Teknik lima mengapa: apa itu dan bagaimana menggunakannya

Ada banyak teknik pemecahan masalah, semuanya sangat berguna tergantung pada jenis masalah yang akan dipecahkan.

Di antara mereka yang paling populer berkat kesederhanaan aplikasi yang kami miliki teknik lima mengapa, alat yang memungkinkan kita menemukan akar penyebab masalah tertentu dengan mengajukan pertanyaan.

Meskipun mudah untuk menerapkan teknik ini, memerlukan beberapa langkah untuk diikuti, dengan mempertimbangkan beberapa tip dan juga menilai kekurangannya, sesuatu yang akan kita lihat di baris berikut. Tetap di sini untuk mempelajari lebih lanjut tentang teknik ini!

• Artikel terkait: "Kelelahan psikologis selama konflik perburuhan"

Apa teknik lima mengapa?

Teknik lima mengapa, juga disebut tangga mengapa-mengapa atau mengapa, adalah strategi yang banyak digunakan dalam pemecahan masalah yang memungkinkan menemukan akar penyebab masalah yang kompleks atau yang merupakan produk dari serangkaian penyebab. Penerapannya sangat sederhana, itulah sebabnya sangat populer dan digunakan di dunia pemecahan masalah.

Ideolog teknik ini diyakini adalah Sakichi Toyoda, seorang industrialis dan penemu Jepang yang mendirikan perusahaan Toyota. Toyoda menerapkan alat ini untuk pemecahan masalah dalam pembuatan mobil. Kemudian insinyur Taiichi Ohno, juga dari Toyota, yang akan memberikan kesinambungan dan ketenaran pada teknik ini, mempopulerkan penerapannya.

Premis dari teknik ini sederhana, sehingga kami dapat merangkumnya dalam pernyataan berikut yang dibuat untuk rekan-rekan pabrikan Jepang ini: “Lihatlah toko produksi tanpa prasangka dan dengan pikiran kosong; ulangi 'mengapa' lima kali untuk setiap masalah ".

Pada dasarnya, ini adalah alat analisis sebab-akibat, yang bekerja melalui pertanyaan. Dengan strategi ini dimungkinkan untuk menganalisis suatu masalah dengan mengajukan pertanyaan “mengapa”. Setelah jawaban untuk "mengapa" pertama diperoleh, kita menanyakan pertanyaan yang sama lagi dan, seterusnya, sampai kita menemukan apa yang menyebabkan masalah yang kita selesaikan.

Biasanya, minimal lima mengapa diperlukan untuk menemukan asal usul masalah, itulah sebabnya teknik menerima nama ini. Namun, terlepas dari namanya, tidak melakukan lima alasan bukan berarti alat tersebut tidak digunakan. nyaman, karena pertanyaan harus diajukan sampai dianggap bahwa akar penyebab dari fenomena yang dianalisis telah tercapai, tiga alasan sudah cukup atau tujuh sudah cukup.

• Anda mungkin tertarik pada: "Sekolah administrasi kuantitatif: apa itu, dan karakteristiknya"

Bagaimana menerapkan teknik untuk memecahkan masalah?

Meskipun merupakan teknik yang cukup bebas, melakukan analisis dengan menggunakan teknik lima mengapa dengan tepat melibatkan beberapa pertimbangan.

Perlu melibatkan manajemen dalam proses lima mengapa di perusahaan. Untuk analisis itu sendiri, perlu mempertimbangkan siapa orang yang tepat untuk membentuk kelompok kerja. Juga disarankan untuk menggunakan seseorang yang dapat bertindak sebagai fasilitator proses, dalam arti bahwa mereka cenderung mengajukan pertanyaan tentang masalah tertentu.

Sangat penting bahwa proses menemukan lima mengapa dilakukan pada selembar kertas atau, bahkan lebih baik, papan tulis. Dengan proxy dapat dilakukan dengan komputer, tetapi lebih baik untuk melakukan seluruh proses analisis dengan sesuatu yang semua orang dapat berpartisipasi secara fisik pada waktu yang sama. Tulis masalah di papan tulis dan pastikan semua orang memahaminya.

Selama proses, Sangat penting untuk merenungkan apa penyebab sebenarnya dari masalah tersebut dan gejala atau efek apa yang ditimbulkannya, tanpa membingungkan mereka. Kita tidak boleh lupa bahwa gejala masih merupakan konsekuensi dari sesuatu, dan itu adalah sesuatu yang harus dicari solusinya. Oleh karena itu, penting untuk memperhatikan dan mengikuti logika hubungan sebab akibat.

