Komunikasi formal: apa itu dan apa karakteristiknya?

Kita semua tahu gaya komunikasi yang berbeda dan kita menggunakan satu atau yang lain tergantung pada konteks di mana kita berada.

Salah satu yang paling penting adalah komunikasi formal. Dalam paragraf ini kita dapat mempelajari segala sesuatu tentang gaya ini, menemukan kerangka kerja di mana itu biasanya digunakan dan apa karakteristik dan keunggulan utamanya dibandingkan dengan model lainnya? komunikasi.

• Artikel terkait: "Keterampilan sosial-emosional: karakteristik, fungsi, dan contoh"

Apa itu komunikasi formal dan apa ciri-cirinya?

Komunikasi formal adalah gaya komunikatif yang digunakan dalam konteks profesional dan institusional. Ini adalah metode yang diatur di mana kata-kata sehari-hari tidak diperbolehkan, karena nada yang digunakan harus selalu berbudaya dan aseptik. Demikian juga, kita juga dapat menyebut komunikasi formal sebagai aliran informasi yang terjadi antara yang berbeda eselon dalam hierarki organisasi, dan itu akan dibingkai dalam seperangkat aturan yang kami sebutkan.

Alur komunikasi formal dapat berlangsung secara lisan atau tertulis. Umumnya, interaksi yang diselesaikan secara singkat dilakukan dalam percakapan lisan. Namun, komunikasi yang membutuhkan informasi yang lebih luas atau kompleks, biasanya dipilih untuk dilaksanakan tertulis dan mengirimkannya ke lawan bicara dengan cara yang dipilih (surat edaran, email, surat pos, memo, dll.

Ciri lain dari komunikasi formal adalah bahwa bekerja melalui protokol yang diketahui pengirim dan penerima, yang merupakan bagian dari organisasi di mana proses komunikasi ini berlangsung. Protokol ini menyiratkan, misalnya, jalur yang harus diambil pesan, dalam hierarki. Dengan demikian, seorang karyawan akan mengetahui bahwa ia harus mengirimkan informasi tertentu kepada manajernya, dan ini pada gilirannya harus mengirimkan informasi tersebut kepada atasannya, tetapi mereka tidak dapat melewati langkah perantara.

Artinya, setiap anggota organisasi yang berpartisipasi dalam komunikasi formal ini Anda harus mengetahui terlebih dahulu pesan apa yang akan ditujukan kepada orang mana, dalam bentuk apa pesan itu harus dilakukan dan apa rute yang harus diikuti oleh informasi ini. untuk mencapai tujuan Anda dengan cara yang benar.

Jenis-jenis komunikasi formal

Tergantung pada alamat yang kita gunakan untuk mengirimkan informasi, kita dapat membuat hingga empat jenis komunikasi formal yang berbeda. Mari kita lanjutkan untuk melihat semuanya secara lebih rinci.

1. Komunikasi formal ke atas

Ketika dalam organisasi, seorang karyawan mencoba berkomunikasi dengan salah satu manajernya, baik yang langsung atasan atau yang berada di atasnya, kita akan berbicara tentang komunikasi formal ke atas. Ini adalah bentuk transmisi pesan tipe vertikal dan dengan arah dari bawah ke atas. Contoh pesan yang dapat dikirim dalam mode ini adalah laporan yang telah diminta, tetapi juga meminta masalah tertentu dan bahkan keluhan yang ingin mereka tinggalkan paten.

2. Komunikasi formal ke bawah

Kasus yang berlawanan dengan yang sebelumnya adalah komunikasi formal yang menurun. Dalam model ini, informasi juga ditransmisikan secara vertikal, tetapi kali ini ditransmisikan dari atas ke bawah. Artinya, itu adalah manajer dan manajer yang mengirimkan informasi kepada karyawan di bawah tanggung jawab mereka. Mereka dapat mengirim, misalnya, instruksi tentang tugas yang harus dilakukan dan bagaimana mereka harus melakukannya. Mereka dapat melakukannya secara lisan atau tertulis, tergantung pada informasi yang ingin mereka sampaikan.

3. Komunikasi formal horizontal

Tidak semua komunikasi formal dalam organisasi diarahkan kepada orang-orang pada tingkat hierarki yang lain. Ketika pesan dikirim ke pekerja lain yang menempati peringkat yang sama, kita berbicara tentang komunikasi formal horizontal, karena arus informasi diarahkan secara lateral.

Model ini terlihat jelas dalam rapat-rapat kepala departemen yang berbeda, karena mereka beberapa individu dari bagian independen berkomunikasi, tetapi semuanya berada dalam posisi yang sama sebagai manajer atau manajer.

4. Komunikasi formal diagonal

Ada jenis komunikasi formal yang lebih jarang yang masih dapat terjadi, dan itu bersifat diagonal. Modalitas ini akan terjadi ketika dua lawan bicara milik departemen yang berbeda tetapi juga untuk tingkat hierarki yang berbeda.

Mungkin saja seorang kepala bagian tertentu dari perusahaan perlu mengirimkan informasi kepada karyawan yang tidak berada di bawah tanggung jawabnya, tetapi berada di eselon yang lebih rendah dalam struktur perusahaan. Ini akan menjadi contoh kasus komunikasi formal diagonal.

• Anda mungkin tertarik pada: "8 elemen komunikasi: karakteristik dan contoh"

Kekuatan gaya komunikatif ini

Komunikasi formal memiliki sejumlah keunggulan dibandingkan komunikasi informal. Kita akan melihat yang paling penting.

