15 פונקציות המשרד (ומאפייניהם)

בכל ארגון יש צורך בשורת פעילויות כדי שהחברה תתקדם, בנוסף ליכולת לעמוד ביעדים המוצעים ולהציע את המוצרים והשירותים בהם היא מתמחה.

למרות שנוכל לדבר על מאות פונקציות המתבצעות בתוך חברה, המציאות היא שישנן רק שבועיים מהן אם נקבץ אותן לפונקציות גנריות יותר.

בשלב הבא נגלה מה הם תפקידי המשרד העיקריים ומה חשיבותו לכל הארגון כולו.

• מאמר קשור: "פסיכולוגיה של עבודה וארגונים: מקצוע עם עתיד"

15 פונקציות המשרד (תכונות וסביבות עבודה)

בכל ארגון ישנם מספר עובדים הממלאים תפקידים שונים. כל אחד מהם מתמחה בתחומו, מה שעשוי לדרוש הכשרה כלשהי שהיא פחות או יותר גבוהה והכרחית לביצוע התפקיד שהוא מבצע בארגון. תפקידיה מגוונים מאוד ומתייחסים להיבטים כגון ניהול, מלאי, ניהול פיננסי, בחירת עובדים או הפצת דואר.

ניתן לתאר ארגונים כאורגניזמים שבהם אם חלקם אינו פועל כראוי, השלם ייכשל או יפעל פחות. לכן חיוני שעובדי החברה ישלטו בכישורים הצפויים להם בעת ביצוע משימות מוקצה להם תוך שימוש בתקשורת בעל פה טובה, כישורי ארגון, כתיבת מסמכים וידע על מיכון משרדי. כל המיומנויות הללו מתייחסות ל -15 הפונקציות המשרדיות הטובות ביותר בהן נבחן להלן.

1. תִכנוּן

תכנון הוא בראש הרשימה שלנו מכיוון שהוא המשימה החשובה ביותר בארגון. זֶה זה מרמז על הגדרת אילו שיטות ומבנים ארגוניים הולכים להתבצע בחברה, תוך קביעה ברורה של התוכנית העסקית הצפויה.

למרות שיש כלים טכנולוגיים שעוזרים לפרט את השיטות המתוארות בתוכנית העסקית ולהפיץ משימות בקרב אנשי הצוות, חיוני כי טוב תִכנוּן. אם אתה לא מתחיל ברגל ימין, קשה להשיג את המטרות העסקיות שהארגון רוצה להשיג.

לאנשים שאחראים על ביצוע התכנון יש חזון עסקי ברורבנוסף לידיעה מעמיקה מהי ההיררכיה בתוך החברה וחוזקות וחולשות של החברים אשר סבורים כי הם מתאימים למטרות הנשאלות מהן.

2. עריכת מסמכים

בכל משרד כתוב הרבה. אחת המשימות שדורשות זמן רב ביותר עבור עובדי החברה היא כתיבת דוחות ומסמכים כגון תמלול שיחות ופגישות חשובות, בנוסף להשאיר פרוטוקולים של עצמם. היבטים כגון בדיקות וסקירות מלאי נרקמים ונרשמים אף הם.

בעריכת מסמכים הוא כולל גם פיתוח מדריכים ופרוטוקולים לעזרה לעובדים, טירונים וותיקים, כדי להבין מה עליהם לעשות בכל קורס או משימה המתבקשת מהם. הם יכולים גם לפרט היבטים כגון רקע, התקדמות, תוצאות, יתרונות ועוד החסרונות של יישום שיטה כזו או אחרת במצב קונקרטי החשוב ביותר עבור חֶברָה.

• אתה עשוי להתעניין ב: "הפסיכולוגיה נותנת לך 6 טיפים לכתוב טוב יותר"

3. להשתתף בפגישות

מהי חברה ללא פגישות עסקיות מפורסמות? בכל ארגון מתקיימות פגישות בין חברי צוות עבודה, בהם להחליף רעיונות, לשתף מצגות, להציג דוחות ודוחות על פרויקטים מתמשכים.

מפגשים אלו מתקיימים מתוך מטרה להחדיר את נקודות המבט וליישר את מטרותיהם להשגת מטרה או להשלמת פרויקט מסוים. הם מנסים לקבוע את הכיוון שעליו העובדים לפעול על מנת לפעול לעבר אותה מטרה, בצורה מתואמת וללא חזרה מיותרת על משימות ביניהם. מסיבה זו, בפגישות מוקצים תפקידים, משימות ומועדים לכל אחד מהם.

מה שמגיבים עליו בישיבות נרשם בפרוטוקול או בפרוטוקול להגשה. תדירותו, משכו והיבטיו לדיון מוגדרים על ידי הארגון עצמו ומשתתפי הפגישה. לדוגמה, ישנן חברות בהן מתקיימות ישיבות מדי יום, בעוד שבאחרות הן שבועיות, שבועיים, חודשיים... תדירות הפגישות תהיה תלויה בצרכי כל חברה ובמה שנדון בהם.

