पांच Whys तकनीक: यह क्या है और इसका उपयोग कैसे करें

कई समस्या निवारण तकनीकें हैं, वे सभी हल की जाने वाली समस्या के प्रकार के आधार पर बहुत उपयोगी हैं।

उनमें से जो हमारे पास इसके आवेदन की सादगी के लिए सबसे अधिक लोकप्रियता तक पहुंच गए हैं पांच क्यों तकनीक, एक उपकरण जो हमें प्रश्न पूछकर एक निश्चित समस्या का मूल कारण खोजने की अनुमति देता है।

हालांकि इस तकनीक को लागू करना आसान है, इसके लिए कुछ चरणों का पालन करने की आवश्यकता है, कुछ युक्तियों को ध्यान में रखते हुए और इसकी कमियों का आकलन करते हुए, कुछ ऐसा जो हम निम्नलिखित पंक्तियों में देखेंगे। इस तकनीक के बारे में और जानने के लिए बने रहें!

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पांच Whys तकनीक क्या है?

फाइव व्हाईज़ तकनीक, जिसे क्यों-क्यों या क्यों सीढ़ी भी कहा जाता है, है समस्या समाधान में व्यापक रूप से उपयोग की जाने वाली एक रणनीति जो एक जटिल समस्या के मूल कारण को खोजने की अनुमति देती है या जो कि कारणों के उत्तराधिकार का उत्पाद है. इसका अनुप्रयोग बहुत सरल है, यही कारण है कि यह समस्या समाधान की दुनिया में इतना लोकप्रिय और उपयोग किया जाता है।

माना जाता है कि इस तकनीक के विचारक साकिची टोयोडा थे, जो एक जापानी उद्योगपति और आविष्कारक थे जिन्होंने टोयोटा कंपनी की स्थापना की थी। Toyoda ने ऑटोमोबाइल निर्माण में समस्या समाधान के लिए इस उपकरण को लागू किया। फिर यह इंजीनियर ताइची ओहनो होगा, वह भी टोयोटा से, जो इस तकनीक को निरंतरता और प्रसिद्धि देगा, इसके अनुप्रयोग को लोकप्रिय बना देगा।

तकनीक का आधार सरल है, इतना कि हम इन जापानी निर्माताओं के सहयोगियों को दिए गए निम्नलिखित कथन में संक्षेप में बता सकते हैं: "बिना किसी पूर्वधारणा के और खाली दिमाग से प्रोडक्शन शॉप को देखें; प्रत्येक अंक के लिए 'क्यों' को पांच बार दोहराएं".

मूल रूप से, यह एक कारण-प्रभाव विश्लेषण उपकरण है, जो प्रश्नों के माध्यम से काम करता है। इस रणनीति के साथ "क्यों" प्रश्न पूछकर किसी समस्या का विश्लेषण करना संभव है। एक बार जब उस पहले "क्यों" का उत्तर मिल जाता है, तो हम फिर से वही प्रश्न पूछते हैं और इसी तरह, जब तक हम यह नहीं पाते कि समस्या का कारण क्या है जिसे हम हल करने आए हैं।

आमतौर पर, समस्या की उत्पत्ति का पता लगाने के लिए कम से कम पाँच वायस की आवश्यकता होती है, यही वजह है कि तकनीक को यह नाम मिला है. हालाँकि, इसका नाम क्या कहता है, इसके बावजूद पाँच क्यों नहीं करने का मतलब यह नहीं है कि उपकरण का उपयोग नहीं किया जा रहा है। आसानी से, चूंकि प्रश्न तब तक पूछा जाना चाहिए जब तक यह नहीं माना जाता है कि विश्लेषण की गई घटना के मूल कारण तक पहुंच गया है, तीन कारण पर्याप्त हैं या सात पर्याप्त हैं।

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समस्याओं को हल करने के लिए तकनीक को कैसे लागू करें?

