26 סוגי הקלפים (מסווגים ומוסברים)

למרות שהם לא במיטבם, האמת היא שאותיות היו השיטה העיקרית להעברת מידע מרחוק בהיסטוריה. מאז היו קיימים כתיבה ונייר, בני אדם יצרו קשר זה עם זה באמצעות שליחת מכתבים בהם דיברו על כל הנושאים שעלו בדעתם.

כיום מכתבים איבדו פופולריות זו הסיבה שיש אמצעי תקשורת הרבה יותר מהיר ו עם יכולת העברת תמונה וקול, אך עדיין משמשים גם לפורמלי וגם לא רשמי.

בהמשך נגלה מהם סוגי האותיות העיקריים שקיימים, בנוסף לראות כמה מהתכונות הבולטות ביותר שלו.

• מאמר קשור: "28 סוגי התקשורת והמאפיינים שלהם"

26 סוגי הקלפים העיקריים

ישנם סוגים שונים של אותיות בהתאם לאיזו מטרה הם נכתבו. איננו יכולים להשתמש באותו סוג של טקסט עבור כל אזור או אדם שאיתו אנו רוצים לתקשר.

כל סיטואציה דורשת פורמליות, אוצר מילים, טון ופורמט שונה. מסיבה זו אנו מוצאים סוגים שונים של מכתבים, כגון עסקים, מכתבי תלונה, מכתבי המלצה, עבור חבר, עבור בוס, עבור קרוב משפחה...

ההגדרה הקצרה של מכתב היא שהם מסמכים כתובים המכילים מידע שמישהו מעוניין להעביר לאדם אחר בצורה קצרה, שווה את היתירות. יתרה מכך, במספר שפות אירופאיות הם נקראים פשוטו כמשמעו "קיצור" או משתמשים במונח שנגזר ממילה זו, כגון שוודית, נורווגית ודנית שהיא "קצרה".

אבל אם נניח בצד את הדבר המוזר לגבי השם שלו בשפות זרות, מה שעלינו להבין הוא שיש כמה סוגים של מכתבים, שכל אחד מהם מותאם לצרכי התקשורת של מי שכותב אותם ויכולים לקבל הארכות ארוכות מאוד. מגוון.

בצורה מאוד כללית, אנו יכולים לסווג את המכתבים לשתי קבוצות גדולות בהתאם למידת הפורמליות שלהם: מכתבים רשמיים ומכתבים לא רשמיים או אישיים..

מכתבים רשמיים

אחד המאפיינים המגדירים ביותר של מכתבים רשמיים הוא שהם מונפקים על ידי גוף מוסמך, בין אם זה חברה, ארגון, מחלקת עבודה או אדם הממלא תפקיד חשוב בחברה או מוסד מְכוּבָּד.

כמו כן נחשבים כמכתבים רשמיים אלה שהונפקו על ידי אנשים טבעיים, על מנת להיקרא על ידי ארגון או חברה שאליהם הם רוצים לפנות. בין המכתבים הללו אנו מוצאים את הסוגים הבאים:

1. מכתבי עסקים

מכתבים עסקיים הם כל מסמך כתוב המתרחש בסביבה המקצועית. בראש מכתבים אלו כתובה ברכה ומסתיימים בחתימתו של הגורם המוציא אותם, שבדרך כלל יש לו תפקיד רלוונטי בארגון.

מכתבים אלו יכולים להינתן גם על ידי מחלקות הארגון, כגון משאבי אנוש.

• אולי יעניין אותך: "7 התפקידים והתפקידים של פסיכולוגים עסקיים"

2. הזמנת מכתבים

מכתבי הזמנה מונפקים על ידי צרכן ומתקבלים על ידי הספק. מסמכים מסוג זה נשלחים מתוך כוונה לבקש מהספק להביא כמות מסוימת של מוצרים.

