15 toimistotoimintoa (ja niiden ominaisuudet)

Jokaisessa organisaatiossa on välttämätöntä suorittaa useita toimintoja, jotta yritys voi edetä, sen lisäksi, että se pystyy saavuttamaan ehdotetut tavoitteet ja tarjoamaan tuotteita ja palveluita, joihin se on erikoistunut.

Vaikka voisimme puhua sadoista toiminnoista, joita suoritetaan yrityksen sisällä, todellisuus on, että niitä on vain kaksi viikkoa, jos ryhmitellään ne yleisempiin toimintoihin.

Seuraavaksi selvitämme, mitä ne ovat toimiston päätoiminnot ja mikä on sen merkitys koko organisaatiolle.

• Aiheeseen liittyvä artikkeli: "Työn ja organisaatioiden psykologia: ammatti, jolla on tulevaisuus"

15 toimistotoimintoa (ominaisuudet ja työtilat)

Jokaisessa organisaatiossa on useita työntekijöitä, jotka hoitavat erilaisia ​​tehtäviä. Jokainen heistä on erikoistunut omaan alaansa, mikä saattaa vaatia jonkinlaista koulutusta, joka on enemmän tai vähemmän korkea ja tarpeen suorittaakseen tehtävänsä organisaatiossa. Sen toiminnot ovat hyvin erilaisia, ja niissä käsitellään muun muassa hallintoa, varastoja, taloushallintoa, työntekijöiden valintaa tai postin jakelua.

Organisaatioita voidaan kuvata organismeiksi, joissa mikä tahansa osa ei toimi kunnolla, kokonaisuus epäonnistuu tai on vähemmän toimiva. Siksi on tärkeää, että yrityksen työntekijät hallitsevat heiltä odotetut taidot tehtäviään suorittaessaan heille suullisen viestinnän, organisointitaitojen, asiakirjojen kirjoittamisen ja toimisto automaatio. Kaikki nämä taidot liittyvät 15 parhaaseen toimistotoimintoon, joita tarkastelemme alla.

1. Suunnittelu

Suunnittelu on luettelomme kärjessä, koska se on organisaation tärkein tehtävä. Tämä Se edellyttää, että määritellään, mitä menetelmiä ja organisaatiorakenteita yhtiössä aiotaan toteuttaa, ja laaditaan selvästi odotettu liiketoimintasuunnitelma.

Vaikka on olemassa teknisiä työkaluja, jotka auttavat määrittelemään liiketoimintasuunnitelmassa esitetyt menetelmät ja jakamaan ne tehtäviä henkilöstön keskuudessa, on tärkeää, että hyvä suunnittelu. Jos et aloita oikealla jalalla, on vaikea saavuttaa liiketoiminnan tavoitteita, joita organisaatio haluaa saavuttaa.

Suunnittelusta vastaavilla henkilöillä on oltava selkeä liiketoimintavisioSen lisäksi, että tiedetään perusteellisesti, mikä on yrityksen sisäinen hierarkia ja niiden jäsenten vahvuudet ja heikkoudet, joiden uskotaan riittävän tavoitteisiin, joita heiltä vaaditaan.

2. Asiakirjojen muokkaaminen

Jokaisessa toimistossa kirjoitetaan paljon. Yksi yrityksen työntekijöiden aikaa vievimmistä tehtävistä on raporttien ja asiakirjojen kirjoittaminen kuten tärkeiden keskustelujen ja kokousten transkriptio, pöytäkirjojen jättämisen lisäksi itse. Lisäksi laaditaan ja kirjataan näkökohtia, kuten tarkastuksia ja inventaarion tarkistuksia.

Asiakirjojen laatimisessa Se sisältää myös oppaiden ja protokollien kehittämisen työntekijöiden auttamiseksi, aloittelijat ja veteraanit, ymmärtämään, mitä heidän pitäisi tehdä jokaisella kurssilla tai tehtävässä, jota heiltä pyydetään. Ne voivat myös kuvata yksityiskohtia, kuten taustaa, edistystä, tuloksia, etuja ja haitat yhden tai toisen menetelmän soveltamisesta konkreettisessa tilanteessa, joka on merkittävä yhtiö.

