Formális kommunikáció: mi ez és mik a jellemzői

Mindannyian ismerjük a különböző kommunikációs stílusokat, és használjuk egyiket vagy másikat, attól függően, hogy milyen környezetben találjuk magunkat.

Az egyik legfontosabb a formális kommunikáció. Ezekben a bekezdésekben mindent megtudhatunk erről a stílusról, felfedezhetjük azokat a kereteket, amelyekben ez van általában használják, és melyek a fő jellemzői és előnyei a többi modellhez képest kommunikáció.

• Kapcsolódó cikk: "Szociális-érzelmi készségek: jellemzők, funkciók és példák"

Mi a formális kommunikáció és milyen jellemzői vannak

A formális kommunikáció az kommunikációs stílus, amelyet szakmai és intézményi környezetben használnak. Ez egy szabályozott módszer, amelyben a köznyelvi szavak nem megengedettek, mivel az alkalmazott hangnemnek mindig kulturáltnak és aszeptikusnak kell lennie. Hasonlóképpen nevezhetjük a formális kommunikációt az információáramlásnak is, amely a különbözőek között történik egy szervezet hierarchiájában, és ezt a szabályrendszerben fogják meghatározni említettük.

A hivatalos kommunikáció folyamata történhet szóban vagy írásban. Általában a röviden megoldott interakciókat szóbeli beszélgetés során hajtják végre. Azonban a szélesebb körű vagy összetettebb információkat igénylő kommunikációt általában a végrehajtásra választják írja le és továbbítsa azokat a beszélgetőtársaknak a választott eszközökkel (körlevelek, e -mailek, postai levelek, emlékeztető stb.

A formális kommunikáció másik jellemzője az a feladók és a fogadók által ismert protokollokon keresztül működik, amelyek annak a szervezetnek a részei, amelyben ez a kommunikációs folyamat zajlik. Ezek a protokollok magukban foglalják például az üzenetek útvonalait a hierarchián belül. Így a munkavállaló tudni fogja, hogy bizonyos információkat el kell küldenie a vezetőjének, és ennek továbbítania kell az információt a felettesének, de nem hagyhatják ki a köztes lépést.

Vagyis a szervezet minden tagja, amely részt vesz ebben a hivatalos kommunikációban Előre tudnia kell, hogy melyik üzenetet melyik személynek kell címezni, milyen formában kell megtenni, és milyen úton kell ezt az információt követnie hogy megfelelő módon érje el célját.

A formális kommunikáció típusai

Attól függően, hogy milyen címet használunk az információk továbbítására, akár négy különböző formális kommunikációt is létrehozhatunk. Folytassuk mindegyik részletesebb vizsgálatát.

1. Felfelé irányuló formális kommunikáció

Amikor a szervezetben van, az alkalmazott megpróbál kommunikálni az egyik vezetőjével, akár a közvetlenül felettesével, akár a felette lévővel, felfelé irányuló formális kommunikációról beszélnénk. Ez a függőleges típusú üzenetek továbbításának egyik formája, alulról felfelé irányítva. Példa az ebben az üzemmódban küldhető üzenetekre a meglévő jelentések kértek, de konkrét ügyek iránti kérelmeket, sőt panaszokat is, amelyeket el akarnak hagyni szabadalmak.

2. Formális lefelé irányuló kommunikáció

Az előzővel ellentétes eset lenne a leszálló formális kommunikáció esete. Ebben a modellben az információt függőlegesen is továbbítják, de ezúttal felülről lefelé továbbítják. Vagyis, a vezetők és a vezetők azok, akik az irányításuk alatt információt továbbítanak az alkalmazottaknak. Küldhetnek például utasításokat az elvégzendő feladatokról és azok elvégzéséről. Ezt szóban vagy írásban is megtehetik, attól függően, hogy milyen információkat szeretnének küldeni.

3. Horizontális formális kommunikáció

A szervezetben nem minden hivatalos kommunikáció irányul egy másik hierarchikus szinten lévő emberekhez. Amikor az üzenetet egy másik, azonos rangot betöltő munkavállalónak küldik, horizontális formális kommunikációról beszélünk, mivel az információáramlás oldalirányban irányul.

Ez a modell egyértelműen megfigyelhető a különböző osztályvezetők értekezletein, mivel azok több egyén független szekciókból kommunikál, de mindegyik ugyanabban a helyzetben van, mint a vezetők, ill menedzserek.

4. Átlós formális kommunikáció

A formális kommunikáció ritkább formája még mindig előfordulhat, és ez átlós. Ez a modalitás bekövetkezne amikor a két beszélgetőpartner különböző osztályokhoz, de különböző hierarchikus szintekhez is tartozik.

Előfordulhat, hogy a vállalat egy meghatározott részlegének vezetőjének továbbítania kell a tájékoztatást az alkalmazottaknak, akik nem tartoznak felelősségük alá, de akik a struktúrában alacsonyabb szintűek vállalat. Ez egy példa egy átlós formális kommunikációs esetre.

• Érdekelhet: "A kommunikáció 8 eleme: jellemzők és példák"

Ennek a kommunikációs stílusnak az erősségei

A hivatalos kommunikációnak számos előnye van az informális kommunikációval szemben. Megnézzük a legfontosabbakat.

