La communication formelle: qu'est-ce que c'est et quelles sont ses caractéristiques

Nous connaissons tous des styles de communication différents et nous utilisons l'un ou l'autre selon le contexte dans lequel nous nous trouvons.

L'un des plus importants est celui de la communication formelle. Dans ces paragraphes on peut tout apprendre sur ce style, découvrir les cadres dans lesquels il est habituellement utilisé et quelles sont ses principales caractéristiques et avantages par rapport à d'autres modèles de la communication.

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Qu'est-ce que la communication formelle et quelles sont ses caractéristiques

La communication formelle est un style de communication utilisé dans des contextes professionnels et institutionnels. C'est une méthode réglementée dans laquelle les mots familiers ne sont pas autorisés, car le ton utilisé doit toujours être cultivé et aseptique. De même, nous pouvons également appeler communication formelle le flux d'informations qui se produit entre les différents échelons au sein de la hiérarchie d'une organisation, et qui seront encadrés dans l'ensemble de règles qui nous avons mentionné.

Le flux de la communication formelle peut avoir lieu de manière orale ou écrite. Généralement, les interactions brièvement résolues sont menées dans une conversation orale. Cependant, pour les communications qui nécessitent des informations plus étendues ou complexes, il est généralement choisi d'effectuer écrites et les transmettre aux interlocuteurs par le moyen choisi (circulaires, emails, courriers postaux, mémo, etc.

Une autre caractéristique de la communication formelle est que fonctionne via des protocoles connus des expéditeurs et des destinataires, qui font partie de l'organisation dans laquelle se déroule ce processus de communication. Ces protocoles impliquent, par exemple, les chemins que doivent emprunter les messages, au sein de la hiérarchie. Ainsi, un employé saura qu'il doit transmettre certaines informations à son manager, qui à son tour doit transmettre l'information à son supérieur, mais celui-ci ne peut pas sauter l'étape intermédiaire.

C'est-à-dire que chaque membre de l'organisation qui participe à cette communication formelle Vous devez savoir à l'avance quel message doit être adressé à quelle personne, sous quelle forme il doit être fait et quelle est la voie que doit suivre une telle information pour atteindre votre destination d'une manière correcte.

Types de communication formelle

Selon l'adresse que nous utilisons pour transmettre les informations, nous pouvons établir jusqu'à quatre types de communication formelle différents. Passons à les examiner tous plus en détail.

1. Communication formelle ascendante

Quand dans l'organisation, un employé essaie de communiquer avec l'un de ses gestionnaires, soit celui qui est immédiatement supérieur, soit celui qui est au-dessus de lui, on parlerait de communication formelle ascendante. C'est une forme de transmission du message de type vertical et avec sens de bas en haut. Un exemple de messages pouvant être envoyés dans ce mode serait les rapports qui ont été demandé, mais aussi des demandes pour une affaire spécifique et même des plaintes qu'ils veulent quitter brevets.

2. Communication descendante formelle

Le cas contraire au précédent serait celui de la communication formelle descendante. Dans ce modèle, les informations sont également transmises verticalement, mais cette fois elles sont transmises de haut en bas. C'est-à-dire, ce sont les managers et managers qui transmettent les informations aux salariés dont ils ont la charge. Ils peuvent envoyer, par exemple, des instructions sur les tâches à accomplir et comment ils doivent les faire. Ils peuvent le faire oralement ou par écrit, selon les informations qu'ils souhaitent transmettre.

3. Communication formelle horizontale

Toutes les communications formelles de l'organisation ne s'adressent pas à des personnes d'un autre niveau hiérarchique. Lorsque le message est envoyé à un autre travailleur qui occupe le même rang, on parle de communication formelle horizontale, puisque le flux d'informations est dirigé latéralement.

Ce modèle s'observe clairement dans les réunions des différents chefs de service, puisqu'ils sont plusieurs personnes de sections indépendantes communiquent, mais toutes sont dans la même position que des managers ou gestionnaires.

4. Communication formelle en diagonale

Il existe un type de communication formelle moins fréquent qui peut encore se produire, et il est diagonal. Cette modalité se produirait lorsque les deux interlocuteurs appartiennent à des services différents mais aussi à des niveaux hiérarchiques différents.

Il peut arriver qu'un responsable d'une section spécifique de l'entreprise doive transmettre un l'information aux employés qui ne sont pas à leur charge, mais qui se situent à un échelon inférieur dans la structure du entreprise. Ce serait un exemple de cas de communication formelle diagonale.

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Points forts de ce style de communication

La communication formelle présente un certain nombre d'avantages par rapport à la communication informelle. Nous allons voir les plus importants.

1. Standardisation

L'utilisation de cette méthode garantit l'égalité dans tous les processus de communication de l'organisation, afin que tous les membres sachent comment procéder lors de la transmission d'informations, en choisissant la bonne voie et la bonne voie, et en même temps, tous savent interpréter les messages qui leur parviennent sans aucun doute. Il s'agit d'un modèle standardisé qui permet une compréhension claire des règles et procédures.