• Saatat olla kiinnostunut: "Psykologia antaa sinulle 6 vinkkiä parempaan kirjoittamiseen"

3. Osallistua kokouksiin

Mikä on yritys ilman kuuluisia liiketapaamisia? Jokaisessa organisaatiossa pidetään kokouksia työryhmän jäsenten välillä, joissa kokoukset vaihtaa ajatuksia, jakaa esityksiä, esittää raportteja ja raportteja meneillään olevista projekteista.

Näiden kokousten tarkoituksena on esittää yhteisiä näkemyksiä ja kohdistaa tavoitteet tavoitteen saavuttamiseksi tai tietyn projektin loppuun saattamiseksi. He yrittävät asettaa suunnan, jota työntekijöiden on noudatettava voidakseen työskennellä kohti samaa tavoitetta, koordinoidusti ja toistamatta tarpeettomasti tehtäviä keskenään. Tästä syystä kokouksissa on kullekin roolit, tehtävät ja määräajat.

Kokouksissa kommentoitu kirjataan pöytäkirjaan tai pöytäkirjaan arkistointia varten. Sen taajuus, kesto ja keskusteltavat näkökohdat määrittävät organisaatio itse ja kokouksen osallistujat. Esimerkiksi on yrityksiä, joissa kokouksia pidetään päivittäin, kun taas toisissa ne pidetään viikoittain, joka toinen viikko, kuukausittain... Kokousten tiheys riippuu kunkin yrityksen tarpeista ja siitä, mistä keskustellaan heissä.

• Saatat olla kiinnostunut: "Kuusi organisaatioviestinnän tyyppiä"

4. Kokousaikataulu

Kokous henkilökohtaisesti tai verkossa on vain jäävuoren huippu. Jokaisen takana on paljon valmistautumista, aikaa ja resursseja selventämään, mistä puhutaan tai mitä niissä tehdään.

Se voi tuntua yksinkertaiselta, mutta se lakkaa olemasta niin, jos ajattelemme, että jokaisen, joka on vastuussa tällaisten kokousten ajoittamisesta, on olla tietoinen hankkeesta, josta aiotaan keskustella, ketkä ovat kiinnostuneita osallistumaan ja mihin aikaan he ovat hyvin.

Kokousten ajoittaminen ei tarkoita pelkästään paikan, ajan ja osallistujien päättämistä, vaan myös varmista, että osallistujat voivat osallistua ja että valittu aika ei vastaa tehtäviä tai muita vielä tärkeämpiä kokouksia. Lisäksi siihen kuuluu päättää, onko aihe, josta haluat puhua, riittävän tärkeä, jotta se voidaan käsitellä kokouksessa joko henkilökohtaisesti tai verkossa, koska kukaan ei halua pitää kokouksia asioista, joista voidaan keskustella chatissa tai sähköpostitse sähköinen.

• Saatat olla kiinnostunut: "Ajanhallinta: 13 vinkkiä vuorokauden hyödyntämiseen"

5. Organisaation sähköpostin tarkistus

Toinen toimistotoiminto on organisaation sähköpostin tarkistaminen. Aluksi se kuulostaa yksinkertaiselta, näyttää siltä, ​​että siihen liittyy vain sähköpostien avaaminen, jotka saamme eri yrityksiltä, ​​joilla työskentelemme. Totuus on kuitenkin, että se on yksi toiminnoista, joka voi viedä meidät pisimpään, ja on olemassa tutkimuksia, jotka osoittavat, että käytämme keskimäärin keskimäärin 20,5 tuntia viikossa tämän tehtävän suorittamiseen.

