एक औपचारिक पत्र की 8 विशेषताएं (समझाया गया)

आम तौर पर, हमारे जीवन के कुछ प्रासंगिक पहलू को प्रभावित करने की क्षमता वाले अधिकार वाले या एक निश्चित डिग्री के पदानुक्रम वाले व्यक्ति को एक औपचारिक पत्र संबोधित किया जाएगा। इसलिए यह जानना जरूरी है कि सही तरीके से कैसे लिखा जाए।

इस लेख में हम औपचारिक पत्र की सबसे प्रासंगिक विशेषताओं को देखेंगे कि आपको इस प्रकार के लेखन को प्रस्तुत करना होगा, इसे बनाने वाले विभिन्न भागों को इंगित करना होगा, और अंत में हम औपचारिक पत्र के प्रकारों के कुछ उदाहरण और उनका उपयोग कब करेंगे।

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औपचारिक पत्र क्या है?

औपचारिक पत्र लिखित संचार का प्रकार है जिसे हम किसी प्राधिकरण को भेजे जाने के इरादे से लिखते हैं ज्ञात या अज्ञात, लेकिन हमेशा औपचारिकता का रवैया बनाए रखने की आवश्यकता के साथ। औपचारिक पत्र को अच्छी तरह से लिखे जाने के लिए, उसे गुणवत्ता, संरचना और भाषा के न्यूनतम मानकों का सम्मान और अनुपालन करना चाहिए।

आम तौर पर, इस प्रकार के पत्र क्या वे पेशेवर और शैक्षणिक क्षेत्र में संवाद करने के लिए उपयोग किए जाते हैं, एक आवश्यकता के रूप में प्रस्तुत करते हुए कि इसमें व्यक्त किए गए विचार स्पष्ट और समझने योग्य हैं।

आम तौर पर, औपचारिक पत्र का उद्देश्य या उद्देश्य सूचनात्मक होगा, यानी उस जानकारी को प्रसारित करना जिसे हम उद्देश्य के रूप में प्रस्तुत करना चाहते हैं। इसलिए, यह आवश्यक होगा कि हम जो जानकारी प्रस्तुत करते हैं वह स्पष्ट और संक्षिप्त हो, जिससे संचार की सुविधा हो। आइए देखें कि इसे कैसे करना है।

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मुख्य विशेषताएं जो औपचारिक पत्र को पूरी होनी चाहिए

नीचे हम जिन विशेषताओं का उल्लेख और व्याख्या करेंगे, वे औपचारिक पत्रों के लिए विशिष्ट नहीं हैं, एक अन्य प्रकार के लेखन में प्रकट हो सकते हैं जब तक कि वे स्पष्ट संदेश देने के अपने मुख्य उद्देश्य के रूप में उपस्थित हों और संक्षिप्त।

1. यह सूचना के उद्देश्यों के लिए है

ज्यादातर मामलों में औपचारिक पत्रों द्वारा प्रस्तुत मुख्य उद्देश्य सूचित करना है, अर्थात, नई पाठ्य जानकारी दें किसी पहलू पर, चाहे वह इसे प्राप्त करने वाले को ज्ञात हो या अज्ञात।

जैसा कि हमने पहले बताया, इन कार्डों का उपयोग मुख्य रूप से व्यावसायिक और शैक्षिक क्षेत्रों में किया जाता है। इसलिए, इसका उद्देश्य औपचारिक रूप से सूचना प्रसारित करना होगा न कि दूसरे व्यक्ति के साथ व्यक्तिगत संपर्क स्थापित करने के इरादे से, न ही विशिष्ट भावनाओं को उत्पन्न करने के उद्देश्य से।

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2. औपचारिक और सम्मानजनक भाषा का प्रयोग

औपचारिक पत्र, जैसा कि हमने पहले उल्लेख किया है, आम तौर पर अधिकार के व्यक्ति को संबोधित किया जाता है। इसलिए यह आवश्यक होगा कि हम औपचारिक और सम्मानजनक भाषा का प्रयोग करें, सांस्कृतिक रूप से स्थापित मानदंडों की एक श्रृंखला के बाद.

