כיצד לנהל טוב יותר את הזמן שלך בעבודה: 12 טיפים (וממה להימנע)

לכולנו קרה שיש לנו הרבה עבודה לעשות ונראה שאין מספיק שעות לסיים את זה. "בוף, אין לי זמן ..." אנחנו אומרים לעצמנו אבל, בואו נודה בזה, לכולנו יש את אותם 7 ימים עם 24 שעות כל אחד. הבעיה היא שלא אין זמן, אלא שאנחנו מתכננים את זה בצורה גרועה.

כיצד לנהל טוב יותר את הזמן בעבודה זו שאלה שכל העובדים החרשים שאלו את עצמנו ואז נוכל לראות אסטרטגיות להשיג זאת, כמו גם כיצד למנוע מהשעות שלנו לדעוך בצורה חלקה כמו גרגרים בשעון חול.

• מאמר קשור: "פסיכולוגיה של עבודה וארגונים: מקצוע עם עתיד"

כיצד לנהל טוב יותר את זמנך בעבודה ולהפיק ביצועים טובים יותר

בשבועות שלנו יש 7 ימים ולכל אחד מהם 24 שעות, לא עוד אחת, לא אחת פחות. הזמן זהה לכולם מבחינת הכמות, אך לא בשימוש בו. חלקם מצליחים לבצע את כל המשימות שעליהם לבצע בלי לפספס זמן להקדיש לפנאי ולמשפחתם, בעוד שאחרים מסיימים את חובותיהם באיחור רב. למה? מה זה שמבדיל אחד מהשני? המפתח לכל זה הוא עד כמה אנו מנהלים את זמן העבודה שלנו.

בחברה בה אנו חיים חיוני לנהל זמן, שכן ולו במעט חוסר אנו מתחילים להעמיס, להרגיש לחץ ולהבחין כיצד כל מה שרצינו לעשות חייב לְבַטֵל.

חובות העבודה הן לפני התחביבים שלנו, המשפחה, החברים ופעילויות אחרות נעים, כלומר ככל שנקדיש זמן רב יותר לעבודתנו, כך נהנה פחות פְּנַאִי. ניהול זמן לקוי מתסכל אותנו וגורם לנו להרגיש שאנחנו מאבדים את חיינו.

כיצד לנהל טוב יותר את הזמן בעבודה הוא דבר שרבים רוצים אך מעטים מקבלים. אין שום תעלומה בלתי מובנת, זה פשוט עניין של לימוד התארגנות. כמובן שתמיד יכולים להיות אירועים בלתי צפויים, אך רוב השעות שאנו רואים עוברות הן זמן שמשתמש היטב יאפשר לנו לסיים את משימות העבודה שלנו בהקדם האפשרי.

דרכים לנהל טוב יותר את הזמן

בהמשך נראה שנראה כמה טיפים ואסטרטגיות כדי להפיק את המרב מהזמן בעבודה לפיכך, יש לנו יותר לפעילויות נעימות שאנחנו רוצים לעשות לאחר שסיימנו את חובות העבודה שלנו.

1. השתמש בסדר יום

סדר היום מאפשר לנו לנהל את הזמן בטווח הבינוני והארוך על ידי קביעת תאריכים חשובים וזכירתם היטב. בין אם בפורמט דיגיטלי או פיזי, הדבר החשוב הוא שיש לנו אחד לארגן את המשימות ולתכנן היטב כאשר עלינו להעביר את הדוחות או לעמוד במועדים שלנו. עלינו תמיד להיות בהישג יד, לרשום את כל ההתחייבויות שלנו ולהתייעץ עם זה לעיתים קרובות. בואו לא סומכים על הזיכרון שלנו כי ככל שאנחנו חושבים שהוא בלתי מתקיים, הוא לא.

2. הקצה זמן ספציפי למשימות

אם נעבוד ללא לאות ורציפות, במוקדם או במאוחר תופיע עייפות פיזית ונפשית, שתמנע מאיתנו לבצע ביצועים הולמים. מסיבה זו, יש צורך להקצות זמן מסוים לכל פעילות ולהשאיר זמן פנוי בין המשימות, גם אם הוא קצר מאוד. זה יכול להיות סותר, אבל בהתחשב בכך שמעבר ל 50 דקות זה קשה בואו נישאר בפוקוס, הפסקה קצרה יכולה להטעין אותנו ולהמשיך לעבוד באופן משביע רצון.

