Cerchi di qualità: cosa sono e caratteristiche di questo metodo

Le aziende tendono ad ottimizzare sempre di più i propri processi, e per questo emergono costantemente diverse procedure che perseguono questo obiettivo.

I circoli di qualità ne sono un buon esempio.. In questo articolo studieremo in dettaglio tutte le sue caratteristiche, come si svolge e scopriremo quali sono i suoi punti di forza se decidiamo di utilizzarlo nel nostro organizzazione.

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Cosa sono i circoli di qualità?

I circoli di qualità si riferiscono a una metodologia aziendale che cerca l'ottimizzazione dei processi attraverso gruppi di lavoratori (i circoli) che mettono in comune le diverse problematiche e gli aspetti di miglioramento che hanno riscontrato nei rispettivi reparti con l'obiettivo di mettere in comune idee e different raggiungere soluzioni che consentono di risolvere il maggior numero di incidenti precedentemente rilevati nell'analisi fatto.

Una volta che i membri dei circoli di qualità hanno raggiunto questi accordi, il passo successivo sarebbe

trasferire le idee scelte ai responsabili di ogni dipartimento in modo che possano studiarle con attenzione, verificare se la loro applicazione è praticabile e, se sono d'accordo, implementarli, destinando le risorse per questo dipartimenti necessari affinché i nuovi processi entrino in funzione e i loro effetti si faranno sentire non appena prima.

Ciò che rende i circoli di qualità così efficaci e preziosi è che le informazioni fornite dai lavoratori delle diverse sezioni dell'azienda sono di prim'ordine. manuali e spontanei, sono problemi che osservano e sperimentano quotidianamente, quindi non sono inferenze o deduzioni basate su dati di terze parti. In questo modo sono disponibili preziose informazioni per migliorare i processi di qualità.

Questa metodologia nasce in Giappone negli anni '60, paese sempre all'avanguardia nell'implementazione di nuove procedure per il miglioramento della gestione della qualità. Il creatore di questo nuovo metodo è stato l'uomo d'affari e chimico Kaoru Ishikawa. Fin dalla sua creazione, i circoli di qualità non hanno cessato di essere impiantati in molte aziende asiatiche, dimostrando la loro efficacia nelle organizzazioni con il classico taglio culturale dell'est.

Tuttavia, in la sua origine non ha avuto altrettanto successo nel mondo degli affari occidentale, un problema relativamente comune quando si tratta di esportare metodologie in aree culturali molto diverse. Ma è un problema con una soluzione, poiché la questione è adattare questi metodi all'idiosincrasia del luogo in cui vogliamo implementarli. Con un adeguato adattamento culturale, i circoli di qualità sono altrettanto efficaci in Occidente quanto lo sono in Oriente.

Caratteristiche

Nei circoli di qualità c'è la figura del facilitatore, una persona incaricata di coordinare il gruppo e spiegare le dinamiche da seguire. Il facilitatore fornisce una formazione adeguata sulla metodologia al resto dei compagni di classe. Tutti i membri terranno queste riunioni entro l'orario di lavoro, e lo faranno con una certa regolarità., come concordato da tutti e la priorità delle questioni da analizzare in ogni sessione.

Il facilitatore avrà solo il compito di richiedere la partecipazione dei diversi membri del circolo di qualità e guidare il processo, ma Non bisogna mai valutare le proposte che vengono fatte, né pronunciarsi a favore o contro nessuna di esse, e si deve mantenere l'obiettività in tutto. momento. Se fosse nelle sue competenze placare possibili situazioni di conflitto che possono sorgere tra i diversi componenti, esortando nuovamente i membri a continuare con metodologia.

Per quanto riguarda la dimensione del gruppo, si raccomanda che ogni cerchio di qualità contenga almeno quattro partecipanti e cercando di non essere più di otto. Queste sono le cifre consigliate, ma il numero totale può essere adattato alle particolari caratteristiche dell'azienda, al numero di reparti che avete o se volete occuparvi di casi particolari che implicano la presenza di più lavoratori dal organizzazione.

Tra questi membri (poiché la figura del facilitatore è separata) dovrebbe essere scelto uno come portavoce del gruppo. Sarà lui, una volta terminata la seduta, a fornire la relativa sintesi con le misure scelte ai diversi responsabili dei dipartimenti. La paternità di questo documento spetta alla squadra nel suo insieme, non a nessuno in particolare, poiché le decisioni sono state prese congiuntamente, quindi nessuna firma si rifletterà a livello individuale.

