תקשורת עסקית: סוגים, מאפיינים וטעויות נפוצות

אנו חיים בחברה בה חלק גדול משוק העבודה מוגדר על בסיס הסביבה העסקית. בין אם מדובר בחברות רב לאומיות גדולות, חברות קטנות ובינוניות, עסקים משפחתיים או אפילו שירותים בודדים, כולם חייבים לקחת בחשבון שמרכיב חיוני שכן הישרדותו היא קוהרנטיות בארגון ותקשורת בין חלקיו על מנת לאחד כוחות וללכת לעבר מטרה מְשׁוּתָף.

במובן זה, אנו יכולים לאשר זאת תקשורת עסקית היא אחד המרכיבים המרכזיים בארגון, במיוחד אם יש לו מורכבות מסוימת, עובד כמו שצריך ויכול להסתגל ולשרוד. ועל תקשורת כזו אנחנו הולכים לדבר לאורך המאמר הזה.

• מאמר קשור: "עבודה ופסיכולוגיה ארגונית: מקצוע עם עתיד"

מהי תקשורת עסקית?

תקשורת עסקית מובנת כמכלול התהליכים המבוצעים על ידי חברה או חלק ממנה על מנת לגרום לחברה לנסוע מידע, הן פנימית בין מחלקות או תפקידים שונים של החברה והן אם אנחנו מדברים על התקשורת של החברה עם חִיצוֹנִי.

חשוב לזכור כי ככלל, תקשורת כזו אינה מרמזת רק על היכולת להנפיק את המידע, אלא תכלול גם את עובדת קבלתו: אנו עומדים בפני חילופי נתונים הדדיים.

תקשורת עסקית טובה עוזרת לכל חברי החברה לשמור על מוטיבציה ושהם ניתן לדעת פעולות, להפחית את חוסר הוודאות של העובדים והמנהיגים לגבי מצבו של אותו הדבר.

זה גם מקל על אינטראקציה ומשפר את סביבת העבודה, בנוסף לשיפור הפרודוקטיביות ומאפשר לך להגיב בצורה אופטימלית יותר לכל אירוע.

מטרות כלליות

המטרות של תקשורת עסקית ניתנות להבנה בקלות. מבחינה פנימית, מצד אחד, הוא מאפשר לייצר ארגון קוהרנטי ולהשיג את המידע והתוצאות על ידי המחלקות או העובדים השונות שלה, כמו גם שניתן להפיק ולהעביר את היעדים והחזון הארגוני של החברה.

גַם מקל על ההבנה של המצופה מכל עובד, כמו גם ההבנה של המציאות שכל אחד מהם צריך להתמודד. זה גם מקל על כולם לעבוד באותו כיוון, ועליהם ללמוד דרכים חדשות לבצע את האחריות שלהם.

ברמת התקשורת עם העולם החיצון, תקשורת עסקית חיונית על מנת ליצור קשר עם הסביבה ו לייצר תדמית חיובית של החברה עצמה, וכן על מנת לנתח את קהל היעד ולהעריך את קהל היעד שלהם צרכי. זה גם מאפשר לך ללמוד למשוך לקוחות פוטנציאליים ולהעריך את השינויים הגלומים בחברה דינמית ו נוזל שבו אנו חיים, משהו בסיסי על מנת לצפות ולהתמודד עם קשיים אפשריים ולהיות מסוגלים להסתגל ל חֲצִי.

כדי שהתקשורת תהיה יעילה, יש צורך שהחברה עצמה תיצור גם עבורה ערוצים יעילים. כפי שהוא משפר את העברת המידע עם פעולותיו, יצירת אמצעים לתקשורת ו בנוסף עובדים באופן פעיל כדי שלא תהיה אי ודאות לגבי המבוקש והמבוקש בתוך הארגון.

כמו כן, חשוב לעבוד על היבטים פורמליים ובלתי פורמליים כאחד, וכן להעריך את הצרכים והמחשבות של העובדים השונים. אמפתיה היא גם חיונית, כמו גם ויסות ותכנון טוב של מנגנוני תקשורת.