באותיות הסדר נוכל לזהות את ההיבטים הבאים:

• כמות המוצר הנדרשת
• שם המוצר הדרוש
• דגם מוצר
• צבע, גודל וכל מאפיינים בולטים אחרים
• המחיר שצפוי לשלם עבורו
• דרך לשלם

• אולי יעניין אותך: "8 המאפיינים של מכתב רשמי (הסבר)"

3. מכתבי מכירה

מכתבי מכירה נועדו לגרום למי שאליו הם פונים לרכוש את המוצר המפורסם בהם. לעתים קרובות נעשה שימוש בהצהרות משכנעות מתוך כוונה לעורר את תשומת ליבו של הקונה הפוטנציאלי. על מנת להשיג זאת, במכתבים אלו נוכל לזהות את ההיבטים הבאים:

3.1. עִרעוּר

נוצר קשר בין המנפיק לקורא, גורם לאחרון להרגיש מזוהה עם תוכן המכתב גם כאשר הוא לא נכתב עבורו באופן אישי.

דוגמה לערעור תהיה: נמאס לכם לשלם על ביטוח הרכב שלכם?

3.2. תיאור המוצר או השירות

זה יהיה כל המידע הרלוונטי על המוצר או השירות המוצעים, מענה על שאלות כמו למה זה מיועד, איך משתמשים בו, כמה זה עולה, איך אפשר לשלם עבורו...

3.3. פרטי התקשרות

אנו יכולים למצוא במכירות מכתבים סגורים עם המספרים, מיילים ואחרים דרכי יצירת קשר עם החברה או החנות. לעיתים הוא כולל גם את הכתובת הפיזית בה ניתן לרכוש את המוצר או השירות ואת אתר האינטרנט של הארגון.

• מאמר קשור: "9 החלקים של מכתב"

4. מכתבי תביעה

כתבי תביעות או תלונות משמשים, כפי שהשם מרמז, להגיש תלונות על מוצר שנרכש או שירות שהתקבל שלא היה מרוצה ממנו כצפוי. מכתבים אלו נשלחים על ידי המשתמשים עצמם. למרות היותם תלונות, כדאי לנסות להשתמש בטון מכבד ולשמור על קור רוח.

אנחנו לא צריכים להיסחף לרגשות כשאנחנו כותבים אחד מהמכתבים האלה, כי גם אם אנחנו מרגישים כעס או כעס בגלל שירות רע או המוצר שהתקבל, עלינו לשמור על נימוסים טובים כדי שהתלונה תהיה ברורה ככל האפשר ולראות כיצד הם יכולים להחזיר את כֶּסֶף.

מכתב מסוג זה צריך לכלול את ההיבטים הבאים:

• נתונים כלליים של המנפיק: שם, גיל, כתובת ...
• נתונים על רכישת המוצר או השירות: תאריך הרכישה, מפעל בו נרכש, חשבוניות וקבלות רכישה...
• מידע על פגם המוצר או שירות לקוי.
• פתרון אפשרי שתרצו לקבל כפיצוי.

5. מכתבי המלצה

מכתבי המלצה הם מסמכים המשמשים כהוכחה או שנותנים תום לב לגבי איכות עבודתו של אדם.

סוג זה של מכתב נשלח כאשר מישהו רוצה לקבל עבודה חדשה ושואל מעסיק עם זה שעבד בעבר כדי לכתוב לך המלצה על הארגון החדש שבו אתה מתכוון להכנס. מכתבים אלה יכולים להיות מונפקים גם על ידי מורים ומורים לשעבר של המועמד לעבודה.

מכתבים אלה כוללים מידע על יחסו וכישוריו של הפונה, אילו פעילויות ביצע לאורך קריירת העבודה שלו, הסיבות לכך נחשב שהם מתאימים לתפקיד ועוד היבטים רבים באישיותם או הכשרתם שיכולים להיחשב כחיוביים ומתאימים לתפקיד אליו הם שואפים תרגיל.

• אולי יעניין אותך: "אינטליגנציה לשונית: מהי וכיצד ניתן לשפר אותה?"

6. מכתבי פיטורים

יוצאים מכתבי פיטורים כאשר ארגון מעוניין להודיע ​​לאחד מעובדיו שהם אינם זקוקים עוד לשירותיהם וכי עליהם לעזוב את עבודתם לצמיתות. מכתבים אלו כוללים את המועד בו צפוי העובד להפסיק את מתן השירותים לחברה ואת הסיבה לפיטוריו.

7. מכתבי התפטרות

מכתבי התפטרות נשלחים כאשר עובד מעוניין לעזוב את עבודתו הנוכחית. מכתב זה נשלח למפקדו הקרוב ביותר והוא כולל את התאריך בו העובד יעזוב את עבודתו לצמיתות..