Kita harus memastikan bahwa kita mengisolasi penyebab yang menyebabkan kegagalan, masalah atau ketidaknyamanan dari situasi di mana kita berada. Untuk ini, itu adalah strategi yang sangat baik untuk membuat kalimat yang telah kita angkat tetapi sebaliknya, menggunakan ekspresi "dan karena itu" atau "dan karena itu". Kita harus mencoba membuat pertanyaan setepat mungkin.

Anda seharusnya tidak pernah menyalahkan semata-mata dan secara eksklusif pada faktor manusia. Mungkin ada kesalahan manusia, kurangnya perhatian di pihak pekerja atau masalah apa pun yang ada di tangan salah satu atau beberapa orang, tetapi seluruh proses juga harus dievaluasi dan masalah apa pun, manusia atau murni kebetulan, yang dapat memiliki. Teknik ini tidak diterapkan untuk mencari tanggung jawab, tetapi untuk belajar dari kesalahan dan mencegahnya untuk dilakukan lagi. Hal ini diperlukan untuk menumbuhkan suasana kepercayaan dan ketulusan, dan tuduhan tidak membantu untuk mencapai hal ini.

Pertanyaan harus diajukan "mengapa?" sampai akar penyebab masalah ditentukan. Artinya, Jika ditemukan sesuatu yang, setelah dipecahkan atau dihilangkan, mencegah kesalahan itu terjadi lagi, maka teknik tersebut telah diterapkan sepenuhnya. Sangat disarankan untuk bertanya pada diri sendiri "mengapa?" dari sudut pandang pelanggan daripada sudut pandang pekerja.

• Artikel terkait: "Resistensi terhadap perubahan organisasi: karakteristik, penyebab dan apa yang harus dilakukan"

Contoh penerapan teknik ini

Meskipun premis teknik ini sederhana, untuk lebih memahaminya, kami akan menyajikan tiga contoh: tentunya membuat kita lebih memahami bagaimana strategi lima mengapa bekerja dan betapa bermanfaatnya Apa itu.

1. kasus toyota

Contoh pertama yang kami berikan adalah yang diusulkan oleh Toyota sendiri. Sebuah mesin mengalami malfungsi.

• Mengapa mesin rusak? Sekring putus karena kelebihan beban.
• Mengapa itu kelebihan beban? Bantalan tidak cukup dilumasi.
• Mengapa mereka tidak memiliki cukup pelumas? Pompa pelumas tidak cukup mengedarkan oli.
• Mengapa pompa tidak cukup mengedarkan oli? Pompa tersumbat dengan serutan logam.
• Mengapa tersumbat dengan serutan logam? Karena pompa tidak memiliki filter.

Dengan demikian, setelah analisis ini kita dapat memahami bahwa kotoran di pompa karena kurangnya filter menyebabkan kelebihan beban pada sekring, yang menyebabkan mesin mogok. Dalam contoh konkret ini kita dapat memahami bahwa setiap penyebab memiliki efeknya sendiri, jadi bertindak pada kelima mengapa masalah harus diselesaikan.

• Artikel terkait: "6 Pilar Sumber Daya Manusia"

2. Pergantian personel

Sistem data pelanggan sepertinya ketinggalan zaman:

• Mengapa sistem memberi kami data usang? Karena analis tidak mengunggah data terbaru dari bulan sebelumnya.
• Mengapa analis tidak mengunggah data untuk bulan sebelumnya? Karena tidak ada yang mengajarinya cara melakukannya.
• Mengapa tidak ada yang mengajarinya cara melakukannya? Karena tidak ada yang tahu prosedurnya.
• Mengapa tidak ada yang tahu prosedurnya? Karena siapa pun yang mengenalnya pergi, dan tidak menjelaskannya kepada pekerja yang masuk.
• Mengapa prosedur tidak dijelaskan kepada pekerja yang masuk? Karena tidak didokumentasikan, juga tidak ada kemungkinan satu-satunya yang tidak tahu akan pergi tanpa menunjukkannya kepada yang baru.