पत्र का उद्देश्य चाहे जो भी हो, इसे अच्छे रूपों का उपयोग करते हुए विनम्र तरीके से लिखा जाना चाहिए, शिष्टाचार और कूटनीति, क्योंकि इस तरह से हम लिखने और भेजने के साथ इच्छित उद्देश्य को प्राप्त करने की अधिक संभावना रखते हैं यह।

इसी प्रकार, भी प्राप्तकर्ता को संदर्भित करने के लिए तीसरे व्यक्ति के उपयोग की सिफारिश की जाती है और इस प्रकार एक अधिक औपचारिक शब्दांकन प्राप्त करते हैं। "मैं आपको सलाह देता हूं" का उपयोग करने के बजाय "मैं आपको सलाह देता हूं" अभिव्यक्ति का उपयोग करना बेहतर होगा। फिर भी, अगर इसे पहले व्यक्ति का दुरुपयोग नहीं किया जाता है तो इसे कुछ अवसरों पर भी इस्तेमाल किया जा सकता है, औपचारिक पत्रों में इसका उपयोग पूरी तरह से प्रतिबंधित नहीं है।

जैसा कि हमने पहले कहा, औपचारिक पत्र किसी ऐसे व्यक्ति को संबोधित किया जा सकता है जिसे हम जानते हैं, उदाहरण के लिए हमारे कार्य प्रमुख को, या कम से कम किसी अज्ञात व्यक्ति के विपरीत, जैसे कि वह व्यक्ति जो कंपनी के कर्मचारियों का चयन करता है जहां हम होना चाहते हैं किराए पर लिया। लेकिन इस बात की परवाह किए बिना कि प्राप्तकर्ता ज्ञात है या नहीं या हम उसके साथ कितने आश्वस्त हैं, औपचारिक पत्र औपचारिक शर्तों का उपयोग करके लिखा जाना चाहिए।

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3. संदेश को ठीक से समझाया जाना चाहिए

संदेश को स्पष्ट करने के लिए एक मुख्य विचार व्यक्त करना आवश्यक है, एक एकल उद्देश्य का चयन करें जिसे पत्र भेजने के साथ प्राप्त करने का इरादा है. इस तरह और पिछले बिंदु के संबंध में हम अनावश्यक वाक्यांशों या सामग्री, भराव से बचेंगे और जो मुख्य विचार से विचलित करते हैं।

इस मामले को देखते हुए कि जटिल या अधिक व्यापक जानकारी प्रसारित करना आवश्यक है, सामग्री को संक्षिप्त और सारांशित करना बेहतर होगा, ताकि संदेश सटीक हो और प्रासंगिक उद्देश्य को पूरा कर सके।

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4. औपचारिक पत्र लंबाई में छोटे होते हैं, संक्षिप्त

यह ध्यान में रखते हुए कि औपचारिक पत्रों का उद्देश्य संदेश को स्पष्ट और संक्षिप्त रूप से व्यक्त करना है, यह आवश्यक है कि प्रयोग किए गए अक्षर और पैराग्राफ और वाक्य दोनों छोटे और यथासंभव छोटे हों.

इसलिए, इससे बचने के लिए कुछ और छोटे पैराग्राफ वाले अक्षरों की सिफारिश की जाती है रिसीवर ऊब जाता है, ध्यान या रुचि खो देता है और इस तरह हम उस लक्ष्य को प्राप्त करते हैं जो हम हैं खोज कर।

5. प्रेषित जानकारी स्पष्ट होनी चाहिए

यदि हम चाहते हैं कि प्राप्तकर्ता पत्र में लिखे संदेश को समझ सके यह महत्वपूर्ण होगा कि व्यक्त किए गए शब्द, शब्द, वाक्यांश और विचार भ्रमित या अनावश्यक रूप से अस्पष्ट न हों, इस प्रकार पत्र की समझ और उद्देश्य में बाधा उत्पन्न करता है। इस तरह, हमारा उद्देश्य एक स्पष्ट पाठ लिखना होगा जिसमें कई व्याख्याओं को जन्म दिए बिना केवल एक विचार या संदेश की व्याख्या की जा सकती है।

दो प्रकार की स्पष्टता हासिल की जानी चाहिए। एक ओर, दृश्य स्पष्टता प्रस्तुत की जाती है यदि हम हाथ से लिखते हैं और उपयुक्त लेखन संरचना का सम्मान करते हैं तो अच्छी लिखावट के साथ लेखन की एक साफ प्रस्तुति को संदर्भित करता है।

दूसरी ओर, शब्दार्थ स्पष्टता का पालन करना आवश्यक है: उन वाक्यांशों और विचारों का उपयोग करें जो समझ में आते हैं, उनसे बचें जो एक से अधिक संभावित व्याख्या उत्पन्न कर सकते हैं या जो अस्पष्ट हैं।

6. पर्याप्त सुधार

औपचारिक पत्र लिखते समय ध्यान में रखने के लिए एक और बहुत महत्वपूर्ण पहलू, यह ध्यान में रखते हुए कि उन्हें संबोधित किया जाता है अधिकार का व्यक्ति और हम जो संदेश भेजते हैं उसका उद्देश्य क्या है, व्याकरण और दोनों की शुद्धता है शाब्दिक।

व्याकरण संबंधी सुधार व्याकरण संबंधी त्रुटियों को प्रस्तुत नहीं करने से जुड़ा हुआ है, जिसे भाषा के नियमों के सेट के रूप में समझा जाता है जो इसके उपयोग को नियंत्रित करता है, न ही वर्तनी की गलतियाँ करता है; हमें विशेष रूप से चौकस रहना होगा और पत्र भेजने से पहले जांच करनी होगी।

दूसरी ओर, प्रासंगिक शब्दों और शब्दावली का पर्याप्त उपयोग करने के लिए शब्दावली का अच्छा उपयोग भी आवश्यक होगा। इसके बिना असभ्य या बहुत बोलचाल की भाषा.

