Comunicazione formale: cos'è e quali sono le sue caratteristiche

Conosciamo tutti diversi stili di comunicazione e usiamo l'uno o l'altro a seconda del contesto in cui ci troviamo.

Uno dei più importanti è quello della comunicazione formale. In questi paragrafi possiamo imparare tutto su questo stile, scoprire i quadri in cui si trova uso abitualmente e quali sono le sue principali caratteristiche e vantaggi rispetto ad altri modelli di comunicazione.

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Cos'è la comunicazione formale e quali sono le sue caratteristiche

La comunicazione formale è uno stile comunicativo che viene utilizzato in contesti professionali e istituzionali. È un metodo regolamentato in cui non sono ammesse parole colloquiali, poiché il tono utilizzato deve essere sempre colto e asettico. Allo stesso modo, possiamo anche chiamare comunicazione formale il flusso di informazioni che avviene tra i diversi scaglioni all'interno della gerarchia di un'organizzazione, e che sarà inquadrato all'interno dell'insieme di regole che abbiamo menzionato.

Il flusso della comunicazione formale può avvenire in modo parlato o scritto. Generalmente, le interazioni risolte brevemente sono condotte nella conversazione orale. Tuttavia, le comunicazioni che richiedono informazioni più estese o complesse, di solito si sceglie di effettuare scritte e trasmetterle agli interlocutori con i mezzi prescelti (circolari, e-mail, posta, promemoria, ecc.

Un'altra caratteristica della comunicazione formale è che funziona attraverso protocolli noti a mittenti e destinatari, che fanno parte dell'organizzazione in cui si svolge questo processo di comunicazione. Questi protocolli implicano, ad esempio, i percorsi che i messaggi devono prendere, all'interno della gerarchia. Quindi, un dipendente saprà che deve inviare determinate informazioni al suo manager, e questo a sua volta deve trasmettere le informazioni al suo superiore, ma non può saltare il passaggio intermedio.

Cioè, ogni membro dell'organizzazione che partecipa a questa comunicazione formale Devi sapere in anticipo quale messaggio deve essere rivolto a quale persona, in quale forma dovrebbe essere fatto e qual è il percorso che questa informazione dovrebbe seguire per raggiungere la tua destinazione in modo corretto.

Tipi di comunicazione formale

A seconda dell'indirizzo che utilizziamo per trasmettere le informazioni, possiamo stabilire fino a quattro diversi tipi di comunicazione formale. Procediamo a guardarli tutti in modo più dettagliato.

1. Comunicazione formale verso l'alto

Quando nell'organizzazione, un dipendente cerca di comunicare con uno dei suoi dirigenti, o quello immediatamente superiore o quello che è al di sopra di lui, parleremmo di comunicazione formale verso l'alto. È una forma di trasmissione del messaggio di tipo verticale e con direzione dal basso verso l'alto. Un esempio dei messaggi che possono essere inviati in questa modalità sarebbero i rapporti che sono stati richiesto, ma anche richieste per una questione specifica e persino lamentele che vogliono lasciare brevetti.

2. Comunicazione formale verso il basso

Il caso opposto al precedente sarebbe quello della comunicazione formale discendente. In questo modello, le informazioni vengono trasmesse anche verticalmente, ma questa volta vengono trasmesse dall'alto verso il basso. Vale a dire, sono i dirigenti e i dirigenti che trasmettono informazioni ai dipendenti a loro carico. Possono inviare, ad esempio, istruzioni sui compiti da svolgere e su come dovrebbero svolgerli. Possono farlo oralmente o per iscritto, a seconda delle informazioni che vogliono inviare.

3. Comunicazione formale orizzontale

Non tutte le comunicazioni formali nell'organizzazione sono dirette a persone di un altro livello gerarchico. Quando il messaggio viene inviato ad un altro lavoratore che occupa lo stesso rango, si parla di comunicazione formale orizzontale, poiché il flusso di informazioni è diretto lateralmente.

Questo modello è chiaramente osservato nelle riunioni dei diversi capi dipartimento, poiché sono comunicano diversi individui di sezioni indipendenti, ma tutti si trovano nella stessa posizione di manager o gestori.

4. Comunicazione formale diagonale

C'è un tipo meno frequente di comunicazione formale che può ancora verificarsi, ed è diagonale. Questa modalità si verificherebbe quando i due interlocutori appartengono a dipartimenti diversi ma anche a livelli gerarchici diversi.

Può essere il caso che un capo di una specifica sezione dell'azienda debba trasmettere un informazioni ai dipendenti che non sono a loro carico, ma che si trovano in un livello inferiore nella struttura del società. Questo sarebbe un esempio di un caso di comunicazione formale diagonale.

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Punti di forza di questo stile comunicativo

La comunicazione formale presenta numerosi vantaggi rispetto alla comunicazione informale. Vedremo i più importanti.