• אולי יעניין אותך: "זהות תאגידית: מהי וכיצד היא מגדירה ארגונים"

סוגים שונים של תקשורת עסקית

לא כל החברות והארגונים מתקשרים באותו אופן, ויש טיפולוגיות וסיווגים שונים של תקשורת עסקית על סמך קריטריונים שונים.

1. פנימי וחיצוני

הראשון שבהם הוא זה שמבסס את ההבחנה בין תקשורת פנימית וחיצונית, הראשון הוא זה שמתרחש בין המחלקות והעובדים השונים של החברה עצמה והשנייה מכוונת ליצירת תקשורת עם חֲצִי.

2. דו כיווני וחד כיווני

כמו כן, אנו יכולים גם למצוא סגנונות של תקשורת עסקית עם רמה גדולה או פחותה של אינטראקטיביות, שניתן למצוא מהנפוצים ביותר תקשורת דו-כיוונית שבה השולח והמקבל מתקשרים ומחליפים מידע עד חד-כיוונית שבה נשלחת רק הודעה אחת, בדרך כלל מעמדות כוח, לנמען שאין לו אפשרות להשיב.

3. עולה, יורדת ואופקית

בתוך התקשורת העסקית הפנימית של ארגון, אנו יכולים למצוא שלושה סוגים עיקריים ב פונקציה של הנקודה שבה המידע מתחיל והמיקום בין השולח למקבל של אותו תִקשׁוֹרֶת. אנו מדברים על תקשורת כלפי מטה כאשר הפעולה התקשורתית מתבצעת משולח בעל מיקום גבוה יותר מזה של המקלט.

כאשר הכפוף הוא זה שמוציא את המסר לממונה עליו, היינו מדברים על תקשורת כלפי מעלה. בשני המקרים נעמוד בפני סוג של תקשורת אנכית, כלומר תקשורת שבה לנושאים השומרים על האקט התקשורתי יש מערכת יחסים לא שוויונית מבחינת כוח (יש ביניהם היררכיה).

הסוג הגדול השני של תקשורת הוא תקשורת אופקית, שמתבססת בין אנשים בעלי אותה עמדה ונמצאים באותה רמה של ההיררכיה.

4. פורמלי ולא פורמלי

לסיום, יש לציין כי בתקשורת עסקית ניתן למצוא את קיומם של שני סוגים שונים של ערוצי תקשורת: הפורמלי והבלתי פורמלי. בראשון, בדרך כלל עוסקים בהיבטים הטכניים ובאלה הקשורים למשימות עצמן, בהיותה סוג של תקשורת מכבדת המתמקדת בהיגיון ובמטרת החברה.

בתקשורת לא רשמית, לעומת זאת, בדרך כלל נוצרות תקשורת גמישה וטבעית יותר, מתמקד ביסודו ביחסים בין אישיים ולעיתים היותו זה שיש לו את ההשפעה הגדולה ביותר על רווחת העבודה. זה האחרון משתנה מאוד בהתאם למי שמבצע את זה ויכול להתעלות מעל מקום העבודה, להיות קשה לשליטה על ידי הארגון.

איומים אפשריים לתקשורת טובה

שמירה על תקשורת עסקית יעילה היא חיונית, אבל זה לא קל. והוא שקיומה של רמה גבוהה של שונות במצבים שעלולים להיווצר, וכן קיומו של אי הבנות, שימוש לרעה וקשיים בתקשורת של חברה.

1. חוסר עקביות

אחד הגורמים המשפיעים ביותר על האם התקשורת באמת שימושית הוא האמינות של המנפיק וההתחשבות ב עם מקבל ההודעה דוגמה לכך עשויה להיות קיומם של דיסוננסים בין הנאמר לנעשה, אי שמירה על מנפיקים דרך לפעול בהתאם למסרים שהונפקו.

זה האחרון יכול לקרות בכל אחד מעובדי החברה, ללא קשר לתפקידם ההיררכי או אם הם מדברים עם ממונה, כפוף או מישהו באותה רמה של ההיררכיה, ומייצר השלכות רציניות על שני הנושא (אשר בהתאם לסיטואציה עלולות להיות גרועות נחשב או אפילו פוטר) וכן עבור הארגון (יוצרים רמה נמוכה יותר של אמון באדם ובמקרה של תפקיד גבוה אפילו ב- אִרגוּן).

