Les cercles de qualité: quels sont-ils et caractéristiques de cette méthode

Les entreprises ont tendance à optimiser de plus en plus leurs processus, et pour cela, différentes procédures voient constamment le jour qui poursuivent cet objectif.

Les cercles de qualité en sont un bon exemple.. Tout au long de cet article nous étudierons en détail toutes ses caractéristiques, comment il est réalisé et nous découvrirons quels sont ses points forts si nous décidons de l'utiliser dans notre propre organisation.

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Que sont les cercles de qualité ?

Les cercles de qualité font référence à une méthodologie d'affaires qui cherche l'optimisation des processus à travers des groupes de travailleurs (les cercles) qui mettent en commun les différentes problématiques et les aspects d'amélioration qu'ils ont trouvés dans leurs départements respectifs afin de partager différentes idées et atteindre des solutions qui permettent de résoudre le plus grand nombre d'incidents précédemment détectés dans l'analyse Fini.

Une fois que les membres des cercles de qualité auront conclu ces accords, la prochaine étape serait transmettre les idées choisies aux chefs de chaque département afin qu'ils puissent les étudier attentivement, vérifier si leur application est viable et, s'ils sont d'accord, les mettre en œuvre en y allouant les ressources services nécessaires à la mise en œuvre des nouveaux processus et leurs effets se font sentir dès que avant que.

Ce qui rend les cercles de qualité si efficaces et précieux, c'est que les informations fournies par les travailleurs des différentes sections de l'entreprise sont de premier ordre. manuels et spontanés, ce sont des problèmes qu'ils observent et vivent eux-mêmes au quotidien, il ne s'agit donc pas d'inférences ou de déductions basées sur des données tierces. De cette façon, des informations précieuses sont disponibles pour améliorer les processus de qualité.

Cette méthodologie est née au Japon dans les années 1960, un pays toujours à la pointe de la mise en œuvre de nouvelles procédures pour améliorer la gestion de la qualité. Le créateur de cette nouvelle méthode était l'homme d'affaires et chimiste Kaoru Ishikawa. Depuis sa création même, des cercles de qualité n'ont cessé de s'implanter dans de nombreuses entreprises asiatiques, démontrant leur efficacité dans des organisations à la coupe culturelle classique de l'Est.

Cependant, dans son origine n'a pas eu autant de succès dans le monde des affaires occidental, un problème relativement courant lorsqu'il s'agit d'exporter des méthodologies vers des aires culturelles très différentes. Mais c'est un problème avec une solution, puisqu'il s'agit d'adapter ces méthodes à l'idiosyncrasie du lieu où l'on veut les mettre en œuvre. Avec une adaptation culturelle adéquate, les cercles de qualité sont aussi efficaces en Occident qu'en Orient.

Caractéristiques

Dans les cercles de qualité, il y a la figure de l'animateur, une personne chargée d'animer le groupe et d'expliquer la dynamique à suivre. L'animateur fournit une formation adéquate à la méthodologie au reste des camarades de classe. Tous les membres tiendront ces réunions pendant les heures de travail, et ils le feront avec une certaine régularité., comme convenu par tous et la priorité des questions à analyser à chaque session.

L'animateur sera uniquement chargé de solliciter la participation des différents membres du cercle de qualité et de guider le processus, mais Vous ne devez jamais évaluer les propositions qui sont faites, ni vous prononcer pour ou contre aucune d'entre elles, et vous devez maintenir l'objectivité en tout. moment. S'il était de sa compétence d'apaiser d'éventuelles situations conflictuelles qui peuvent survenir entre les différentes composantes, exhortant à nouveau les membres à poursuivre méthodologie.

Concernant la taille du groupe, il est recommandé que chaque cercle de qualité contienne au moins quatre participants et en essayant de ne pas être plus de huit. Ce sont les chiffres recommandés, mais le nombre total peut être adapté aux caractéristiques particulières de l'entreprise, le nombre de départements que vous avez ou si vous voulez traiter des cas particuliers qui impliquent la présence de plus de travailleurs de la organisation.

Parmi ces membres (puisque la figure de l'animateur est distincte), l'un doit être choisi comme porte-parole du groupe. C'est lui qui, une fois la séance terminée, fournira la synthèse correspondante avec les mesures choisies aux différents chefs de service. La paternité de ce document correspond à l'équipe dans son ensemble, et non à personne en particulier, puisque les décisions ont été prises en commun, donc aucune signature individuelle ne sera reflétée.