1. Szabványosítás

Ennek a módszernek az alkalmazása biztosítja az egyenlőséget a szervezet minden kommunikációs folyamatában, hogy minden tag tudja, hogyan tovább, amikor továbbítja az információkat, a helyes utat és utat választva, ugyanakkor mindannyian tudják, hogyan kell minden kétség nélkül értelmezni a hozzájuk érkező üzeneteket. Ez egy szabványosított modell, amely lehetővé teszi a szabályok és eljárások világos megértését.

2. Hibák nélkül

Az előre megállapított szabályok alkalmazásának ténye és mindig ugyanazon eljárások betartása további előnnyel jár, és az, hogy nem teszi lehetővé a hibák generálását, túl azon emberi hibákon, amelyeket ezen kívül el lehet követni szabályokat. A lényeg az, hogy a megadott protokollokat követve az információnak minden nehézség nélkül át kell haladnia a szervezeten és anélkül, hogy kétségeket keltene a beszélgetőpartnerek között.

3. Mancsnyomat

A formális kommunikációnak van egy másik egyértelmű előnye, ez az, hogy minden interakció írásban történik archiválva vannak, ezért bármikor felülvizsgálhatók hogy képes lekérni konkrét információkat.

Logikailag ugyanez nem fordul elő a formális szóbeli kommunikációval, de már említettük, hogy ez a fajta interakció nagyon tömör üzeneteket küld. Mindazokat, amelyek bizonyos fokú összetettséggel rendelkeznek, írásban kell továbbítani, ezért regisztrálni kell őket.

Formális kommunikációs gyengeségek

Logikailag a formális kommunikáció nem minden tulajdonsága pozitív. Számos hátránya is van, amelyekkel tisztában kell lennünk.

1. Időköltség

A meglehetősen merev protokollok követése néha azt jelenti, hogy a hivatalos kommunikáció magában foglalja szükségtelen időpocsékolás olyan információtovábbításra, amely valójában sokkal rövidebb idő alatt megvalósítható. Ez a helyzet azokkal a végtelen találkozókkal, amelyek során az üzenetet a résztvevők között nem hatékony módon továbbítják, amikor A valóságban ezt közvetlenebb módon is meg lehetne tenni, de ez a szervezet szabványosított kommunikációs csatornáinak feladását jelentené.

2. Hidegség

A hivatalos kommunikáció hatására az üzenetek hűvös módon, gyakran emberi érintés nélkül kerülnek továbbításra ez melegebbé teszi az interakciókat, és ez a kommunikáció sokkal személytelenebb, mint az informális stílus. Ezenkívül a szabályok merevsége is nagymértékben korlátozza a feladó kommunikációs stílusát, néha dehumanizálja az üzenet továbbítását és melegebb módon érzékeli a vevőt.

3. Zavar

A hivatalos kommunikáció szabályai nem engedhetik meg, de néha elkerülhetetlen, hogy bizonyos zűrzavar keletkezzen a fogadott üzenet körül. Ez akkor fordul elő, ha az információtovábbítás több ugrást igényel a különböző partnerek között, ami lehetőséget teremt hogy e pontok mindegyikénél az eredeti üzenet eltorzul, és a végső soron kapott nem teljesen azonos a első.

A javulás módjai

A formális kommunikációban van hova fejlődni, és ezért számos olyan javaslat létezik, amelyek hatékonyabbá tehetik ezt az információtovábbítási módot a cégeken belül. Ezek közül néhány.

1. Korlátozza a formalizmust

Nyilvánvaló, hogy a hivatalos közléshez dekorum szükséges az üzenet kibocsátásában, de néha a túlzott formai kifejezések rendkívül komoly hangot generálhatnak, hogy a A vevő negatívnak is értelmezheti, ha az üzenet semleges lehet, és akár a vonalon is folytatódhat szemben. Például egy osztályvezető küldhet egy e -mailt a beosztottjainak, hogy beszéljenek az övéiről előadás, ami elvileg jó, de olyan komoly hangnemet használ, hogy a negatív.

2. Felülvizsgálat

Ezt az ajánlást minden típusú kommunikációra alkalmazni kell, de sokkal inkább a formális kommunikációra. A küldés előtt feltétlenül nézze át a szövegeket, mert néha a rohanás elvezethet bennünket helyesírási, nyelvtani vagy akár hibák sorához tartalmat, ami problémákat okozhat az üzenet értelmezésében, és ennek komoly következményei lehetnek szervezet. Képzeljük el például, hogy egy dolgozót utasítunk, hogy 500 egység helyett 5000 darab terméket szállítson.

3. Recepció

Jó hüvelykujjszabály, hogy kérje a vevőtől annak megerősítését, hogy helyesen kapta -e meg az üzenetet. Jelenleg Az e -mailekben vannak olyan eszközök, amelyek tájékoztatnak minket, ha a címzett megkapta az e -mailünket, így ezekben az esetekben nem is kell kifejezetten ilyen megerősítést kérnünk.

4. Helyes használat

Az utolsó ajánlás az lenne formális kommunikációt csak szervezeti kérdésekben használjon. A vállalaton kívüli ügyekkel nem szabad ilyen módon foglalkozni, és próbálja meg a Az intézményi csatornán keresztül küldött személyes üzenetek nem vezetnek problémákhoz, mivel nem ez a csatorna megfelelő.

Bibliográfiai hivatkozások:

• Andrade, H. (2005). Belső szervezeti kommunikáció: folyamat, fegyelem és technika. Netbiblo.
• Rojas, D. (1994). Vezetői kommunikációs technikák. McGraw-Hill Interamericana.
• Simon, H. A., Gómez, J. (1993). A kommunikáció. Adminisztratív magatartás.