טבלת חשבונות: סוגים, מאפיינים וחלקים

בתחום העסקי חשוב מאוד לקיים רישום מדוקדק של כל הכסף שנכנס ויוצא מהארגון, וכמה צפוי להיות הוצאה בעתיד.

טבלת חשבונות זהו סוג של מסמך המשמש להגשמת מטרה זו, ולמרות שהוא עשוי להיראות כמו נייר או תיק פשוט כאשר מספרים מוצגים, האמת היא שהם חיוניים עבור כל חברה שרוצה להמשיך לתחזק לָצוּף.

בואו נסתכל מקרוב על מה הם, איך הם עשויים, באילו סוגי קודים הם משתמשים ומה המבנה שלהם.

• מאמר קשור: "13 סוגי הטקסט ומאפייניהם"

מהו טבלת חשבונות?

טבלת חשבונות היא מסמך המשמש לתיעוד פעולות של ארגון. כלומר, הוא משמש לבסס את מבנה החברה בעת הנהלת החשבונות של הפעילות העסקית.

סוג זה של מסמכים הם חשובים מאוד בתחום החשבונאות., שכן הם מקלים מאוד על רישום עסקאות כלכליות, תוך שיטתיות של כל סוגי ההוצאות וההכנסות שנעשו. בדרך כלל, תרשימי חשבונות מסודרים בסדר הבא: נכסים, התחייבויות, הון עצמי, הכנסות, עלויות והוצאות.

התקנות של כל מדינה אומרות שלחברות יש דרגת חופש משתנה בכל הנוגע ל להכין מסמכים מסוג זה, להתאים אותם לצרכים שלך ולדרך הנוחה ביותר למציאות שלך עֵסֶק. גודל הקטלוג תמיד יהיה תלוי עד כמה העסק מורכב.

מה היתרונות העיקריים שלו?

הודות לעובדה שמסמכים מסוג זה הם לרוב גמישים מאוד, עובדי החברה יכולים לנהל רישום קפדני של כל פעולותיה,

תוך התחשבות בשינויים בכניסה וביציאת כספים מהארגון.

כמו כן, הודות לרישום, בפורמט נייר או דיגיטלי, יש מסמך שמראה כיצד הוא מתרחש. זרימת הכסף בחברה, הן כשהוא נכנס והן כשהוא יוצא, תוך ציון כיצד היא עושה זאת ובאיזה כמות. הודות לכך, במקרה של ביצוע תקציבים למטרות שונות, ניתן לבצע הערכה הרבה יותר מדויקת מה הולך להיות צורך או מה הולך להיות הוצא.

• אולי יעניין אותך: "13 סוגי הטקסט ומאפייניהם

כפי שפורט?

כאשר מעצבים טבלת חשבונות, חשוב מאוד לברר אילו עסקאות מתרחשות בעסק. כך יתקבלו מספיק נתונים מהנהלת החברה.

יתר על כן, כי לכל מדינה יש תקנות שונות לגבי ארגון החברה והמיסים הנלווים (כגון מע"מ או מס הכנסה), חשוב לראות את התקנות בתוקף ולראות האם לחברה יש משהו תלוי ועומד לפתור.

היבט חשוב מאוד בעת עריכת טבלת חשבונות הוא זה עליך לקבל שינויים בעתיד, שכן תמיד יכול לקרות ששירות חויב או שולם עבורו שבסופו של דבר לא ניתן או שהוזנו נתונים מסוימים בצורה שגויה.

במהלך איסוף הנתונים, חשוב מאוד לקחת בחשבון את ההיבטים הבאים של החברה:

• נתונים פיננסיים לפי מחלקות.
• פרויקטים.
• נתונים אזוריים.
• חובות מס.
• מקורות רווח עיקריים.

כדי להקל על הטיפול בנתונים על ידי רואי חשבון ומנהלי חשבונות, מקובל להשתמש בקידוד הבא בטבלאות חשבונות:

• 1-000X עבור נכסים.
• 2-000X עבור פסיביים.
• 3-000X להון.
• 4-000X להכנסה.
• 5-000X עבור עלויות.
• 6-000X להוצאות.

תכונות עיקריות

כפי שכבר ראינו, תרשימי החשבונות חייבים להיות בעלי שורה של מאפיינים כדי שיוכלו להיות שימושיים באמת עבור החברה ועובדיה. בהמשך נראה ביתר ביסודיות מהם המאפיינים הללו.