हालांकि यह एक काफी मुफ्त तकनीक है, पांच Whys तकनीक का उपयोग करके विश्लेषण करने में कुछ बातों को ध्यान में रखना शामिल है।

कंपनी में पांच क्यों की प्रक्रिया में प्रबंधन को शामिल करना आवश्यक है। विश्लेषण के लिए ही, यह विचार करना आवश्यक है कि कौन सही लोग हैं जिनके साथ एक कार्य समूह बनाना है. किसी ऐसे व्यक्ति का उपयोग करना भी उचित है जो प्रक्रिया के सूत्रधार के रूप में कार्य कर सकता है, इस अर्थ में कि वे किसी विशेष मुद्दे के बारे में प्रश्न पूछने के लिए प्रवृत्त होते हैं।

यह आवश्यक है कि पांचों का पता लगाने की प्रक्रिया कागज की एक शीट पर या इससे भी बेहतर, एक ब्लैकबोर्ड पर की जाए। प्रॉक्सी द्वारा यह कंप्यूटर के साथ किया जा सकता है, लेकिन संपूर्ण विश्लेषण प्रक्रिया को किसी ऐसी चीज़ के साथ करना बेहतर है जिसमें हर कोई शारीरिक रूप से एक ही समय में भाग ले सके। बोर्ड पर समस्या लिखें और सुनिश्चित करें कि हर कोई इसे समझता है।

प्रक्रिया के दौरान, समस्या के वास्तविक कारण क्या हैं और वे कौन से लक्षण या प्रभाव पैदा करते हैं, उन्हें भ्रमित किए बिना इस पर विचार करना बहुत महत्वपूर्ण है. हमें यह नहीं भूलना चाहिए कि एक लक्षण अभी भी किसी चीज का परिणाम है, और यह वह है जिसका समाधान खोजना होगा। इसलिए, कारण और प्रभाव संबंधों के तर्क पर ध्यान देना और उसका पालन करना आवश्यक है।

हमें यह सुनिश्चित करना चाहिए कि हम उन कारणों को अलग-थलग कर दें, जिनके कारण हम उस स्थिति की विफलताओं, समस्याओं या असुविधाओं का कारण बने हैं जिसमें हम खुद को पाते हैं। इसके लिए, "और इसलिए" या "और इसलिए" अभिव्यक्ति का उपयोग करके, हमने जो वाक्य उठाए हैं, लेकिन इसके विपरीत, यह एक बहुत अच्छी रणनीति है। हमें प्रश्नों को यथासंभव सटीक बनाने का प्रयास करना चाहिए।

आपको कभी भी पूरी तरह से और विशेष रूप से मानवीय कारकों पर दोषारोपण का सहारा नहीं लेना चाहिए. हो सकता है कि कोई मानवीय त्रुटि हो, किसी कार्यकर्ता की ओर से असावधानी हो या कोई समस्या जो किसी के हाथ में हो या कई लोग, लेकिन पूरी प्रक्रिया का भी मूल्यांकन किया जाना चाहिए और कोई भी समस्या, मानवीय या विशुद्ध रूप से आकस्मिक, जो हो सकती है रखने के लिए। यह तकनीक जिम्मेदारी लेने के लिए नहीं, बल्कि गलतियों से सीखने और उन्हें फिर से होने से रोकने के लिए लागू की जाती है। विश्वास और ईमानदारी के माहौल को बढ़ावा देना आवश्यक है, और आरोप इसे हासिल करने में मदद नहीं करते हैं।

प्रश्न पूछा जाना चाहिए "क्यों?" जब तक समस्या के मूल कारण का पता नहीं चल जाता। यानी, यदि कुछ ऐसा पाया जाता है जो एक बार हल हो जाने पर या समाप्त हो जाने के बाद गलती को दोबारा होने से रोकता है, तो तकनीक पूरी तरह से लागू हो गई है. अपने आप से ये पूछने की अत्यधिक अनुशंसा की जाती है "क्यों?" एक कार्यकर्ता के बजाय एक ग्राहक के दृष्टिकोण से।

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इस तकनीक के अनुप्रयोग के उदाहरण