Les cercles qualité se réuniront à nouveau de manière cyclique, en fonction des besoins de l'entreprise, même s'il est recommandé qu'il y ait au moins une réunion par an. De même, la création d'autres cercles de qualité indépendants pour traiter différentes questions peut être encouragée, afin qu'il y ait des plusieurs équipes travaillant en complémentarité en même temps et résolvant ainsi divers problèmes en moins de temps, ce qui optimise encore la procédure.

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Mise en œuvre de cette méthodologie auprès des organisations

Pour pouvoir mettre en œuvre la méthodologie des cercles de qualité, la première chose dont nous avons besoin est bien sûr l'approbation du conseil d'administration de l'entreprise. Une fois le plan présenté, les responsables doivent l'accompagner et favoriser désormais le bon fonctionnement des cercles, condition indispensable à leur prospérité, car Sans la confiance des chefs d'entreprise, on ne peut pas attendre des cercles de qualité qu'ils développent tout le potentiel qu'ils recèlent.

Une fois le feu vert obtenu, il faut concevoir un programme de mise en œuvre adapté aux caractéristiques du compagnie, favorisant l'apparition spontanée des cercles, car c'est le cadre idéal pour le début de cette Programme. Tous les cercles de qualité doivent être soutenus par un organisme indépendant, qui fournit tous les ressources dont ils ont besoin pour un bon fonctionnement, au niveau des espaces, du matériel ou de tout autre moyen obligatoire.

La prochaine étape sera choisir les animateurs parmi les différents cercles de qualité et leur donner la formation appropriée afin qu'ils puissent développer les tâches confiées à leur figure. À ce stade, l'entreprise peut communiquer officiellement à tous les travailleurs la mise en œuvre de cette méthodologie afin que tous ceux qui le souhaitent puissent participer aux processus. Il est important que tout le personnel soit conscient de cette situation, car l'une des clés du bon fonctionnement des cercles de qualité est la communication.

Décidez ensuite quelles sont les questions les plus importantes et donc auxquelles ils devraient consacrer du temps au début du programme. Il ne faut pas être trop ambitieux et traiter tous les problèmes en même temps, il faut construire une échelle de priorités et essayer de résoudre chaque problème avant de passer au Suivant. De plus, il est important que les premiers problèmes abordés aient une solution relativement simple, car un démarrage réussi est essentiel pour améliorer la mise en œuvre.

Tout serait prêt pour démarrer les premiers cercles de qualité dans l'entreprise. Il peut arriver qu'à ces premières occasions les travailleurs soient réticents à participer, peut-être à cause des thèmes proposés. Dans ce cas, il conviendrait d'attendre un peu pour proposer à nouveau la création des cercles, proposant cette fois des thèmes différents, en espérant que ce changement motivera les premiers membres à faire leur apparence.

Contenu

Les sujets qui doivent être traités dans les cercles de qualité sont très variés, notamment selon le type d'entreprise et le secteur dans lequel elle se situe. Cependant, il existe des lignes générales qui conviennent à plusieurs entreprises et cela peut être un bon guide pour commencer à mettre la méthodologie en pratique. De même, il existe également un certain nombre de questions qui ne devraient jamais être choisies comme sujets à discuter dans les cercles.

A titre d'exemples de ceux qui sont susceptibles d'être choisis, il faudrait augmenter la qualité du produit ou du service offert, améliorer les canaux de communication d'entreprise et coordination interdépartementale, minimiser les processus bureaucratiques, réduire les coûts, offrir un service client plus satisfaisant, améliorer les conditions de travail au niveau environnemental (confort, propreté et sécurité) ou raccourcir les délais, dans la mesure possible.

Mais nous avions déjà prévu que il y a des sujets qui ne conviennent pas pour être analysés par les cercles de sécurité. Par exemple, il ne faut jamais discuter des conditions de travail des salariés, remettre en cause les capacités des responsables des équipes ou des autres. collègues, évaluer les stratégies commerciales mises en œuvre ou commenter d'autres séries de décisions de l'entreprise telles que les licenciements ou les promotions de certains gens.

Références bibliographiques:

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• Ruelas-Barajas, E., Reyes-Zapata, H., Zurita, B., Vidal-Pineda, L.M., Karmcher, S. (1990). Les cercles de qualité comme stratégie pour un programme d'assurance qualité des soins médicaux à l'Institut national de périnatalogie. Santé publique du Mexique.
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