Le 15 funzioni d'ufficio (e le loro caratteristiche)

In ogni organizzazione è necessario che vengano svolte una serie di attività affinché l'azienda possa andare avanti, oltre a poter soddisfare gli obiettivi che si propone e offrire i prodotti ei servizi in cui è specializzata.

Sebbene si possa parlare di centinaia di funzioni che vengono svolte all'interno di un'azienda, la realtà è che sono solo quindici giorni se le raggruppiamo in funzioni più generiche.

Successivamente scopriremo quali sono le principali funzioni di ufficio e qual è la sua importanza per l'intera organizzazione.

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Le 15 funzioni dell'ufficio (caratteristiche e spazi di lavoro)

In ogni organizzazione ci sono diversi dipendenti che esercitano funzioni diverse. Ognuno di loro è specializzato nel proprio campo, che può richiedere un tipo di formazione più o meno elevato e necessario per svolgere la funzione che svolge nell'organizzazione. Le sue funzioni sono molto diverse e riguardano aspetti come l'amministrazione, l'inventario, la gestione finanziaria, la selezione dei dipendenti o la distribuzione della posta.

Le organizzazioni possono essere descritte come organismi in cui se una qualsiasi delle loro parti non funziona correttamente, il tutto fallirà o sarà meno funzionale. Ecco perché è essenziale che i lavoratori dell'azienda padroneggino le competenze che ci si aspetta da loro nello svolgimento delle attività loro assegnati, avvalendosi di buona comunicazione orale, capacità organizzative, redazione di documenti e conoscenza di automazione d'ufficio. Tutte queste competenze si riferiscono alle 15 principali funzioni d'ufficio che esamineremo di seguito.

1. Pianificazione

La pianificazione è in cima alla nostra lista in quanto è l'attività più importante all'interno di un'organizzazione. Questo Implica la definizione delle modalità e delle strutture organizzative che verranno attuate in azienda, stabilendo chiaramente il business plan previsto.

Sebbene esistano strumenti tecnologici che aiutano a specificare le modalità delineate nel business plan e distribuire compiti tra i membri del personale, è essenziale che un buon pianificazione. Se non si parte con il piede giusto, è difficile raggiungere gli obiettivi di business che l'organizzazione vuole raggiungere.

Le persone incaricate di eseguire la pianificazione devono avere una chiara visione aziendaleOltre a conoscere a fondo qual è la gerarchia all'interno dell'azienda ei punti di forza e di debolezza dei membri che si ritengono adeguati agli obiettivi che vengono loro richiesti.

2. Redazione di documenti

Molto è scritto in ogni ufficio. Uno dei compiti più dispendiosi in termini di tempo per i dipendenti dell'azienda è la stesura di rapporti e documenti come la trascrizione di importanti conversazioni e riunioni, oltre a lasciare verbali di loro stessi. Vengono inoltre elaborati e registrati aspetti quali le ispezioni e le revisioni dell'inventario.

Nella redazione dei documenti Include anche lo sviluppo di guide e protocolli per aiutare i lavoratori, novizi e veterani, per capire cosa devono fare in ogni corso o compito che viene loro richiesto. Possono anche dettagliare aspetti come background, progressi, risultati, vantaggi e svantaggi di applicare un metodo o un altro in una situazione concreta significativamente importante per il società.

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3. Partecipare alle riunioni

Che cos'è un'azienda senza i famosi incontri di lavoro? In ogni organizzazione si tengono riunioni tra i membri di un gruppo di lavoro, in cui scambiare idee, condividere presentazioni, presentare relazioni e relazioni su progetti in corso.

Questi incontri si svolgono con l'obiettivo di mettere in comune punti di vista e allineare gli obiettivi per il raggiungimento di un obiettivo o per il completamento di un progetto specifico. Cercano di impostare la direzione che i lavoratori devono seguire per lavorare verso lo stesso obiettivo, in modo coordinato e senza ripetere inutilmente i compiti tra di loro. Per questo motivo gli incontri assegnano a ciascuno di essi ruoli, compiti e scadenze.

