11 חלקי הדוא"ל (מוסבר ובדוגמאות)

דוא"ל הפך לכלי בסיסי בימינו בזכות המאפשר לנו לשלוח הודעות במהירות ובאופן מיידי.

פלטפורמות העברת הודעות אלקטרוניות מאפשרות לא רק לשלוח טקסט כתוב למי שאנו פונים אליו, אלא גם הם מציעים גם אפשרות לצרף מסמכים ורכיבי מולטימדיה אחרים כגון מוסיקה, קטעי וידאו ומצגות.

יש כמה את חלקי הדוא"ל, אותם נסקור בהמשך.

• מאמר קשור: "28 סוגי התקשורת ומאפייניהם"

מאפייני הדוא"ל

דואר אלקטרוני, הנקרא גם דואר אלקטרוני (דואר אלקטרוני), הוא שירות אינטרנט זה מאפשר לשלוח ולקבל הודעות טקסט וקבצי מולטימדיה בין משתמשים מכל חלקי עוֹלָם. הקבצים שניתן לשלוח הם מכל הסוגים, כגון רצועות מוסיקה, תמונות, קטעי וידאו, מסמכים... וזה בזכות זה, יחד עם המהירות שלהם קל להתייעץ איתם בכל עת, שמיילים הפכו לאמצעי התקשורת העיקרי ב מתנה.

על מנת לשלוח ולקבל מיילים יש צורך בחשבון באחד העמודים המציעים שירות מסוג זה, בנוסף לכך שיש גישה לאינטרנט. הרוב המכריע של עמודים אלה מאפשרים לבצע חשבונות בחינם והטכנולוגיה שמאחוריהם מבוססת על פרוטוקול בשם SMTD, המשמש גם למערכות אחרות. דפי האימייל הנפוצים ביותר כיום הם Gmail, Yahoo! דואר ו- Outlook.com.

בעוד שבחיים האמיתיים למשתמשים יש כתובות דוא"ל פיזיות, שיכולות להיות שלנו כתובת או משרדנו, בעולם הווירטואלי עלינו להשתמש בכתובת דוא"ל כתובה ו דִיגִיטָלי. לא ניתן לחזור על כתובת זו ברשת, והיא מורכבת בדרך כלל ממערכת מילים (שם משתמש) בליווי סמל @ (at) ואז השם שמבסס את ה- נֶטוֹ.

האדם אליו נשלחת ההודעה לא צריך להיות מחובר כרגע כדי להיות מסוגל לקבל את זה, וגם אנחנו לא צריכים להיות מחוברים כל הזמן אם אנחנו רוצים לקבל את ההודעות שהם שולחים לנו אחרים. כל עוד ההודעה נשלחת לכתובת הדוא"ל הנכונה, האדם שאליו אנו רוצים שיגיע אליך יגיע אליך, אלא אם כן חשבונך משלך מזהה את ההודעה כספאם (דואר זבל) ומתייג אותה בתיקיית הדואר שלך לא רצויות.

כמו הדואר של החיים, גם האלקטרוני דורש למלא סדרת נתונים כדי שניתן יהיה לשלוח אותו. באותו אופן שבאות מסורתית שמנו את כתובת החזרה, השולח, מעטפה עם טקסט כתוב או תמונות, את המיילים האלקטרוניקה מחייבת אותנו לשים למי אנו שולחים אותו, מה אנו רוצים לומר והאם אנו מצרפים אלמנטים אחרים או לא. אורכו ורשמיותו של גוף המסר יהיו תלויים במשתמש ובהקשר.

החלקים העיקריים של מיילים

החלקים העיקריים של הדוא"ל הם כדלקמן:

כּוֹתֶרֶת

הכותרת היא קבוצת שורות בה מופיע המידע העיקרי לשליחת ההודעה. בחלק זה תוכלו לקרוא את כתובות הדוא"ל של שולח ההודעה (השולח) ושל הנמען (הנמען), כמו גם את התאריך והשעה בה נשלחה. הכותרת נמצאת בראש חלון הדוא"ל שאנו כותבים ומורכבת מהחלקים הבאים.

1. שׁוֹלֵחַ

בדרך כלל בכותרת החלק השולח זה בא בצורה של חלל ריק המוצג עם המילה "מאת:". זהו האזור בו נמצאת כתובת הדוא"ל של מי ששולח את ההודעה.

2. נִמעָן

החלק הנמען הוא חלל ריק בכותרת זה מתחיל פעמים רבות במילה "אל:" ובו אתה שם את כתובת הדוא"ל שאליה מופנית ההודעה. אלמנט זה חיוני בדוא"ל שכן, כמו בכל מכתב, יש לדעת למי הוא נשלח.