בדרך כלל, הסיבה לעזיבת העבודה כלולה, אם כי אין זו דרישה חיונית אם היא נחשבת למחווה של נימוסים ולבביות.

8. מכתבי הרשאה

מכתבי הרשאה נשלחים כדי לתת למישהו אחר את הסמכות לפעול בשמו של כותב המכתב. סוגים אלה של שליחים נעשים כאשר האדם הכותב אינו מסוגל או אינו רוצה לקיים פגישה, פגישה או אירוע חשוב בו נדרשה נוכחותם.

9. מכתב קבלה

מכתבי קבלה מונפקים על ידי ארגון כדי לתקשר איתו מועמד שהתקבל. מסמכים אלה כוללים את הסיבה לכך שהבקשה התקבלה לבסוף, המועד בו היא צפויה היכנס כחבר פעיל בארגון, התפקיד בו תמלא ותקופת הזמן בה תישאר בארגון עַצמָה.

10. מכתבי קבלה

מכתבי קבלה נשלחים אל הודע למישהו, או אדם פרטי או עסק, שהמכתב ששלחת התקבל. ראוי להזכיר כי מכתבים מסוג זה אינם מבטיחים שהמידע שנשלח עם המכתב הקודם נקרא.

11. מכתבי רשות

כאשר אנו מדברים על מכתבי רשות אנו יכולים להתייחס לשני סוגים של מסמכים.

אחד הוא זה שהנפיק עובד לממונה עליו כדי לתת לו רשות להיעדר מהעבודה למשך יום או יותר. מכתב מסוג זה כולל את הסיבה שבגללה אתה חייב להפסיד את העבודה ואת מספר הימים שאתה צפוי להפסיד.

השני הוא המסמך שהבוס מנפק לעובדו כאשר קיבל את בקשתו. הודעה מסוג זה כוללת את אישור הבוס ואת מועד העזיבה והחזרה של העובד.

12. מכתבי בקשה

מכתבי הבקשה נשלח כאשר אדם מעוניין להגיש מועמדות לתפקיד בתוך ארגון. ניתן להנפיק מסמכים מסוג זה בהקשרים שונים, כגון בחירה במקום באוניברסיטה, עבודה, תפקיד במחזה חשוב...

• מאמר קשור: "איך לעשות קורות חיים מוצלחים, ב-8 שלבים"

13. העבר מכתבים

מכתבי העברה מונפקים על ידי ארגון כדי להודיע ​​על כך לאחד מעובדיו יועבר למחלקה או מטה אחר. מכתבים אלו כוללים גם את המועד בו יכנס השינוי לתוקף, לאיזו מחלקה או מטה יועבר העובד והתפקיד שימלא בתפקידו החדש.

מכתבים לא רשמיים

מכתבים לא רשמיים או אישיים הם אלה שבהם לשולח ולמקבל יש איזשהו מערכת יחסים אינטימית מינימלית, שלא מערב את עולם העסקים. במובן זה, מכתבים לא רשמיים מועברים בדרך כלל בין חברים, משפחה ואוהבים. מכתבים לא רשמיים הם מהעבר מכיוון שעם הופעתם של שירותי הודעות מיידיות, הפופולריות שלהם הלכה ופוחתת ומפנה את מקומם לרשתות חברתיות וצ'אטים.

תכונה אחת שהופכת את המכתבים הבלתי פורמליים לשונים מאוד מאלה הרשמיות היא שאין להם דפוס ספציפי. הפורמט שלו יהיה תלוי הרבה במה שהשולח רוצה לשדר, בסוג היחסים שהוא מקיים עם המקלט וביכולת הביטוי שלו בכתב. בין המכתבים הלא רשמיים נוכל למצוא בעיקר את הסוגים הבאים:

14. מכתבי יום הולדת

מכתבי יום הולדת מונפקים כדי לברך חבר או קרוב משפחה ביום הולדתם, כפי שניתן לצפות. איחולים טובים נכללים לעתים קרובות עבור האדם שמברכים אותו.