Ciò che viene commentato nelle riunioni viene registrato in verbali o verbali per l'archiviazione. La frequenza, la durata e gli aspetti da discutere sono definiti dall'organizzazione stessa e dai partecipanti alla riunione. Ad esempio, ci sono aziende in cui le riunioni si tengono giornalmente, mentre in altre sono settimanali, bisettimanale, mensile... La frequenza degli incontri dipenderà dalle esigenze di ciascuna azienda e da cosa si discute in loro.

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4. Programmazione delle riunioni

L'incontro, di persona o online, è solo la punta dell'iceberg. Dietro ognuno di loro c'è molta preparazione, investendo tempo e risorse per chiarire di cosa si parlerà o cosa si farà in loro.

Può sembrare semplice, ma smette di esserlo se pensiamo che chi è incaricato di programmare tali incontri deve essere a conoscenza del progetto che si sta per discutere, chi sono le persone interessate a partecipare e che orari sono bene.

La pianificazione delle riunioni non implica solo la decisione di luogo, tempo e partecipanti, ma anche assicurarsi che i partecipanti possano partecipare e che l'orario prescelto non coincida con compiti o altri incontri ancora più importanti. Inoltre, implica decidere se l'argomento di cui si desidera parlare è abbastanza importante da essere trattato in un riunione, di persona o online, poiché nessuno vuole tenere riunioni per cose che potrebbero essere discusse via chat o e-mail elettronico.

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5. Revisione e-mail organizzativa

Un'altra funzione dell'ufficio è controllare la posta elettronica dell'organizzazione. All'inizio sembra semplice, sembra che si tratti solo di aprire le email che riceviamo dai diversi livelli dell'azienda in cui operiamo. Tuttavia, la verità è che è una delle attività che può richiedere più tempo e ci sono studi che indicano che in media spendiamo una media di 20,5 ore a settimana per svolgere questo compito.

Le email inviate dalla nostra azienda vanno lette in profondità, sottolineando gli aspetti importanti che il nostro capo o colleghi ci dicano e sappiate che nessun messaggio è fuori luogo importante. Dobbiamo anche rispondere a loro, dal momento che non è troppo professionale o cordiale non dare una risposta di gratitudine o un minimo commento per aver ricevuto un messaggio del genere sia da un superiore che da un a subordinare.

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6. Distribuzione posta aziendale

La distribuzione della posta in azienda è un compito in cui non è richiesta una formazione approfondita, sebbene comporti molte responsabilità. Devi avere un grande senso di urgenza, una buona organizzazione e conoscere tutti i dipartimenti, gli uffici e le posizioni importanti all'interno dell'azienda per consegnare le informazioni alle persone che sono convenienti per te e il prima possibile.

I documenti e altri elementi che i dipendenti della tua organizzazione potrebbero essere in attesa includono fatture dei fornitori, lettere risposta di un ente governativo, carte di credito, disegni, folio, dispositivi elettronici come schede grafiche e materiali cugini.

7. la logistica

la logistica Ha a che fare con il trasporto di tutte le merci relative all'azienda, sia il loro arrivo in azienda che la partenza per altri e lo stoccaggio.

Questa funzione include anche l'interazione con i fornitori in modo da poter dispensare materie prime essenziali nella fabbricazione di prodotti e servizi offerti dal organizzazione. Chi si occupa della logistica mira ad assicurarsi che l'azienda abbia tutto ciò di cui ha bisogno per continuare la produzione.

8. Risposta alla chiamata

Il telefono continua ad essere uno dei mezzi di comunicazione più utilizzati e il mondo degli affari non è estraneo a questo. La risposta alle chiamate è una funzione fondamentale in qualsiasi organizzazione, essendo il modo in cui comunichi con clienti, fornitori o tra i tuoi collaboratori.