• אתה עשוי להתעניין ב: "6 סוגי התקשורת הארגונית"

4. קביעת פגישות

הפגישה, באופן אישי או באינטרנט, היא רק קצה הקרחון. מאחורי כל אחד מהם יש הרבה הכנה, השקעת זמן ומשאבים להבהיר על מה הולכים לדבר או מה יעשה בהם.

זה אולי נראה פשוט, אבל זה מפסיק להיות כך אם אנחנו חושבים שמי שאחראי לתזמן פגישות כאלה חייב היו מודעים לפרויקט שעומד לדון, מיהם האנשים המעוניינים להגיע ובאיזה שעות הם נו.

קביעת פגישות לא רק מרמזת על מקום, זמן ומשתתפים, אלא גם ודא כי המשתתפים יוכלו להשתתף וכי הזמן שנבחר אינו עולה בקנה אחד עם משימות או פגישות חשובות אף יותר. בנוסף, היא כרוכה בהחלטה אם הנושא שעליו אתה רוצה לדבר הוא מספיק חשוב בכדי להתייחס אליו פגישה, באופן אישי או מקוון, מכיוון שאף אחד לא רוצה לקיים פגישות לדברים שאפשר לדון בהם בצ'אט או בדוא"ל אֶלֶקטרוֹנִי.

• אתה עשוי להתעניין ב: "ניהול זמן: 13 טיפים לנצל את שעות היום"

5. סקירת דוא"ל ארגונית

פונקציה נוספת של משרד היא בדיקת הדוא"ל של הארגון. בהתחלה זה נשמע פשוט, נראה שזה כרוך רק בפתיחת מיילים שאנו מקבלים מרמות שונות של החברה בה אנו עובדים. עם זאת, האמת היא שזו אחת הפעילויות שיכולות לקחת אותנו הכי הרבה זמן, ויש מחקרים המצביעים על כך שבממוצע אנו מוציאים בממוצע 20.5 שעות בשבוע במשימה זו.

יש לקרוא לעומק את הודעות האימייל שנשלחו על ידי החברה שלנו, ולהצביע על ההיבטים החשובים שהבוס או עמיתינו יגידו לנו ותהיו מודעים לכך ששום מסר אינו במקומה חָשׁוּב. עלינו לענות להם גם מכיוון שזה לא מקצועי או לבבי מדי לא לתת תשובה הכרת תודה או ההערה הקטנה ביותר שקיבלנו הודעה כזו הן מצד הממונה והן מצד א כָּפוּף.

• מאמר קשור: "11 חלקי הודעת האימייל (מוסברים ועם דוגמאות)"

6. חלוקת דואר החברה

חלוקת הדואר בחברה היא משימה בה אין צורך בהכשרה מקיפה, אם כי היא כרוכה באחריות רבה. עליך להיות בעל תחושת דחיפות רבה, ארגון טוב ולהכיר את כל המחלקות, המשרדים והתפקידים החשובים בחברה להעביר את המידע לאנשים הנוחים לך ובהקדם האפשרי.

מסמכים ופריטים אחרים שעובדי הארגון שלך עשויים לחכות להם כוללים חשבוניות ספקים, מכתבים תגובה מגוף ממשלתי, כרטיסי אשראי, עיצובים, פוליאו, מכשירים אלקטרוניים כגון כרטיסי מסך וחומרים בני דודים.

7. לוֹגִיסטִיקָה

לוֹגִיסטִיקָה זה קשור להובלת כל הסחורות הקשורות לחברה, הן הגעתם לחברה והן עזיבתם לאחרים ואחסון..

פונקציה זו כוללת גם אינטראקציה עם ספקים כדי שנוכל מחלקים חומרי גלם חיוניים בייצור מוצרים ושירותים המוצעים על ידי חברת אִרגוּן. מי שמטפל בלוגיסטיקה שואף לוודא שלחברה יש את כל הדרוש לה כדי להמשיך בייצור.

8. מענה לשיחות

הטלפון ממשיך להיות אחד מאמצעי התקשורת הנפוצים ביותר ועולם העסקים אינו זר לכך. מענה לשיחות הוא פונקציה בסיסית בכל ארגון, הוויה האופן שבו אתה מתקשר עם לקוחות, ספקים או בין עמיתים לעבודה שלך.

פונקציה זו אינה פשוטה כפי שהיא נשמעת. כדי לממש אותו כראוי, נדרשת מידה מסוימת של פרוטוקול שכן, במיוחד עבור לקוחות פוטנציאליים, זהו צורת הקשר הראשונה עבור רבים מהם, הן המתקשרים לחברה והן המתקשרים להודיע ​​להם על הצעותיהם (טלמרקט). יש לכבד את כללי האדיבות, לשמור על נימה מוסדית ולפקח על עוצמת הקול ואוצר המילים.