यद्यपि इस तकनीक का आधार सरल है, इसे बेहतर ढंग से समझने के लिए हम तीन उदाहरण प्रस्तुत करने जा रहे हैं कि निश्चित रूप से वे हमें अधिक गहराई से समझते हैं कि पांच क्यों की रणनीति काम करती है और कितनी उपयोगी होती है यह क्या है।

1. टोयोटा केस

पहला उदाहरण हमने खुद टोयोटा द्वारा प्रस्तावित किया है. एक मशीन में खराबी है।

• मशीन क्यों खराब हो गई? अधिक लोड के कारण फ्यूज उड़ गया।
• यह ओवरलोड क्यों था? बियरिंग्स में पर्याप्त चिकनाई नहीं थी।
• उनके पास पर्याप्त स्नेहन क्यों नहीं था? ल्यूब पंप पर्याप्त तेल परिसंचारी नहीं कर रहा था।
• पंप पर्याप्त तेल का संचार क्यों नहीं कर रहा था? पंप धातु की छीलन से भरा हुआ था।
• यह धातु की छीलन से क्यों भरा हुआ था? क्योंकि पंप में फिल्टर नहीं है।

इस प्रकार, इस विश्लेषण के बाद हम समझ सकते हैं कि फिल्टर की कमी के कारण पंप में गंदगी के कारण फ्यूज में एक अधिभार हो गया, जिससे मशीन खराब हो गई। इस ठोस उदाहरण में हम समझ सकते हैं कि हर कारण का अपना प्रभाव होता है, इसलिए पांचवें पर कार्य करते हुए समस्या का समाधान क्यों किया जाना चाहिए।

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2. कर्मियों का प्रतिस्थापन

एक ग्राहक डेटा सिस्टम पुराना लगता है:

• सिस्टम हमें पुराना डेटा क्यों देता है? क्योंकि एनालिस्ट ने पिछले महीने का अपडेटेड डेटा अपलोड नहीं किया था।
• विश्लेषक ने पिछले महीने का डेटा अपलोड क्यों नहीं किया? क्योंकि किसी ने उसे यह नहीं सिखाया कि यह कैसे करना है।
• किसी ने उसे यह करना क्यों नहीं सिखाया? क्योंकि प्रक्रिया कोई नहीं जानता।
• कोई प्रक्रिया क्यों नहीं जानता? क्योंकि जो कोई उसे जानता था, वह चला गया, और आने वाले कर्मचारी को यह नहीं बताया।
• आने वाले कार्यकर्ता को प्रक्रिया क्यों नहीं समझाई गई? क्योंकि यह प्रलेखित नहीं था, और न ही यह संभावना थी कि जिसे नहीं पता था वह इसे नए को दिखाए बिना छोड़ देगा।

यह समस्या, जो पहले केवल एक सिस्टम विफलता प्रतीत होती थी, वास्तव में है एक मानवीय समस्या, जिसमें डेटा को अपडेट करने के लिए जिम्मेदार पार्टियों को पता नहीं था कि यह उनकी भूमिका थी और किसी ने उसे पर्याप्त रूप से सूचित या सिखाया नहीं। न ही कोई प्रोटोकॉल था जिसमें यह निर्दिष्ट किया जाएगा कि डेटा को अपडेट करने के प्रभारी व्यक्ति के छोड़े जाने की स्थिति में क्या करना है।

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3. कम बिक्री

एक कंपनी में उन्होंने कम बिक्री दर्ज करना शुरू कर दिया है ...

• बिक्री क्यों घटी है? क्योंकि विक्रेता अपने मासिक लक्ष्य तक नहीं पहुंचे हैं।
• सेल्सपर्सन अपने मासिक लक्ष्य तक क्यों नहीं पहुँच पाए? क्योंकि उनके पास अपनी बिक्री पर ध्यान केंद्रित करने के लिए पर्याप्त समय नहीं है।
• उनके पास अपनी बिक्री पर ध्यान केंद्रित करने के लिए पर्याप्त समय क्यों नहीं है? क्योंकि दैनिक कार्य जल्दी हल नहीं होते हैं।
• रोज़मर्रा के काम जल्दी क्यों नहीं सुलझते? क्योंकि कंपनी ने कोई ऐसा उपकरण लागू नहीं किया है जो उन्हें जल्दी और कुशलता से हल करता हो।

