Virallisen kirjeen 8 ominaisuutta (selitetty)

Tavallisesti muodollinen kirje osoitetaan henkilölle, jolla on auktoriteetti tai tietty hierarkia ja jolla on kyky vaikuttaa johonkin elämäämme oleelliseen osa-alueeseen. Tästä syystä on tärkeää osata kirjoittaa oikein.

Tässä artikkelissa näemme virallisen kirjeen tärkeimmät ominaisuudet että sinun on esitettävä tämäntyyppinen kirjoitus ja osoitettava sen muodostavat eri osat, ja lopuksi mainitsemme esimerkkejä muodollisista kirjetyypeistä ja siitä, milloin niitä tulee käyttää.

• Aiheeseen liittyvä artikkeli: "Organisaatioviestinnän kuusi tyyppiä"

Mikä on virallinen kirje?

Virallinen kirje on kirjallinen viestintä, jonka kirjoitamme tarkoituksenamme lähettää viranomaiselle joko tunnettu tai tuntematon, mutta aina tarpeen säilyttää muodollisuusasenne. Jotta virallinen kirje olisi hyvin kirjoitettu, sen on noudatettava laatua, rakennetta ja kieltä koskevia vähimmäisvaatimuksia ja noudatettava niitä.

Yleensä tämän tyyppiset kirjaimet ovat niitä, joita käytetään kommunikoimaan ammatillisella ja akateemisella alalla, jossa vaaditaan, että tässä esitetyt ajatukset ovat selkeitä ja ymmärrettäviä.

Yleensä virallisen kirjeen tavoite tai tarkoitus on informatiivinen, eli välittää tietoa, jonka haluamme esittää objektiivisena. Siksi on tärkeää, että antamamme tiedot ovat selkeitä ja ytimekkäitä, mikä helpottaa viestintää. Katsotaanpa, miten se tehdään.

• Saatat olla kiinnostunut: "Kuinka tehdä onnistunut ansioluettelo, 8 vaiheessa"

Tärkeimmät ominaisuudet, jotka virallisen kirjeen on täytettävä

Ominaisuudet, joita lainaamme ja selitämme alla, eivät koske vain virallisia kirjeitä, voivat esiintyä muunlaisessa kirjoituksessa, kunhan ne ovat päätarkoituksensa antaa selkeä viesti ja ytimekäs.

1. Se on tiedotustarkoituksiin

Useimmissa tapauksissa virallisten kirjeiden päätavoite on tiedottaa, eli antaa uutta tekstitietoa jostain näkökulmasta riippumatta siitä, onko sen vastaanottaja tuntenut tai tuntematon.

Kuten olemme aiemmin huomauttaneet, näitä kortteja käytetään pääasiassa ammatti- ja koulutusaloilla. Tarkoituksena on siis välittää tietoa muodollisesti, ei henkilökohtaisen kontaktin luomiseksi toiseen henkilöön eikä erityisten tunteiden synnyttämiseksi.

• Aiheeseen liittyvä artikkeli: "Emotionaalinen psykologia: tärkeimmät tunneteoriat"

2. Käytä muodollista ja kunnioittavaa kieltä

Viralliset kirjeet, kuten aiemmin mainitsimme, osoitetaan yleensä valtuutetulle henkilölle. Siksi on tärkeää, että käytämme muodollista ja kunnioittavaa kieltä, noudattaa useita kulttuurisesti vakiintuneita normeja.

Kirjeen tarkoituksesta riippumatta se tulee kirjoittaa kohteliaasti, hyviä muotoja käyttäen kohteliaisuus ja diplomatia, sillä tällä tavalla saavutamme todennäköisemmin aiotun tavoitteen kirjoittamisella ja lähettämisellä Tämä.

Samoin myös kolmannen henkilön käyttö on suositeltavaa viitata vastaanottajaan ja siten saavuttaa muodollisempi sanamuoto. Sanan "Suosittelen sinua" sijaan olisi parempi käyttää ilmaisua "Suosittelen sinua". Silti, jos siitä ei tehdä ensimmäisen henkilön hyväksikäyttöä, sitä voidaan myös joissain tilanteissa käyttää, sen käyttö virallisissa kirjeissä ei ole täysin kiellettyä.

Kuten aiemmin totesimme, virallinen kirje voidaan osoittaa jollekin tutulle henkilölle, esimerkiksi työpäälliköllemme tai ainakin toisin kuin joku tuntematon, kuten henkilö, joka valitsee sen yrityksen työntekijät, jossa haluamme olla palkattu. Mutta riippumatta siitä, onko vastaanottaja tunnettu vai ei tai kuinka luottavaisia ​​olemme häneen, muodollinen kirje on kirjoitettava muodollisin termein.

• Saatat olla kiinnostunut: "Lukutaidon kehitys: teoriat ja interventio"

3. Viesti on selitettävä tarkasti

Jotta viesti olisi selkeä on tärkeää välittää pääidea, valita yksi tavoite, joka on tarkoitus saavuttaa kirjeen lähettämisellä. Tällä tavalla ja suhteessa edelliseen kohtaan vältämme turhia lauseita tai sisältöä, täyteainetta ja joka häiritsee pääideaa.

Ottaen huomioon, että on tarpeen lähettää monimutkaisia ​​tai laajempia tietoja, on parempi tiivistää ja tiivistää sisältö, jotta viesti on tarkka ja täyttää asiaankuuluvan tarkoituksen.

• Saatat olla kiinnostunut: "10 perusviestintätaitoa"

4. Viralliset kirjeet ovat lyhyitä, lyhyitä

Ottaen huomioon, että virallisten kirjeiden tarkoitus on välittää viesti selkeästi ja ytimekkäästi, on välttämätöntä, että sekä kirjain että käytetyt kappaleet ja lauseet ovat lyhyitä ja mahdollisimman lyhyitä.

