9 החלקים של מכתב

בתקופה האחרונה הולך לאיבוד ההרגל לכתוב ושליחת מכתבים, המוחלפים בהדרגה באמצעים אחרים כמו הודעות במייל או באמצעות אפליקציות כמו WhatsApp.

עם זאת, ידיעת כתיבת מכתב היא הכרחית, שכן גם היום זה יכול להידרש בתחומים שונים או על ידי אנשים או במצבים בהם אין לנו גישה לסוג זה של טכנולוגיה, או אפילו כשיטה להעביר הודעה למישהו באופן שהיום חלקם עשויים אפילו להתייחס למקורי כי זה כבר לא כך מְשׁוּתָף.

לכן, לאורך מאמר זה אני מציג 9 החלקים של מכתב, שלמרות שהם ממש פשוטים, יש לקחת אותם בחשבון כדי לכתוב אותם נכון.

• אולי יעניין אותך: "10 הטיפים לשיפור קורות החיים שלך"

המכתב, ההודעה או האיגרת

מכתב, איגרת או מכתב נתפסים כסוג של מסמך כתוב שדרכו נושא או ישות נקרא השולח להעביר הודעה לנמען. ניתן להכין מסמך זה למטרות שונות ולסוגים שונים מאוד של נמענים, הן ליחידים והן לארגונים וקבוצות ספציפיים.

תהליך הכנת ומסירת מכתב לנמען דרש בעבר נייר ודיו כדי לכתוב אותם, מעטפה מכיל תוך הסתרת תוכנו מעיניים מבחוץ כך שרק הנמען יוכל לדעת את תוכנו ותקופת זמן יותר או פחות נרחב בו הועבר המסמך מידיו של השולח אל הנמען, בדרך כלל באמצעות שימוש בשירותי הודעה. עם זאת, בימינו התהליך פושט מאוד הודות לשימוש באינטרנט.

9 החלקים שאנו יכולים למצוא במכתב

אמנם התקשורת אולי השתנתה, המבנה הבסיסי של המכתב הוא לא עבר שינויים גדולים לאורך זמן. אנו יכולים למצוא בסך הכל 9 חלקים בעיבודו, שיכולים לגדול אם נכתוב חדש מידע בצורת postscript (ממוקם בדרך כלל בפינה השמאלית התחתונה, מתחת ל- מוּצָק).

1. נייר מכתבים או מידע לגבי השולח

זה מובן על ידי נייר מכתבים המידע של השולח או של השולח עצמו של המכתב המדובר. זהות זה, כתובתו ופרטי התקשרות אפשריים כגון מספר טלפון ואימייל הם הנתונים העיקריים שצריכים להופיע בסעיף זה.

נייר מכתבים ממוקם בדרך כלל באחת הפינות בחלק העליון של המסמך, בדרך כלל בפינה השמאלית העליונה.

2. נמען או מידע לגביו

בסעיף זה כתוב המידע הכוונה לאדם שאליו מיועד המכתב. כך יכול מקבל המסמך לבדוק האם הוא מקבל המכתב או לא.

השם והכתובת של הנמען הם הנושאים העיקריים שצריכים להופיע. במקרה בו נכתב אדם ספציפי בתוך ארגון, יש צורך לציין גם את תפקידו של האדם המדובר והחברה או הקבוצה אליה הוא משתייך.

הוא ממוקם בדרך כלל במיקום מתחת לנייר המכתבים, אם כי במקרה זה זה בדרך כלל ממוקם ימינה.

3. מקום ותאריך שממנו נשלח המכתב

אלמנט חשוב נוסף של המכתב, שנמצא בדרך כלל מימין לדף, מתחת לנמען. התאריך מציין מתי נכתב המכתב, מה שעשוי להיות חשוב אם יש לנו שימו לב שהרגע שבו הוא מתקבל יכול להשתנות מאוד בהתאם ל נסיבות.

4. כותרת או ברכה

הוא בערך שורה קטנה שבה אתה אומר שלום ושהוא עומד להציג את תוכן המכתב וזה בתורו עומד לסמן את הטונאליות ורמת הפורמליות שנועדה להיות מודפסת על ההודעה המדוברת.

5. מבוא

בחלק זה כבר ניכנס לעניין ההודעה. ההקדמה נועדה קודם כל כדרך ליזום מגע במקביל לבסס את הרעיון המרכזי מדוע נכתב המסמך המדובר.

6. גוּף

לאחר ההקדמה, לאורך גוף המכתב אנו קובעים ומעמיקים את הסיבות שאנו הובילו לשליחת המכתב, המעביר את המידע שבאמת נועד להגיע ל נִמעָן. זה גם בערך החלק הארוך ביותר של המכתב.

7. סיכום

לאחר שחלק הארי של ההודעה הועבר וכדרך לציין שהכתיבה מסתיימת, קצר פסקה שמסכמת את התוכן ו/או המטרה הכללית של המכתב או קובעת דרך להיכנס איש קשר. זו פסקה ש צריך להיות קצר ולא להוסיף מידע חדש לגבי האמור לעיל.

8. נורה

חלק זה של המכתב הוא דרך לסיים את זה בצורה אדיבה וללא חיפזון, המעיד כי עמו נחשב המסמך גמור. זהו המקביל לכותרת, בהיותו גם ביטוי קצר שמצביע בתורו על רמת הפורמליות שיש להודעה.

9. חתימה או שם

ממוקם בסוף האות ובדרך כלל באחת הפינות התחתונות (בדרך כלל משתמשים בפינה ימין למטה), החתימה מסיימת את המכתב תוך ביסוס האותנטיות של זהות ה שׁוֹלֵחַ. ניתן להוסיף גם את שמך ותוארך במקרה של מכתב רשמי.