Työanalyysi: mitä se on, mihin se on tarkoitettu ja prosessin vaiheet

Jotta yritys toimisi parhaalla mahdollisella tavalla, on välttämätöntä tietää, mitä se tekee ja kuinka pitkälle heidän pitäisi pystyä työntekijöilleen, jos koulutus puuttuu tai kilpailevat yritykset vaativat työntekijöiltään lisävaatimuksia. työntekijöitä.

Oikean työpaikan analyysin avulla henkilöstöosasto voi rekrytoida ja valita parhaat ehdokkaita yritykseen, lisäksi tietää, mitkä ovat kunkin osaamisen, tehtävät, kyvyt ja tarpeet asema.

Seuraava Ymmärrämme, mitä työanalyysi on, mikä on sen merkitys, mitä tyyppejä on olemassa ja miten sellainen tehdään.

• Aiheeseen liittyvä artikkeli: "Hallintotieteet: mitä ne ovat, ominaisuudet ja toiminnot"

Mitä on työanalyysi?

Työanalyysi koostuu selvitys tarjottavasta työstä tai tietystä asemasta yrityksessä, johon haluat tutustua perusteellisesti ja kehittyä. Tämän tyyppisen analyysin avulla on tarkoitus tuntea tarvittavat taidot, jotta kuka tahansa sen tekee, voi saada paremman suorituskyvyn määrittämällä kaikki tarvittavat kriteerit sopivimman ehdokkaan valitsemiseksi. sopiva.

Tyypillisesti tällainen analyysi Se on henkilöstöosaston vastuulla., jonka tehtävänä on muun muassa rekrytoida ja valita sopivimmat työntekijät jotka muodostavat yrityksen, ja varmistavat, että he tarvittaessa päivittävät koulutustaan. Yritykset eivät toimi kunnolla ilman sopivia ihmisiä kuhunkin sen tehtäviin, joten tämän osaston on tiedettävä, mitä vaatimuksia kullekin työlle vaaditaan.

Kun tietty työ on analysoitu, on tavallista tehdä tarkka kuvaus siitä, mistä se koostuu. Tämä helpottaa sen suorittamiseen tarvittavien vaatimusten määrittelyä työtarjouksen ja halutun hakijan profiilin määrittelemisen lisäksi. Lisäksi rajaamalla ja tarkentamalla kunkin tehtävän yritys pystyy piirtämään täydellisen organisaatiokaavion, jossa selvitetään, mitä kukin tehtävä vaikuttaa koko organisaatioon.

Tämän tyyppisen analyysin edut

Kaiken työanalyysin aikana saadun tiedon kokoaminen auttaa päätöksenteossa, lisäksi mahdollistaa hyödyllisempien ja tehokkaampien menetelmien ja tekniikoiden validoinnin yksittäisten töiden ja koko yrityksen suorittamiseksi aseta. Tämän tyyppisellä analyysillä siis Voit tehdä parempia päätöksiä henkilöstövalinnassaSen lisäksi, että pystymme arvioimaan työntekijöiden suorituskykyä ja määrittämään, ketkä pitäisi ylentää, säilyttää, alentaa tai erottaa.

Selkeimpiä etuja, joita työanalyysi antaa meille, ovat:

1. Organisaation rakenne

Tämän tyyppisen analyysin avulla se on mahdollista tietää, miten organisaation tehtävät on jaettu sen perusyksiköihin: jaostot, osastot, osastot, työyksiköt, kuten työntekijät tai työryhmät...

2. Työtehtävien rakenne

Kuten nimestä voi päätellä, tämäntyyppinen analyysi antaa meille mahdollisuuden tietää, millainen itse työ on, erityisesti sen rakenne. ilmoittaa meille miten työt pitäisi ryhmitellä töihin ja työalueisiin, sen lisäksi, että tiedät, mitkä tehtävät ovat samanlaisia ​​hyödyllisyydeltään ja toiminnaltaan yritykselle.