Questa funzione non è così semplice come sembra. Per esercitarlo correttamente è necessario un certo grado di protocollo poiché, soprattutto nei confronti dei potenziali clienti, questo è il prima forma di contatto per molti di loro, sia quelli che chiamano l'azienda sia quelli che sono chiamati per informarli delle loro offerte (telemarketing). Vanno rispettate le regole della cortesia, va mantenuto un tono istituzionale, va monitorato il volume della voce e del vocabolario.

Chi si occupa del telefono deve essere consapevole di ciò che sta dicendo la persona con cui sta parlando, sia esso un fornitore o un cliente. Mentre viene svolta questa funzione, il venditore deve annotare quante più informazioni si riferiscono meglio al suo interlocutore, al fine di ampliare il database dei contatti dell'azienda con un potenziale cliente o un fornitore interessante.

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9. Servizio Clienti

Assistenza clienti consiste nel servire fisicamente i clienti rispetto alle domande e ai dubbi che hanno su un servizio o un prodotto offerto dall'organizzazione.

È una delle funzioni più delicate nelle aziende, poiché a seconda del trattamento che viene riservato a I clienti e quanto sia efficace risolvere i loro dubbi o reclami su prodotti o servizi, saranno soddisfatti o no.

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10. Organizzazione dei file

L'organizzazione delle pratiche è un aspetto fondamentale nelle aziende, sia che venga effettuata in formato cartaceo che digitale.

In un modo o nell'altro, Tutte le attività in azienda generano alcuni tipi di documenti che devono essere conservati come fatture, verbali, note, verbali, rapporti di vendita, rapporti stampati ... Queste informazioni dovrebbero essere catalogate, archiviate e salvaguardate, a seconda del loro livello di importanza e se è probabile che vengano consultate per il futuro.

11. Stampa e copia di documenti

Stampare documenti è proprio questo, stampare i file necessari per averli in formato fisico e portali ai lavoratori giusti.

Questa funzione è abbinata a quella di organizzazione dei file, poiché potrebbe essere necessario stampare anche dei documenti pre-memorizzato digitalmente per una copia fisica sostitutiva e salva sul sito adatto.

12. Scelta personale

Nessuna azienda trattiene stabilmente i propri dipendenti, sia perché decidono di partire, vengono licenziati o semplicemente muoiono. Le persone vanno e vengono e devi assumere nuovi dipendenti in modo che possano lavorare al meglio. La selezione del personale consiste nella scelta dei futuri lavoratori tra i possibili candidati.

Compiti relativi al reclutamento dobbiamo intervistare i candidati, guardare i loro curriculum, indagare sulle loro impronte digitali e confermare che le loro referenze sono vere.

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13. Inventario

La funzione di inventario Si tratta di scoprire quali risorse ha l'azienda e se ha bisogno di un oggetto o elemento specifico per poter svolgere correttamente le sue funzioni. L'addetto all'inventario è responsabile di scoprire se mancano forniture per ufficio, attrezzature, mobili, prodotti per la pulizia o qualsiasi altro oggetto.

Fa anche parte dell'inventario informare su entrate e spese di risorse, come guasti o danni che ne hanno avuti alcuni o se c'è il sospetto che ci siano lavoratori che stanno portando forniture per ufficio a casa. Tutto questo sarà registrato in un report che dettaglia la situazione delle risorse e dei possibili bisogni verificatisi a fronte della loro eventuale scarsità.

14. Gestione finanziaria

Gestione finanziaria consiste nell'assicurarsi che il denaro gestito dall'organizzazione soddisfi il suo ciclo di vita previsto, comprando e vendendo i prodotti e i servizi di cui l'azienda ha bisogno e che offre e investendo saggiamente. Ciò implica anche salvare tutte le fatture, inviarle alle persone preposte, registrarle ed effettuare i pagamenti amministrativi necessari.

15. Amministrazione

Per amministrazione intendiamo questioni più legate alle pratiche burocratiche, come questioni legali e burocratiche. È necessario che l'azienda sappia molto bene a quali aspetti legali deve attenersi, oltre a tenere conto dei modelli e documenti da compilare e presentare all'amministrazione statale per confermare che le loro attività sono legale.