8 המאפיינים של מכתב רשמי (הסבר)

בדרך כלל, מכתב רשמי יופנה לאדם בעל סמכות או עם מידה מסוימת של היררכיה, עם יכולת להשפיע על היבט רלוונטי כלשהו בחיינו. מסיבה זו חשוב לדעת לכתוב נכון.

במאמר זה נראה את המאפיינים הרלוונטיים ביותר של המכתב הפורמלי שעליכם להציג כתיבה מסוג זה, להצביע על החלקים השונים המרכיבים אותה, ולבסוף נביא כמה דוגמאות לסוגי מכתבים רשמיים ומתי להשתמש בהם.

• מאמר קשור: "6 סוגי התקשורת הארגונית"

מהו מכתב רשמי?

המכתב הפורמלי הוא סוג ההתקשרות הכתובה שאנו כותבים מתוך כוונה להישלח לרשות ידוע או לא ידוע, אבל תמיד עם הצורך לשמור על גישה של רשמיות. על מנת שהמכתב הפורמלי יהיה כתוב היטב, עליו לכבד ולעמוד בסטנדרטים מינימליים של איכות, מבנה ושפה.

בדרך כלל, סוגים אלה של אותיות הם אלו המשמשים לתקשורת בתחום המקצועי והאקדמי, המציגה כדרישה שהרעיונות המובעים בכך יהיו ברורים ומובנים.

בדרך כלל, המטרה או המטרה של המכתב הפורמלי יהיו אינפורמטיביות, כלומר להעביר מידע שברצוננו להציג כאובייקטיבי. לכן, יהיה חיוני שהמידע שאנו מציגים יהיה ברור ותמציתי, ויקל על התקשורת. בוא נראה איך עושים את זה.

• אולי יעניין אותך: "איך לעשות קורות חיים מוצלחים, ב-8 שלבים"

מאפיינים עיקריים שעל המכתב הרשמי לעמוד בהם

המאפיינים שנצטט ונסביר להלן אינם בלעדיים למכתבים רשמיים, עשויים להופיע בסוג אחר של כתיבה כל עוד הם מציגים כמטרה העיקרית שלהם לתת מסר ברור ו תַמצִיתִי.

1. זה למטרות מידע

ברוב המקרים המטרה העיקרית המוצגת במכתבים רשמיים היא ליידע, כלומר, לתת מידע טקסטואלי חדש בהיבט כלשהו, ​​בין אם ידוע או לא ידוע למי שמקבל אותו.

כפי שציינו בעבר, כרטיסים אלו משמשים בעיקר בתחומים המקצועיים והחינוכיים. לפיכך, המטרה תהיה העברת מידע בצורה פורמלית ולא מתוך כוונה ליצור קשר אישי עם הפרט האחר, ולא במטרה לייצר רגשות ספציפיים.

• מאמר קשור: "פסיכולוגיה רגשית: תיאוריות עיקריות של רגש"

2. שימוש בשפה רשמית ומכבדת

מכתבים רשמיים, כפי שהזכרנו קודם לכן, מופנים בדרך כלל לאדם בעל סמכות. לכן זה יהיה חיוני שנשתמש בשפה פורמלית ומכבדת, בעקבות שורה של נורמות מבוססות תרבותית.

ללא קשר למטרת המכתב, יש לכתוב אותו בצורה מנומסת, תוך שימוש בצורות טובות, ה אדיבות ודיפלומטיה, שכן בדרך זו יש סיכוי גבוה יותר להשיג את המטרה המיועדת עם הכתיבה והשליחה זֶה.

באופן דומה, גם השימוש בגוף שלישי מומלץ להתייחס לנמען וכך להשיג ניסוח רשמי יותר. במקום להשתמש ב"אני ממליץ לך" עדיף להשתמש בביטוי "אני ממליץ לך". למרות זאת, אם זה לא נעשה שימוש לרעה באדם הראשון ניתן להשתמש בו גם בהזדמנויות מסוימות, השימוש בו במכתבים רשמיים אינו אסור לחלוטין.

כפי שאמרנו קודם, ניתן להפנות את המכתב הרשמי למישהו שאנו מכירים, למשל למנהל העבודה שלנו, או לפחות בניגוד למישהו לא מוכר, כמו מי שבוחר את עובדי החברה שבה אנחנו רוצים להיות נשכר. אך ללא קשר לשאלה אם הנמען ידוע או לא או עד כמה אנו בטוחים בו, המכתב הרשמי חייב להיכתב במונחים פורמליים.

• אולי יעניין אותך: "פיתוח האוריינות: תיאוריות והתערבות"

3. יש להסביר את המסר במדויק

על מנת להבהיר את המסר חיוני להעביר רעיון מרכזי, לבחור מטרה אחת שנועדה להיות מושגת עם שליחת המכתב. בצורה זו וביחס לנקודה הקודמת נמנע מביטויים או תוכן מיותרים, מילוי ושמסיח את הדעת מהרעיון המרכזי.

בהינתן המקרה שיש צורך בהעברת מידע מורכב או נרחב יותר, עדיף לתמצת ולסכם את התוכן, כך שהמסר יהיה מדויק וימלא את המטרה הרלוונטית.

• אולי יעניין אותך: "10 מיומנויות התקשורת הבסיסיות"

4. מכתבים רשמיים קצרים באורך, קצרים

בהתחשב בכך שמטרתם של מכתבים רשמיים היא להעביר מסר ברור ותמציתי, יש צורך שגם האות וגם הפסקאות והמשפטים המשמשים יהיו קצרים וקצרים ככל האפשר.