3. auktoriteetin aste

Työanalyysin avulla voimme tuntea yrityksen organisaatiokaavion ja sitä kautta mitkä tehtävät ovat muiden yläpuolella. Sen avulla voidaan tietää kunkin aseman auktoriteetti ja sen osallistuminen päätöksentekoon.

4. suorituskyvyn kriteerit

Suorituskriteerit ovat viittaus tietää hierarkkiset raportointisuhteet organisaation sisällä, virkojen lukumäärä ja tyypit. Toisin sanoen sen avulla voimme tietää, missä määrin tietyn aseman työ riippuu siitä, kuinka hyvin toinen tekee sen, onko se auktoriteettien suhteen sen ylä- vai alapuolella.

5. Työntekijöiden irtisanominen

Analysoimalla työpaikkaa voimme havaita ne työpaikat, jotka suorittavat käytännössä samaa tehtävää tai ovat liian samankaltaisia ​​voidakseen jatkaa olemassaoloaan. tämä työkalu voit päättää, onko tarpeen yhdistää kaksi työtä yhdeksi tai muuttaa niiden toimintoja päällekkäisyyden välttämiseksi.

• Saatat olla kiinnostunut: "Kvantitatiivinen hallintokoulu: mikä se on ja ominaisuudet"

Työanalyysin tyypit

On olemassa useita erilaisia ​​työanalyysityyppejä, joita voidaan tehdä. Ne eivät ole toisiaan poissulkevia, vaan päinvastoin, ne kaikki ovat välttämättömiä määrittämään tarkalleen, mitkä toiminnot ovat, yrityksen kunkin aseman vaatimukset ja pätevyys, vaikka ajasta ja keinoista riippuen voit valita vain yhden tyypin analyysistä. Tärkeimmät ovat seuraavat neljä:

1. Tehtäväpohjainen analyysi

Tehtäväpohjainen työanalyysi Se on vanhin ja klassisin. Se koostuu pohjimmiltaan sen selvittämisestä, mitä tehtäviä työntekijät suorittavat riippumatta siitä, mitä taitoja, koulutusta ja taitoja heillä on tai pitäisi olla. Tämän mallin tavoitteena on määritellä ja vakiinnuttaa yhtiön kuhunkin tehtävään liittyvät tehtävät, velvollisuudet ja vastuut.

2. Kompetenssipohjainen analyysi

Kompetenssien analyysi keskittyy niihin työn suorittamiseen tarvittavat taidot.

3. Vahvuuksiin perustuva analyysi

Vahvuuksiin perustuva analyysi keskittyy ne teot, joista työntekijät nauttivat eniten, tai ne, joissa he suoriutuvat erityisen hyvin. Kyse on siitä, että etsitään niitä motiiveja, jotka ovat saaneet työntekijät valitsemaan tehtävän tai halun, joka herättää heissä tehtävän suorittamisen.

4. Persoonallisuuspohjainen analyysi

Vaikka se on varmasti hieman monimutkaisempi, työanalyysi voidaan tehdä etsimällä niitä persoonallisuuden ominaisuuksia, jotka sopivat parhaiten tällaisen tehtävän suorittamiseen. Myös kaikkein epätoiminnallisimmat piirteet voidaan analysoida, eli ne, jotka aiheuttavat ongelmia kyseiselle teokselle.

Mistä saada tietoa

Työanalyysi on työkalu, joka yrittää noudattaa tieteellistä menetelmää. Se perustuu objektiivisimpiin ja luotettavimpiin tietolähteisiin ja tekniikoihin, jotka ovat mahdollisia, jotta analyysistä tulee uskollinen esitys organisaation todellisuudesta.

Tietoa poimitaan itse työstä, kuten työntekijän suorittamista tehtävistä, niiden tekemisestä ja työhön liittyvästä käyttäytymisestä. Mutta Näiden havaintojen lisäksi on olemassa useita tekniikoita, joilla voidaan poimia kaikki tarvittava tieto.