2. Sans fautes

Le fait d'utiliser des règles préétablies et de toujours suivre les mêmes procédures présente un avantage supplémentaire, et est qu'il ne permet pas de générer des erreurs, au-delà des erreurs humaines qui pourraient être commises en dehors de ladite Règles. L'important est qu'en suivant les protocoles indiqués, l'information doit circuler dans l'organisation sans aucune difficulté et sans générer de doutes parmi les interlocuteurs.

3. Empreinte de patte

La communication formelle a un autre avantage évident, à savoir que toutes les interactions qui se produisent par écrit sont archivés et peuvent donc être consultés à tout moment pour pouvoir récupérer des informations spécifiques.

Logiquement, il n'en va pas de même avec la communication orale formelle, mais nous avions déjà mentionné que ce type d'interaction se produit pour envoyer des messages très concis. Tous ceux qui ont un certain niveau de complexité doivent être transmis par écrit, et seront donc enregistrés.

Faiblesses de la communication formelle

Logiquement, toutes les qualités de la communication formelle ne sont pas positives. Il y a aussi plusieurs inconvénients dont nous devons être conscients.

1. Coût du temps

Le fait de suivre des protocoles assez rigides signifie parfois que la communication formelle implique une perte de temps inutile pour une transmission d'informations qui pourrait effectivement se faire dans un temps beaucoup plus court. C'est le cas de ces réunions interminables dans lesquelles le message est transmis entre les participants d'une manière inefficace, lorsqu'en En réalité, cela pourrait se faire plus directement, mais cela reviendrait à abandonner les canaux de communication standardisés de l'organisation.

2. Froideur

La communication formelle permet aux messages d'être transmis d'une manière cool, souvent sans contact humain cela rend les interactions plus chaleureuses et cela rend cette communication beaucoup plus impersonnelle que le style informel. De plus, cette rigidité des règles limite grandement le style de communication de l'expéditeur, déshumanisant parfois la transmission du message et amener le récepteur à le percevoir d'une manière plus chaleureuse.

3. Confusion

Les règles de la communication formelle ne devraient pas le permettre, mais parfois il est inévitable qu'une certaine confusion soit générée autour du message reçu. Cela se produit lorsque la transmission d'informations nécessite plusieurs sauts entre différents interlocuteurs, générant la possibilité de qu'à chacun de ces points le message d'origine est déformé et celui finalement reçu n'est pas exactement le même que le premier.

Voies d'amélioration

La communication formelle est perfectible, et pour cela il existe plusieurs recommandations qui peuvent rendre plus efficace ce mode de transmission de l'information au sein des entreprises. Ce sont quelques-uns d'entre eux.

1. Limiter le formalisme

Il est évident que une communication formelle nécessite un décorum dans l'émission du message, mais parfois cet excès d'expressions formelles peut générer un ton extrêmement grave que le le récepteur pourrait interpréter comme négatif, alors que le message peut être neutre et même aller sur la ligne contraire. Par exemple, un chef de service peut envoyer un e-mail à ses subordonnés pour parler de son performance, qui en principe est bonne, mais utilisent un ton si sérieux qu'ils l'interprètent dans un négatif.

2. Révision

Cette recommandation devrait s'appliquer à tout type de communication, mais beaucoup plus à la communication formelle. Il est essentiel de revoir les textes avant d'envoyer, car parfois la précipitation peut nous amener à commettre une série de fautes d'orthographe, de grammaire ou même contenu, ce qui peut générer des problèmes dans l'interprétation du message, et cela peut avoir de graves répercussions au sein de la organisation. Imaginez, par exemple, que nous demandions à un travailleur d'expédier 5 000 unités d'un produit, au lieu de 500.

3. Accueil

Une bonne règle de base est de demander au destinataire de confirmer que vous avez bien reçu le message. Actuellement Il y a des outils dans les e-mails qui nous informent lorsque le destinataire a reçu notre e-mail, donc dans ces cas, nous n'avons même pas à demander une telle confirmation explicitement.

4. Utilisation correcte

La dernière recommandation serait la utiliser la communication formelle uniquement pour les questions d'organisation. Toute question extérieure à l'entreprise ne doit pas être traitée de cette manière, et essayez d'envoyer un message personnel à travers un canal institutionnel n'entraînera pas plus que des problèmes, car ce n'est pas le canal approprié.

Références bibliographiques:

• Andrade, H. (2005). Communication organisationnelle interne: processus, discipline et technique. Netbiblo.
• Rojas, D. (1994). Techniques de communication exécutive. McGraw-Hill Interamericana.
• Simon, H.A., Gómez, J. (1993). La communication. Comportement administratif.