15. מכתבי תודה

מכתבי תודה מונפקים כדי להראות את האדם שאליו נשלח המכתב עד כמה אתה אסיר תודה על ההטבות או הפעולות שביצעת שהועילו במידה ניכרת למנפיק.

• מאמר קשור: "פסיכולוגיה של הכרת תודה: היתרונות של להיות אסיר תודה"

16. מכתבי ברכות

ניתן לכתוב מכתבי ברכות ממגוון רחב של סיבות. ניתן להנפיק אותם כדי להנציח את קידומו של מישהו, כדי לזכות בפרס, כדי להשתתף בפרס באוניברסיטה...

לא משנה באיזה אבן דרך תברך את עצמך, מטרת המכתבים הללו היא לגרום לאדם שמקבל אותם להרגיש מכובד ממה שהשיג.

17. מכתבי ברוכים הבאים

מכתבי קבלת פנים נשלחים כדי לקבל בברכה מישהו חדש לשכונה או לתיכון. עם המכתבים האלה נעשה ניסיון להביע את איחוליו הטובים של הכותב עבור העולה החדש.

18. מכתבי פרידה

מכתבי פרידה נכתבים כאשר אחד משני בני השיח הולך למקום אחר, בין אם זה עיר, אזור, מדינה או יבשת אחרת.

19. קלפי דו-קרב

מכתבי אבל מונפקים כדי להביע תנחומים למי שזה עתה איבד אדם חשוב בחייו, כמו בן זוג או חבר מאוד אישי. השולח חושף בהם שהוא מלווה את המקבל בהרגשה ומנסה לנחמו, ומציע לו את תמיכתו הבלתי מותנית..

20. מכתבי התנצלות

במכתבי ההתנצלות השולח מנסה לתקשר את רצונו להתנצל על כל פעולה שננקטה שפגעה באדם אחר. אנו כוללים את זה במכתבים לא רשמיים כי למרות שהם יכולים לקבל טון רשמי, האמת היא שניתן לשלוח לכל אחד לחלוטין, מבן משפחה ועד מורה או גבוה יותר.

21. מכתבי ידידות

מכתבי ידידות הם כאלה שחברים מחליפים ביניהם, על מנת לשמור על קשר למרות הריחוק. זה כנראה סוג המכתבים המושפעים ביותר מהעלייה של טכנולוגיות חדשות ושירותי מסרים מיידיים.

22. מכתבי אהבה

מכתבי אהבה הם אלה שהאוהבים שולחים זה לזה, מבטאים דרכם את החיבה ושאר הרגשות החיוביים שיש לאדם. אתה יכול גם לשלוח אחד מהמכתבים האלה לאדם שאתה מרגיש כלפיו הערכה, מבלי להיות בהכרח בן זוג או מישהו שיש לך משאלות רומנטיות איתו.

• אולי יעניין אותך: "7 דרכים לומר" אני אוהב אותך "בלי מילים"

23. מכתבי חג המולד

מכתבי חג המולד נשלחים בחודש דצמבר מתוך כוונה לאחל לכם חג שמח, או בגרסה הנייטרלית יותר מבחינה דתית, חג שמח לאנשים אחרים. מכתבים אלו מצורפים לרוב בגלויות המכילות תמונה משפחתית עם קישוטי חג המולד.

24. מכתבים לקוסמים

מכתבים לקוסמים, או מסנטה קלאוס, הם אלה שילדים כותבים כדי לבקש מתנות אלה ואחרות מדמויות חג המולד. בדרך כלל הם כוללים רשימה של המתנות שאתם רוצים לקבל ליום ביקור הדמויות הללו בבתים, בנוסף להודות להם על המתנות שקיבלו בשנה הקודמת.

25. מכתב הזמנה

מכתבי הזמנה נשלחים כדי לבקש מהנמענים להשתתף במסיבה או בכינוס שמארגן המנפיק. מכתבים אלו יכולים להישלח לאירועים חשובים שונים, כגון יום הולדת, חתונה או מסיבת חג המולד.

26. מכתבים בנושאים שונים

לבסוף אנו כוללים את האותיות של נושאים שונים, כאלה שלא ניתן לכלול בקטגוריות האחרות כי הם לא לכתוב מסיבה ספציפית, אבל הם פשוט חילופי התכתבות מזדמנים בין שניים או יותר אנשים.