• Haastattelut ja keskusteluryhmät.
• Kyselylomakkeet
• Havainnointi tai itsehavainnointi.
• Analyysi dokumentoinnin, suoritusarvioinnin ja vanhojen työtarjousten avulla.
• Kriittisten tapausten metodologia

Työanalyysin kehittäminen

Seuraavaksi näemme, miten työanalyysiä kehitetään ja mitä vaiheita seurataan. On oleellista, että tämän tyyppistä analyysiä edetessä tiedetään, mitä näkökohtia on oltava asiakirja, jonka organisaation ihmiset voivat tarjota heille ja miten tietoja aiotaan hallita. tiedot.

1. aseta tehtävät

Prosessin ensimmäinen osa koostuu analysoida työntekijöiden suorittamia tehtäviä. Se on vanhin ja samalla perustavanlaatuisin työanalyysityyppi. Kokonaisvaltaisen työanalyysin tekemiseksi on tiedettävä, millaisia ​​tehtäviä ja miten niitä suoritetaan organisaatiossa. Siksi tietojen keräämiseksi tässä vaiheessa on tarpeen kysyä itseltäsi seuraavat kysymykset:

• Mitä työntekijä tekee?
• Kuten se tekee?
• Mitä varten hän tekee sen?
• Miksi hän tekee tämän?

Yritetään vastata näihin kysymyksiin jokaisessa työtehtävässä Voimme kirjoittaa luettelon organisaatiossa suoritettavista tehtävistä. Jos esimerkiksi haluamme analysoida tarjoilijan työtä, voimme kysyä itseltämme näitä kysymyksiä liittyen seuraaviin kahteen tehtävään: ruuan ja juoman tuominen ja pöydän siivous.

Ruoan ja juoman tuomisessa tarjoilija käyttää tarjotinta, jotta hän voi tuoda nämä tavarat ne tilaajalle. Syynä tähän on se, että olemme kiinnostuneita siitä, että asiakas on tyytyväinen nauttimaan tilaamansa.

Pöydän siivouksen yhteydessä tarjoilija tekee sen liinalla, desinfiointiaineella ja muilla puhdistusaineilla, jotta pöytä on muiden asiakkaiden käytettävissä. Syynä tähän on välttää terveysministeriön määräämien hygieniastandardien noudattamatta jättämistä sekä välttää tyytymättömän asiakkaan valituksia.

2. Työtehtävät ja vastuut

Kun tiedät, mitä tehtäviä organisaatiossa suoritetaan ne on ryhmitelty eri toimintoihin. Voi olla niin, että on tehtäviä, jotka täyttävät vain yhden tehtävän, toiset, jotka ovat aivan erilaisia toisiaan, mutta palvelevat samaa ja tehtävää, joka puolestaan ​​suorittaa eri tehtäviä sisällä organisaatio.

Tarjoilijan esimerkin perusteella voisimme ajatella, että ruoan tuominen asiakkaille kuuluisi "asiakaspalvelu"-toimintoon, kun taas siivouksen päätehtävä olisi "laitoshygienia", vaikka se voisi liittyä myös asiakaspalveluun. asiakas.

Kun organisaatiossa suoritettavien tehtävien tehtävät on selvitetty, ne Ne on järjestetty vastuun asteen mukaan samassa. Ne voidaan luokitella asteikolla siinä tapauksessa, että voimme puhua vastuista, jotka ovat paljon tärkeämpiä kuin muut, mutta Usein useimmat tehtävät edellyttävät samanlaista vastuullisuutta, jonka kanssa ne voivat olla yhtä tärkeitä.

3. Tietoa ja kokemuksia

Keskeinen näkökohta työn analysoinnissa on työn suorittamiseen tarvittavan kokemuksen ja tiedon arviointi. Jotta Arvioidaan ne taidot, kyvyt ja koulutus, joita työn tehtävien suorittamiseen suositellaan tai vaaditaan.