האידיאל הוא להכניס את לוח הזמנים שלנו כאשר הם מתחילים לבצע כל אחת מהמשימות שהוטלו עלינו ומתי עלינו לקחת הפסקה קצרה. אנו יכולים להסתמך על שיטת Pomodoro, לעבוד 25 דקות (1 pomodoro) או 50 (2 pomodoros) ואז לקחת הפסקה של 5 דקות בין התקופות. באופן זה נוכל להתקדם בלי להרגיש מיצוי, ולבצע כראוי את הפונקציות שעלינו לפתח.

3. להציב מטרות

מומלץ מאוד לקבוע יעדים יומיים, שבועיים ואף חודשיים. אסטרטגיה זו היא אפשרות טובה מאוד לבצע עבודות קצרות בצורה נכונה, והיא גם מניע אותנו לראות כמה אנו משיגים. יעדים אלה חייבים להיות שאפתניים, אך גם מציאותיים ובר השגה שכן, אחרתכשאנחנו רואים שאנחנו לא מצייתים אליהם, הולכים להיות מורידים אותנו. היעדים שייקבעו חייבים להיות קצרים, בינוניים וארוכים.

• אתה עשוי להתעניין ב: "מפעילים לפעולה: מה הם ואיך הם משפיעים על התנהגות"

4. תעדף משימות

לא לכל המשימות חשיבות שווה. עלינו להתחיל עם העדיפות החשובה ביותר. זה לא משנה לפי סדר העדיפויות של הדברים, הדבר החשוב הוא שאנחנו עושים את זה מכיוון שסיום הדברים החשובים ביותר מוקדם יותר פירושו שיהיה לנו זמן פנוי קודם.

כל דבר שהוא קטן או שאינו דחוף לתקן יכול לחכות. ביחס לכך, חיוני לדעת מהן שעות הביצוע הטובות ביותר שלנו, אלו בהן אנו הכי טובים אנו מתרכזים, על מנת לבצע את המשימות הדורשות את מירב המשאבים ביעילות רבה ככל האפשר ובלעדיה טעויות. הדבר הכי פחות חשוב עדיף לעזוב את זה בזמנים שבהם הביצועים שלנו לא גבוהים במיוחד, בדרך כלל לאחר אכילה או מאוחר ביום העבודה.

5. התחל לפחות נחמד

בהזדמנויות רבות אנו משאירים את מה שאנחנו הכי פחות רוצים לעשות עד אחרון וזו טעות גדולה. הכי טוב שאנחנו יכולים לעשות זה לעשות מה זה משקה רע בהקדם האפשרי מכיוון שכך, ניפטר ממנו לפני ועוד נוכל ליהנות משאר היום. אם נפטר ממה שמלחיץ אותנו קודם, את שאר הדברים לעשות יהיה קל יותר לעשות.

6. חלק את הזמן לבלוקים

אסטרטגיה טובה מאוד לנצל את הזמן ולנהל אותו ביעילות היא לחלק את יום העבודה לבלוקים. אם עלינו לבצע משימות מורכבות, שבמבט ראשון גורמות לנו להיות מאוד לא מוכנים להתחיל בהן, אנחנו תמיד יכולים לפרק אותם למשימות פשוטות יותר, המאורגנות באופן שכל צעד קטן הוא לְקַדֵם. על ידי המרת משימות מורכבות לכמה פשוטות יותר, אנו יכולים לייעל משאבים, לחסוך זמן ולארגן זמן טוב יותר..

7. תן לעצמך תגמולים

אנחנו אמנם לא צריכים להתעלל, אבל אנחנו יכולים לתגמל את עצמנו על הכנת שיעורי בית. אנחנו יכולים להעניק לעצמנו פרסים קטנים כמו למשל לקיים חפיסת שוקולד בסוף דוח, לקרוא ספר שאנחנו אוהבים במשך חצי שעה, לצפות בסרטון שמעניין אותנו... הפרסים הקטנים הללו יניעו אותנו ויניעו אותנו לסיים את המשימות שעלינו לבצע.