Yrityksemme lähettämät sähköpostit on luettava perusteellisesti, ja niissä on korostettava tärkeitä näkökohtia että pomomme tai työtoverimme kertovat meille ja ovat tietoisia siitä, että mikään viesti ei ole väärin tärkeä. Meidän on myös vastattava niihin, koska ei ole liian ammattimaista tai sydämellistä jättää vastaamatta kiitollisuutta tai pienintäkään kommenttia siitä, että olemme saaneet tällaisen viestin sekä esimieheltä että a alainen.

• Aiheeseen liittyvä artikkeli: "Sähköpostin 11 osaa (selitetty ja esimerkeillä)"

6. Yrityksen postin jakelu

Postin jakelu yrityksessä on tehtävä, jossa ei vaadita laajaa koulutusta, vaikka se vaatii paljon vastuuta. Sinulla on oltava suuri kiireellisyys, hyvä organisaatio ja tiedettävä kaikki yrityksen tärkeät osastot, toimistot ja tehtävät toimittaa tiedot sinulle sopiville ihmisille ja mahdollisimman pian.

Asiakirjat ja muut asiat, joita organisaatiosi työntekijät saattavat odottaa, sisältävät toimittajan laskut, kirjeet vastaus viranomaiselta, luottokortit, mallit, foliot, elektroniset laitteet, kuten näytönohjaimet ja materiaalit serkkuja.

7. Logistiikka

Logistiikka Se liittyy kaikkien yritykseen liittyvien tavaroiden kuljetukseen, sekä niiden saapumiseen yritykseen että niiden lähtöön muille ja varastointiin.

Tämä toiminto sisältää myös vuorovaikutuksen palveluntarjoajien kanssa, jotta voimme annamme välttämättömiä raaka -aineita valmistettaessa tuotteita ja palveluja, joita tarjoaa organisaatio. Logistiikan hoitajan tavoitteena on varmistaa, että yrityksellä on kaikki tarvittava tuotannon ylläpitämiseksi.

8. Soita vastaamalla

Puhelin on edelleen yksi eniten käytetyistä viestintävälineistä, ja liike -elämä ei ole vieras. Puheluun vastaaminen on perustavanlaatuinen tehtävä missä tahansa organisaatiossa tapa kommunikoida asiakkaiden, toimittajien tai työtovereidesi kanssa.

Tämä toiminto ei ole niin yksinkertainen kuin miltä se kuulostaa. Sen asianmukainen käyttö edellyttää tiettyä protokollaa, koska erityisesti potentiaalisille asiakkaille tämä on ensimmäinen yhteydenotto monille heistä, sekä niille, jotka soittavat yritykseen että niille, jotka on kutsuttu ilmoittamaan heille tarjouksistaan (telemarkkinoija). Kohteliaisuussääntöjä on kunnioitettava, institutionaalinen sävy on säilytettävä ja äänenvoimakkuutta ja sanastoa on seurattava.

Joka vastaa puhelimesta, on oltava tietoinen siitä, mitä henkilö, jonka kanssa hän puhuu, olipa se sitten toimittaja tai asiakas, sanoo. Kun tätä toimintoa suoritetaan, telemarkkinoijan on kirjoitettava muistiin, kuinka paljon enemmän tietoa liittyy paremmin hänen keskustelukumppaniinsa, laajentaaksesi yrityksen yhteystietokantaa mahdollisella asiakkaalla tai mielenkiintoisella toimittajalla.

• Aiheeseen liittyvä artikkeli: "Määrällinen hallintokoulu: mikä se on ja ominaisuudet"

9. Asiakaspalvelu

Asiakaspalvelu koostuu asiakkaiden fyysisestä palvelemisesta suhteessa kysymyksiin ja epäilyihin, joita heillä on organisaation tarjoamasta palvelusta tai tuotteesta.

Se on yksi yritysten arkaluonteisimmista toiminnoista, koska riippuen hoidosta Asiakkaat ja kuinka tehokkaasti on ratkaistava tuotteisiin tai palveluihin liittyvät epäilyt tai valitukset, he ovat tyytyväisiä tai ei.

