6 cara untuk meningkatkan produktivitas Anda di tempat kerja

Apakah Anda mudah terganggu di tempat kerja? Apakah Anda merasa tidak punya waktu untuk mengelola semua tanggung jawab Anda? Apakah sulit bagi Anda untuk mengatakan "tidak" pada berbagai tugas yang diusulkan kepada Anda dan kemudian Anda tidak dapat menyelesaikan semuanya tepat waktu?

Jika jawaban untuk salah satu pertanyaan ini adalah ya, produktivitas Anda mungkin dalam bahaya.

Secara teori, semakin banyak kita "memproduksi" dalam waktu sesingkat mungkin, semakin besar produktivitas kita.. Dapat dikatakan bahwa produktivitas adalah konsep yang mudah dipahami tetapi sulit dicapai. Situasi Spanyol adalah contoh sempurna untuk mengilustrasikan poin ini: menurut Adecco Outsourcing (2022), hanya 6 dari 10 perusahaan Spanyol yang mematuhi kebijakan yang meningkatkan produktivitas. Sayangnya, kita tidak bisa memecahkan masalah nasional atau korporasi dalam sekejap mata. Yang bisa kita lakukan adalah membangun dan mempertahankan kebiasaan baik yang membantu kita menjadi lebih produktif.

• Artikel terkait: "Psikologi kerja dan organisasi: profesi dengan masa depan"

Terapkan kebiasaan baik: kunci untuk menjadi lebih produktif

Kebiasaan adalah tindakan yang sering kita ulangi dan otomatis tanpa harus memikirkannya.. Setiap manusia memiliki kebiasaan yang dilakukannya setiap hari. Sebagian besar penduduk membaca berita di pagi hari, sementara yang lain menonton berita secara religius di sore hari; beberapa cenderung mandi air dingin lebih awal, sementara yang lain lebih suka mandi air panas sebelum tidur, dan seterusnya.

Ketika kita telah menginternalisasi pola perilaku ini ke dalam rutinitas kita, mereka tidak menganggap a upaya atau pengorbanan di pihak kita, karena itu telah menjadi tindakan otomatis yang kita lakukan secara otomatis alami. Masalahnya bukan pada mempertahankan kebiasaan itu, tetapi pada awalnya membangunnya.

Untuk waktu yang lama, ada kepercayaan bahwa untuk mengadopsi kebiasaan baru, kita perlu melakukan tindakan tertentu secara sadar dan berulang kali dalam jangka waktu tidak kurang dari 21 hari. Teori ini lahir sebagai hasil pengamatan Dr. Maxwell Maltz, penulis buku terkenal ¨Psycho-Cybernetics¨ (1960), di mana ia menetapkan bahwa pasiennya membutuhkan waktu minimal 21 hari untuk mengadopsi perubahan dalam diri mereka. rutin. Yang benar adalah bahwa penciptaan kebiasaan bukanlah hal yang sederhana atau pasti.

Psikolog Phillippa Lally (2010, 2022), pada bagiannya, menetapkan bahwa, rata-rata, kami membutuhkan lebih dari dua bulan untuk mengotomatiskan kebiasaan baru, dan jumlah hari yang tepat sangat bergantung pada tindakan itu sendiri, orangnya, dan keadaan di mana kebiasaan itu berkembang. Temuan lain dari penelitian ini adalah bahwa mengulangi suatu kegiatan sebanyak mungkin dalam keadaan yang sama akan memudahkan tindakan tersebut menjadi kebiasaan.

Dengan demikian, Untuk berhasil menciptakan kebiasaan, pertama-tama kita harus disiplin, konsisten, dan spesifik.. Akan jauh lebih mudah menginternalisasi kebiasaan yang kita lakukan setiap hari, pada waktu dan tempat yang sama, daripada kebiasaan yang kita lakukan dari waktu ke waktu, pada waktu dan tempat yang berbeda.

• Anda mungkin tertarik pada: "Jenis motivasi: 8 sumber motivasi"

Kebiasaan apa yang dapat meningkatkan produktivitas kita di tempat kerja?