Masalah ini, yang pada awalnya tampak seperti kegagalan sistem, sebenarnya masalah manusia, di mana pihak yang bertanggung jawab untuk memperbarui data tidak menyadari bahwa ini adalah peran mereka dan tidak ada yang memberi tahu atau mengajarinya secara memadai. Juga tidak ada protokol di mana akan ditentukan apa yang harus dilakukan jika orang yang bertanggung jawab memperbarui data pergi.

• Anda mungkin tertarik pada: "14 kegiatan Team Building terbaik (dijelaskan dan diberi peringkat)"

3. Penjualan lebih rendah

Di sebuah perusahaan, mereka mulai mencatat penjualan yang lebih rendah ...

• Mengapa penjualan menurun? karena penjual belum mencapai target bulanannya.
• Mengapa tenaga penjualan belum mencapai tujuan bulanan mereka? karena mereka tidak memiliki cukup waktu untuk fokus pada penjualan mereka.
• Mengapa mereka tidak memiliki cukup waktu untuk fokus pada penjualan mereka? karena tugas sehari-hari tidak diselesaikan dengan cepat.
• Mengapa tugas harian tidak diselesaikan dengan cepat? karena perusahaan belum menerapkan alat yang menyelesaikannya dengan cepat dan efisien.

Dalam kasus khusus ini, dapat dilihat bahwa karena perusahaan tidak memiliki alat yang memungkinkan memecahkan masalah sehari-hari dengan cepat, para pekerjalah yang harus mencari cara untuk Perbaiki mereka.

Karena banyak dari masalah ini tidak dikenal atau lebih kompleks daripada yang dimungkinkan oleh pengetahuan Anda, mengambil terlalu banyak waktu dan sumber daya kognitif untuk diselesaikan. Akibatnya kita tidak punya waktu untuk fokus pada penjualan dan melakukan lebih sedikit.

• Anda mungkin tertarik pada: "4 jenis sistem organisasi bisnis"

Keuntungan dari teknik ini

Kami dapat menyebutkan beberapa Manfaat dan Keunggulan Teknik Five Whys:

• Ini memungkinkan Anda untuk dengan cepat menyelidiki sifat masalah melalui berbagai jalur.
• Ini adalah teknik yang sangat mudah untuk diterapkan, cukup tanyakan pada diri sendiri "mengapa" yang tepat dan cari tahu penyebab di balik setiap masalah.
• Penggunaannya mempromosikan kerja tim. Idealnya, itu harus diterapkan oleh orang-orang yang memiliki berbagai peran di perusahaan.
• Ini dapat diintegrasikan dengan alat pemecahan masalah lainnya, seperti analisis Ishikawa atau enam topi berpikir.

Dan sebagai keunggulan utama yang menonjol dari yang lain, kami dapat menyebutkan itu bertindak pada akar penyebab masalah, mencegahnya terulang kembali setelah terdeteksi, dipahami dan dipecahkan.

kritikus

Namun meskipun memiliki beberapa kelebihan, teknik lima mengapa juga memiliki beberapa kelemahan, terutama karena beberapa menganggapnya terlalu buruk sebagai alat untuk melakukan analisis tentang apa akar masalah.

Pendapat ini diungkapkan oleh Teruyuki Minoura, mantan direktur pelaksana pembelian global di Toyota, mengingat alat ini tidak memungkinkan analisis yang cukup dalam seperlunya untuk memecahkan masalah di dunia yang serumit dunia ini rekayasa.

Selain kritik ini, kami memiliki beberapa alasan lagi:

• Peneliti cenderung berkutat pada gejala daripada masuk lebih dalam dan melihat akar penyebab seluruh masalah.
• Ketidakmampuan untuk melampaui pengetahuan penyelidik saat ini. Penyelidik tidak dapat menemukan penyebabnya karena dia tidak harus memiliki pengetahuan untuk mendeteksinya sejak awal.
• Kurangnya dukungan untuk membantu peneliti memberikan jawaban yang benar atas pertanyaan “mengapa”.

Selain itu, hasilnya tidak dapat direplikasi. Buktinya adalah fakta bahwa orang yang berbeda menggunakan teknik lima mengapa untuk masalah yang sama mungkin akan menemukan penyebab yang berbeda.

Kecenderungan untuk mengisolasi satu akar penyebab dan melihatnya secara linier, alih-alih mempertimbangkan kemungkinan bahwa ada beberapa penyebab yang menimbulkan masalah dan sebagai konsekuensi dari kombinasi beberapa masalah yang memberikan hasil multifaktorial.