8. ארגן סביבת עבודה טובה

המקום בו אנו עובדים חשוב מאוד, יותר ממה שאנחנו חושבים. במידה שאנחנו יכולים, עלינו לעבוד במקום עם שולחן טוב, כיסא נוח, תאורה טובה וללא הסחות דעת רבות.. אנחנו יכולים לתת לו נגיעה אישית כדי להפוך אותו לנעים אך תמיד לוודא שהוא מסודר ומאורגן. שולחן מלא ניירות, עם מכשירים משרדים עמוסים לחלוטין, הוא סביבה שמונעת מאיתנו להתרכז במשימות שלנו.

9. הגדר גבולות

לבלות כמה שעות ברציפות לעשות את אותו הדבר, בלי לקום מהכיסא או למתוח מעט את הרגליים, זה רע מאוד לבריאותנו ולתפוקה שלנו. אנחנו לא הולכים לעשות דברים טוב יותר על ידי עבודה בשעות ארוכות יותר. אם אנו רואים שמשימה עולה לנו יותר מדי או שאנחנו מוסחים בקלות, בואו ניקח קצת זמן, או שנשנה משימות לזמן מה או שנח ישירות. זה לא שאנחנו נוטשים את מה שעשינו, אלא היינו צריכים להשאיר אותו במצב כוננות לזמן מה.

• אתה עשוי להתעניין ב: "חוק פרקינסון: מדוע אנו ארוכים ככל שיש לנו יותר זמן"

10. הימנע מריבוי משימות

אבל באותו אופן שזה בסדר להשאיר משימה חצי מבוצעת לזמן מה, אנחנו לא צריכים לחשוב שנעבוד טוב אם נקפוץ כל הזמן ממשימה למשימה. ריכוז הוא דבר הדורש זמן, ולכן איננו יכולים להתמסר לביצוע שתי מטלות לסירוגין יחד עם זאת, מכיוון שהדבר היחיד שאנו משיגים הוא להתעייף מהר מאוד ולקחת זמן כפול עד תעשה אותם. ריבוי משימות הוא האויב הגרוע ביותר של ניהול יעיל מזג אוויר. הביצועים גבוהים בהרבה כאשר אנו מתמקדים במשימה אחת.

11. אל תפחד להגיד לא

זה חיוני ללמוד להגיד לא כשאנחנו לא יכולים לעשות משהו כי יש לנו כבר הרבה עבודה. לפעמים הקולגות שלנו מנסים להסתיר את חובותיהם עלינו, או אפילו הבוס שלנו מתעלל בזה המצב ונותן לנו משימות שלא ניתן לסיים היום בלי לוותר על חלק מזמננו חינם. לפעמים אפשר לקבל את זה, אבל זה תמיד הולך מעבר לים. אם אנו רואים שהם שואלים יותר מדי מאיתנו, אנחנו לא צריכים לפחד להגיד לא.

12. נציג לצדדים שלישיים

לפעמים אנו יכולים לחוש שהמצב מכריע אותנו, במיוחד אם קיבלנו משימות רבות, יותר ממה שציפינו. חשוב להימנע ממתח ולהאציל חלק ממשימותינו לעמית או כפוף, מבלי לנטרל ביטחון או לחרוג מהקבוצות או לתת לו משימה שלשמה לא הועסק. השאלה היא לא להעמיד מישהו אחר שיעשה את חלקנו, אבל כן שלח פעילויות שקשה לנו לעשות לגמרי לבד.

מה לוקח לנו זמן: טעויות והסחות דעת בעבודה

כעת, כשראינו 12 טיפים ללמוד כיצד לנהל טוב יותר את הזמן בעבודה, הגיע הזמן לראות מה לוקח לנו זמן. ישנן מספר שגיאות ומסיחות דעת שמפריעות לביצועים הטובים שלנו במקום העבודה, גנבי זמן שאם יתגלו יאפשרו לנו לנהל טוב יותר את היום שלנו עבודה.