באותו אופן ולמשל במקרה של חברות גדולות עם מספר רב של מחלקות, אם יש הבדלים בין סמכויות או דמויות ייחוס בתוך החברה כנראה יכול להיווצר מצב בו העובד לא באמת יודע באיזו מנהיגות ללכת, משהו שיכול ליצור תסכול וחוסר אמון.

כמו כן, יש להקפיד מאוד על פרשנות המסרים, שכן קיומם של אמביוולנטיות יכולה להוביל למחלקות או עובדים שונים לפרש דברים מול. מה שהתקשורת העסקית מבקשת הוא בדיוק להבטיח ארגון וקוהרנטיות פנימית, כך שמסרים לא ברור ועם פרשנויות שונות עלול לגרום להופעת אי ודאות וספקות עבור מקבלי הוֹדָעָה.

2. חוסר חיבור רגשי

בעיה נוספת יכולה להימצא באופן שבו מתרחשת התקשורת. לדוגמה, בארגונים מסוימים עשוי להיות קושי ביצירת תחושת קשר ברמה רגשית, אשר ב עובדים יכולים לייצר מחויבות ופרודוקטיביות נמוכים יותר ובמשתמשים חוסר עניין וחיפוש אחר אלטרנטיבות. יש צורך להעריך את כל מה שנעשה, וגם מה שלא, הוא בעצם תקשורתי.

לפיכך, לא רק המסר עצמו חשוב אלא גם האופן שבו הוא מועבר: הוא לא זהה גם מייל לא מציע את אותן תחושות כמו פגישה פנים אל פנים או חיפוש אחר איש קשר אמיתי.

3. לא מבין את ההקשר

צריך גם להעריך את זה התאמה למצב הנוכחי ולהתקדמות חברתית, כמו גם הפרטים המיוחדים של המצב עצמו. למשל, בחברה יותר ויותר גלובלית ובה טכנולוגיות חדשות מאפשרות תקשורת מיידית עם רחב מספר אנשים בו זמנית, ייתכן שיהיה צורך לנתח ולהשקיע במדיניות תקשורת שלוקחת בחשבון את הכוח של רשתות חברתיות וכיצד להעביר נכון את המידע הרצוי, בנוסף להערכת הקשר עם לקוחות פוטנציאליים מאזורים אחרים של העולם.

כמו כן, יש צורך גם להעריך את מצבה של החברה עצמה כדי לא להתחייב יותר מ מה שהם יכולים לכסות, יש צורך לקחת בחשבון את המצב של כל ה חֶברָה.

בעיה נוספת יכולה להיות תוכן ההודעות שנפלטות: ייתכן שלמרות שהתקשורת קיימת, היא לא משדרת או לא מעבירה את התוכן שהיה צריך להיות משודר. ייתכן שהוא מתמקד בהיבטים משלימים למדי ומתעלם, למשל, מהכיוון או היעדים שצריכים להיות לתפקיד מסוים, או שלוקחים כמובן מאליו את קיומו של ידע שמעולם לא הובהר.

4. בידוד וחוסר תקשורת

לבסוף, אולי הבעיה החשובה ביותר וניתן להסיק מכל הקודמים היא האפשרות שאין תקשורת אמיתית.

הדוגמה המובהקת ביותר היא שימוש יציב ומתמשך בתקשורת חד כיוונית, שיכולה ליצור מצב של קיפאון וחוסר הבנה של המתרחש ב אִרגוּן. למרבה המזל היום הוא הכי פחות בשימוש דווקא בגלל שהוא הכי פחות יעיל ושימושי.

זה גם אפשרי שלעמדות השונות אין מנגנונים מתאימים ליצירת קשר גם אם דעתם הייתה נשמעת, יש פחות סיכוי למשוב או אפילו שלחלקים שונים בחברה אין קשר זה עם זה. יש צורך לעורר באופן פעיל אינטראקציה כזו.