इस विशिष्ट मामले में, यह देखा जा सकता है कि क्योंकि कंपनी के पास ऐसे उपकरण नहीं हैं जो अनुमति देते हैं दिन-प्रतिदिन की समस्याओं को जल्दी से हल करें, यह श्रमिकों को है जो यह पता लगाना है कि कैसे करना है ठीक करें।

चूंकि इनमें से कई समस्याएं आपके ज्ञान की अनुमति से अपरिचित या अधिक जटिल हैं, हल करने के लिए बहुत अधिक समय और संज्ञानात्मक संसाधन लेना. एक परिणाम के रूप में हमारे पास बिक्री पर ध्यान केंद्रित करने और कम करने के लिए समय नहीं है।

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इस तकनीक के लाभ

हम कुछ का उल्लेख कर सकते हैं फाइव व्हिस तकनीक के लाभ और लाभ:

• यह आपको विभिन्न रास्तों के माध्यम से समस्या की प्रकृति में शीघ्रता से तल्लीन करने की अनुमति देता है।
• यह लागू करने की एक बहुत ही आसान तकनीक है, बस अपने आप से सही "क्यों" पूछना और प्रत्येक समस्या के पीछे के कारण का पता लगाना।
• इसके प्रयोग से टीम वर्क को बढ़ावा मिलता है। आदर्श रूप से, इसे उन लोगों द्वारा लागू किया जाना चाहिए जिनकी कंपनी में विभिन्न भूमिकाएँ हैं।
• इसे अन्य समस्या-समाधान उपकरणों के साथ एकीकृत किया जा सकता है, जैसे कि इशिकावा विश्लेषण या छह सोच टोपी।

और मुख्य लाभ के रूप में जो दूसरों से अलग है, हम उसका उल्लेख कर सकते हैं समस्या के मूल कारण पर कार्य करता है, एक बार पता चलने के बाद इसे दोबारा होने से रोकता है, समझा और हल किया।

आलोचकों

लेकिन कई फायदे होने के बावजूद, पांच Whys तकनीक में कुछ कमियां भी हैं, मुख्यतः क्योंकि कुछ लोग इसे एक समस्या की जड़ का विश्लेषण करने के लिए बहुत खराब उपकरण मानते हैं.

यह राय टोयोटा में वैश्विक खरीद के पूर्व प्रबंध निदेशक टेरुयुकी मिनौरा द्वारा व्यक्त की गई थी, यह देखते हुए कि यह उपकरण नहीं है इतनी जटिल दुनिया में समस्याओं को हल करने के लिए जितना आवश्यक हो उतना गहरा विश्लेषण करने की अनुमति दी अभियांत्रिकी।

इस आलोचना के साथ, हमारे पास और भी कई कारण हैं:

• शोधकर्ता गहराई में जाने और पूरी समस्या के मूल कारण को देखने के बजाय लक्षणों पर ध्यान केंद्रित करते हैं।
• अन्वेषक के वर्तमान ज्ञान से परे जाने में असमर्थता। अन्वेषक कारणों का पता नहीं लगा सकता क्योंकि उसके पास शुरू करने के लिए उनका पता लगाने के लिए ज्ञान नहीं है।
• शोधकर्ता को "क्यों" प्रश्नों का सही उत्तर देने में सहायता करने के लिए समर्थन की कमी।

इसके अलावा, परिणाम नकल योग्य नहीं हैं। इसका प्रमाण यह है कि एक ही समस्या के लिए पांच Whys तकनीक का उपयोग करने वाले अलग-अलग लोग अलग-अलग कारणों का पता लगा सकते हैं.

एक मूल कारण को अलग करने और इसे एक रेखीय तरीके से देखने की प्रवृत्ति, इस संभावना पर विचार करने के बजाय कि कई हैं जिन कारणों से समस्या उत्पन्न हुई है और परिणाम देने वाली कई समस्याओं के संयोजन के परिणामस्वरूप बहुक्रियात्मक।