1. Standardisasi

Menggunakan metode ini memastikan kesetaraan dalam semua proses komunikasi organisasi, sehingga semua anggota dapat mengetahui bagaimana melanjutkan saat mengirimkan informasi, memilih cara dan cara yang benar, dan pada saat yang sama mereka semua tahu bagaimana menafsirkan pesan yang sampai kepada mereka tanpa keraguan. Ini adalah model standar yang memungkinkan pemahaman yang jelas tentang aturan dan prosedur.

2. Tanpa kesalahan

Fakta menggunakan aturan yang telah ditetapkan sebelumnya dan selalu mengikuti prosedur yang sama memiliki keuntungan tambahan, dan adalah bahwa itu tidak memungkinkan kesalahan dihasilkan, di luar kesalahan manusia yang dapat dilakukan di luar kata aturan. Yang penting adalah mengikuti protokol yang ditunjukkan, informasi harus mengalir melalui organisasi tanpa kesulitan dan tanpa menimbulkan keraguan di antara lawan bicara.

3. Cetak kaki

Komunikasi formal memiliki keuntungan lain yang jelas, dan itu adalah bahwa semua interaksi yang terjadi secara tertulis diarsipkan dan oleh karena itu dapat ditinjau kapan saja untuk dapat mengambil informasi tertentu.

Logikanya, hal yang sama tidak terjadi dengan komunikasi lisan formal, tetapi kami telah menyebutkan bahwa jenis interaksi ini terjadi untuk mengirim pesan yang sangat ringkas. Semua yang memiliki tingkat kerumitan tertentu harus disampaikan secara tertulis, dan karena itu akan didaftarkan.

Kelemahan komunikasi formal

Logikanya, tidak semua kualitas komunikasi formal itu positif. Ada juga beberapa kelemahan yang harus kita waspadai.

1. Biaya waktu

Fakta mengikuti protokol yang cukup kaku terkadang berarti bahwa komunikasi formal melibatkan pemborosan waktu yang tidak perlu untuk transmisi informasi yang sebenarnya dapat dilakukan dalam waktu yang jauh lebih singkat. Ini adalah kasus pertemuan tanpa akhir di mana pesan ditransmisikan di antara para peserta dengan cara yang tidak efisien, ketika di Pada kenyataannya, hal itu dapat dilakukan secara lebih langsung, tetapi itu berarti melepaskan saluran komunikasi standar organisasi.

2. Kedinginan

Komunikasi formal menyebabkan pesan tersampaikan dengan cara yang keren, seringkali tanpa sentuhan manusia yang membuat interaksi lebih hangat dan yang membuat komunikasi ini jauh lebih impersonal daripada gaya informal. Selain itu, kekakuan aturan itu juga sangat membatasi gaya komunikatif pengirim, terkadang tidak memanusiakan transmisi pesan dan menyebabkan penerima merasakannya dengan cara yang lebih hangat.

3. Kebingungan

Aturan komunikasi formal seharusnya tidak mengizinkannya, tapi terkadang tidak dapat dihindari bahwa kebingungan tertentu dihasilkan di sekitar pesan yang diterima. Ini terjadi ketika transmisi informasi memerlukan beberapa lompatan antara lawan bicara yang berbeda, menghasilkan kemungkinan bahwa pada masing-masing titik ini pesan asli terdistorsi dan yang akhirnya diterima tidak persis sama dengan pertama.

Cara perbaikan

Komunikasi formal memiliki ruang untuk perbaikan, dan untuk ini ada beberapa rekomendasi yang dapat membuat cara penyampaian informasi ini di dalam perusahaan menjadi lebih efisien. Ini adalah beberapa di antaranya.

1. Batasi formalisme

Jelas bahwa komunikasi formal membutuhkan kesopanan dalam memancarkan pesan, tetapi terkadang ekspresi formal yang berlebihan itu dapat menghasilkan nada yang sangat serius sehingga penerima bisa menafsirkan sebagai negatif, ketika pesannya bisa netral dan bahkan diteruskan di depan. Misalnya, seorang manajer departemen dapat mengirim email ke bawahannya untuk membicarakan tentang pekerjaannya pertunjukan, yang pada prinsipnya bagus, tetapi menggunakan nada yang sangat serius sehingga mereka menafsirkannya dalam a negatif.

2. Revisi

Rekomendasi ini harus berlaku untuk semua jenis komunikasi, tetapi lebih untuk komunikasi formal. Penting untuk meninjau teks sebelum mengirim, karena terkadang terburu-buru bisa membuat kita melakukan serangkaian kesalahan ejaan, tata bahasa, atau bahkan konten, yang dapat menimbulkan masalah dalam interpretasi pesan, dan ini dapat memiliki dampak serius di dalam organisasi. Bayangkan, misalnya, kita menginstruksikan seorang pekerja untuk mengirimkan 5.000 unit produk, bukan 500.

3. Penerimaan

Aturan praktis yang baik adalah meminta konfirmasi penerima bahwa Anda telah menerima pesan dengan benar. Saat ini Ada alat di email yang memberi tahu kami ketika penerima telah menerima email kami, jadi dalam kasus tersebut kita bahkan tidak perlu meminta konfirmasi tersebut secara eksplisit.

4. Penggunaan yang benar

Rekomendasi terakhir adalah gunakan komunikasi formal hanya untuk urusan organisasi. Masalah apa pun di luar perusahaan tidak boleh ditangani dengan cara ini, dan coba kirim a pesan pribadi melalui saluran institusional tidak akan membawa lebih dari masalah, karena itu bukan salurannya sesuai.

Referensi bibliografi:

• Andra, H. (2005). Komunikasi internal organisasi: proses, disiplin dan teknik. Netbiblo.
• Rojas, D. (1994). Teknik komunikasi eksekutif. McGraw-Hill Interamericana.
• Simon, H.A., Gomez, J. (1993). Komunikasi. Perilaku administratif.