selgelt mõista reegleid ja protseduure.

2. Ilma vigadeta

Eelnevalt kehtestatud reeglite kasutamisel ja alati samade protseduuride järgimisel on täiendav eelis ja on see, et see ei võimalda tekitada vigu, peale inimlike vigade, mida võiks teha väljaspool seda reeglid. Oluline on see, et järgides näidatud protokolle, teave peab liikuma organisatsioonist ilma raskusteta ja vestluspartnerite seas kahtlusi tekitamata.

3. Käpajälg

Ametlikul suhtlusel on veel üks selge eelis ja see on see, et kõik kirjalikud suhted on arhiveeritud ja seetõttu saab neid igal ajal üle vaadata et oleks võimalik hankida konkreetset teavet.

Loogiliselt võttes ei juhtu sama ametliku suulise suhtlemise puhul, kuid me juba mainisime, et seda tüüpi suhtlemine toimub väga lühikeste sõnumite saatmiseks. Kõik need, millel on teatud keerukus, tuleb edastada kirjalikult ja seetõttu registreeritakse.

Ametlikud suhtlusnõrkused

Loogiliselt võttes pole kõik ametliku suhtluse omadused positiivsed. Samuti on mitmeid puudusi, mida peame teadma.

1. Ajakulu

Üsna jäikade protokollide järgimine tähendab mõnikord ametlikku suhtlemist tarbetu aja raiskamine teabe edastamiseks, mida saaks tegelikult teha palju lühema ajaga. See kehtib nende lõputute koosolekute kohta, kus sõnum edastatakse osalejate vahel ebaefektiivsel viisil, kui Tegelikkuses saaks seda teha otsesemalt, kuid see tähendaks organisatsiooni standardiseeritud suhtluskanalitest loobumist.

2. Külm

Ametlik suhtlus põhjustab sõnumite edastamise lahedal viisil, sageli ilma inimliku puudutuseta mis muudab suhtlemise soojemaks ja muudab selle suhtluse palju isikupärasemaks kui mitteametlik stiil. Lisaks sellele ka reeglite jäikus piirab suuresti saatja suhtlemisstiili, mõnikord dehumaniseerides sõnumi edastamise ja pannes vastuvõtja seda soojemal viisil tajuma.

3. Segadus

Ametliku suhtlemise reeglid ei tohiks seda lubada, kuid mõnikord on paratamatu, et vastuvõetud sõnumi ümber tekib teatud segadus. See juhtub siis, kui teabe edastamine nõuab mitut hüpet erinevate vestluspartnerite vahel, tekitades võimaluse et kõigis nendes punktides on algne sõnum moonutatud ja lõppkokkuvõttes vastuvõetud sõnum ei ole täpselt sama esimene.

Parandamise viisid

Ametlikul suhtlusel on arenguruumi ja selleks on mitmeid soovitusi, mis võivad muuta sellise teabe edastamise viisi ettevõtetes tõhusamaks. Need on mõned neist.

1. Piira formalismi

On ilmne, et ametlik suhtlus nõuab sõnumi edastamisel otsustavust, kuid mõnikord võib see liigne ametlik väljendus tekitada äärmiselt tõsise tooni vastuvõtja võib tõlgendada negatiivseks, kui sõnum võib olla neutraalne ja isegi liinile minna vastupidine. Näiteks võib osakonnajuht saata oma alluvatele meili, et rääkida temast esitus, mis on põhimõtteliselt hea, kuid kasutab nii tõsist tooni, et tõlgendavad seda a negatiivne.

2. Läbivaatamine

See soovitus peaks kehtima igasuguse suhtluse puhul, kuid palju enam ametliku suhtluse puhul. Enne saatmist on oluline tekstid üle vaadata, sest mõnikord võib kiirustamine viia meid õigekirja-, grammatika- või isegi vigu tegema sisu, mis võib tekitada probleeme sõnumi tõlgendamisel ja millel võivad olla tõsised tagajärjed organisatsioon. Kujutage näiteks ette, et anname töötajale käsu saata 500 ühikut toodet, mitte 500.

3. Vastuvõtt

Hea rusikareegel on küsida vastuvõtjalt kinnitust, et olete sõnumi õigesti kätte saanud. Praegu E -kirjades on tööriistu, mis teavitavad meid, kui adressaat on meie e -kirja kätte saanud, nii et sellistel juhtudel ei pea me isegi selgesõnaliselt sellist kinnitust küsima.

4. Õige kasutamine

Viimane soovitus oleks kasutage ametlikku suhtlust ainult organisatsioonilistes küsimustes. Ettevõttega väljaspool olevaid asju ei tohiks sellisel viisil käsitleda ja proovige saata a isiklik sõnum institutsionaalse kanali kaudu ei too kaasa rohkem kui probleeme, kuna see pole see kanal asjakohane.

Bibliograafilised viited:

• Andrade, H. (2005). Organisatsiooni sisekommunikatsioon: protsess, distsipliin ja tehnika. Netbiblo.
• Rojas, D. (1994). Juhtiv suhtlusvõtted. McGraw-Hill Interamericana.
• Simon, H.A., Gómez, J. (1993). Suhtlemine. Administratiivne käitumine.