उसी तरह, यह महत्वपूर्ण है कि शब्दकोष को संदेश के प्रकार और प्राप्तकर्ता दोनों के लिए अनुकूलित किया जाए, और वह एक ही अक्षर के भीतर वर्तमान संगति और उपयुक्तता (उदाहरण के लिए, सुनिश्चित करें कि क्रिया काल) मिलान)।

विराम चिह्नों का भी उचित उपयोग करने की आवश्यकता है, ताकि कि एक ओर पढ़ना आसान और अधिक आनंददायक है, और दूसरी ओर, यह कि संदेश को a. में समझा जाता है स्पष्ट।

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7. सरल अभिव्यक्ति

अपने आप को अश्लील तरीके से व्यक्त न करने का मतलब केवल सुसंस्कृत या अत्यधिक तकनीकी शब्दों का उपयोग करना नहीं है यदि यह आवश्यक नहीं है क्योंकि इस तरह एक स्पष्ट और समझने योग्य संदेश प्रस्तुत करने का उद्देश्य खो सकता है।

इस प्रकार, हम शब्दों और रोजमर्रा के उपयोग की शर्तों का उपयोग कर सकते हैं, लेकिन यह देखे बिना कि पत्र किसको संबोधित है।

8. औपचारिक पत्र की संरचना और भाग

औपचारिक पत्र निम्नलिखित भागों से बना होना चाहिए: लेटरहेड बाईं ओर स्थित है और पत्र भेजने वाले व्यक्ति के डेटा को संदर्भित करता है; प्राप्तकर्ता, उस व्यक्ति के डेटा को संदर्भित करता है जिसे हमने पत्र भेजा था; लिखने का स्थान और तारीख ऊपरी दाएं कोने में दिखाई देगी, जिसमें पहले शहर और उसके बाद तारीख का उल्लेख होगा; शीर्षक, हम प्राप्तकर्ता को विनम्र और औपचारिक शब्दों जैसे "प्रिय श्रीमान" का उपयोग करके सम्मानजनक तरीके से संबोधित करेंगे। और पूरा नाम "हमेशा एक कोलन के बाद।

शीर्षक के बाद, परिचय दिखाई देगा जहां पत्र के उद्देश्य का संक्षिप्त उल्लेख किया जाएगा; शरीर, वह स्थान जहाँ पत्र का मुख्य संदेश विकसित किया जाएगा, सबसे विस्तृत भाग है; "ईमानदारी से" या "सौहार्दपूर्ण" जैसे मैत्रीपूर्ण और विनम्र शब्दों का उपयोग करते हुए विदाई या समापन ग्रीटिंग ”और अंत में हस्ताक्षर जहां पत्र भेजने वाले व्यक्ति का नाम और स्थिति सामान्य रूप से दिखाई देगी।

आम तौर पर, औपचारिक पत्र की संरचना प्रोटोकॉल के तत्वों को प्रस्तुत करती है. प्रोटोकॉल तत्वों के साथ हमारा मतलब है, उदाहरण के लिए, प्रस्तुत करने के लिए, पेशेवर स्थिति को संदर्भित करने के लिए जो प्रेषक और रिसीवर दोनों पर कब्जा या प्रदर्शन करते हैं।

औपचारिक पत्रों के प्रकार

इस खंड में हम कुछ प्रकार के औपचारिक पत्रों का संदर्भ उस उद्देश्य या उद्देश्यों के अनुसार देंगे जिसे हम इसके साथ प्राप्त करना चाहते हैं:

• इस्तीफे का औपचारिक पत्र: जब हम उस नौकरी को छोड़ना चाहते हैं जिसमें हम हैं।
• औपचारिक शिकायत पत्र, किसी भी शिकायत या असहमति को संप्रेषित करने के लिए।
• आभार व्यक्त करने के लिए औपचारिक धन्यवाद पत्र।
• अनुरोध का औपचारिक पत्र, कुछ अनुरोध करने के उद्देश्य से।
• औपचारिक निमंत्रण पत्र, किसी कार्यक्रम के निमंत्रण के रूप में।
• औपचारिक कवर पत्र, आमतौर पर पाठ्यक्रम के साथ प्रस्तुत किया जाता है जहां कौशल, अध्ययन और अनुभव व्यक्त किए जाते हैं, साथ ही साथ हम नौकरी में रुचि क्यों रखते हैं।