מהי מכתב פורמלי ומהם מאפייניו
ה מכתבים רשמיים הם אמצעי תקשורת שהיה קיים כמעט לנצח. זוהי דרך כתיבה רשמית למדי שבה אתה פנייה לרשות על מנת להגיש בקשה או לשלוח מידע ספציפי.
בשיעור זה של פרופסור אנו רוצים להסביר מהו מכתב רשמי ומהם מאפייניו, כך שאתה לוקח בחשבון את המבנה שאתה חייב לעקוב בעת כתיבתו.
מכתב רשמי הוא אמצעי תקשורת הדורש שולח ומקבל (של שני אנשים), אשר דורש רשמיות כלשהי בעת הדיבור, כל עוד הוא מציית להיות: קצר, אובייקטיבי ו דוֹבֵר אֶמֶת.
זה הגדרה רשמית של מכתב רשמי. במילים אחרות, מכתב רשמי הוא טקסט כתוב הממוען למישהו לא ידוע או יותר סמכות שאנו, במטרה העיקרית של העברת מידע או שליחת א לַעֲתוֹר.
לָנֶצַח חייבת להיות סיבה כלשהי למה אנחנו פונים לאותו אדם, כלומר, אנחנו לא עושים את זה בשביל ההנאה, שלא כמו אם היינו כותבים לחבר.
המכתבים הרשמיים בעלי מבנה ומאפיינים מאוד קפדני שחייב להישמר. אם המכתב היה חסר כל אחד מהמאפיינים הללו, הוא יימחק כמכתב רשמי. בנוסף, טקסט מסוג זה חייב לעמוד במינימום של איכות, מבנה ושפה.
אותיות אלו משמשות בדרך כלל בשטח מקצועי ואקדמי, מה שהופך את הרעיונות המוצגים בכתיבה לבהירים ומסודרים מאוד, כך שהם מובנים בקלות לקורא.
תמונה: פינטרסט
מכתבים רשמיים יש תכונות מסומנות מאוד שיהיה צורך שהכותב ילך בעקבותיו, כדי להשיג את מטרתו. ה פוּרמָט בו נכתוב את המכתב יהיה חשוב מאוד, אבל גם התוכן חשוב וזה חייב להיות כמה שיותר אובייקטיבי ופורמלי.
אלו הם המאפיינים הבולטים ביותר של מכתב רשמי.
זה צריך לכוון ליידע את הקורא
רוב הזמן, מכתבים רשמיים מכיל מידע שהמקבל חייב לדעת. ההיבט שהם מדברים עליו עשוי להיות לא ידוע לקורא או ידוע כבר. כפי שציינו בעבר, סוגים אלו של קלפים נמצאים בשימוש בעולם מקצועי ואקדמי על מנת להעביר מידע לאדם האחר ולעולם לא במטרה לנסות ליצור מערכת יחסים עם הקורא או לייצר רגשות מסוימים.
השפה היא פורמלית
מכתבים רשמיים מופנים לסמכות כלשהי, לכן חיוני שנכתוב עם א שפה רשמית ומכבדת, תוך התחשבות בתרבות בה אנו חיים. בכל פעם שנכתב מכתב רשמי, ללא קשר למטרה, יש לכתוב אותו בנימוס, תוך שימוש בנימוסים טובים, אדיבות ודיפלומטיה.
אחת הדרכים הטובות ביותר לכתוב שפה פורמלית היא להשתמש בגוף שלישי לפנות לקורא. במקום לכתוב "אני ממליץ" עלינו לכתוב "אני ממליץ", אם כי השימוש בגוף ראשון אינו אסור כרגע במכתבים רשמיים, אם זה נעשה בזהירות.
חייב להכיל הודעה ספציפית
מאפיין נוסף של מכתב רשמי הוא שעליו להיות מסר ספציפי. וטוב שכאשר אנו שולחים מכתב רשמי, יש לו רק מטרה אחת, כדי לוודא שההודעה הובנה כהלכה. חשוב להימנע מחזרות, הסתובבות בנושא או ביטויי קש שאינם נחוצים בהחלט.
כתוב מכתבים רשמיים קצרים
חשוב לדעת לסכם את התוכן במכתב רשמי כדי שיהיה כמה שיותר קצר ומדויק. אפילו בתוך המכתב, עלינו לנסות לכתוב ביטויים קצרים ופסקאות לא ארוכות מדי, כך שיהיה קל מאוד לקריאה של הנמען.
ביטוי מובן
כאשר אנו מדברים על פורמליות, איננו מדברים על שימוש במילים שאינן מובנות, אלא עלינו להבטיח שהקורא להבין את כל המילים שכתבנו ללא מאמץ.
לעקוב אחר המבנה
והאחרון במאפיינים של מכתב רשמי הוא המבנה:
- ה נייר מכתבים: ממוקם בצד שמאל ומתייחס לנתונים של מי ששלח את המכתב.
- ה נִמעָן: מתייחס לנתונים של האדם שאליו שלחנו את המכתב.
- ה מקום ותאריך של ניסוח: הוא יופיע בפינה הימנית העליונה, וציטט את העיר תחילה ואחריו התאריך.
- ה כּוֹתֶרֶת: נפנה אל הנמען בצורה מכבדת, תוך שימוש במונחים רשמיים ואדיבים כגון "מר לופז היקר" ואחריו תמיד נקודתיים.
- ה מבוא: מטרת המכתב תוזכר במפורש.
- ה גוּף: נקודה שבה יפותח המסר העיקרי של המכתב, זה החלק הארוך ביותר.
- ה פְּרִידָה o סגירה: שימוש במונחים לבביים ואדיבות כגון "שלך נאמנה" או "בברכה".
- ה חֲתִימָה: שם יופיעו בדרך כלל השם והכותרת של השולח את המכתב.
זוהי דוגמה למכתב רשמי.
מקסיקו סיטי, 19 במאי, 2016
ליק. גואדלופה הינוחוסה
מי העמק
מתנה
באמצעות מכתב זה, אני מבקש ממך להפנות את הנחיותיך לגורם המתאים, על מנת להחזיר את סוג החיוב ממסחרי לביתי בתעריף המונה. 00112233 מתוך חשבון 44-55-66 עם כתובת Gante 18, Colonia Centro, C.P. 16000.
האמור לעיל התבקש כבר ביום 13.1.2015, לאחר בדיקה ביום 26.2.15; עם זאת, בקלפי עם מועד אחרון לתשלום של 26 במאי 2016, התואם לשלישי בימסטר של 2016, נגבית עמלה מעורבת, כאשר אין סוג של עסק בזה תכונה.
על האמור לעיל, אני מודה לך מראש על תיקון סוג השימוש וגביית התקופה האמורה של חודשיים וכן חשבונות לאחר מכן והחלת התעריף המקביל.
לבסוף, אני מאשר את נכונותי לאימות האמור לעיל. ללא עיכובים נוספים לעת עתה, אני מעריך את תשומת לבך ונשאר לשירותך.
בתשומת לב
_______________________________
ג'ון מרטינז
טלפון 55 1234 6789
אנו מקווים שהמאמר הזה עזר לך. מהו מכתב רשמי ומאפייניו. אם אתה מעוניין להמשיך ללמוד על נושא זה או משהו דומה, אל תהסס להתייעץ עם מדור הכתיבה שלנו.