Monissa tapauksissa tämä tarvittava tieto on helppo hankkia. Esimerkiksi voidakseen työskennellä klinikalla lääkärinä, haettavana koulutuksena on lääketieteen tutkinto ja mielellään jatko- tai maisterintutkinto. Muissa tapauksissa työn suorittamiseen vaadittava pätevyys ei kuitenkaan ole niin selkeä. Esimerkiksi supermarketissa töissä he voivat pyytää elintarvikkeiden käsittelytodistusta tai ammatillista koulutusta, vaikka näin ei aina ole.

Työn analysoinnin aikana voi tietää, mikä on haluttu koulutus ihanteellinen on mennä suoraan työntekijöiden ja johtajien puoleen. He kertovat mielipiteensä tai kokemuksensa, minkä tutkinnon heillä on, mitä heiltä on pyydetty ja mitä he ovat nähneet aiemmissa yrityksissä, joissa he ovat työskennelleet. On erittäin hyödyllistä tietää, mitä kilpailijayritykset vaativat työntekijöiltään, koska tällä tavalla Tällä tavoin estetään yritystä menettämästä voimia alallaan sen kouluttamattomuuden vuoksi työntekijöitä.

4. Työanalyysitaidot

Tässä vaiheessa on tärkeää tehdä työanalyysi työntekijöiden taitojen perusteella. Tässä voidaan käyttää kolmea erittäin hyödyllistä tekniikkaa, jota voidaan täydentää.

4. 1. Haastattelu esimiesten kanssa

Esimiehet ovat avainhenkilö organisaatiossa, koska he ovat jotka tuntevat työn ensi käden ja tietävät mitä taitoja tarvitaan suorittaakseen tehtävät oikein.

4.2. Suorituskyvyn arviointi

Se päättelee, mitkä taidot erottavat hyvän työntekijän sellaisesta, joka ei tee työtään hyvin.

4.3. kriittisiä tapahtumia

tällä tekniikalla ne keskeiset käyttäytymismallit työtehtävässä ovat vakiintuneet, ne, jotka määräävät onnistumisen tai epäonnistumisen organisaatiosta. Se selvittää, mikä käyttäytyminen voi hyödyttää tai vahingoittaa yrityksen suorituskykyä, ja se on tarkoitettu jäljittelemään tai poistamaan ne.

5. On selkeät tavoitteet

Riippumatta siitä, mitä tekniikkaa käytetään, ihanteellinen on käyttää kaikkia kolmea, Olennaista on, että sen avulla on mahdollista vastata seuraaviin kysymyksiin:

• Mitä eroa on hyvällä ja huonolla työntekijällä?
• Miksi jotkut työntekijät pystyvät suorittamaan tehtäviä paremmin kuin toiset?
• Jos palkkaisit työntekijän suorittamaan tehtävää, mitä etsisit?
• Tarvitaanko jotain muuta pätevyyden määrittämiseksi oikein?

Joka tapauksessa on huomattava, että jokaisella yrityksellä on oma käsityksensä siitä, mitkä ovat ihanteelliset taidot sen työntekijöille heidän työstään riippuen, eli tämä on erittäin subjektiivinen askel.

Tähän vaadittavien taitojen vaihteluun vaikuttaa suuresti yrityksen organisaatiokulttuuri, joka vaihtelee suuresti välillä. Lisäksi jokaisella yrityksellä on eri asiakas, joten yhden yrityksen positioiden analysoinnista poimituista kriteereistä ei välttämättä ole toiselle hyötyä.

Bibliografiset viittaukset:

• Martín-Valverde, A., Rodríguez-Sañudo Gutiérrez, F. Garcia Murcia, J. (1996). Työlaki. Madrid: Tecnos.
• m. Peiro, J. (1996). Organisaatiopsykologia. Madrid: UNED.
• Leal Millán, A., Román Onsalo, M., Alfaro de Prado Sagrera, A., Rodríguez Félix, L. (2002). Inhimillinen tekijä työsuhteissa, Ohjaus- ja johtamisopas: Pyramid.