במקרה שכתובת הדואר האלקטרוני שנכתבה אינה תקפה, כתובה שגויה או שאינה קיימת, לרוב שירותי המסרים המידיים יש תכונה שמזהירה אותנו שלא ניתן היה לשלוח את ההודעה בגלל בעיה עם הנמען. במקרים אחרים, ההודעה נשלחת אך אינה מגיעה לשום מקום.

3. CC או Bcc

באותו קטע של "נמען", בסוף, ראשי התיבות "CC" ו- "CCO". שתי אפשרויות אלה הן אופציונליות ומשמשות לרישום כתובות הדוא"ל האחרות אליהן ברצונך לגרום להם לקבל את עותק הדוא"ל שעתיד להישלח.

פירוש אפשרות CC הוא "עם עותק", המציג את כל הכתובות לכל הנמעניםכלומר, לכל האנשים שמקבלים את ההודעה תהיה גישה לדוא"ל של שאר האנשים שקיבלו את אותו הטקסט.

אפשרות BCC, שמשמעותה "עם העתק עיוור", מרמזת על שליחת אותה הודעה למספר אנשים כמו במקרה של CC, אך עם המיוחד בכך כתובת הדוא"ל של האנשים שקיבלו את אותו הדוא"ל לא מוצגת.

4. תַאֲרִיך

לרוב שירותי ההודעות האלקטרוניות מופעלת תכונה שמראה באיזו שעה ובאיזה יום ההודעה נשלחה.

5. התקבל אישור

בחלק מהשירותים יש פונקציונליות ש מאפשר לך לדעת אם ההודעה שנשלחה התקבלה על ידי האדם אליו הוא פונה.

6. כפתורי תשובה והמשך

בכותרת יכול להיות כפתור שאומר "השב", אשר חוסך מאיתנו לכתוב שוב את כתובת הדוא"ל של האדם ששולח לנו הודעה לשלוח לו את התשובה, תוך כדי הכפתור "שלח מחדש" שולח את אותה הודעה שוב לאותה כתובת או לאחרים במקרה שהוספנו כתובות חדשות של דואר.

7. פָּרָשָׁה

ב "נושא" הוא המקום שעורך הדוא"ל צריך לשים כותרת או נושא שקשור לגוף ההודעה, או הסביר בקצרה את הסיבה למשלוח. ביטוי זה יאפשר לאדם שמקבל אותו לדעת על מה מדובר בדואר לפני פתיחתו.

• אתה עשוי להתעניין ב: "טקסט אינפורמטיבי: הגדרה, סוגים ומאפיינים"

חלון עריכת הודעות

אחרי הכותרת הראשית יש לנו החלק בו נכתוב את גוף ההודעה בנוסף לצירוף קבצים או חתימה למקרה שנרצה.

8. גוף המסר

הגוף הוא החלק המחודש של המסר והוא יכול להיות כמה שאנחנו רוצים. זה המקום בו נכתוב את כל הסיבות מדוע אנו כותבים ומה אנו רוצים לומר למקבל ההודעה.

9. סרגל כלים עריכה

לרוב שירותי ההודעות האלקטרוניות מופעלת סרגל כלים לעריכה, אשר גורם לקטע לכתוב את גוף ההודעה פונקציות דומות לזו של מעבד תמלילים קונבנציונאלי. הודות לסרגל זה אנו יכולים לשנות את גודל האות, את הצבע, את הגופן, להדגיש, להדגיש, לארגן את הטקסט בתבליטים ...

10. קבצים מצורפים

אופציונלי, ההודעה יכולה להיות מלווה בקבצים מצורפים, כלומר במרכיבי מולטימדיה או במסמכים אחרים בפורמטים שונים, כגון PDF או Word. הקבצים הללו יצטרכו להוריד על ידי הנמען על מנת לפתוח אותם והם יכולים להיות מכל הסוגים: תמונות, קטעי וידאו, מסמכים, תיקיות, מצגות, רצועות מוסיקה, גיליונות אלקטרוניים ...

למרות שאתה יכול לשלוח יותר מאחד באותו דוא"ל, תצטרך לקחת בחשבון כמה מקום לכבוש ובמקרה של חריגה מהיכולת המותרת בדואר, יהיה עליהם לשתף אחרים הודעות.