I circoli della qualità si riuniranno di nuovo ciclicamente, secondo le esigenze dell'azienda, anche se si raccomanda che ci sia almeno un incontro all'anno. Allo stesso modo, può essere incoraggiata la creazione di altri circoli di qualità indipendenti per affrontare diverse questioni, in modo che ci siano più team che lavorano in modo complementare allo stesso tempo e risolvono così vari problemi in meno tempo, ottimizzando ulteriormente la procedura.

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Implementazione di questa metodologia per le organizzazioni

Per essere in grado di implementare la metodologia dei circoli di qualità, la prima cosa di cui abbiamo bisogno è l'approvazione del consiglio di amministrazione dell'azienda, ovviamente. Una volta presentato il piano, i responsabili devono sostenerlo e promuovere fin d'ora il buon funzionamento dei circoli, condizione essenziale per il loro prosperare, poiché Senza la fiducia dei leader aziendali, non possiamo aspettarci che i circoli di qualità sviluppino tutto il potenziale che contengono.

Una volta ottenuto il via libera, va progettato un programma di attuazione adeguato alle caratteristiche del azienda, favorendo la comparsa spontanea dei circoli, in quanto cornice ideale per l'inizio di questo Programma. Tutti i circoli di qualità devono essere supportati da un'organizzazione indipendente, che fornisce tutte le risorse di cui hanno bisogno per un buon funzionamento, a livello di spazi, materiali o qualsiasi altro mezzo necessario.

Il prossimo passo sarà scegli i facilitatori dai diversi circoli di qualità e dai loro la formazione adeguata affinché possano svolgere i compiti affidati alla loro figura. A questo punto, l'azienda può comunicare ufficialmente a tutti i lavoratori l'attuazione di questa metodologia in modo che chiunque lo desideri possa partecipare ai processi. È importante che l'intero staff sia consapevole di questa situazione, poiché una delle chiavi per far funzionare i circoli di qualità è la comunicazione.

Quindi decidere quali sono le questioni più importanti e quindi a cui dedicare il tempo all'inizio del programma. Non devi essere troppo ambizioso e trattare tutti i problemi allo stesso tempo, devi costruire una scala di priorità e cercare di risolvere ogni problema prima di passare al a seguire. Inoltre, è importante che i primi problemi che vengono affrontati abbiano una soluzione relativamente semplice, poiché iniziare con successo è la chiave per migliorare l'implementazione.

Tutto sarebbe pronto per avviare i primi circoli di qualità in azienda. Può capitare che in queste prime occasioni i lavoratori siano riluttanti a partecipare, forse per i temi proposti. In tal caso sarebbe opportuno attendere un po' per riproporre la creazione dei cerchi, proponendo questa volta temi diversi, sperando che questo cambiamento possa motivare i primi membri a fare il loro aspetto.

Contenuti

Gli argomenti che devono essere trattati negli ambienti della qualità sono molto vari, soprattutto a seconda del tipo di azienda e del settore in cui si trova. Tuttavia, ci sono linee generali adatte a più aziende e questa può essere una buona guida per iniziare a mettere in pratica la metodologia. Allo stesso modo, ci sono anche una serie di questioni che non dovrebbero mai essere scelte come argomenti da discutere all'interno dei circoli.

Come esempi di quelli che potrebbero essere scelti, dovremmo aumentare la qualità del prodotto o servizio offerto, migliorare i canali di comunicazione aziendale e coordinamento interfunzionale, minimizzare gli iter burocratici, abbattere i costi, offrire servizio al cliente più soddisfacenti, migliorare le condizioni di lavoro a livello ambientale (comfort, pulizia e sicurezza) o abbreviare le scadenze, nella misura in cui possibile.

Ma lo avevamo già anticipato ci sono argomenti che non si prestano ad essere analizzati dai circoli di sicurezza. Ad esempio, non dovremmo mai discutere delle condizioni di lavoro dei dipendenti, mettere in discussione le capacità dei responsabili delle squadre o di altri. colleghi, valutare le strategie aziendali in atto o commentare altre serie di decisioni aziendali quali licenziamenti o promozioni di determinati persone.

Riferimenti bibliografici:

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