• Saatat olla kiinnostunut: "12 psykologista temppua, joita supermarketit käyttävät saadaksesi enemmän rahaa"

10. Tiedostojen järjestäminen

Tiedostojen järjestäminen on yrityksissä avainasemassa riippumatta siitä, tehdäänkö ne paperilla vai digitaalisessa muodossa.

Tavalla tai toisella, Kaikki yrityksen toiminta tuottaa jonkinlaisia ​​asiakirjoja, jotka on säilytettävä, kuten laskut, pöytäkirjat, muistiinpanot, pöytäkirjat, myyntiraportit, painetut raportit ... Nämä tiedot olisi luetteloitava, arkistoitava ja suojattava niiden tärkeydestä riippuen ja jos niitä todennäköisesti kuullaan tulevaisuudessa.

11. Asiakirjojen tulostaminen ja kopioiminen

Asiakirjojen tulostaminen on vain sitä, että tulostetaan tarvittavat tiedostot, jotta ne ovat fyysisessä muodossa ja vie ne oikeille työntekijöille.

Tämä toiminto on yhdistetty tiedostojen järjestämiseen, koska asiakirjojen tulostaminen voi olla tarpeen tallennettu digitaalisesti korvaavaa fyysistä kopiota varten ja tallentamaan paikan päällä sopiva.

12. Henkilökunnan valinta

Mikään yritys ei pidä työntekijöitään pysyvästi, koska he itse päättävät lähteä, erotetaan tai yksinkertaisesti kuolevat. Ihmisiä tulee ja menee, ja sinun on palkattava uusia työntekijöitä, jotta he voivat työskennellä parhaalla mahdollisella tavalla. Henkilöstön valinta koostuu tulevien työntekijöiden valitsemisesta mahdollisten ehdokkaiden joukosta.

Rekrytointiin liittyvät tehtävät meidän on haastatteltava ehdokkaita, tarkasteltava heidän ansioluettelojaan, tutkittava heidän sormenjälkensä ja vahvistettava, että heidän viittauksensa ovat totta.

• Aiheeseen liittyvä artikkeli: "Henkilöstön valinta: 10 avainta parhaan työntekijän valitsemiseen"

13. Mainosjakauma

Inventointitoiminto Siihen kuuluu selvittää, mitä resursseja yrityksellä on ja tarvitaanko tiettyjä esineitä tai elementtejä voidakseen hoitaa tehtävänsä asianmukaisesti. Inventaarin vastuulla on selvittää, puuttuvatko toimistotarvikkeet, laitteet, huonekalut, siivousvälineet tai jokin muu esine.

Se on myös osa inventaariota ilmoittamaan resurssien tuloista ja menoista, kuten epäonnistumisista tai vahingoista on ollut joitakin niistä tai jos epäillään olevan työntekijöitä, jotka vievät toimistotarvikkeita Koti. Kaikki tämä kirjataan raporttiin, jossa esitetään yksityiskohtaisesti resurssien tilanne ja mahdolliset tarpeet, joita ilmeni niiden niukkuuden vuoksi.

14. Taloushallinto

Taloushallinto tarkoituksena on varmistaa, että organisaation käsittelemät varat täyttävät sen odotetun elinkaaren, ostaa ja myydä tuotteita ja palveluita, joita yritys tarvitsee ja tarjoaa, ja sijoittaa viisaasti. Tämä tarkoittaa myös kaikkien laskujen tallentamista, lähettämistä oikeille henkilöille, rekisteröintiä ja tarvittavien hallinnollisten maksujen suorittamista.

15. Hallinto

Hallinnolla tarkoitamme enemmän paperityöhön liittyviä kysymyksiä, kuten lakiasiat ja byrokratia. Yrityksen on tiedettävä mallien huomioon ottamisen lisäksi hyvin, mitä oikeudellisia näkökohtia sen on noudatettava ja asiakirjat, jotka on täytettävä ja esitettävä valtionhallinnolle sen toiminnan varmistamiseksi laillista.