מי שאחראי על הטלפון חייב להיות מודע למה שהאדם איתו הוא מדבר, בין אם זה ספק או לקוח, אומר. בעוד פונקציה זו מתבצעת, על איש השיווק הטלפוני לרשום כמה מידע נוסף קשור טוב יותר לבני שיחו, על מנת להרחיב את מאגר הקשר של החברה עם לקוח פוטנציאלי או ספק מעניין.

• מאמר קשור: "אסכולה כמותית למנהל: מה זה ומאפיינים"

9. שירות לקוחות

שירות לקוחות מורכב משרת לקוחות פיזית ביחס לשאלות והספקות שיש להם לגבי שירות או מוצר המוצע על ידי הארגון.

זהו אחד הפונקציות הרגישות ביותר בחברות, שכן תלוי בטיפול שניתן לו לקוחות ועד כמה יעיל לפתור את הספקות או התלונות שלהם לגבי מוצרים או שירותים, הם יהיו מרוצים או שלא.

• אתה עשוי להתעניין ב: "12 הטריקים הפסיכולוגיים שהמרכולים משתמשים בהם בכדי לגרום לך להוציא יותר כסף"

10. ארגון קבצים

ארגון הקבצים הוא היבט מרכזי בחברות, בין אם הוא נעשה בנייר או בפורמט דיגיטלי.

בדרך זו או אחרת, כל הפעילות בחברה מייצרת סוג מסמך כלשהו שיש לשמור כמו חשבוניות, דקות, הערות, דקות, דוחות מכירה, דוחות מודפסים ... מידע זה צריך להיות מקוטלג, מאוחסן ושמור, בהתאם לרמת חשיבותו ואם יש סיכוי שיתייעץ בו לעתיד.

11. הדפסה והעתקה של מסמכים

הדפסת מסמכים היא בדיוק זאת, הדפסת הקבצים הדרושים בכדי שיהיה להם בפורמט פיזי ו להוציא אותם לעובדים הנכונים.

פונקציה זו משולבת עם הארגון של ארגון קבצים, שכן ייתכן שיהיה צורך גם להדפיס מסמכים מאוחסן מראש דיגיטלית לצורך העתק פיזי חלופי ושמור באתר מַתְאִים.

12. בחירת צוות

אף חברה לא שומרת את העובדים שלה לצמיתות, גם בגלל שהם עצמם מחליטים לעזוב, מפוטרים או פשוט מתים. אנשים באים והולכים, ואתה צריך להעסיק עובדים חדשים כדי שיוכלו לעבוד במיטבם. בחירת כוח אדם מורכבת מבחירת עובדים עתידיים מבין המועמדים האפשריים.

משימות הקשורות לגיוס עלינו לראיין מועמדים, להסתכל בקורות החיים שלהם, לחקור את טביעת האצבע שלהם ולאשר שהפניות שלהם נכונות.

• מאמר קשור: "בחירת כוח אדם: 10 מפתחות לבחירת העובד הטוב ביותר"

13. מְלַאי

פונקציית המלאי זה כולל לברר אילו משאבים יש לחברה ואם היא זקוקה לאובייקט או אלמנט ספציפי כלשהו בכדי שיוכל לבצע את תפקידיה כראוי. לוקח המלאי אחראי לברר אם חסרים ציוד משרדי, ציוד, ריהוט, חומרי ניקוי או כל פריט אחר.

זה גם חלק מהמלאי להודיע ​​על הכנסה והוצאה של משאבים, כגון כישלונות או נזקים שנגרמים לכך היו כמה מהם או אם יש חשד שיש עובדים שלוקחים אליהם ציוד משרדי בית. כל זה יירשם בדוח המפרט את מצב המשאבים והצרכים האפשריים שהתרחשו לנוכח מחסורם, אם בכלל.

14. ניהול כלכלי

ניהול כלכלי מורכב מוודא שהכסף המטופל על ידי הארגון עומד במחזור החיים הצפוי שלו, קנייה ומכירה של המוצרים והשירותים שהחברה צריכה ומציעה והשקעה בתבונה. זה גם מרמז על שמירת כל החשבוניות, שליחתן לאנשים המתאימים, רישומן וביצוע התשלומים הניהוליים הדרושים.

15. מִנהָל

בממשל אנו מתכוונים נושאים הקשורים יותר לניירת, כגון סוגיות משפטיות וביורוקרטיה. יש צורך שהחברה תדע היטב לאילו היבטים משפטיים עליה לעמוד, בנוסף להתחשבות במודלים ומסמכים למילוי והצגה בפני ממשל המדינה על מנת לאשר שפעילותם היא משפטי.