יש כפתור לצירוף המסמכים בסוף חלון עריכת ההודעות, בו אם נלחץ יופיע חלון קטן בו נוכל לחפש את הקובץ הרצוי במחשב האישי שלנו. אפשרות נוספת היא לגרור את מה שאנחנו רוצים לצרף ולהכניס אותו לגוף ההודעה, לשם הוא יעלה אוטומטית.

11. מוּצָק

לבסוף, בתחתית הדוא"ל יש לנו את החתימה, תכונה אופציונלית שניתן לתכנת מראש. חתימה זו יכולה לכלול את שמנו, כתובת הדוא"ל שלנו, את שם הארגון עבורו אנו עובדים, בנוסף לשים חתימה מותאמת אישית עם ביטויים ואמוציונלים.

מומלץ להשתמש במרחב זה בכדי לשים את אותו מידע שכרטיס ביקור יישא, במיוחד הצבת השם, הטלפון ליצירת קשר, המשרה והחברה שעבורה אתה עובד במקרה של היותך דוא"ל מקצועי.

היבטים חיוניים בגוף המסר

החלק בדואר האלקטרוני שלנו שמעביר את המידע הרב ביותר הוא, ללא ספק, גוף המסר. יש צורך לקחת בחשבון סדרת היבטים שיש לדאוג להם בעת כתיבת דוא"ל, במיוחד אם המסר שאנו הולכים להעביר מיועד למישהו חשוב ודורש רישום רשמי יותר.

1. ברכות

הברכה היא החלק הראשון של המסר וחיוני שהוא יהיה נוכח אם הוא רשמימכיוון שזה הדבר הראשון שהמקבל שלנו הולך לקרוא. הביטוי בו אנו משתמשים כדי להתחיל את טקסט ההודעה יהיה תלוי רבות עם מי אנו מדברים.

כמה ביטויים פורמליים בהם אנו יכולים להשתמש הם:

• אדונים נכבדים
• נשיא יקר
• מר / גב 'יקרים
• אדון נכבד

ביטויים פחות רשמיים הם:

• שלום לכולם!
• שלום, NAME
• ברכות,
• בוקר טוב / אחר הצהריים / ערב

2. תוכן ההודעה

אחרי שבירכנו התחלנו להסביר את הרעיון או את הסיבה הנרחבת מדוע אנו פונים למקבלנו. כאן אתה מציין את כל מה שאתה רוצה להעביר לאדם שאליו אתה שולח את המסר. כפי שהגבנו, ההרחבה שלה משתנה מאוד ותלויה בהקשר ובמה שאתה רוצה לתקשר.

במקרה של דוא"ל עבודה, מומלץ שהודעה זו תהיה קצרה ותמציתית ותגיע לנקודה במהירות האפשרית אך שמירה על שיא רשמי ולבבי, במיוחד אם אנו מדברים עם שלנו בּוֹס.

ללא קשר לרישום בו אנו משתמשים, חיוני לדאוג לדקדוק, סימני פיסוק, איות והיבטים אחרים של הלימות. אנו אולי פונים לחבר או למישהו שאנו נותנים בו אמון רב, אך כדי לוודא שאנחנו מבינים זה את זה נכון חשוב מאוד לדאוג להיבטים אלה.

3. נורה

לבסוף, בחלק האחרון של גוף המסר אנו יכולים להיפרד, במיוחד אם מדובר במסר פורמלי או שמופנה למישהו חשוב. זה מאוד חשוב שההודעה מסתיימת בסגירה טובה, המתאימה לרשומה ולהקשר הספציפי. פרידה זו חייבת להינתן לאחר שדיברנו על כל הנקודות שרצו.

כמה ביטויי פרידה הם:

• קודם כל, תודה.
• כל טוב
• לבבי,
• בכנות,
• תודה על הזמן שלך.
• ביי.
• נתראה בקרוב.
• איחולים לבבים.

מומלץ לציין את שם השולח בהתראות, אם כי ייתכן שלא יהיה צורך בכך בהתאם למצב. לדוגמא, אם מדובר בחילופי דוא"ל מתמידים, בהם אתה עונה להודעה הקודמת ו- אם נוצרה שיחה בצורת שרשור, לא יהיה צורך להכניס את השם לכולם הודעות.

הפניות ביבליוגרפיות:

• המילון שלך ו.) חלקים בסיסיים של הודעת דוא"ל וכתובת. המילון שלך. נלקח מ: https://reference.yourdictionary.com/resources/basic-parts-of-an-email-message-and-address.html
• תחביר. (s.f.) אנטומיה של הודעת דואר אלקטרוני. ב- Syntaxis.com. נלקח מ https://www.syntaxis.com/anatomy-of-an-email-message