Stephen Covey, penulis buku terlaris terbesar dalam sejarah swadaya, "The 7 Habits of Highly Effective People" (1989), menetapkan bahwa menciptakan kebiasaan ¨mengandalkan proses dan komitmen¨ yang luar biasa, karena ini menyiratkan persimpangan antara pengetahuan (mendefinisikan dan menetapkan ¨apa¨ kebiasaan yang ingin kita terapkan dan ¨mengapa¨), kemampuan (menentukan ¨bagaimana¨ untuk mencapainya) dan keinginan (motivasi untuk menjalankannya). Jika kita mempraktikkan paradigma ini, motivasi (keinginan) kita adalah menjadi lebih produktif di tempat kerja. Selanjutnya, kami sajikan kebiasaan apa yang harus diterapkan dalam pekerjaan Anda untuk meningkatkan produktivitas Anda dan mengapa (pengetahuan), dan bagaimana mencapainya (kemampuan):

1. Optimalkan waktu Anda

Jika seorang pemain sulap tidak mengatur waktunya dengan benar, dia akan menjatuhkan semua bola yang bisa dia pertahankan di udara. Demikian juga, perencanaan yang realistis dan spesifik di tempat kerja sangat penting. Rencanakan rencana perjalanan Anda dan prioritaskan tugas yang tertunda Ini akan memastikan bahwa Anda mengatur waktu Anda dengan benar. Untuk melakukan ini, kami menyarankan Anda membuat daftar semua tugas yang ingin Anda selesaikan di hari kerja Anda. Buat daftar ini pada waktu yang sama setiap hari (baik malam sebelumnya atau pagi hari). Kami menyarankan Anda selalu memprioritaskan tugas-tugas penting karena urgensi dan nilainya.

Penting bagi Anda untuk mengelola satu aktivitas pada satu waktu dan menentukan jumlah waktu yang realistis untuk menyelesaikannya. Fokus pada tindakan itu dan berikan perhatian penuh Anda. Hilangkan gangguan dan interupsi. Apakah Anda biasanya memeriksa email terus-menerus? Alokasikan satu atau beberapa jam untuk tugas ini dalam jadwal harian Anda. Apakah Anda harus mengelola panggilan atau rapat dengan tim? Jadwalkan mereka. Jika Anda memastikan bahwa segala sesuatu memiliki waktu dan tempatnya, Anda akan berhenti merasa kewalahan dan frustrasi. Tidak akan ada kekurangan waktu untuk apa pun, karena Anda akan memberikan waktu untuk segalanya.

• Artikel terkait: "Cara mengatur waktu dengan lebih baik di tempat kerja: 12 tips (dan apa yang harus dihindari)"

2. Tetapkan tujuan dan tenggat waktu

Untuk mengatur perjalanan, penting untuk mengetahui tujuan dan tanggal perjalanan. Mengetahui ke mana kita akan pergi dan kapan kita ingin sampai di sana adalah kekuatan pendorong yang memotivasi kita untuk melanjutkan. Sering kali kami mengelola proyek tanpa menetapkan parameter ini. Tanpa mendefinisikan faktor-faktor ini, tidak mungkin mengetahui bagaimana memprioritaskan tugas. Hal ini akan menyebabkan tanggung jawab yang tidak ada habisnya menumpuk dan akan menimbulkan efek bola salju dimana beban kerja akan bertambah tanpa bisa memperlambat atau menguranginya.

Untuk ini, kami sarankan menentukan hasil akhir yang ingin kita capai untuk setiap proyek, jumlah langkah yang harus dilakukan dan jumlah waktu yang sesuai untuk setiap langkah, untuk menetapkan tanggal penyelesaian tentatif. Jika kita membuat perincian aktivitas yang benar, dalam tujuan dan sub-tujuan, kita mengaturnya dengan benar dan kemudian kita konsisten dan disiplin dalam mengembangkan setiap langkah, kita akan mampu mencapai tujuan kita efisien.

3. Ketegasan di atas segalanya

Bersikap asertif menyiratkan ungkapkan diri kita dengan jelas dan ringkas, tegas tapi tanpa permusuhan. Menurut psikolog John M. Gottman, berkomunikasi secara efektif sangat sulit dalam hubungan apa pun. Salah satu cara kita gagal bersikap asertif di tempat kerja atau dengan tim adalah saat kita menghindari mengatakan "tidak" karena takut akan akibatnya atau kekecewaan seseorang. Kami menerima permintaan demi permintaan dan, ketika kami tidak dapat menepati janji kami, tidak hanya itu tidak hanya produktivitas individu dan tim yang menderita, tetapi juga kredibilitas dan profesionalisme kami menurun. Mengatakan tidak menunjukkan kedewasaan dan kejujuran. Mengatakan tidak adalah kalimat lengkap yang tidak membutuhkan pembenaran.