1. הפרעות

ברור שהפרעות הן שהכי מקלקלות את ארגון הזמן שלנו. ולו במעט שמשהו קוטע אותנו, הריכוז שלנו נעלםמה שגורם לנו להזדקק למספר דקות יקרות כדי להתמקד במה שעשינו שוב. ככל שלוקח לנו זמן רב יותר להחזיר את הריכוז, כך ייקח לנו זמן רב להיות פרודוקטיביות שוב, כמו כן, אנו מסתכנים בסיכויים לטעויות נוספות.

2. טלפון נייד

הטלפון לוקח זמן והרבה. או לרכל על הדבר האחרון שמישהו העלה באינסטגרם, מה כותבים לנו החברים שלנו בוואטסאפ או כמה שיחות מבן משפחה, הטלפון הנייד מסיח את דעתנו ומונע מאיתנו להיות יעילים וכמובן שככל שזה לוקח יותר זמן דברים.

רעיון טוב הוא לכבות את הניידעם זאת, בהתחשב בכך שאנחנו חיים בחברה המקושרת יתר על המידה וכי אנו תלויים בה רבות, הדבר הטוב ביותר לעשות הוא אנו יכולים לעשות זאת להעביר אותו משדה הראייה שלנו, כך שנזכור זאת רק מתי בוא נראה. חשוב מאוד להשאיר את זה בשתיקה ולהגיד למשפחה ולחברים שלנו בצורה ברורה מאוד שאם זה לא כדי להזהיר אותנו מפני מצב חירום אמיתי, הם לא צריכים להתקשר אלינו.

3. לדחות משימות

לדחות משימות לא נעימות או מורכבות זה הדבר הגרוע ביותר שאנחנו יכולים לעשות מכיוון שככל שעובר יותר זמן, כך נצטרך לעשות אותם פחות ויקרה לנו לעשות אותם טוב כשאנחנו מחליטים לעשות זאת. הכי טוב שאנחנו יכולים לעשות, כפי שהגבנו קודם, הוא לעשות אותם ממש ברגע הראשון של היום כי ככה אנחנו נפטרים מהמשקה הרע בהקדם האפשרי.

קורות חיים

אם אנו רוצים לנהל טוב יותר את הזמן בעבודה, חיוני שנדע מה עלינו לעשות לעשות, בנה משימות לפעילויות קטנות שקל ומהיר לעשות ולהתחיל לפחות נעים. חשוב מאוד לקחת בחשבון באילו זמנים ביום אנחנו הכי פרודוקטיביים ולשים את הפעילויות הפשוטות ביותר ו פחות חשוב באלה שקשה לנו יותר להתרכז, כמו למשל לאחר אכילה או בסוף היום עבודה.

הסחות דעת, במיוחד הפרעות וטלפונים סלולריים, פוגעות בך הכי הרבה לניהול הזמן שלנו כי ככל שאנחנו מאבדים יותר פעמים ריכוז, כך פחות פרודוקטיבי נהיה. חיוני לעבוד בחדר נוח, בו אנו מבודדים מכל הסחת דעת שאינה דחופה ואנחנו מאוד ברורים מתי הזמן המתאים ביותר לשימוש בנייד. יקירינו חייבים לדעת באיזו שעה אנו עובדים, ואומרים להם שהם לא צריכים להתקשר אלינו אלא אם כן מדובר במשהו חשוב מאוד.

הפניות ביבליוגרפיות:

• אלן, ד. (2001). ביצוע דברים: אמנות הפריון ללא מתח. ניו יורק: ויקינג. ISBN 978-0-670-88906-8.
• פיור, נ.א. (2006). הרגל עכשיו: תוכנית אסטרטגית להתגברות על דחיינות וליהנות מאשמה - משחק חופשי. ניו יורק: קבוצת פינגווין. ISBN 978-1-58542-552-5.
• לה בלאן, ר. (2008). השגת יעדים הייתה קלה! כלים מעשיים להגדרת יעדים וטכניקות מוכחות לניהול זמן. Maarheeze: Cranendonck Coaching. ISBN 978-90-79397-03-7.