לכן, מומלץ להשתמש באותיות עם פסקאות מועטות וקצרות, על מנת להימנע מכך המקלט משתעמם, מאבד תשומת לב או עניין ובדרך זו אנו משיגים את המטרה שאנחנו מחפש.

5. המידע המועבר חייב להיות ברור

אם נרצה שהנמען יבין את המסר הכתוב במכתב חשוב שהמילים, המונחים, הביטויים והרעיונות המובעים לא יהיו מבלבלים או מעורפלים שלא לצורך, ובכך מעכב את הבנתו ומטרתו של המכתב. באופן זה, מטרתנו תהיה לכתוב טקסט ברור בו ניתן לפרש רק רעיון או מסר אחד, מבלי להוליד ריבוי פרשנויות.

יש להשיג שני סוגים של בהירות. מצד אחד מוצגת בהירות גלויה שמתייחסת להצגה נקייה של הכתב, עם כתב יד טוב אם נכתוב בכתב יד ומכבדים את מבנה הכתיבה המתאים.

מצד שני, יש צורך לעמוד בבהירות סמנטית: השתמשו בביטויים וברעיונות הגיוניים, הימנעו מאלה שיכולים ליצור יותר מפרשנות אפשרית אחת או כאלו שאינם חד משמעיים.

6. תיקון הולם

עוד היבט חשוב מאוד שיש לקחת בחשבון כאשר אנו כותבים מכתבים רשמיים, תוך התחשבות שאליו הם מכוונים בעל סמכות ומהי מטרת המסר שאנו שולחים, היא נכונות הדקדוק והן לֵקסִיקָלִי.

התיקון הדקדוקי קשור לאי הצגת שגיאות דקדוקיות, המובנות כמכלול כללי הלשון המסדירים את השימוש בו, וגם לא לשגיאות כתיב; נצטרך להיות קשובים במיוחד ולבדוק לפני שליחת המכתב.

מצד שני, יהיה צורך גם בשימוש טוב באוצר המילים, תוך שימוש הולם במילים ובאוצר המילים הרלוונטיים. מבלי שזה יהיה גס או דיבורי מדי.

באותה מידה חשוב שהלקסיקון יותאם הן לסוג המסר והן לנמען, וכי הצג עקביות והתאמה בתוך אותה אות (לדוגמה, וודא שהפועל מתוח התאמה).

יש להשתמש גם בסימני פיסוק כראוי, כדי לעשות זאת שמצד אחד הקריאה קלה ומהנה יותר, ומצד שני שהמסר מובן ב ברור.

• אולי יעניין אותך: "פסיכולוגיה של עבודה וארגונים: מקצוע עם עתיד"

7. ביטוי פשוט

לא לבטא את עצמנו בצורה וולגרית אין פירושו להשתמש רק במילים תרבותיות או טכניות יתר על המידה אם זה לא הכרחי שכן בדרך זו ניתן לאבד את המטרה של הצגת מסר ברור ומובן.

לפיכך, אנו יכולים להשתמש במילים ובמונחים של שימוש יומיומי, אך מבלי לאבד את העין למי מיועד המכתב.

8. מבנה וחלקים מהמכתב הפורמלי

המכתב הפורמלי חייב להיות מורכב מהחלקים הבאים: נייר המכתבים ממוקם בצד שמאל ומתייחס לנתוני מי ששלח את המכתב; הנמען, מתייחס לנתוני האדם שאליו שלחנו את המכתב; המקום ותאריך הכתיבה יופיעו בפינה הימנית העליונה, תחילה ציטוט העיר ואחריו התאריך; כותרת, נפנה אל הנמען בצורה מכבדת תוך שימוש במונחים מנומסים ורשמיים כגון "מר היקר. ושם מלא "תמיד ואחריו נקודתיים.

בהמשך לכותרת, יופיע המבוא שבו יצוין תמציתי את מטרת המכתב; הגוף, המקום שבו יפותח המסר העיקרי של המכתב, הוא החלק הנרחב ביותר; הפרידה או הסגירה, תוך שימוש במונחים ידידותיים ואדיבים כמו "בכנות" או "לבבי ברכה” ולבסוף החתימה שבה יופיעו בדרך כלל שמו ותפקידו של שולח המכתב.

בדרך כלל, המבנה של המכתב הרשמי מציג אלמנטים של פרוטוקול. עם רכיבי פרוטוקול אנו מתכוונים, למשל, להציג, להתייחס לעמדה המקצועית שגם השולח וגם המקבל תופסים או מבצעים.

סוגי מכתבים רשמיים

בחלק זה נפנה לכמה סוגים של מכתבים רשמיים על פי המטרה או היעדים שאנו רוצים להשיג באמצעותם:

• מכתב התפטרות רשמי: כאשר אנו רוצים לעזוב את העבודה בה אנו נמצאים.
• מכתב תלונה רשמי, על מנת להעביר כל תלונה או אי הסכמה.
• מכתב תודה רשמי, להבעת תודה.
• מכתב בקשה רשמי, במטרה לבקש משהו.
• מכתב הזמנה רשמי, כהזמנה לאירוע.
• מכתב נלווה רשמי, המוצג בדרך כלל יחד עם תכנית הלימודים בו באים לידי ביטוי כישורים, לימודים וניסיון, כמו גם מדוע אנו מעוניינים בתפקיד.