Cara lain untuk bersikap asertif adalah dengan bersikap sederhana dan langsung saat berbicara, menyatakan apa yang Anda butuhkan tanpa meminta maaf, dan menjaga emosi Anda. Kebiasaan ini akan membutuhkan banyak latihan dan kesabaran, tetapi akan sangat membantu dalam meningkatkan produktivitas Anda.

• Anda mungkin tertarik pada: "Ketegasan: 5 kebiasaan dasar untuk meningkatkan komunikasi"

4. Prioritaskan kesejahteraan Anda

Jika Anda tidak mengisi daya komputer, pada akhirnya komputer akan mati dan tidak dapat menjalankan fungsinya. Dengan cara yang sama, manusia adalah baterai yang dapat diisi ulang, dan kami membutuhkan pemutusan dan istirahat untuk terus menghasilkan hasil. Rutinitas yang mempromosikan istirahat dan pemutusan digital sangat penting agar kita dapat produktif dalam pekerjaan kita. Untuk ini, kami menganjurkan agar Anda berhati-hati dalam hal tidur, memberinya waktu yang cukup (beberapa 8 jam) hormati istirahat kerja dan putuskan hubungan kerja segera setelah kami hari kerja.

Aktivitas lain yang meningkatkan kesejahteraan umum (dan, karenanya, produktivitas kita) adalah pola makan yang baik, aktivitas fisik, dan meditasi atau relaksasi. Kami menganjurkan agar Anda memasukkan aktivitas ini ke dalam rutinitas harian Anda dan menetapkan waktu dan tempat untuk memfasilitasi otomatisasi kebiasaan tersebut.

5. Ciptakan harmoni fisik

Jika ada kekacauan di lingkungan, ada kekacauan di pikiran. Dengan demikian, Sangat penting bagi Anda untuk mempertahankan ruang yang fungsional dan bersih, karena akan membantu Anda menjadi lebih produktif dan efisien. Dengan cara ini, Anda akan mengurangi kemungkinan salah meletakkan dokumen penting atau kehilangan file dengan informasi sensitif.

Anda tidak akan membuang waktu untuk suatu masalah, tetapi Anda dapat menanganinya secara langsung. Untuk itu, kami menyarankan Anda menetapkan tempat fungsional untuk semua yang Anda anggap penting saat mengelola pekerjaan Anda. Segera setelah Anda berhenti menggunakannya, kembalikan ke tempatnya. Anda juga dapat menerapkan ini ke ruang online Anda: mengklasifikasikan email yang Anda terima dan mengatur folder di komputer Anda. Tinggalkan semuanya pada tempatnya, pada tempatnya sendiri.

6. berlatih refleksi diri

Mencapai hasil itu penting, tetapi yang lebih berharga adalah merefleksikan bagaimana kita telah mencapai tujuan kita. Melalui penilaian diri kita dapat menentukan kebiasaan mana yang tidak berhasil dan aspek mana yang harus terus kita tingkatkan.. Untuk mengembangkan kebiasaan ini, Anda dapat menjawab pertanyaan berikut setiap minggu: ¨Apakah hasil akhirnya seperti yang saya bayangkan? Apa yang akan berubah? Apa yang ingin saya tiru?¨. Dengan menunjukkan sisi positif dan negatif, kami akan menyempurnakan metodologi yang akan membawa kami menuju kesuksesan.

Singkatnya, untuk menjadi lebih produktif kita harus menciptakan kebiasaan yang meningkatkan kinerja kita. Penciptaan kebiasaan adalah proses yang mengharuskan kita disiplin dan konstan dengan tindakan kita untuk mengotomatiskannya. Kebiasaan yang telah kita diskusikan ini hanyalah sapuan kuas tentang bagaimana Anda dapat meningkatkan produktivitas Anda, tetapi itu adalah cara yang pasti untuk menghasilkan hasil. Apakah Anda berani menerapkannya?