1. גְמִישׁוּת

בגמישות הכוונה היא כי טבלאות חשבונות הם חייבים להיות מסוגלים לאפשר למישהו להוסיף להם חשבונות חדשים, בהתאם למציאות של החברה.

לפעמים קורה שכאשר מכינים מסמכים מסוג זה, הם שוכחים להוסיף קצת הוצאה או רווח. לכן, היות ולא נשאר כסף בעולם העסקים, יש לרשום אותו במסמך, גם אם יתווסף מאוחר יותר.

2. דיוק

זה הכרחי שהעסקאות השונות של הארגון מקודדות בצורה חד משמעית ובמינימום עמימות אפשרי. הסמלים או הקודים המשמשים עבור עלויות, התחייבויות, נכסים וכו' צריכים להיות הכי פחות דומים זה לזה. הרעיון הוא להימנע מכל סוג של בלבול.

3. רַצִיוֹנָלִי

טבלאות חשבונות הם צריכים להקל על קיבוץ חשבונות שיש להם סוג של קשר, (למשל, הוצאות על חומרי בנייה: עץ, לבנים, מלט...)

4. פַּשְׁטוּת

אין להכין קטלוג חשבונות כאילו היה קודקס קליקסטינו. הסמלים המשמשים חייבים להיות קלים לשינון וניתנים לניהול עבור חברי החברה..

קטלוג חשבונות שנערך בצורה כזו שהמשתמש צריך להתייעץ, שוב ושוב, מה משמעות הקודים או האותיות במדריך אינו פונקציונלי כלל.

סוגים עיקריים של תרשימי חשבונות

ישנם סוגים שונים של תרשימי חשבונות בהתאם לסוג מערכת הקידוד שבה הם משתמשים. להלן חמשת הראשונים.

1. עם מערכת אלפביתית

כדי להתייחס לנכסים, התחייבויות, הון, הכנסות, עלויות והוצאות, משתמשים באותיות. לדוגמה, 'A' הוא עבור נכסים, 'B' הוא עבור התחייבויות, 'C' הוא עבור הון...

2. עם מערכת עשרונית

כדי להתייחס למונחי המס השונים שהוזכרו לעיל, נעשה שימוש במספרים מ-0 עד 9. לדוגמה, 0 הוא פעיל, 1 הוא פסיבי...

3. עם מערכת מספרים

טבלאות החשבונות שבהם הם משתמשים מערכת מספרים מסווגת את כל החשבונות בארגון לקבוצות ותתי קבוצות., הקצאת מספר לכל סוג עסקה. לדוגמה, 1 - נכסים, 11 - נכסים שוטפים, 11-10 מזומן...

4. עם מערכת זיכרון

החשבונות מסווגים כך שניתן יהיה לשנן אותו בקלות האופן שבו מתייחסים אליהם בקטלוג. לדוגמה, עבור נכסים ניתן להשתמש באות 'A' ולגבי התחייבויות באות 'P' וכן הלאה. לאחר מכן, כדי להתייחס לתת-הקבוצות, נעשה שימוש באותיות קטנות. לדוגמה, עבור נכסים שוטפים ניתן להשתמש ב-'Ac'.

יש לומר שלמרות שזה מקל על הלמידה שלו, הוא לא ממש בשימוש מאז תמיד קיים סיכון קטן לחוסר בהירות, במיוחד בין תת-קבוצות.

5. עם מערכת משולבת

בעיקרון, הם טבלאות חשבונות המשתמשות במערכות קידוד המשלבות שתיים מהמערכות הנ"ל.

מה המבנה שלו?

ישנם שלושה מרכיבים בולטים בטבלאות החשבונות.

1. כּוֹתֶרֶת

הסעיף החשבונאי הוא מה שמאפשר לחלק את המאזן של החברה לסוגי חשבונות שוניםכלומר, מה זה נכסים, מהן התחייבויות, מהן עלויות...

2. חשבונות

הם כל אחד מהקווים המרכיבים נכסים, התחייבויות, הון ואחרים.

3. חשבונות משנה

חשבונות המשנה הם כל המרכיבים המרכיבים חשבון ראשי.

הפניות ביבליוגרפיות:

• מרדן, ס. J., (2010). מדריך מנהלי חשבונות אוסטרליים. מהדורה שלישית. סידני: CCH Australia Limited.
• קלארק, אדוארד א' (2012). חשבונאות: מבוא לעקרונות ופרקטיקה, מהדורה 7. Cengage Learning Australia Pty Ltd. עמ. 106–109.