Siksi suositellaan kirjaimia, joissa on vähän ja lyhyitä kappaleita, jotta vältytään vastaanottaja kyllästyy, menettää huomion tai kiinnostuksen ja tällä tavalla saavutamme tavoitteemme etsiminen.

5. Toimitettavien tietojen on oltava selkeitä

Jos haluamme vastaanottajan ymmärtävän kirjeeseen kirjoitetun viestin on tärkeää, että esitetyt sanat, termit, ilmaukset ja ajatukset eivät ole hämmentäviä tai tarpeettoman moniselitteisiä, mikä estää kirjeen ymmärtämisen ja tarkoituksen. Tällä tavoin tavoitteenamme on kirjoittaa selkeä teksti, jossa vain yksi ajatus tai viesti on tulkittavissa ilman, että se synnyttää useita tulkintoja.

On saavutettava kahdenlaista selkeyttä. Yhtäältä esitetään näkyvä selkeys joka viittaa kirjoituksen puhtaaseen esittämiseen, hyvällä käsialalla, jos kirjoitamme käsin ja asianmukaista kirjoitusrakennetta kunnioittaen.

Toisaalta on välttämätöntä noudattaa semanttista selkeyttä: käytä järkeviä lauseita ja ideoita välttäen niitä, jotka voivat tuottaa useamman kuin yhden mahdollisen tulkinnan, tai sellaisia, jotka ovat epäselviä.

6. Riittävä korjaus

Toinen erittäin tärkeä näkökohta, joka on otettava huomioon, kun kirjoitamme virallisia kirjeitä, pitäen mielessä, että ne on osoitettu auktoriteetin henkilö ja mikä on lähettämämme viestin tarkoitus, on oikea sekä kielioppi että leksikaalinen.

Kielioppikorjaus liittyy kielioppivirheiden esittämättä jättämiseen, joka ymmärretään kielen käyttöä säätelevänä kielisääntönä, eikä kirjoitusvirheiden tekemiseen; meidän on oltava erityisen tarkkaavaisia ​​ja tarkistettava ennen kirjeen lähettämistä.

Toisaalta tarvitaan myös sanaston hyvä käyttö, asiaankuuluvien sanojen ja sanaston riittävä käyttö. ilman, että tämä on töykeää tai liian puhekieltä.

Samalla tavalla on tärkeää, että sanasto mukautuu sekä viestin tyyppiin että vastaanottajaan ja että esittää johdonmukaisuutta ja asianmukaisuutta samassa kirjaimessa (varmista esimerkiksi, että verbi on aikamuodossa ottelu).

Välimerkkejä on myös käytettävä asianmukaisesti, jotta se että toisaalta lukeminen on helpompaa ja nautinnollisempaa, ja toisaalta, että viesti ymmärretään a asia selvä.

• Saatat olla kiinnostunut: "Työn ja organisaatioiden psykologia: ammatti, jolla on tulevaisuutta"

7. Yksinkertainen ilmaisu

Se, että ilmaisemme itseämme mautonta tavalla, ei tarkoita vain viljeltyjen tai liian teknisten sanojen käyttämistä, jos se ei ole välttämätöntä koska tällä tavalla selkeän ja ymmärrettävän viestin esittämisen tarkoitus voi menettää.

Näin ollen voimme käyttää sanoja ja termejä jokapäiväisessä käytössä, mutta unohtamatta, kenelle kirje on osoitettu.

8. Virallisen kirjeen rakenne ja osat

Muodollinen kirje tulee koostua seuraavista osista: kirjelomake sijaitsee vasemmalla ja viittaa kirjeen lähettäjän tietoihin; vastaanottaja, viittaa sen henkilön tietoihin, jolle olemme lähettäneet kirjeen; kirjoituspaikka ja -päivämäärä näkyvät oikeassa yläkulmassa, ensin kaupunki ja sen jälkeen päivämäärä; otsikossa, puhumme vastaanottajaa kunnioittavasti käyttämällä kohteliaita ja muodollisia termejä, kuten "dear Mr. ja koko nimi "seuraa aina kaksoispiste.

Otsikon jälkeen ilmestyy johdanto, jossa mainitaan lyhyesti kirjeen tarkoitus; runko, paikka, jossa kirjeen pääsanoma kehitetään, on laajin osa; jäähyväiset tai lopetus käyttämällä ystävällisiä ja kohteliaita termejä, kuten "vilpittömästi" tai "sydäminen tervehdys ”ja lopuksi allekirjoitus, jossa kirjeen lähettäjän nimi ja asema yleensä näkyvät.

Normaalisti virallisen kirjeen rakenne sisältää protokollan elementtejä. Protokollaelementeillä tarkoitamme esimerkiksi esittämistä, viittaamista ammatilliseen asemaan, jossa sekä lähettäjä että vastaanottaja ovat tai suorittavat.

Muodollisten kirjeiden tyypit

Tässä osiossa viitataan joihinkin muodollisiin kirjetyyppeihin sen tarkoituksen tai tavoitteiden mukaan, jotka haluamme saavuttaa niillä:

• Virallinen erokirje: kun haluamme lähteä työstä, jossa olemme.
• Muodollinen valituskirje valituksen tai erimielisyyden ilmoittamiseksi.
• Muodollinen kiitoskirje kiitoksen ilmaisemiseksi.
• Virallinen pyyntökirje, jonka tarkoituksena on pyytää jotain.
• Virallinen kutsukirje, kutsuna tapahtumaan.
• Muodollinen saatekirje, joka esitetään yleensä opetussuunnitelman yhteydessä, jossa kerrotaan taidot, opinnot ja kokemus sekä miksi olemme kiinnostuneita työstä.