1. Standardizzazione

L'utilizzo di questo metodo garantisce l'uguaglianza in tutti i processi di comunicazione dell'organizzazione, in modo che tutti i membri possano sapere come procedere durante la trasmissione delle informazioni, scegliendo il modo e la via giusti, e allo stesso tempo tutti sanno interpretare senza alcun dubbio i messaggi che li raggiungono. Si tratta di un modello standardizzato che consente una chiara comprensione delle regole e delle procedure.

2. Senza errori

Il fatto di utilizzare regole prestabilite e seguire sempre le stesse procedure ha un ulteriore vantaggio, e è che non consente di generare errori, al di là degli errori umani che potrebbero essere commessi al di fuori di detto regole. L'importante è che seguendo i protocolli indicati, le informazioni devono fluire all'interno dell'organizzazione senza alcuna difficoltà e senza generare dubbi tra gli interlocutori.

3. Orma di Zampa

La comunicazione formale ha un altro chiaro vantaggio, e cioè che tutte le interazioni che avvengono per iscritto sono archiviati e quindi possono essere rivisti in qualsiasi momento poter recuperare informazioni specifiche.

Logicamente, lo stesso non accade con la comunicazione orale formale, ma avevamo già detto che questo tipo di interazione avviene per inviare messaggi molto concisi. Tutti quelli che presentano un certo livello di complessità devono essere trasmessi per iscritto, e quindi verranno registrati.

Debolezze di comunicazione formale

Logicamente, non tutte le qualità della comunicazione formale sono positive. Ci sono anche diversi svantaggi di cui dobbiamo essere consapevoli.

1. Costo del tempo

Il fatto di seguire protocolli abbastanza rigidi a volte significa che la comunicazione formale implica un'inutile perdita di tempo per una trasmissione di informazioni che potrebbe effettivamente essere fatta in un tempo molto più breve. È il caso di quegli incontri interminabili in cui il messaggio viene trasmesso tra i partecipanti in modo inefficiente, quando in In realtà, si potrebbe fare più direttamente, ma significherebbe rinunciare ai canali di comunicazione standardizzati dell'organizzazione.

2. Freddezza

La comunicazione formale fa sì che i messaggi vengano trasmessi in modo fresco, spesso senza un tocco umano che rende le interazioni più calde e che rende questa comunicazione molto più impersonale rispetto allo stile informale. Inoltre, anche quella rigidità delle regole limita molto lo stile comunicativo del mittente, talvolta disumanizzante la trasmissione del messaggio e facendo in modo che il ricevitore lo percepisca in modo più caldo.

3. Confusione

Le regole della comunicazione formale non dovrebbero consentirlo, ma a volte è inevitabile che si generi una certa confusione attorno al messaggio ricevuto. Ciò accade quando la trasmissione delle informazioni richiede più salti tra diversi interlocutori, generando la possibilità di che in ognuno di questi punti il ​​messaggio originale è distorto e quello alla fine ricevuto non è esattamente lo stesso del primo.

Modi di miglioramento

La comunicazione formale ha margini di miglioramento, e per questo ci sono diverse raccomandazioni che possono rendere più efficiente questo modo di trasmettere le informazioni all'interno delle aziende. Questi sono alcuni di loro.

1. Limitare il formalismo

È evidente che una comunicazione formale richiede decoro nell'emissione del messaggio, ma a volte quell'eccesso di espressioni formali può generare un tono estremamente serio che il il destinatario potrebbe interpretare come negativo, quando il messaggio può essere neutro e persino andare in linea di fronte. Ad esempio, un responsabile di reparto può inviare un'e-mail ai suoi subordinati per parlare del suo esecuzione, che in linea di massima è buona, ma usano un tono così serio da interpretarlo in modo a negativo.

2. Revisione

Questa raccomandazione dovrebbe valere per qualsiasi tipo di comunicazione, ma molto di più per quella formale. È essenziale rivedere i testi prima di inviare, perché a volte la fretta può portarci a commettere una serie di errori di ortografia, grammatica o addirittura contenuto, che può generare problemi nell'interpretazione del messaggio, e questo può avere gravi ripercussioni all'interno del organizzazione. Immagina, ad esempio, di dare istruzioni a un lavoratore di spedire 5.000 unità di un prodotto, invece di 500.

3. Ricezione

Una buona regola è chiedere al destinatario la conferma di aver ricevuto correttamente il messaggio. Attualmente Ci sono strumenti nelle e-mail che ci informano quando il destinatario ha ricevuto la nostra e-mail, quindi in quei casi non dobbiamo nemmeno chiedere esplicitamente tale conferma.

4. Uso corretto

L'ultima raccomandazione sarebbe il utilizzare la comunicazione formale solo per questioni organizzative. Qualsiasi questione al di fuori dell'azienda non dovrebbe essere trattata in questi modi e provare a inviare a il messaggio personale attraverso un canale istituzionale non porterà più che problemi, poiché non è il canale adeguata.

Riferimenti bibliografici:

• Andrade, H. (2005). Comunicazione organizzativa interna: processo, disciplina e tecnica. Netbiblo.
• Rojas, D. (1994). Tecniche di comunicazione esecutiva. McGraw Hill Interamericana.
• Simon, H.A., Gómez, J. (1993). La comunicazione. Comportamento amministrativo.